การสร้างรายงานอย่างง่าย

คุณสามารถสร้างรายงานที่ต่างกันได้หลากหลายแบบด้วย Microsoft Office Access 2007 ซึ่งมีตั้งแต่แบบง่ายไปจนถึงแบบซับซ้อน เริ่มต้นด้วยการคิดถึงแหล่งระเบียนของรายงานของคุณ ไม่ว่ารายงานของคุณจะเป็นรายการของระเบียนอย่างง่ายหรือสรุปยอดการขายเป็นกลุ่มแบ่งตามขอบเขต คุณต้องกำหนดก่อนว่าเขตข้อมูลใดมีข้อมูลที่คุณต้องการดูในรายงานของคุณ และเขตข้อมูลเหล่านั้นอยู่ในตารางหรือแบบสอบถามใดบ้าง

หลังจากที่คุณเลือกแหล่งระเบียนของคุณแล้ว คุณจะพบว่าวิธีง่ายที่สุดในการสร้างรายงานของคุณคือการใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน ซึ่งเป็นคุณลักษณะหนึ่งใน Access ที่จะคอยแนะนำคุณผ่านชุดข้อมูลของคำถาม แล้วจึงสร้างรายงานโดยยึดตามคำตอบของคุณ

คุณต้องการทำสิ่งใด


เลือกแหล่งระเบียน

รายงานประกอบด้วยข้อมูลที่ถูกดึงจากตารางหรือแบบสอบถาม และข้อมูลที่เก็บอยู่ในการออกแบบรายงาน เช่น ป้ายชื่อ ส่วนหัว และกราฟิก โดยตารางหรือแบบสอบถามที่ให้ข้อมูลต้นฉบับดังกล่าวถือเป็นแหล่งระเบียนของรายงาน ถ้าเขตข้อมูลที่คุณต้องการรวมเอาสิ่งที่มีอยู่ทั้งหมดใส่ลงในตารางเดียว ให้ใช้ตารางนั้นเป็นแหล่งระเบียน ถ้าเขตข้อมูลถูกเก็บอยู่ในตารางมากกว่าหนึ่งตาราง คุณต้องใช้อย่างน้อยหนึ่งแบบสอบถามเป็นแหล่งระเบียน แบบสอบถามเหล่านั้นอาจมีอยู่แล้วในฐานข้อมูลของคุณ หรือคุณอาจต้องการสร้างแบบสอบถามใหม่เป็นพิเศษเพื่อจัดให้เหมาะสมกับความต้องการในรายงานของคุณ ค้นหาการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแบบสอบถามได้ในส่วน ดูเพิ่มเติม

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

สร้างรายงานโดยใช้เครื่องมือรายงาน

เครื่องมือรายงานจะจัดเตรียมวิธีที่เร็วที่สุดในการสร้างรายงานให้กับคุณ โดยสามารถสร้างรายงานได้ทันทีโดยไม่ต้องถามข้อมูลจากคุณ รายงานจะแสดงเขตข้อมูลทั้งหมดจากตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบ เครื่องมือรายงานอาจไม่ได้สร้างชิ้นงานที่สละสลวยและสมบูรณ์แบบอย่างที่คุณต้องการที่สุด แต่ก็มีประโยชน์ในแง่ของการเป็นเครื่องมือสำหรับดูข้อมูลต้นแบบอย่างรวดเร็ว และคุณยังสามารถบันทึกและปรับเปลี่ยนรายงานนั้นได้ในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบ จึงนับว่ารองรับความต้องการของคุณได้เป็นอย่างดี

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกตารางหรือแบบสอบถามที่คุณต้องการให้ยึดตามรายงาน
  2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก รายงานรูปปุ่ม

Access จะสร้างรายงานและแสดงรายงานในมุมมองเค้าโครง

  1. สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดูและการพิมพ์รายงานของคุณ ให้ดูส่วนดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณให้เป็นข้อความอีเมล

หลังจากดูรายงานแล้ว คุณสามารถบันทึกและปิดทั้งรายงานและตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบที่คุณใช้เป็นแหล่งระเบียนได้ ครั้งถัดไปที่คุณเปิดรายงาน Access จะแสดงข้อมูลล่าสุดจากแหล่งระเบียนของคุณ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

สร้างรายงานโดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน

คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างรายงานให้เลือกเขตข้อมูลที่จะปรากฎบนรายงานของคุณได้มากขึ้น นอกจากนี้คุณยังสามารถระบุวิธีจัดกลุ่มและเรียงลำดับข้อมูลได้ รวมทั้งสามารถใช้เขตข้อมูลจากตารางหรือแบบสอบถามได้มากกว่าหนึ่งตารางหรือหนึ่งแบบสอบถาม ตลอดจนให้คุณระบุความสัมพันธ์ระหว่างตารางและแบบสอบถามไว้ล่วงหน้าได้ ค้นหาการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างความสัมพันธ์ได้ในส่วน ดูเพิ่มเติม

