ใช้กระดาษคำนวณคำนวณข้อมูลบนเว็บเพจใน Office XP

ปรับใช้กับ
Microsoft Access 2002

ด้วยองค์ประกอบกระดาษคำนวณของ Microsoft Office คุณสามารถสร้างเว็บเพจที่คำนวณการชำระเงินกู้ ค่าคอมมิชชั่นของการขาย และอื่นๆ อีกมากมาย! โดยทำตามขั้นตอนที่บอกไว้ในนี้ คุณจะเรียนรู้วิธีการสร้างแบบคำนวณราคาสินค้าที่ง่ายดายและรวดเร็วให้กับพนักขาย คุณสามารถปรับใช้สิ่งที่คุณเรียนรู้เกี่ยวกับการสร้างองค์ประกอบโปรแกรม การใช้สูตร การป้องกันเซลล์ และการจัดรูปแบบเพื่อสร้างและปรับโซลูชั่นที่ตรงตามความต้องการของคุณ

ตัวอย่างของสปรีตชีตการคำนวณราคา

เงื่อนไขในสร้างตัวอย่างนี้

ในการสร้างตัวอย่างนี้ ควรจะติดตั้ง Microsoft Office XP Professional Special Edition เต็มรูปแบบถึงจะดีที่สุด ตัวอย่างนี้ใช้โปรแกรม Microsoft FrontPage, Microsoft Office Web Components และ Northwind ตัวอย่างฐานข้อมูลสินค้าและราคาจากโปรแกรม Microsoft Access

ตัวอย่างนี้ยังใช้คุณสมบัติ VLOOKUP ในการดูข้อมูลราคาสินค้าในลิสต์ และสูตรง่ายๆ ในการคำนวณผล ในการใช้แบบคำนวณ พนักงานขายหรือลูกค้าของคุณจำเป็นต้องเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์กับอินทราเน็ตของบริษัทคุณ และมีโปรแกรม Microsoft Internet Explorer 4.01 หรือใหม่กว่า และลิขสิทธิ์ Office XP

คุณสามารถสร้างกระดาษคำนวณในโปรแกรม FrontPage หรือ Access หรือคุณสามารถสร้างแผ่นงานแบบรับส่งข้อมูลได้ใน Microsoft Excel สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะเริ่มต้นในโปรแกรม FrontPage

แสดง1. แทรกองค์ประกอบของกระดาษคำนวณใน FrontPage

  1. เปิดหน้าใหม่ในโปรแกรม FrontPage ด้วยการชี้ไปที่ สร้าง บนเมนู แฟ้ม และคลิก เพจหรือเว็บ หลังจากนั้น เมื่ออยู่ในบานหน้าต่างงาน สร้างเพจหรือเว็บ ใต้คำว่า สร้าง ให้คลิก เพจว่างเปล่า
  2. คลิกที่ด้านบนสุดของหน้า พิมพ์คำว่า การคำนวณราคาผลิตภัณฑ์ และกด ENTER
  3. บนบรรทัดต่อมา ให้พิมพ์ ใส่หมายเลขผลิตภัณฑ์และจำนวนหน่วยที่คุณต้องการซื้อด้านล่างนี้ ที่อยู่ข้างใต้ และกด ENTER
  4. จัดรูปแบบตัวอักษรในแบบที่คุณต้องการ ดูช่วยเหลือใน Microsoft FrontPage หากต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดรูปแบบตัวอักษรบนเว็บเพจ
  5. บนเมนู แทรก ให้คลิก เว็บคอมโพเนนต์
  6. ในรายการ ชนิดของคอมโพเนนต์ ให้คลิก กระดาษคำนวณและแผนภูมิ
  7. ในรายการ เลือกตัวควบคุม ให้คลิก กระดาษคำนวณ Office และคลิก เสร็จสิ้น
  8. บันทึกเว็บเพจ ด้วยการคลิก บันทึก บนเมนู แฟ้ม
  9. ในกล่อง บันทึกใน ให้เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกหน้า
  10. พิมพ์ชื่อสำหรับหน้าในกล่อง ชื่อแฟ้ม และคลิก บันทึก

