การทำรายงานเบื้องต้น

มีความสุขกับรายงาน: (c) BananaStock/PictureQuest
ใช้ได้กับ
Microsoft Office Access 2003
Microsoft Access 2000 และ 2002

รายงานเป็นวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการนำเสนอข้อมูลของคุณในรูปแบบอ่านอย่างเดียว เช่น เอกสารที่พิมพ์ออกมา คุณสามารถพิมพ์วัตถุของ Access เช่น ฟอร์มและแผ่นข้อมูล แต่รายงานจะช่วยให้สามารถควบคุมวิธีการแสดงข้อมูลและมีความยืดหยุ่นมากขึ้นเมื่อต้องการนำเสนอข้อมูลสรุป ตัวอย่างเช่น ในรายงานที่แสดงยอดขายจากผลิตภัณฑ์ คุณสามารถแสดงผลรวมสำหรับผลิตภัณฑ์แต่ละประเภท และแสดงเป็นเปอร์เซ็นต์จากยอดผลรวมทั้งหมด

เราขอแนะนำวิธีการมากมายในการนำเสนอข้อมูลในรายงาน คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับการสร้างรายงานโดยการใช้ตัวช่วยสร้างรายงานซึ่งจะสร้างรายงานจากข้อมูลที่คุณมี นอกจากนั้นคุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับงานที่เกี่ยวข้องกับรายงานที่จำเป็นอื่นๆ เช่น การแสดงตัวอย่างและการพิมพ์รายงาน

เนื้อหา

รายงานคืออะไร?
ทำไมต้องใช้รายงาน?
รายงานทำงานอย่างไร
เมื่อใดที่ต้องใช้รายงานหรือฟอร์ม
ดูในหน้าต่างรายงาน
ประเภทของรายงาน
การใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน
การใช้มุมมองออกแบบ
การแสดงตัวอย่างรายงาน
การพิมพ์รายงาน
การบันทึกรายงาน

รายงานคืออะไร?

รายงานจะช่วยในการจัดระเบียบและรูปแบบข้อมูลที่ตรงกับความต้องการและข้อจำกัดของคุณ คุณสามารถใช้ Access ในการออกแบบรายงานโดยการใช้องค์ประกอบจำนวนมากในการออกแบบ เช่น คุณสามารถนำข้อความ ข้อมูล รูปภาพ เส้น กล่อง กราฟ หรือองค์ประกอบอื่นๆ ในการสร้างรายงานที่ต้องการ องค์ประกอบและวิธีการสร้างรายงานจะขึ้นอยู่กับคุณ ป้ายผนึก ใบแจ้งหนี้ สรุปยอดขาย หรือตารางรายชื่อสมุดโทรศัพท์เป็นตัวอย่างของประเภทรายงานที่สามารถสร้างจาก Access

หมายเหตุ  รายงานเหล่านี้ขึ้นอยู่กับข้อมูลตัวอย่างที่พบได้ในฐานข้อมูลตัวอย่างของ Northwind Traders ที่มากับ Access


ตัวอย่างของรายงาน


Back to top กลับไปส่วนบนสุด

ทำไมต้องใช้รายงาน?

Access มีวิธีการมากมายเพื่อให้ได้ข้อมูลจากฐานข้อมูล คุณสามารถ:

  • ใช้แบบสอบถามเพื่อดูผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่จัดหาโดยผู้ขายที่เฉพาะเจาะจง แบบสอบถามจะช่วยเรียกข้อมูลจากตารางมากกว่าหนึ่งตาราง นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดเงื่อนไขใน Access ให้ตรงกัน
  • ใช้ฟอร์มเพื่อดูข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใดผลิตภัณฑ์หนึ่งได้ทันที ในฟอร์มจะมีจุดเชื่อมต่อไปสู่ข้อมูลที่คุณสามารถดูและแก้ไขได้ในฐานข้อมูล
  • การใช้มุมมอง PivotTable หรือมุมมอง PivotChart เพื่อสรุปยอดขายรายไตรมาสในแต่ละภูมิภาค มุมมอง PivotTable จะช่วยในการวิเคราะห์และดูข้อมูลในลักษณะต่างๆ โดยการลากเขตข้อมูลไปยังตำแหน่งต่างๆในมุมมองที่เหมือนกับกระดาษคำนวณ จากมุมมอง PivotChart จะทำให้คุณสามารถดูข้อมูลในมุมมอง PivotTable ได้ในรูปแบบแผนภูมิ
  • ใข้รายงานเพื่อจัดระเบียบและพิมพ์ยอดขายผลิตภัณฑ์สำหรับงานนำเสนอหรือเพื่อเผยแพร่ไปยังส่วนอื่นๆ ขององค์กร นอกจากนี้รายงานยังช่วยในการควบคุมการจัดระบบและแสดงข้อมูลได้อย่างเที่ยงตรง