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก ตัวช่วยสร้างรายงาน
  1. ทำตามคำแนะนำในหน้าตัวช่วยสร้างรายงาน และในหน้าสุดท้าย ให้คลิก เสร็จสิ้น

เมื่อคุณแสดงตัวอย่างรายงาน คุณจะเห็นรายงานเสมือนกับที่ปรากฏเมื่อพิมพ์ออกมา นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มอัตราส่วนเพื่อขยายดูรายละเอียดได้ด้วย สำหรับข้อมุลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดูและการพิมพ์รายงานของคุณ ให้ดูส่วนดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณให้เป็นข้อความอีเมล

 หมายเหตุ   ถ้าคุณต้องการรวมเขตข้อมูลจากหลายตารางและแบบสอบถามไว้ในรายงานของคุณ หลังจากที่คุณเลือกเขตข้อมูลจากตารางหรือแบบสอบถามแรกบนหน้าแรกของตัวช่วยสร้างรายงาน ไม่ต้องคลิก ถัดไป หรือ เสร็จสิ้น แต่ให้ทำซ้ำขั้นตอนเพื่อเลือกตารางหรือแบบสอบถาม แล้วคลิกเขตข้อมูลเพิ่มเติมที่คุณต้องการรวมไว้ในรายงาน แล้วจึงคลิก ถัดไป หรือ เสร็จสิ้น เพื่อดำเนินการต่อไป

สร้างป้ายผนึกโดยใช้ตัวช่วยสร้างป้ายผนึก

ใช้ตัวช่วยสร้างป้ายผนึกเพื่อให้ง่ายต่อการสร้างป้ายผนึกสำหรับขนาดป้ายผนึกมาตรฐานที่หลากหลาย

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เปิดตารางหรือแบบสอบถามที่จะใช้เป็นแหล่งระเบียนสำหรับป้ายผนึกของคุณด้วยการคลิกสองครั้งที่ตารางหรือแบบสอบถามนั้น
  2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก ป้ายผนึก
  3. ให้ทำตามคำแนะนำบนหน้าของตัวช่วยสร้างป้ายผนึก บนหน้าสุดท้าย ให้คลิก เสร็จสิ้น

Access จะแสดงป้ายผนึกของคุณใน 'แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์' เพื่อที่คุณจะสามารถดูป้ายผนึกที่จะปรากฏขึ้นเมื่อพิมพ์ป้ายผนึกเหล่านั้นออกมา คุณสามารถใช้ตัวควบคุมตัวเลื่อนบนแถบสถานะของ Access เพื่อขยายรายละเอียด สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดูและการพิมพ์รายงานของคุณ ให้ดูส่วนดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณให้เป็นข้อความอีเมล.

 หมายเหตุ   แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ เป็นมุมมองเดียวเท่านั้นที่คุณสามารถใช้ดูคอลัมน์ได้หลายคอลัมน์  ส่วนมุมมองอื่นๆ จะแสดงข้อมูลได้เพียงคอลัมน์เดียว

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

สร้างรายงานโดยใช้เครื่องมือรายงานเปล่า

ถ้าคุณไม่สนใจเกี่ยวกับการใช้เครื่องมือรายงานอย่างง่าย หรือตัวช่วยสร้างรายงาน คุณสามารถใช้เครื่องมือรายงานเปล่าเพื่อสร้างรายงานใหม่ตั้งแต่ต้น ซึ่งเป็นวิธีที่เร็วมากในการสร้างรายงาน โดยเฉพาะเมื่อคุณวางแผนที่จะใส่เขตข้อมูลเพียงไม่กี่ตัวในรายงานของคุณ ขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีใช้เครื่องมือรายงานเปล่า

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก รายงานเปล่ารูปปุ่ม

รายงานเปล่าจะแสดงในมุมมองเค้าโครง และบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล (รายการเขตข้อมูล: หน้าต่างที่แสดงเขตข้อมูลทั้งหมดในระเบียนหรือวัตถุฐานข้อมูลต้นแบบ ยกเว้นในมุมมองออกแบบของ Data Access Page ในมุมมองออกแบบของ Data Access Page รายการเขตข้อมูลจะแสดงแหล่งระเบียนและเขตข้อมูลของแหล่งระเบียนทั้งหมดในฐานข้อมูลต้นแบบ)จะแสดงบนด้านขวาของหน้าต่าง Access

  1. ในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้คลิกเครื่องหมายบวกที่อยู่ถัดจากตารางหรือหลายตารางที่มีเขตข้อมูลที่คุณต้องการดูบนรายงาน
  2. ลากเขตข้อมูลแต่ละตัวลงบนรายงานทีละครั้ง หรือกด CTRL ค้างไว้แล้วเลือกเขตข้อมูลหลายๆ ตัว จากนั้นลากเขตข้อมูลเหล่านั้นมาใส่ในรายงานพร้อมกัน
  3. ใช้เครื่องมือในกลุ่ม ตัวควบคุม บนแท็บ จัดรูปแบบ เพื่อเพิ่มโลโก้ ชื่อเรื่อง แทรกเลขหน้า หรือวันที่และเวลาลงในรายงาน