แสดง2. นำข้อมูลเข้าจากฐานข้อมูลตัวอย่าง Northwind

  1. คลิกกระดาษคำนวณเพื่อเริ่มการทำงาน
  2. คลิกลูกศรเลือกแผ่นงานบนชีทแท็บที่ด้านล่างของกระดาษคำนวณ แล้วคลิก แผ่นงาน 2
  3. บนแถบเครื่องมือกระดาษคำนวณ ให้คลิก คำสั่งและตัวเลือก
  4. คลิกแท็บ แหล่งข้อมูล เลือก แหล่งข้อมูลสำหรับแผ่นงาน และคลิก แก้ไข
  5. วางตำแหน่งและเลือกฐานข้อมูลตัวอย่างของ Northwind (Northwind.mdb) ที่มากับ Microsoft Access

 หมายเหตุ   ค่าดีฟอลต์ในการติดตั้ง Northwind ถูกวางตำแหน่งในโฟลเดอร์ C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\Samples หากคุณยังไม่ได้เริ่มโปรแกรม Access ให้คลิกที่ วิธีใช้ ชี้ไปที่ ฐานข้อมูลตัวอย่าง และคลิก ฐานข้อมูลตัวอย่าง Northwind หลังจากนั้น จึงออกจากโปรแกรม Access

จุดประสงค์ของตัวอย่างนี้คือ คุณสามารถเชื่อมต่อไปที่ฐานข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ของคุณเอง อย่างไรก็ตามเมื่อคุณสร้างโซลูชั่นที่ใช้งานได้จริงดังเช่นตัวอย่างนี้ จะต้องมั่นใจว่าฐานข้อมูลถูกวางตำแหน่งไว้ที่แชร์เซิร์ฟเวอร์ที่ผู้ดูข้อมูลเป้าหมายของคุณสามารถเข้าใช้ได้ก่อนที่คุณจะเชื่อมต่อเข้าไป

  1. คลิก เปิด
  2. ในกล่องโต้ตอบ เลือกตาราง ให้เลือกตาราง ผลิตภัณฑ์ และคลิก ตกลง

ข้อมูลจากตารางสินค้าจะถูกนำเข้ามาในกระดาษคำนวณของคุณโดยเริ่มต้นที่เซลล์ A1

แสดง3. เพิ่มหัวคอลัมน์และสูตรที่ใช้คำนวณราคาสินค้า

  1. คลิกลูกศรเลือกแผ่นงานบนชีทแท็บที่อยู่ด้านล่างของกระดาษคำนวณ แล้วคลิก แผ่นงาน1
  2. เลือกเซลล์ A1 และพิมพ์ เลขที่ผลิตภัณฑ์
  3. เลือกเซลล์ B1 และพิมพ์ ชื่อผลิตภัณฑ์
  4. เลือกเซลล์ C1 และพิมพ์ จำนวนหน่วย
  5. เลือกเซลล์ D1 และพิมพ์ ราคารวม
  6. เลือกเซลล์ B2 และพิมพ์สูตรดังต่อไปนี้:

=VLOOKUP(A2,Sheet2!$A$2:$J$78,2)

สูตรนี้เรียกดูชื่อสินค้าโดยได้รหัสสินค้าจากเซลล์ A2 จับคู่กับรหัสสินค้าในตารางสินค้าในแผ่นงาน 2 และได้ค่าจากแถวเดียวกันกับเซลล์ที่มีการจับคู่รหัสสินค้าจากคอลัมน์ 2 ของตารางสินค้า

เนื่องจากยังไม่มีการใส่ค่าใดๆ ลงในเซลล์ A2 คุณจะเห็น#N/Aในเซลล์ B2 หากคุณไม่ต้องให้เกิดความผิดพลาดเมื่อเซลล์ A2 ไม่มีข้อมูล พิมพ์สูตรตามนี้:


=IF(ISERROR(VLOOKUP(A2,Sheet2!$A$2:$J$78,2)),"",VLOOKUP(A2,Sheet2!$A$2:$J$78,2))