ส่วนประกอบของวัตถุ 4 ชนิด

บรรยายภาพ 1 รายการแผ่นข้อมูลของแบบสอบถามที่มีระเบียนจำนวนมาก

บรรยายภาพ 2ฟอร์มนี้จะแสดงครั้งละหนึ่งระเบียน

บรรยายภาพ 3ฟอร์ม pivot สรุปข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์

บรรยายภาพ 4กลุ่มรายงานให้ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับระเบียนจำนวนมากสำหรับการพิมพ์หรือเผยแพร่


คุณควรใช้รายงานเมื่อ:

  • ต้องการพิมพ์ข้อมูลที่ใช้เป็นประจำ
  • ต้องการพิมพ์ข้อมูลที่ใช้เผยแพร่ไปยังบุคคลอื่น
  • ต้องการควบคุมการจัดระบบและการแสดงข้อมูลเมื่อมีการพิมพ์ออกมา
  • ต้องการจัดกลุ่มหรือสรุปข้อมูลเพื่อรายงานไปยังบุคคลอื่น

หลังจากสร้างและบันทึกรูปแบบรายงานแล้ว คุณสามารถนำรายงานดังกล่าวมาใช้ได้ตลอดเวลา รูปแบบรายงานจะยังคงเดิม แต่คุณจะได้รับข้อมูลปัจจุบันทุกครั้งที่พิมพ์รายงานออกมา หากต้องมีการเปลี่ยนแปลงการทำรายงาน คุณสามารถปรับเปลี่ยนหรือสร้างรูปแบบของรายงานใหม่ได้ใกล้เคียงกับรายงานฉบับเดิม โดยการใช้ Access คุณสามารถสร้างรายงานที่:

  • มีการจัดระเบียบและนำเสนอข้อมูลในแบบกลุ่ม
  • มีการพิมพ์ส่วนหัวและส่วนท้ายของข้อมูลทั้งระดับรายงาน ระดับหน้าและระดับกลุ่ม
  • มีการคำนวณผลรวม ผลรวมกลุ่ม ผลรวมทั้งหมด และเปอร์เซ็นต์จากผลรวม
  • โดยรวมถึงฟอร์มย่อย รายงานย่อย และกราฟ
  • นำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่น่าสนใจด้วยรูปภาพ เส้น แบบอักษร กราฟิก แผนภูมิ และการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

Back to top กลับไปส่วนบนสุด

รายงานทำงานอย่างไร

วิธีที่ดีที่สุดที่จะเข้าใจว่ารายงานทำงานอย่างไรคือการดูและวิเคราะห์รูปแบบของรายงานที่พิมพ์ออกมา ข้อมูลบางอย่างของรายงานอาจมาจากตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบซึ่งเป็นแหล่งที่มาของข้อมูลในรายงาน นอกจากนี้ข้อมูลอื่นๆ เกี่ยวกับรายงาน เช่น หัวเรื่อง หรือ หัวคอลัมน์จะถูกเก็บไว้เป็นส่วนหนึ่งของรูปแบบรายงาน

รายงานยอดขายตามวันที่จัดส่ง

บรรยายภาพ 1 ชื่อรายงานและส่วนหัวคอลัมน์จะถูกเก็บไว้ในรูปแบบรายงาน

บรรยายภาพ 2ข้อมูลจะมาจากเขตข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบ

บรรยายภาพ 3ผลรวมจะมาจากนิพจน์ที่เก็บอยู่ในรูปแบบรายงาน


ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงถึงรายงานของปีก่อนในมุมมองออกแบบ พร้อมด้วยแหล่งที่มาต้นแบบของข้อมูล ยอดขายที่ใช้แบบสอบถามของวันที่ในการส่ง

รายงานในโหมดออกแบบที่มีแหล่งข้อมูลจากแบบสอบถาม

บรรยายภาพ 1 รายงานที่มีการจัดกลุ่มโดยใช้วันที่ในการส่ง เขตข้อมูลที่มาจากแบบสอบถามต้นแบบ

บรรยายภาพ 2นอกจากนี้เขตข้อมูลของรหัสใบสั่งซื้อ ชื่อบริษัท และยอดขายก็มาจากแบบสอบถามต้นแบบ