รูป Ribbon ของ Access

ค้นหาการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณลักษณะการเพิ่มไปยังรายงานของคุณในส่วน ดูเพิ่มเติม

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับส่วนของรายงาน

ใน Access นั้น การออกแบบรายงานจะถูกแบ่งออกเป็นส่วนๆ คุณสามารถดูรายงานของคุณในมุมมองออกแบบเพื่อดูส่วนต่างๆ ของรายงานได้ เมื่อต้องการสร้างรายงานที่ใช้งานได้ คุณต้องเข้าใจว่าแต่ละส่วนทำงานอย่างไร ตัวอย่างเช่น ส่วนที่คุณเลือกเพื่อวางตัวควบคุมที่ใช้ในการคำนวณ จะต้องกำหนดวิธีคำนวณผลลัพธ์ของ Access และรายการดังต่อไปนี้เป็นการสรุปชนิดและวิธีใช้งานของส่วนต่างๆ

  • ส่วนหัวรายงาน     ส่วนนี้จะถูกพิมพ์เพียงครั้งเดียวในช่วงเริ่มต้นของรายงาน ใช้ส่วนหัวรายงานสำหรับข้อมูลที่มักจะปรากฎบนหน้าปก เช่น โลโก้ ชื่อเรื่อง หรือวันที่ เมื่อคุณวางตัวควบคุมจากการคำนวณที่ใช้ฟังก์ชันการรวม Sum ในส่วนหัวรายงาน ผลรวมที่คำนวณได้จะเป็นของรายงานทั้งหมด ส่วนหัวรายงานจะถูกพิมพ์ก่อนส่วนหัวของหน้า
  • ส่วนหัวของหน้า     ส่วนนี้จะถูกพิมพ์ที่ส่วนบนสุดของทุกหน้า ตัวอย่างเช่น ใช้ส่วนหัวของหน้าเพื่อพิมพ์ซ้ำชื่อเรื่องของรายงานในทุกหน้า
  • ส่วนหัวของกลุ่ม     ส่วนนี้จะถูกพิมพ์ที่ตำแหน่งเริ่มต้นของกลุ่มระเบียนใหม่แต่ละกลุ่ม ให้ใช้ส่วนหัวของกลุ่มเพื่อพิมพ์ชื่อกลุ่ม ตัวอย่างเช่น ในรายงานที่จัดกลุ่มตามผลิตภัณฑ์ ให้ใช้ส่วนหัวของกลุ่มเพื่อพิมพ์ชื่อผลิตภัณฑ์นั้น เมื่อคุณวางตัวควบคุมจากการคำนวณที่ใช้ฟังก์ชันการรวม Sum ในส่วนหัวของกลุ่ม ผลรวมนั้นจะเป็นของกลุ่มปัจจุบัน
  • ส่วนรายละเอียด     ส่วนนี้จะถูกพิมพ์ครั้งเดียวสำหรับทุกแถวในแหล่งระเบียน โดยจะใช้เป็นที่สำหรับวางตัวควบคุมที่จะสร้างเนื้อความหลักของรายงาน
  • ส่วนท้ายของกลุ่ม     ส่วนนี้จะถูกพิมพ์ที่ตำแหน่งท้ายสุดของกลุ่มระเบียนแต่ละกลุ่ม ให้ใช้ส่วนท้ายของกลุ่มเพื่อพิมพ์ข้อมูลสรุปสำหรับกลุ่มนั้น
  • ส่วนท้ายของหน้า     ส่วนนี้จะถูกพิมพ์ที่ตำแหน่งท้ายสุดของทุกหน้า ให้ใช้ส่วนท้ายของหน้าเพื่อพิมพ์เลขหน้าหรือข้อมูลต่อหน้า
  • ส่วนท้ายรายงาน     ส่วนนี้จะถูกพิมพ์ครั้งเดียวที่ตำแหน่งท้ายสุดของรายงาน ให้ใช้ส่วนท้ายรายงานเพื่อพิมพ์ผลรวมรายงาน หรือข้อมูลสรุปอื่นสำหรับรายงานทั้งหมด

 หมายเหตุ   ในมุมมอง 'ออกแบบ' ส่วนท้ายของรายงานจะปรากฏอยู่ใต้ส่วนท้ายของหน้า อย่างไรก็ตามเมื่อมีการพิมพ์หรือแสดงตัวอย่างรายงาน ส่วนท้ายของรายงานจะปรากฏที่ ด้านบน ของส่วนท้ายของหน้ากระดาษที่ตำแหน่งหลังส่วนท้ายของกลุ่มสุดท้าย หรือบรรทัดรายละเอียดบนหน้าสุดท้าย

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับตัวควบคุม

ตัวควบคุมเป็นวัตถุที่จะแสดงข้อมูล ดำเนินการแอคชัน และให้คุณดูและทำงานกับข้อมูลที่เพิ่มความสามารถให้กับส่วนติดต่อผู้ใช้ เช่น ป้ายผนึกและรูป Access สนับสนุนตัวควบคุมสามชนิด ได้แก่ ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ ตัวควบคุมที่ไม่ได้ผูกไว้ และตัวควบคุมจากการคำนวณ ดังนี้

  • ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้     ตัวควบคุมที่มีแหล่งข้อมูลเป็นเขตข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถามจะเป็นตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ คุณสามารถใช้ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้เพื่อแสดงค่าจากเขตข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณได้ โดยค่านั้นเป็นได้ทั้งข้อความ วันที่ ตัวเลข ค่าใช่/ไม่ใช่ รูปภาพ หรือกราฟ ทั้งนี้กล่องข้อความเป็นตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ที่มีการใช้บ่อยที่สุด ตัวอย่างเช่น กล่องข้อความบนฟอร์มที่แสดงนามสกุลของพนักงานซึ่งได้ข้อมูลดังกล่าวจากเขตข้อมูลนามสกุลในตารางพนักงาน
  • ตัวควบคุมที่ไม่ได้ผูกไว้     ตัวควบคุมที่ไม่มีแหล่งข้อมูล (เขตข้อมูลหรือนิพจน์) เป็นตัวควบคุมที่ไม่ได้ผูกไว้ คุณสามารถใช้ตัวควบคุมที่ไม่ได้ผูกไว้เพื่อแสดงข้อมูล เส้น สี่เหลี่ยม และรูปภาพได้ ตัวอย่างเช่น ป้ายผนึกที่แสดงชื่อเรื่องของรายงานจะเป็นตัวควบคุมที่ไม่ได้ผูกไว้
  • ตัวควบคุมที่ใช้ในการคำนวณ     ตัวควบคุมที่มีแหล่งข้อมูลเป็นนิพจน์มากกว่าเป็นเขตข้อมูล จะเป็นตัวควบคุมจากการคำนวณ คุณสามารถระบุค่าที่คุณต้องการในตัวควบคุมด้วยการกำหนด นิพจน์ ให้เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับตัวควบคุม นิพจน์เป็นการรวมกันของตัวดำเนินการ (เช่น = และ + ) ชื่อตัวควบคุม ชื่อเขตข้อมูล ฟังก์ชันที่จะส่งกลับทั้งค่าเดี่ยวและค่าคงที่ ตัวอย่างเช่น นิพจน์ต่อไปนี้จะคำนวณราคาของรายการด้วยส่วนลด 25 เปอร์เซ็นต์ด้วยการคูณค่าในเขตข้อมูลราคาต่อหน่วยด้วยค่าคงที่ (0.75)
= [Unit Price] * 0.75

นิพจน์สามารถใช้ข้อมูลจากเขตข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบของรายงาน หรือจากตัวควบคุมในรายงาน

ค้นหาการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับนิพจน์ได้ในส่วน ดูเพิ่มเติม

เมื่อคุณสร้างรายงาน การเพิ่มและจัดเรียงตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ทั้งหมดเป็นอันดับแรกอาจเป็นการดำเนินการที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด โดยเฉพาะเมื่อตัวควบคุมเหล่านั้นเป็นตัวควบคุมส่วนใหญ่บนรายงาน จากนั้นคุณจึงเพิ่มตัวควบคุมที่ไม่ถูกผูกไว้ และตัวควบคุมที่ใช้ในการคำนวณซึ่งทำให้การออกแบบเสร็จสมบูรณ์ได้โดยใช้เครื่องมือในกลุ่ม ตัวควบคุม บนแท็บ ออกแบบ

คุณจะผูกตัวควบคุมไปยังเขตข้อมูลด้วยการระบุเขตข้อมูลที่ตัวควบคุมได้รับข้อมูลของตัวควบคุม คุณสามารถสร้างตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้ไปยังเขตข้อมูลที่เลือกไว้ด้วยการลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังรายงาน บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล จะแสดงเขตข้อมูลของตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบของรายงาน เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่

หรืออีกทางเลือกหนึ่ง คุณสามารถผูกเขตข้อมูลไปยังตัวควบคุมด้วยการพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลในตัวควบคุม หรือใส่ในช่องด้านขวาของ แหล่งตัวควบคุม ในแผ่นคุณสมบัติของตัวควบคุม แผ่นคุณสมบัติจะกำหนดคุณลักษณะของตัวควบคุม เช่น ชื่อ แหล่งข้อมูล และรูปแบบ

การใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เป็นวิธีการที่ดีที่สุดในการสร้างตัวควบคุม เนื่องจากเหตุผลสองประการต่อไปนี้

  • ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้มีป้ายชื่อที่แนบมา และป้ายชื่อใช้ชื่อของเขตข้อมูล (หรือป้ายคำอธิบายที่กำหนดไว้สำหรับเขตข้อมูลนั้นในตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบ) เป็นป้ายคำอธิบายตามค่าเริ่มต้น ดังนั้น คุณจึงไม่ต้องพิมพ์ป้ายคำอธิบายด้วยตัวเอง
  • ตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้สืบทอดการตั้งค่าที่เหมือนกันจำนวนมากให้เป็นเขตข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบ (เช่น คุณสมบัติ รูปแบบตำแหน่งทศนิยม และ รูปแบบการป้อนข้อมูล) ดังนั้น คุณจึงมั่นใจได้ว่าคุณสมบัติเหล่านี้สำหรับเขตข้อมูลจะยังคงเหมือนเดิมทุกครั้งที่คุณสร้างตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้กับเขตข้อมูลนั้น

ถ้าคุณได้สร้างตัวควบคุมที่ไม่ได้ผูกไว้แล้ว และต้องการผูกไว้กับเขตข้อมูล ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ของตัวควบคุมให้เป็นชื่อของเขตข้อมูล สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ให้ค้นหาในวิธีใช้ด้วยคำว่า "แหล่งตัวควบคุม"

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ปรับแต่งรายงานของคุณในมุมมองเค้าโครง

หลังจากสร้างรายงานแล้ว คุณสามารถปรับแต่งการออกแบบรายงานอย่างง่ายด้วยการทำงานในมุมมองเค้าโครง โดยใช้ข้อมูลรายงานจริงเป็นแนวทาง โดยคุณสามารถปรับความกว้างคอลัมน์ จัดเรียงคอลัมน์ใหม่ และเพิ่มระดับการจัดกลุ่มและผลรวม รวมทั้งสามารถวางเขตข้อมูลใหม่บนการออกแบบรายงานและตั้งค่าคุณสมบัติสำหรับรายงานและตัวควบคุมของรายงานได้

เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองเค้าโครง ให้คลิกขวาที่ชื่อรายงานในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครงรูปปุ่ม.

Access จะแสดงรายงานในมุมมองเค้าโครง

คุณสามารถใช้แผ่นคุณสมบัติเพื่อปรับเปลี่ยนคุณสมบัติสำหรับรายงาน ตัวควบคุม รวมทั้งส่วนของรายงานได้ เมื่อต้องการแสดงแผ่นคุณสมบัติ ให้กด F4

คุณสามารถใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบลงในการออกแบบรายงานของคุณ เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • บนแท็บ รูปแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิกที่ เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่รูปปุ่ม
  • กด ALT+F8

คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลด้วยการลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังรายงาน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ปรับแต่งรายงานของคุณในมุมมองออกแบบ

คุณยังสามารถปรับแต่งการออกแบบรายงานของคุณด้วยการทำงานในมุมมองออกแบบ คุณสามารถเพิ่มตัวควบคุมและเขตข้อมูลใหม่ให้กับรายงานด้วยการเพิ่มลงในตารางออกแบบ แผ่นคุณสมบัติจะให้คุณเข้าถึงคุณสมบัติจำนวนมาก ที่คุณสามารถกำหนดค่าให้กับรายงานของคุณได้เอง

เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้คลิกขวาที่ชื่อรายงานในบานหน้าต่างนำทางแล้วคลิก มุมมองออกแบบรูปปุ่ม.

Access จะแสดงรายงานในมุมมองออกแบบ

คุณสามารถใช้แผ่นคุณสมบัติเพื่อปรับเปลี่ยนคุณสมบัติสำหรับรายงานเอง และตัวควบคุมรวมทั้งส่วนที่รายงานมีได้ เมื่อต้องการแสดงแผ่นคุณสมบัติ ให้กด F4

คุณสามารถใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบลงในการออกแบบรายงานของคุณ เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • บนแท็บ รูปแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิกที่ เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่รูปปุ่ม
  • กด ALT+F8

คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลด้วยการลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังรายงาน

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เพิ่มเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล

  • เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลเพียงเขตข้อมูลเดียว ให้ลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังส่วนที่คุณต้องการแสดงเขตข้อมูลบนรายงาน
  • เมื่อต้องการเพิ่มหลายเขตข้อมูลพร้อมกัน ให้กด CTRL ค้างไว้และคลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการ จากนั้นลากเขตข้อมูลที่เลือกลงบนรายงาน

เมื่อคุณปล่อยเขตข้อมูลลงบนส่วนรายงาน Access จะสร้างตัวควบคุมกล่องข้อความที่ถูกผูกไว้สำหรับแต่ละเขตข้อมูลและวางตัวควบคุมป้ายผนึกด้านข้างแต่ละเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

เพิ่มตัวควบคุมลงในรายงาน

ตัวควบคุมบางตัวถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ เช่น ตัวควบคุมกล่องข้อความที่ถูกผูกไว้ซึ่งสร้างขึ้นเมื่อคุณเพิ่มเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังรายงานของคุณ ตัวควบคุมอื่นหลายตัวอาจถูกสร้างขึ้นในมุมมองออกแบบโดยใช้เครื่องมือในกลุ่ม ตัวควบคุม บนแท็บ ออกแบบ