สูตรนี้ใช้คุณสมบัติ ISERROR เพื่อตรวจสอบว่าสูตรผิดพลาดหรือไม่ ถ้าผิดพลาด ไม่ปรากฎตัวอักษร (ซึ่งก็คือ “”) ในเซลล์ หากสูตรไม่ผิดพลาด สูตรจะทำการคำนวณและแสดงผลคำนวณของสูตรในเซลล์

  1. เลือกเซลล์ D2 และพิมพ์สูตรตามนี้:

=C2*VLOOKUP(A2,Sheet2!$A$2:$J$78,6)

สูตรนี้คูณจำนวนหน่วยที่อยู่ในเซลล์ C2 กับราคาที่ได้มาจากการทำ VLOOKUP คุณสมบัติ VLOOKUP จะดูค่าที่อยู่ในเซลล์ A2 (รหัสสินค้า) หาค่านับจากช่วงข้อมูล A2 ถึง J78 (ที่เป็นรายชื่อของสินค้า) และส่งค่าบนแถวเดียวกันลงในคอลัมน์ที่ 6 ในช่วงข้อมูลเดียวกัน (คอลัมน์ของรายชื่อสินค้าที่มีราคาสินค้า)

เนื่องจากว่ายังไม่มีการใส่ค่าลงในเซลล์ A2 หรือ C2 คุณจะเห็น #N/A ในเซลล์ D2 ถ้าคุณไม่ต้องการเห็นค่าผิดพลาดจากสูตรในเซลล์ และต้องการใส่สูตรอื่นไปที่เซลล์นี้ คุณควรจะแก้ไขสูตรให้ไม่แสดงตัวอักษรดังนี้:


=IF(ISERROR(C2*VLOOKUP(A2,Sheet2!$A$2:$J$78,6)),"",C2*VLOOKUP(A2,Sheet2!$A$2:$J$78,6))

รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติของกระดาษคำนวณ คลิก วิธีใช้ บนแถบเครื่องมือสปรีตชีต และคลิกสองครั้งที่ การทำงานกับฟังก์ชัน คลิกสองครั้งที่ การอ้างอิงฟังก์ชัน และคลิกสองครั้งที่ ประเภทฟังก์ชันกระดาษคำนวณ

แสดง4. ทดสอบสูตร

  1. ในเซลล์ A2 ให้ป้อนเลข 3 สำหรับหมายเลขผลิตภัณฑ์
  2. ในเซลล์ C2 ให้ป้อนเลข 6 สำหรับหมายเลขหน่วย
  3. ผลในเซลล์ B2 ควรจะเป็นน้ำยี่หร่า เพราะสินค้าเกี่ยวโยงกับรหัสสินค้า 3 ผลในเซลล์ D2 ควรจะเป็น 60 เพราะว่าน้ำยี่หร่ามีราคาต่อหน่วยคือ 10 ลองใส่รหัสสินค้าอื่นและจำนวนหน่วยในเซลล์ A2 และ C2 เพื่อดูว่ากระดาษคำนวณคำนวณราคารวมที่แตกต่างกันออกมา

แสดง5. คัดลอกสูตรลงไปตามแถว

ถ้าคุณอยากให้พนักงานขายสามารถคำนวณราคารวมของสินค้าได้มากกว่า 9 ชนิดในกระดาษคำนวณ ใส่สูตรลงไปถึงแถว 10

  1. คลิกขวาที่เซลล์ B2 และคลิก คัดลอก
  2. เลือกตั้งแต่เซลล์ B3 ถึง B10
  3. คลิกขวาที่ช่วงข้อมูลที่คุณเพิ่งเลือก แล้วคลิก วาง
  4. คลิกขวาที่เซลล์ D2 แล้วคลิก คัดลอก
  5. เลือกตั้งแต่เซลล์ D3 ถึง D10
  6. คลิกขวาที่ช่วงข้อมูลที่คุณเพิ่งเลือก แล้วคลิก วาง