คุณสามารถสร้างการเชื่อมต่อระหว่างรายงานและแหล่งที่มาของข้อมูลโดยการใช้วัตถุกราฟิกชื่อว่า ตัวควบคุม (ตัวควบคุม: วัตถุที่ติดต่อกับผู้ใช้แบบรูปภาพ เช่นกล่องข้อความ กล่องกาเครื่องหมาย แถบเลื่อน หรือปุ่มคำสั่ง ที่ยอมให้ผู้ใช้ควบคุมโปรแกรม คุณใช้ตัวควบคุมในการแสดงข้อมูลหรือตัวเลือก แสดงการกระทำ หรือทำส่วนติดต่อกับผู้ใช้ให้อ่านง่ายขึ้น) ตัวควบคุมอาจเป็นกล่องข้อความซึ่งแสดงชื่อและหมายเลข กรอบที่แสดงรูปภาพและกราฟ ป้ายชื่อที่แสดงชื่อเรื่อง เส้นกราฟิกและสี่เหลี่ยมที่มีการจัดระเบียบข้อมูลที่เห็นได้ชัดซึ่งจะช่วยให้รายงานมีความน่าสนใจ


Back to top กลับไปส่วนบนสุด

เมื่อใดที่ต้องใช้รายงานหรือฟอร์ม

คุณอาจสงสัยว่าเมื่อใดควรใช้ฟอร์มหรือรายงานสำหรับความต้องการเฉพาะเจาะจง รายงานใช้อ่านได้อย่างเดียวและมีวัตถุประสงค์สำหรับการแสดงตัวอย่างและการพิมพ์ ส่วนฟอร์มมีความสามารถในการโต้ตอบและช่วยในการแก้ไขหรือดูข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ

ใช้ฟอร์มเมื่อต้องการ:

  • แก้ไขข้อมูลที่เก็บในฐานข้อมูล
  • ใส่ข้อมูลใหม่ เช่น เพิ่มลูกค้ารายใหม่ในตารางลูกค้า
  • ใช้มุมมองที่กำหนดเองเพื่อใส่หรือแก้ไขข้อมูล เช่น การใส่ใบสั่งซื้อลงในฟอร์มเพื่อแสดงรายการผลิตภัณฑ์และยอดรวมใบสั่งซื้อ
  • ให้ข้อมูลที่มีความสามารถในการโต้ตอบในฐานข้อมูลสำหรับผู้ที่ทำงานอยู่กับฐานข้อมูล

ใช้รายงานเมื่อต้องการ:

  • เผยแพร่ข้อมูลไปยังบุคคลอื่น
  • กำหนดการแสดงของข้อมูลที่ต้องการพิมพ์ได้ตามต้องการ
  • อ่านรายละเอียดข้อมูลที่ดึงมาจากฐานข้อมูล
  • สรุปหรือจัดกลุ่มข้อมูลเพื่อทำการวิเคราะห์ต่อไป

Back to top กลับไปส่วนบนสุด

มุมมองในหน้าต่างรายงาน

หน้าต่างรายงานใน Access มีอยู่ 3 มุมมอง — มุมมองออกแบบ แสดงตัวอย่างเค้าโครง และแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ คลิกที่ปุ่ม มุมมองปุ่มมุมมองเพื่อเปลี่ยนมุมมองรายงาน เพื่อเปลี่ยนมุมมอง มุมมองแต่ละประเภทจะใช้ประโยชน์แตกต่างกัน:

  • มุมมองออกแบบ  ใช้มุมมองออกแบบเพื่อเปลี่ยนหรือสร้างรูปแบบของรายงานใหม่จากตั้งแต่ต้น

    มุมมองออกแบบจะเหมือนกับโต๊ะทำงานที่คุณสามารถจัดการกับโครงการต่างๆ ได้ด้วยเครื่องมือที่ต้องการ เครื่องมือที่มีในมุมมองออกแบบ ได้แก่ ไม้บรรทัด กล่องเครื่องมือ และรายการเขตข้อมูล

    มุมมองออกแบบพร้อมกล่องเครื่องมือ

    บรรยายภาพ 1 ไม้บรรทัดจะช่วยในการควบคุมการตีเส้นและขนาด

    บรรยายภาพ 2กล่องเครื่องมือ จะมีตัวควบคุมในการใช้งาน ได้แก่ ป้ายชื่อ กล่องข้อความ และกล่องคำสั่งผสม