รูป Ribbon ของ Access

กำหนดชื่อเครื่องมือ

  • ให้วางตัวชี้เมาส์เหนือเครื่องมือ

Access จะแสดงชื่อของเครื่องมือ

สร้างตัวควบคุมโดยใช้เครื่องมือในกลุ่มตัวควบคุม

  1. คลิกเครื่องมือสำหรับชนิดของตัวควบคุมที่คุณต้องการเพิ่ม ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการสร้างกล่องกาเครื่องหมาย ให้คลิกเครื่องมือ กล่องกาเครื่องหมายรูปปุ่ม
  2. คลิกในตารางออกแบบรายงานที่คุณต้องการวางตำแหน่งมุมบนซ้ายของตัวควบคุม คลิกหนึ่งครั้งเพื่อสร้างตัวควบคุมที่มีขนาดตามค่าเริ่มต้น หรือคลิกที่เครื่องมือ แล้วลากลงในตารางออกแบบรายงานเพื่อสร้างตัวควบคุมตามขนาดที่คุณต้องการ
  3. ถ้าคุณไม่ได้วางตำแหน่งตัวควบคุมให้ดีในการวางครั้งแรก คุณสามารถย้ายตัวควบคุมโดยใช้กระบวนงานดังต่อไปนี้
    1. คลิกตัวควบคุมเพื่อเลือก
    2. วางตำแหน่งตัวชี้เม้าส์ที่อยู่เหนือขอบของตัวควบคุมจนกระทั่งตัวชี้เปลี่ยนเป็นลูกศรแบบสี่หัวย้ายตัวชี้
    3. ลากตัวควบคุมดังกล่าวไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ

กระบวนงานนี้จะสร้างตัวควบคุม "ที่ไม่ได้ผูกไว้" ถ้าตัวควบคุมเป็นชนิดที่สามารถแสดงข้อมูล (ตัวอย่างเช่น กล่องข้อความ หรือกล่องกาเครื่องหมาย) คุณต้องป้อนชื่อเขตข้อมูลหรือนิพจน์ในคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม สำหรับตัวควบคุมนั้นก่อนที่จะแสดงข้อมูลใดๆ ให้ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ส่วนความเข้าใจเกี่ยวกับตัวควบคุมในหัวข้อนี้

แสดงแผ่นคุณสมบัติ

เมื่อต้องการแสดงแผ่นคุณสมบัติในมุมมองออกแบบ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติรูปปุ่ม
  • กด F4

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

บันทึกงานของคุณ

หลังจากที่คุณบันทึกการออกแบบรายงานของคุณแล้ว คุณสามารถเรียกใช้รายงานดังกล่าวได้บ่อยเท่าที่คุณต้องการ การออกแบบรายงานยังคงเหมือนเดิม แต่คุณจะได้ข้อมูลปัจจุบันทุกครั้งที่คุณพิมพ์รายงาน ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงรายงานของคุณ สามารถปรับเปลี่ยนการออกแบบรายงานนั้น หรือสร้างรายงานใหม่ที่เหมือนกับรายงานต้นฉบับได้

บันทึกการออกแบบรายงานของคุณ

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก บันทึก หรือกด CTRL+Sรูปปุ่ม

หรืออีกวิธีหนึ่ง ให้คลิก บันทึกรูปปุ่ม บน แถบเครื่องมือด่วน

  1. ถ้ารายงานไม่มีชื่อเรื่อง ให้พิมพ์ชื่อในกล่อง ชื่อรายงาน คลิก ตกลง

บันทึกการออกแบบรายงานของคุณด้วยชื่อใหม่

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปภาพปุ่มกด จากนั้นคลิก บันทึกรูปปุ่ม
  1. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้พิมพ์ชื่อลงในกล่อง บันทึกรายงานไปที่ เลือก รายงาน ในกล่อง เป็น คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ดู พิมพ์ หรือส่งรายงานของคุณให้เป็นข้อความอีเมล

หลังจากที่คุณบันทึกการออกแบบรายงานของคุณแล้ว คุณสามารถใช้การออกแบบรายงานนั้นกลับไปกลับมาได้อีก การออกแบบรายงานจะยังคงเหมือนเดิม แต่คุณจะได้ข้อมูลปัจจุบันทุกครั้งที่คุณดูหรือพิมพ์รายงาน ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงรายงานของคุณ สามารถปรับเปลี่ยนการออกแบบรายงานหรือสร้างรายงานใหม่ที่เหมือนกับต้นฉบับได้

ดูรายงานของคุณ

มีหลายวิธีที่จะใช้ดูรายงานของคุณ ซึ่งวิธีที่คุณเลือกจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการทำกับรายงานและข้อมูลของรายงาน

  • ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงชั่วคราวในข้อมูลที่ปรากฏบนรายงานก่อนที่คุณจะพิมพ์ หรือถ้าคุณต้องการทำสำเนาข้อมูลจากรายงานไปยังคลิปบอร์ด ให้ใช้มุมมองรายงาน
  • ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงการออกแบบของรายงานในขณะดูข้อมูล ให้ใช้มุมมองเค้าโครง
  • ถ้าคุณต้องการดูสิ่งที่รายงานจะแสดงเหมือนกับเมื่อพิมพ์ออกมาแล้ว ให้ใช้แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