ถ้าคุณไม่ได้แก้ไขสูตรให้แสดงค่าว่าง โดยไม่แสดงค่าผิดพลาด ดังเช่นที่ได้แนะนำไว้ข้างต้น คุณจะเห็น #N/A ในทุกๆ เซลล์ที่คุณคัดลอกสูตรลงไป นอกจากนี้ เซลล์จะแสดงค่าอะไรจนกว่าคุณจะใส่ค่าไปที่เซลล์ติดกันในคอลัมน์ A และ C

เนื่องจากว่าเซลล์อ้างอิงไปถึงรหัสสินค้าและจำนวนหน่วยที่ใช้ในสูตรซึ่งมีความสัมพันธ์กัน การอ้างอิงในสูตรที่วางไปจะปรับปรุงข้อมูลไปตามตำแหน่งที่อยู่ใหม่ ดับเบิ้ลคลิกเซลล์ B3 หรือ D3 และสังเกตุว่าตอนนี้สูตรอ้างอิงไปที่เซลล์ A3 เนื่องจากเป็นการอ้างอิงไปที่ตารางข้อมูลอย่างแท้จริง ดั้งนั้นควรเลือกช่วงข้อมูลเดียวกัน Sheet2!$A$2:$J$78

แสดง6. เพิ่มสูตรคำนวณรวม

  1. เลือกเซลล์ D11
  2. คลิก ผลรวมอัตโนมัติ บนแถบเครื่องมือสปรีตชีต

สูตร = SUM(D2:D10) ถูกใส่ไว้ในเซลล์

  1. กด ENTER
  2. เลือกเซลล์ C11 และพิมพ์คำว่า รวม

 หมายเหตุ   นอกจากว่าคุณแก้ไขสูตรในเซลล์ D11 เพื่อให้มีคุณสมบัติ ISERROR เพื่อทำการตรวจสอบความผิดพลาดและไม่แสดงค่าอะไรในกรณีที่เกิดความผิดพลาด คุณสมบัติ SUM นี้ จะออกเป็น #N/A เมื่อเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในช่วงข้อมูล D2:D10 เป็น #N/A

แสดง7. จัดรูปแบบสปรีตชีต

ในขั้นตอนนี้ คุณจัดรูปแบบกระดาษคำนวณเพื่อให้มีลักษณะหน้าตาที่สวยงาม และลบส่วนประกอบที่ทำให้ดูเป็นกระดาษคำนวณออก

  1. เลือกตั้งแต่เซลล์ A1 ถึง D1
  2. คลิก คำสั่งและตัวเลือก บนแถบเครื่องมือสปรีตชีต
  3. คลิกแท็บ รูปแบบ และคลิก ตัวหนา
  4. เลือกเซลล์ C11 และคลิก ตัวหนา อีกครั้ง
  5. ที่พื้นที่ส่วนหัวของคอลัมน์ ดับเบิ้ลคลิกแถวที่แยกคอลัมน์ A กับ B แถวที่แยกคอลัมน์ B กับ C แถวที่แยกคอลัมน์ C กับ D และแถวที่แยกคอลัมน์ D กับ E เป็นการเปลี่ยนความกว้างของแต่ละคอลัมน์ให้เหมาะสมกับแถวที่ยาวที่สุดของแต่ละคอลัมน์
  6. เลือกตั้งแต่เซลล์ A2 ถึง C11 และบนแท็บ รูปแบบ คลิกปุ่มเส้นขอบด้านขวาสุด ("ทั้งหมด") เพื่อใส่เส้นขอบล้อมรอบเซลล์ข้อมูล
  7. เลือกตั้งแต่เซลล์ D2 ถึง D11 คลิกปุ่ม สีเส้นขอบ ถัดจาก เส้นขอบ แล้วคลิกสี่เหลี่ยมสีขาวบนกลุ่มสี
  8. คลิกปุ่มเส้นขอบด้านขวาสุด ("ทั้งหมด") เพื่อใส่เส้นขอบล้อมรอบเซลล์แสดงผล
  9. ถัดจาก เซลล์ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม สีเติม และคลิกสี่เหลี่ยมสีเงินบนกลุ่มสี(#C0C0C0)
  10. ในกล่องโต้ตอบ คำสั่งและตัวเลือก ให้คลิกแท็บ แผ่นงาน
  11. ลบเครื่องหมายในกล่องกาเครื่องหมาย หัวแถว, หัวคอลัมน์ และ เส้นตาราง ออก
  12. ในกล่อง ช่วงที่สามารถดูได้ ให้พิมพ์คำว่า A1:D11
  13. เพื่อให้มั่นใจว่าขนาดของกระดาษคำนวณเหมาะสมกับช่วงข้อมูลที่ต้องการ คลิกแท็บ ขั้นสูง และเลือกกาเครื่องหมายที่กล่องกาเครื่องหมาย จัดพอดีอัตโนมัติสำหรับกระดาษคำนวณ
  14. คลิกแท็บ สมุดงาน และลบเครื่องหมายในกล่องกาเครื่องหมาย ตัวเลือกแผ่นงาน และ แถบเครื่องมือ