    บรรยายภาพ 3คุณสามารถลากเขตข้อมูลจากรายการเขตข้อมูล

  • แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์  ใช้แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์เพื่อตรวจสอบข้อมูลของรายงานทั้งหมดและดูว่ารายงานมีหน้าตาเป็นอย่างไรเมื่อพิมพ์ออกมา
  • แสดงตัวอย่างเค้าโครง  ใช้แสดงตัวอย่างเค้าโครงเพื่อตรวจสอบแบบอักษร ขนาดแบบอักษร และเค้าโครงทั่วไปในราย งาน แสดงตัวอย่างเค้าโครงจะแสดงเพียงตัวอย่างของรายงานเท่านั้น จะไม่แสดงผลทั้งหมดเหมือนในแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

แสดงตัวอย่างเค้าโครง

บรรยายภาพ 1 คุณจะเห็นเพียงเซตย่อยของหน้าเท่านั้นในแสดงตัวอย่างเค้าโครง


คุณสามารถพิมพ์รายงานจากหน้าต่างฐานข้อมูลหรือจากมุมมองต่างๆ ในหน้าต่างรายงาน ดูส่วนต่อไปนี้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแสดงตัวอย่างและการพิมพ์รายงาน:

การแสดงตัวอย่างรายงาน
การพิมพ์รายงาน

Back to top กลับไปหน้าบนสุด

ประเภทของรายงาน

คุณสามารถสร้างรายงานประเภทต่างๆ จำนวนมากได้ตามความต้องการ เช่น การประชุมกับผู้ขายอาจต้องการรายงานที่มีรายละเอียด ในขณะที่รายงานสำหรับผู้บริหารระดับสูงที่นักวิเคราะห์จัดเตรียมให้ จะเป็นรายงานสรุปหรือรายงานที่มีการจัดกลุ่ม นี่คือตัวอย่างบางรายการของรายงานประเภทต่างๆ :

รายงานแสดงรายละเอียด

คุณสามารถสร้างรายงานแสดงรายละเอียดด้วยรายการของข้อมูลจากตารางหรือแบบสอบถาม เช่น ตารางพนักงาน

รายงานรายละเอียดของพนักงาน

การแสดงข้อมูลพนักงานจากตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบ

รายงานที่มีการจัดกลุ่ม

รายงานที่มีการจัดกลุ่มจะจัดระเบียบข้อมูลภายในกลุ่ม เช่น จากประเภทของผลิตภัณฑ์หรือวันที่ คุณสามารถคำนวณยอดรวมของแต่ละกลุ่มและยอดรวมทั้งหมดของรายงาน โดยสามารถแสดงข้อมูลในส่วนหัวและส่วนท้ายของรายงาน

รายงานค่าเฉลี่ยและรายงานที่มีการจัดกลุ่ม

บรรยายภาพ 1 ระเบียนที่ถูกจัดกลุ่มตามค่าเริ่มต้นของกลุ่ม

รายงานสรุป

รายงานสรุปจะแสดงผลรวมแต่จะไม่แสดงรายละเอียด

รายงานสรุป

บรรยายภาพ 1 รายงานสรุปจะแสดงผลรวมและผลรวมทั้งหมด

รายงานป้ายผนึก

คุณสามารถพิมพ์ชื่อและที่อยู่ในลักษณะและรูปแบบที่ตรงกับป้ายผนึกสินค้าของคุณ

รายงานป้ายผนึก

รายงานแบบหลายคอลัมน์

รายงานแบบหลายคอลัมน์ใช้เพื่อแสดงข้อมูลที่มีหลายๆ คอลัมน์ เช่น รายการโทรศัพท์

รายงานแบบหลายคอลัมน์

Back to top กลับไปส่วนบนสุด

การใช้ตัวช่วยสร้างรายงาน

Access มีตัวช่วยสร้างรายงานอยู่มากมายเพื่อช่วยในการสร้างรายงาน ตัวช่วยสร้างรายงานอัตโนมัติจะสร้างรายงานแบบคอลัมน์เดี่ยวก่อนการจัดรูปแบบโดยไม่มีการพร้อมท์ถามข้อมูล ตัวช่วยสร้างรายงานอื่นๆ จะถามคำถามก่อนจากนั้นจึงสร้างรายงานโดยอาศัยคำตอบของคุณ แม้ว่าคุณอาจมีประสบการณ์มากมายในการสร้างรายงาน แต่คุณอาจต้องการใช้ตัวช่วยสร้างรายงานเพื่อให้สร้างรายงานได้เร็วขึ้นตั้งแต่จุดเริ่มต้น ซึ่งคุณสามารถใช้ตัวช่วยนี้ปรับเปลี่ยนรายงานได้ตามความต้องการ

คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างรายงานเพื่อสร้างรายงานรูปแบบต่างๆ เช่น:

  • รายงานแบบคอลัมน์เดี่ยว
  • รายงานแบบตาราง
  • รายงานที่มีการจัดกลุ่มแบบมีและไม่มีผลรวม
  • รายงานป้ายผนึก
  • รายงานแผนภูมิที่แสดงกราฟ

ตัวช่วยสร้างรายงานอัตโนมัติเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการสร้างรายงาน เนื่องจากจะสร้างรายงานโดยอัตโนมัติโดยไม่มีการพร้อมท์เตือนเพื่อถามข้อมูล รายงานนี้เป็นรายงานแบบคอลัมน์เดี่ยวก่อนการจัดรูปแบบซึ่งแสดงเขตข้อมูลทั้งหมดในตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบ

การสร้างรายงานโดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงานอัตโนมัติ

  1. ในหน้าต่างฐานข้อมูล คลิก ตาราง หรือ แบบสอบถาม
  2. เลือกตารางหรือแบบสอบถ่ามที่ต้องการใช้เป็นฐานรายงาน
  3. บนแถบเครื่องมือ ฐานข้อมูล คลิกที่ลูกศรที่อยู่ติดกับ สร้างวัตถุ จากนั้นคลิกรายงานอัตโนมัติ ในรายการ

    Access จะแสดงรายงานออกมา

คำสั่งรายงานอัตโนมัติบนเมนูสร้างวัตถุ

— หรือ— 

  1. ในหน้าต่างฐานข้อมูล คลิก รายงาน
  2. ในหน้าต่างฐานข้อมูล คลิก สร้าง
  3. ในกล่องโต้ตอบ สร้างรายงาน คลิกที่ตัวใดตัวหนึ่งต่อไปนี้:

    รายงานอัตโนมัติ: แบบคอลัมน์  เขตข้อมูลแต่ละเขตจะปรากฏขึ้นบนเส้นที่แยกต่างหากจากป้ายชื่อทางด้านซ้าย

    รายงานอัตโนมัติ: แบบตาราง  เขตข้อมูลแต่ละระเบียนจะปรากฏขึ้นบนเส้นแรกและป้ายชื่อจะพิมพ์เพียงหนึ่งครั้งที่ส่วนบนสุดของแต่ละหน้า

  4. เลือกตารางหรือแบบสอบถามสำหรับรายงานของคุณ
  5. คลิก ตกลง

    Access จะใช้ การจัดรูปแบบอัตโนมัติ (รูปแบบอัตโนมัติ: ชุดของรูปแบบต่างๆ ที่กำหนดลักษณะที่ปรากฏของตัวควบคุมและส่วนในฟอร์มหรือรายงาน) ครั้งล่าสุดที่คุณใช้จัดรูปแบบรายงาน หากคุณไม่ได้สร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้างหรือไม่ได้ใช้คำสั่ง การจัดรูปแบบอัตโนมัติ ในเมนู รูปแบบ Access จะใช้การจัดรูปแบบมาตรฐาน

การใช้ตัวช่วยสร้างรายงานเป็นวิธีที่ดีในการเริ่มสร้างรายงาน คุณสามารใช้รายงานจากตัวช่วยหรือปรับปรุงเพื่อให้ได้รายงานตรงกับที่ต้องการ

การสร้างรายงานโดยใช้ตัวช่วยสร้างรายงานอื่น

  1. ในหน้าต่างฐานข้อมูล คลิก รายงาน
  2. ในหน้าต่างฐานข้อมูล คลิก ใหม่
  3. ในกล่องโต้ตอบ รายงานใหม่ คลิกที่ตัวใดตัวหนึ่งต่อไปนี้

    กล่องโต้ตอบสร้างรายงาน

  4. เลือกตารางหรือแบบสอบถามสำหรับรายงาน จากนั้นคลิกตกลง
  5. ทำตามคำแนะนำในหน้าของตัวช่วยสร้างรายงาน ในหน้าสุดท้าย คลิกเสร็จสิ้น

    หน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้างรายงาน

  6. เมื่อคุณแสดงตัวอย่างรายงาน คุณจะเห็นรายงานในแบบเดียวกับที่จะปรากฏเมื่อพิมพ์ออกมา นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มขนาดขึ้นเพื่อดูรายละเอียด