 หมายเหตุ   ถ้าคุณจัดรูปแบบรายงานของคุณด้วยคอลัมน์หลายคอลัมน์ คุณสามารถดูเค้าโครงคอลัมน์ได้เฉพาะในแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์เท่านั้น มุมมองเค้าโครงและมุมมองรายงานจะแสดงรายงานดังกล่าวเป็นคอลัมน์เดียว

ดูรายงานของคุณในมุมมองรายงาน

มุมมองรายงานเป็นมุมมองเริ่มต้นที่จะถูกใช้เมื่อคุณคลิกสองครั้งที่รายงานหนึ่งในบานหน้าต่างนำทาง ถ้ารายงานไม่ได้เปิดอยู่ ให้คลิกสองครั้งที่รายงานนั้นในบานหน้าต่างนำทางเพื่อดูรายงานในมุมมองรายงาน

ถ้ารายงานถูกเปิดไว้แล้ว ให้คลิกขวาที่ชื่อรายงานในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก มุมมองรายงาน

ทำงานกับข้อมูลของคุณในมุมมองรายงาน

ในมุมมองรายงาน คุณสามารถเลือกข้อความแล้วคัดลอกข้อความไปยังคลิปบอร์ด เมื่อต้องการเลือกทุกแถว ให้คลิกแล้วลากในระยะขอบที่อยู่ถัดจากแถวที่คุณต้องการเลือก จากนั้นคุณสามารถคัดลอกแถวเหล่านี้ไปยังคลิปบอร์ดด้วยการเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้คลิก คัดลอกรูปปุ่ม
  • คลิกขวาที่แถวที่เลือกแล้วคลิก คัดลอก
  • แป้นพิมพ์ลัด  กด CTRL+C

แสดงเฉพาะแถวที่คุณต้องการโดยใช้ตัวกรอง

คุณสามารถนำตัวกรองไปใช้โดยตรงกับรายงานของคุณโดยไม่ต้องออกจากมุมมองรายงาน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีคอลัมน์ "ประเทศ/ภูมิภาค" และคุณต้องการดูเพียงบางแถวที่ประเทศ/ภูมิภาคเป็น "แคนาดา" ให้ทำดังต่อไปนี้

  1. ค้นหาคำว่า "แคนาดา" ในรายงานและคลิกขวาที่คำนั้น
  2. คลิก เท่ากับ "แคนาดา"

Access จะสร้างและนำตัวกรองไปใช้

สร้างตัวกรองที่มีรายละเอียดมากขึ้น

  1. คลิกขวาที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการกรอง
  2. คลิก ตัวกรองทั่วไป
  3. คลิกเงื่อนไขตัวกรองที่คุณต้องการ
  4. ป้อนเงื่อนไขของคุณ

สลับตัวกรองเปิดและปิด

คุณสามารถสลับระหว่างการแสดงผลที่กรองและการแสดงผลที่ไม่กรองด้วยการคลิก สลับตัวกรอง ในกลุ่ม เรียงลำดับและตัวกรอง ของแท็บ หน้าแรก การกระทำดังกล่าวจะไม่เอาตัวกรองออก  แต่จะเป็นเพียงการเปิดหรือปิดตัวกรอง

เอาตัวกรองออก

  1. คลิกขวาที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการเอาตัวกรองออก
  2. คลิก เอาตัวกรองออก

ทันทีที่เอาตัวกรองออก คุณไม่สามารถสลับตัวกรองกลับไปโดยใช้คำสั่ง สลับตัวกรอง คุณต้องสร้างตัวกรองขึ้นใหม่ก่อน

 หมายเหตุ   ถ้าคุณนำตัวกรองไปใช้กับรายงาน แล้วบันทึกและปิดรายงานดังกล่าว ตัวกรองดังกล่าวจะถูกบันทึก อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณเปิดรายงานในครั้งถัดไป Access จะไม่นำตัวกรองไปใช้ เมื่อต้องการนำตัวกรองไปใช้ใหม่อีกครั้ง บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลำดับและตัวกรอง ให้คลิก สลับตัวกรอง

แสดงตัวอย่างรายงานของคุณโดยใช้แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ บนเมนูทางลัด

คุณสามารถใช้ปุ่มนำทางเพื่อดูหน้าของรายงานตามลำดับหรือข้ามไปที่หน้าใดหน้าหนึ่งในรายงานได้

ปุ่มนำทาง

บรรยายภาพ 1 คลิกเพื่อแสดงหน้าแรก
บรรยายภาพ 2 คลิกเพื่อแสดงหน้าก่อนหน้า
บรรยายภาพ 3 คลิกเพื่อแสดงหน้าถัดไป
บรรยายภาพ 4 คลิกเพื่อแสดงหน้าสุดท้าย
บรรยายภาพ 5 พิมพ์หมายเลขหน้าในกล่องนี้แล้วกด ENTER เพื่อข้ามไปยังหน้าที่ระบุ

ในแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณสามารถขยายเพื่อดูรายละเอียดหรือย่อเพื่อดูว่าข้อมูลวางในตำแหน่งที่ดีอย่างไรบนหน้ากระดาษ ให้เอาเคอร์เซอร์วางบนรายงาน แล้วคลิกหนึ่งครั้ง เมื่อต้องการย้อนกลับไปยังผลการย่อ/ขยาย ให้คลิกอีกครั้ง นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ตัวควบคุมการย่อ/ขยายบนแถบสถานะของ Access เพื่อย่อหรือขยายเพิ่มเติมได้

เมื่อต้องการปิดแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • บนแท็บ แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ ให้คลิก ปิดการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์
  • คลิกขวาที่รายงานในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครงรูปปุ่ม หรือ มุมมองออกแบบรูปปุ่ม บนเมนูทางลัด

 เคล็ดลับ   หลังจากแสดงตัวอย่างรายงานของคุณแล้ว คุณสามารถส่งออกผลลัพธ์ไปที่ Microsoft Office Word 2007Microsoft Office Excel 2007 หรือโปรแกรม Office อื่นอีกหลายโปรแกรม บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม ส่งออกข้อมูล ให้คลิกปุ่มสำหรับรูปแบบที่คุณต้องการและปฏิบัติตามคำแนะนำดังต่อไปนี้

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

พิมพ์รายงานของคุณ

คุณสามารถพิมพ์รายงานได้ในขณะที่เปิดอยู่ในมุมมองใดๆ หรือแม้แต่ขณะที่ปิดอยู่ ก่อนที่คุณจะพิมพ์ ทำให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบการตั้งค่าหน้ากระดาษซ้ำสองครั้ง เช่น ระยะขอบหรือการวางแนวหน้ากระดาษ Access จะบันทึกการตั้งค่าหน้ากระดาษด้วยรายงาน ดังนั้นคุณจำเป็นต้องตั้งค่าหน้ากระดาษเพียงครั้งเดียว ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงการพิมพ์ของคุณ คุณสามารถตั้งค่าหน้ากระดาษได้อีกครั้งในภายหลัง

เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าหน้ากระดาษ

  1. เปิดรายงานใน แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าหน้ากระดาษในมุมมองใดๆ ก็ได้ แต่ในแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์จะดีที่สุด เพราะคุณสามารถดูผลที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงได้ทันที
  2. บนแท็บ แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ ในกลุ่ม เค้าโครงหน้ากระดาษ ให้คลิก แนวตั้งรูปปุ่ม หรือ แนวนอนรูปปุ่ม เพื่อตั้งค่าการวางแนวหน้ากระดาษ คลิก ขนาดรูปปุ่ม เพื่อตั้งค่าขนาดกระดาษ คลิก ระยะขอบรูปปุ่ม เพื่อปรับเปลี่ยนระยะขอบ และอื่นๆ
  3. หลังจากที่คุณทำการเปลี่ยนแล้ว ให้ใช้ปุ่มนำทางเพื่อดูหลายๆ หน้า ซึ่งจะทำให้มั่นใจได้ว่าคุณไม่ได้สร้างปัญหาเกี่ยวกับการจัดรูปแบบใดๆ ในหน้าต่อๆ ไป

ส่งรายงานของคุณไปยังเครื่องพิมพ์

  1. เปิดรายงานในมุมมองใดๆ หรือเลือกรายงานในบานหน้าต่างนำทาง
  2. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม จากนั้นคลิก พิมพ์รูปปุ่ม

Access แสดงกล่องโต้ตอบ การพิมพ์

  1. ป้อนทางเลือกสำหรับตัวเลือก เช่น เครื่องพิมพ์ ช่วงระยะที่พิมพ์ หรือจำนวนสำเนา
  2. ให้คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

ส่งรายงานของคุณเป็นข้อความอีเมล

คุณสามารถส่งรายงานของคุณไปยังผู้รับเป็นข้อความอีเมลแทนการพิมพ์สำเนากระดาษดังนี้

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกรายงานเพื่อเลือก คลิก ปุ่ม Microsoft Officeรูปปุ่ม แล้วคลิก อีเมลรูปปุ่ม
  2. ในกล่องโต้ตอบ ส่งวัตถุเป็น ในรายการ เลือกรูปแบบผลลัพธ์ ให้คลิกรูปแบบแฟ้มที่คุณต้องการใช้

กล่องโต้ตอบส่งวัตถุเป็น

  1. ดำเนินการกล่องโต้ตอบที่เหลืออยู่ให้เสร็จสมบูรณ์
  2. ในโปรแกรมประยุกต์อีเมลของคุณ ให้พิมพ์รายละเอียดของข้อความและส่งข้อความ

ด้านบนของหน้า ด้านบนของหน้า

 
 
นำไปใช้กับ:
Access 2007