แสดง8. การป้องกันสูตร

การที่ผู้ใช้กระดาษคำนวณจะลบเนื้อหาของเซลล์หรือเขียนทับสูตรโดยไม่เจตนาเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้บ่อยครั้ง เพื่อให้มั่นใจว่าจะไม่เกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น คุณสามารถช่วยป้องกันแผ่นงานเพื่อว่ามีเพียงแค่เซลล์ในคอลัมน์ A หรือ C (ที่ซึ่งพนักงานขายจะใส่รหัสสินค้าและจำนวนหน่วยเพื่อใช้คำนวณ) สามารถเปลี่ยนแปลงได้

  1. เลือกตั้งแต่เซลล์ A2 ถึง A10 บน แผ่นงาน 1 (แถวที่ 2 ถึงแถวสุดท้ายในคอลัมน์แรกของแผ่นงาน)
  2. ในกล่องโต้ตอบ คำสั่งและตัวเลือก ให้คลิกแท็บ รูปแบบ
  3. ถัดจาก เซลล์ ให้คลิก ยกเลิกการล็อคเซลล์ เพื่อไม่เลือกตัวเลือกนี้
  4. เลือกตั้งแต่เซลล์ C2 ถึง C10 บน แผ่นงาน 1 (แถวที่ 2 ถึงแถวสุดท้ายในคอลัมน์ที่สามของแผ่นงาน)
  5. บนแท็บ รูปแบบ ถัดจาก เซลล์ ให้คลิก ยกเลิกการล็อคเซลล์ เพื่อไม่ให้ถูกเลือก
  6. คลิกแท็บ การป้องกัน
  7. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ป้องกันแผ่นงานที่กำลังเปิดใช้อยู่
  8. เพื่อช่วยป้องกันแผ่นงานเพิ่มเติม ให้ลบเครื่องหมายในกล่องกาเครื่องหมาย แทรกแผ่นงาน เอาแผ่นงานออก หรือเปลี่ยนชื่อแผ่นงาน และกล่องโต้ตอบ คำสั่งและตัวเลือก ออก
  9. ปิดกล่องโต้ตอบ คำสั่งและตัวเลือก ได้ด้วยการคลิกที่ปุ่ม ปิด มุมบนขวาของกล่องโต้ตอบ

หากตอนนี้คุณลองใส่ค่าลงไปในเซลล์ใดก็ได้นอกเหนือจาก A2:A10 หรือ C2:C10 คุณจะเห็นข้อความอธิบายว่าเซลล์ถูกล็อก และ อ่านอย่างเดียว

แสดง9. ภาพตัวอย่างและทดสอบแบบคำนวณ

  1. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก การแสดงตัวอย่างในเบราว์เซอร์ เพื่อดูหน้าตาของเว็บเพจ
  2. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตัวอย่างในเบราว์เซอร์ ดูให้แน่ใจว่า ได้เลือก Microsoft Internet Explorer 4.01 หรือใหม่กว่าไว้แล้ว และคลิก แสดงตัวอย่าง
  3. เมื่อคุณดูภาพตัวอย่างเว็บเพจในเบราเซอร์ ลองใส่รหัสสินค้าและจำนวนหน่วยเพื่อดูผลการคำนวณ
 
 
นำไปใช้กับ:
Access 2003