หมายเหตุ

  • หากต้องการรวมเขตข้อมูลจากตารางและแบบสอบถามจำนวนมากลงในรายงาน อย่าคลิก ถัดไป หรือ เสร็จสิ้น หลังจากการเลือกเขตข้อมูลจากตารางหรือแบบสอบถามแรกในตัวช่วยสร้างรายงาน ให้ทำตามขั้นตอนเดิมเพื่อเลือกตารางหรือแบบสอบถามใหม่ จนถึงเขตข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการรวมลงไปในรายงานแทน

  • หากคุณคลิกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งใน รายงานอัตโนมัติ Access จะใช้การสร้างรูปแบบอัตโนมัติล่าสุดที่คุณกำหนดไว้ในตัวช่วยสร้างรายงาน หรือการใช้คำสั่ง รายงานอัตโนมัติ ในเมนู รูปแบบ ภายใต้มุมมองออกแบบ


Back to top กลับไปด้านบนสุด

การใช้มุมมองออกแบบ

ก่อนการสร้างรายงาน ควรคิดถึงแหล่งที่มาของข้อมูล หากข้อมูลมาจากตารางเพียงตารางเดียว คุณสามารถใช้ตารางนั้นสร้างฐานรายงานของคุณ อย่างไรก็ตามหากข้อมูลมาจากตารางมากกว่าหนึ่งตาราง คุณจะต้องสร้างฐานรายงานบนแบบสอบถาม สำหรับรายละเอียดในการสร้างแบบทดสอบ ดูหัวข้อ เกี่ยวกับการออกแบบแบบสอบถาม (MDB) นอกจากนี้คุณสามารถสร้างรายงานที่ไม่ต้องอาศัยตารางหรือแบบสอบถาม เช่น การสร้างจดหมายปะหน้าหรือรายงานที่มีการรวมรายงานย่อยที่ไม่สัมพันธ์กันตั้งแต่สองรายงานเข้าด้วยกัน

ในขณะสร้างรายงาน ตัวช่วยสร้างรายงานจะเริ่มต้นส่วนหัวของรายงาน — ดู การใช้ตัวช่วยสร้างรายงานหากต้องการสร้างรายงานด้วยตนเอง คุณสามารถเริ่มต้นรายงานใหม่ได้ในมุมมองรูปแบบ เลือกแหล่งระเบียน วางกล่องข้อความ ป้ายชื่อ และตัวควบคุมอื่นๆ ทั้งหมดลงไปในรายงานด้วยตนเอง

การสร้างรายงานโดยใช้มุมมองออกแบบ

  1. ในหน้าต่างฐานข้อมูล คลิก รายงาน
  2. ในหน้าต่างฐานข้อมูล คลิก สร้าง
  3. ในกล่องโต้ตอบ สร้างรายงาน คลิกที่ มุมมองออกแบบ ในรายการ
  4. เลือกตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบสำหรับรายงานของคุณ (ในการสร้างรายงานที่ไม่อาศัยแบบสอบถามหรือตาราง อย่าเลือกตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบในรายการ)
  5. คลิก ตกลง

    Access จะแสดงรายงานในมุมมองออกแบบและเปิดรายการเขตข้อมูลสำหรับตารางหรือแบบสอบถามต้นแบบ

สร้างรายงานในมุมมองออกแบบ

คำแนะนำ  ในการสร้างรายงานใหม่อย่างรวดเร็วในมุมมองออกแบบที่ไม่อาศัยตารางหรือแบบสอบถามในหน้าต่างฐานข้อมูล คลิก รายงาน จากนั้นคลิก สร้างรายงานในมุมมองออกแบบ


Back to top กลับไปส่วนบนสุด

การแสดงตัวอย่างรายงาน

ในขณะแสดงตัวอย่างรายงาน คุณจะเห็นหน้าตาของรายงานว่าเป็นอย่างไรโดยไม่ต้องพิมพ์ออกมาจริงๆ เช่น คุณสามารถตรวจสอบการจัดตำแหน่งและช่องว่างของคอลัมน์ในข้อมูล หรือดูว่ารายงานนั้นมีข้อมูลที่ต้องการหรือไม่ ในขณะแสดงตัวอย่างรายงาน จะมีสองมุมมองให้เลือกดังนี้:

  • ใช้การแสดงตัวอย่างเค้าโครงเพื่อดูรายงาน ตรวจสอบแบบอักษร ขนาดแบบอักษร และเค้าโครงทั่วไปอย่างรวดเร็ว การแสดงตัวอย่างเค้าโครงจะแสดงส่วนของรายงานทั้งหมดและระเบียนที่แสดงรายละเอียดบางระเบียน
  • ใช้การแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์เพื่อดูรายงานทั้งหมดในรูปแบบเดียวกับเมื่อพิมพ์ออกมา

ในขณะแสดงรายงานในการแสดงตัวอย่างเค้าโครงหรือการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณจะเห็นมุมมองของรายงานในระยะใกล้

ตัวอย่างก่อนพิมพ์

การแสดงตัวอย่างของรายงานจากมุมมองออกแบบ

ทำตามขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งต่อไปนี้:

  • บนเมนู มุมมอง คลิก แสดงตัวอย่างเค้าโครง
  • คลิกที่ลูกศรถัดจากปุ่ม มุมมอง ในแถบเครื่องมือ จากนั้นคลิกแสดงตัวอย่างเค้าโครง ในรายการ

    ในการกลับไปยังมุมมองออกแบบ คลิก ปิด ในแถบเครื่องมือ

ใช้การแสดงตัวอย่างรายงานทั้งหมดจากมุมมองออกแบบ

ทำตามขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งต่อไปนี้:

  • บนเมนู มุมมอง คลิก แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์
  • คลิกที่ลูกศรถัดจากปุ่ม มุมมอง ในแถบเครื่องมือ จากนั้นคลิก แสดงตัวอย่างก่อนพิม ในรายการ

    ในการกลับไปยังมุมมองออกแบบ คลิก ปิด ในแถบเครื่องมือ

การแสดงตัวอย่างรายงานจากหน้าต่างฐานข้อมูล

  1. ในหน้าต่างฐานข้อมูล คลิก รายงาน จากนั้นเลือกรายงานที่ต้องการแสดงตัวอย่าง
  2. ทำตามขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งต่อไปนี้:
    • ในหน้าต่างฐานข้อมูล คลิก แสดงตัวอย่าง
    • บนเมนู แฟ้ม คลิก แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

ในการกลับไปยังหน้าต่างฐานข้อมูล คลิก ปิดในแถบเครื่องมือ

ในการนำทางไปยังหน้าอื่นในแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์

คุณสามารถใช้ปุ่มนำทางเพื่อดูหน้าในรายงานแบบติดต่อกันหรือไปยังหน้าต่างๆ ในรายงาน

  1. เปิดรายงานในแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์
  2. ทำตามขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งต่อไปนี้:
    • คลิกปุ่มนำทางปุ่มใดปุ่มหนึ่ง(มุมซ้ายด้านล่างของหน้าต่าง)
    • พิมพ์หมายเลขหน้าในกล่องหมายเลขหน้า จากนั้นกดปุ่ม ENTER

ในการกลับไปยังหน้าต่างฐานข้อมูล คลิก ปิด ในแถบเครื่องมือ

การสำรวจเพจ

บรรยายภาพ 1 ปุ่มนำทางหน้าแรก

บรรยายภาพ 2ปุ่มนำทางหน้าก่อนนี้

บรรยายภาพ 3ปุ่มนำทางหน้าถัดไป

บรรยายภาพ 4ปุ่มนำทางหน้าสุดท้าย

บรรยายภาพ 5ในการดูหน้าเฉพาะเจาะจง ให้พิมพ์หมายเลขหน้าที่กล่องนี้

ในแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณสามารถขยายเพื่อดูรายละเอียดหรือย่อเพื่อดูข้อมูลว่าอยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสมในหน้ากระดาษหรือไม่ โดยการคลิกตัวชี้ของเมาส์ไปที่ตำแหน่งของรายงานเพียงครั้งเดียว ในการเรียกคืนการแสดงผลในหน้าย่อ/ขยาย ให้คลิกอีกครั้งหนึ่ง

คำแนะนำ  ภายหลังการแสดงตัวอย่างรายงาน คุณสามารถประกาศผลไปยัง Microsoft Office Word 2003 หรือ Microsoft Office Excel 2003 โดยการคลิกลูกศรถัดจากปุ่ม OfficeLinks บนแถบเครื่องมือ จากนั้นคลิก Publish It with Microsoft Office Word หรือ Analyze It with Microsoft Office Excel นอกจากนี้คุณสามารถส่งการแสดงผลไปยังบุคคลอื่นจากการใช้ข้อความทางอีเมล โดยการชี้ที่ ส่งไปยัง บนเมนู แฟ้ม จากนั้นคลิก ผู้รับจดหมาย (เป็นสิ่งที่แนบมา)


กลับไปที่ส่วนบนสุด กลับไปส่วนบนสุด

การพิมพ์รายงาน

คุณสามารถพิมพ์รายงานจากแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ แสดงตัวอย่างเค้าโครง มุมมองออกแบบ หรือจากหน้าต่างฐานข้อมูล ก่อนการพิมพ์ คุณต้องตั้งค่าหน้าการตรวจสอบสองครั้ง เช่น การวางแนวขอบหรือหน้า Access จะบันทึกการตั้งค่าหน้ากระดาษไว้ในรายงาน ดังนั้นการค่าดังกล่าวจึงทำแค่เพียงครั้งเดียว หากต้องการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถตั้งค่าหน้ากระดาษใหม่ได้

การเปลี่ยนการตั้งค่าหน้ากระดาษ

  1. เปิดรายงานในมุมมองออกแบบหรือแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ (หรือเลือกรายงานในหน้าต่างฐานข้อมูล)
  2. บนเมนู แฟ้ม คลิก ตั้งค่าหน้ากระดาษ (หากกำลังอยู่ในแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ คุณสามารถคลิกที่แถบเครื่องมือ ตั้งค่า)

    Access จะแสดงกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ

  3. บนแท็บ หน้ากระดาษ ภายใต้ การวางแนว คลิกที่ตัวเลือก:
    • แนวตั้ง ซึ่งจะวางแนวหน้ากระดาษในแนวตั้ง
    • แนวนอน oซึ่งจะวางแนวหน้ากระดาษในแนวนอน

      นอกจากนี้คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าหน้ากระดาษหรือเครื่องพิมพ์จากกล่องโต้ตอบ

  4. คลิก ตกลง

เพื่อพิมพ์รายงานโดยตรงจากแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ คลิก พิมพ์ ในแถบเครื่องมือ หรือในเมนูแฟ้ม คลิก พิมพ์

เพื่อส่งรายงานไปยังเครื่องพิมพ์

  1. เปิดรายงานในมุมมอง (หรือเลือกรายงานในหน้าต่างฐานข้อมูล)
  2. บนเมนู แฟ้ม คลิก พิมพ์ (หากกำลังอยู่ในหน้าต่างฐานข้อมูล หรือแสดงตัวอย่างเค้าโครง หรือแสดงตัวอย่างการพิมพ์ คุณสามารถคลิกไปที่ พิมพ์ ในแถบเครื่องมือ)

    Access จะแสดงกล่องโต้ตอบพิมพ์

  3. ใส่ตัวเลือก เช่น เครื่องพิมพ์ ช่วงการพิมพ์ และจำนวนของสำเนา
  4. คลิก ตกลง

กลับไปที่ส่วนบนสุด กลับไปส่วนบนสุด

การบันทึกรายงาน

คุณสามารถบันทึกรูปแบบและผลลัพธ์ของรายงาน:

  • ขณะบันทึกรูปแบบรายงาน คุณจะบันทึกเค้าโครงหรือโครงสร้างของรายงานเท่านั้นไม่รวมถึงข้อมูลที่อยู่ภายใน Access จะบันทึกรูปแบบลงไปในฐานข้อมูลปัจจุบัน
  • ขณะบันทึกผลลัพธ์รายงาน คุณสามารถบันทึกรายงานทั้งหมด  — ซึ่งรวมถึงข้อมูลและรูปแบบ — ไปยังแฟ้มที่สามารถใช้ในโปรแกรมอื่นได้ เช่น Microsoft Excel

ในการบันทึกรูปแบบรายงาน

  1. บนเมนู แฟ้ม คลิกบันทึก (หรือคลิก บันทึก ในแถบเครื่องมือ)
  2. หากรายงานไม่มีชื่อ ให้พิมพ์ชื่อลงไปในกล่องชื่อรายงาน จากนั้นคลิก ตกลง

เพื่อบันทึกผลลัพธ์รายงานที่สามารถใช้ในโปรแกรมอื่นได้

  1. บนเมนู แฟ้ม คลิก ส่งออก
  2. ใส่ชื่อแฟ้ม
  3. เลือกประเภทแฟ้มในรายการ บันทึกเป็นประเภท
  4. คลิก ส่งออก

กลับไปที่ส่วนบนสุด กลับไปส่วนบนสุด

 
 
นำไปใช้กับ:
Access 2003, Office 2003, Office XP, Access