Ta bort dold och personlig information genom att kontrollera dokument

Om du planerar att dela en elektronisk kopia av ett Microsoft Office Word-dokument med kunder eller arbetskollegor bör du granska dokumentet och kontrollera att det inte innehåller dold eller personlig information som kan lagras i själva dokumentet eller i dokumentegenskaperna (metadata (metadata: Data som beskriver andra data. Orden i ett dokument är till exempel data, medan antalet ord är ett exempel på metadata.)). Eftersom den här dolda informationen kan innehålla information om ditt företag eller om själva dokumentet som du inte vill att andra ska ta del av, kanske du vill ta bort den dolda informationen innan du delar dokumentet med andra.

I den här artikeln beskrivs hur du kan använda funktionen Dokumentkontroll i Word för att söka efter och ta bort dold och personlig information i dina dokument.

Artikelinnehåll


Söka efter och ta bort dold och personlig information

Du kan använda Dokumentkontroll för att söka efter och ta bort dold och personlig information i Word-dokument. Du gör klokt i att använda Dokumentkontroll innan du delar en elektronisk kopia av ett Word-dokument med andra, t.ex. i en bifogad fil i ett e-postmeddelande.

  1. Öppna det Word-dokument som du vill söka efter dolda data eller personlig information i.
  2. Klicka på fliken Arkiv, Spara som och skriv ett namn i rutan Filnamn för att spara en kopia av det ursprungliga dokumentet.

 Viktigt   Du bör använda Dokumentkontroll på en kopia av originaldokumentet eftersom det inte alltid går att återställa den information som tas bort med Dokumentkontroll.

  1. Klicka på fliken Arkiv och sedan på Info i kopian av det ursprungliga dokumentet.
  2. Klicka på Felsök under Förbered för delning och klicka sedan på Kontrollera dokument.
  3. Markera kryssrutorna för de typer av dolt innehåll du vill kontrollera i dialogrutan Dokumentkontroll. Mer information om de enskilda kontrollerna finns i avsnittet Information som hittas och tas bort med Dokumentkontroll
  4. Klicka på Kontrollera.
  5. Granska resultatet av kontrollen i dialogrutan Dokumentkontroll.
  6. Klicka på Ta bort alla bredvid kontrollresultatet för de typer av dolt innehåll som du vill ta bort från dokumentet.

 Viktigt   

  • Om du tar bort dolt innehåll från dokumentet kanske du inte kan återställa det genom att klicka på Ångra.
  • Om du vill ta bort dold och personlig information från dokument som du sparar i formatet OpenDocument-text (.odt) måste du köra Dokumentkontroll varje gång du sparar dokumentet i det här formatet.

Överst på sidan Överst på sidan

Typer av dold och personlig information

Flera typer av dold och personlig information kan sparas i ett Word-dokument. Den här informationen kanske inte visas direkt i Word-dokumentet, men andra kan eventuellt få tillgång till informationen.

Dold information kan exempelvis innehålla data som läggs till automatiskt i ett dokument för att du ska kunna samarbeta med andra när du skriver och redigerar dokumentet. Informationen kan också omfatta data som du avsiktligt väljer att dölja.

Word-dokument kan innehålla följande typer av dold och personlig information:

  • Kommentarer, revisioner från spårade ändringar, versioner och pennanteckningar     Om du har samarbetat med andra för att skapa ett dokument kan det hända att dokumentet innehåller element som exempelvis revisionsindikeringar från spårade ändringar, kommentarer, pennanteckningar eller versionsinformation. Den här informationen kan exempelvis avslöja namnen på de personer som arbetat med dokumentet, kommentarer från granskare och ändringar som gjorts i dokumentet.
  • Dokumentegenskaper och personlig information     Dokumentegenskaper, eller metadata (metadata: Data som beskriver andra data. Orden i ett dokument är till exempel data, medan antalet ord är ett exempel på metadata.) som de också kallas, innehåller information om dokumentet, t.ex. författare, ämne och rubrik. Dokumentegenskaperna omfattar även information som hanteras automatiskt i Office-programmen, t.ex. namnet på den person som senast sparade ett dokument och det datum då ett dokument skapades. Om du har använt särskilda funktioner kan dokumentet även innehålla andra typer av personligt identifierbar information (personlig identifierbar information (PII): All information som kan användas för att identifiera en person, bland annat dennes namn, postadress, e-postadress, personnummer, IP-adress eller annan unik identifieringsuppgift som är associerad med PII i ett annat program.), t.ex. e-posthuvuden, information av typen "skicka för granskning", cirkulationslistor och mallnamn.
  • Sidhuvuden, sidfötter och vattenstämplar     Word-dokument kan innehålla information i sidhuvuden och sidfötter. Du kanske också har lagt till en vattenstämpel i Word-dokumentet.
  • Dold text     Word-dokument kan innehålla text som formaterats som dold text. Om du inte vet om dokumentet innehåller dold text kan du använda funktionen Dokumentkontroll för att söka efter dold text.
  • Egenskaper för dokumentservern     Om dokumentet har sparats på en dokumentserver, till exempel på en webbplats för en dokumentarbetsyta eller i ett Microsoft Windows SharePoint Services-bibliotek, kan presentationen innehålla ytterligare dokumentegenskaper eller information om serverplatsen.
  • Anpassade XML-data     Dokument kan innehålla anpassade XML-data som inte visas i själva dokumentet. Du kan använda funktionen Dokumentkontroll för att söka efter och ta bort den här typen av XML-data.

Överst på sidan Överst på sidan

Information som hittas och tas bort med Dokumentkontroll

I Word visas flera olika kontroller för funktionen Dokumentkontroll som du kan använda för att söka efter och ta bort dold och personlig information som är specifik för Word-dokument. Tabellen nedan innehåller en lista med de olika typer av dold och personlig information som du kan söka efter och ta bort i Word-dokument med hjälp av funktionen Dokumentkontroll.


 Anteckningar 

  • Om funktionen Dokumentkontroll har anpassats genom att fler kontrollmoduler lagts till kan du kanske söka efter fler typer av information i dokumenten.
  • Om du använder Microsoft Word Starter 2010 stöds inte alla funktioner som listas för Word. Mer information om vilka funktioner som är tillgängliga i Word Starter finns i Funktioner som stöds av Word Starter.
Namn på kontroll Söker efter och tar bort

Kommentarer, revisioner, versioner och anteckningar

 Anteckning   I Word Starter 2010 tas bara versioner och anteckningar bort med Dokumentkontroll.

  • Kommentarer
  • Revisionsindikeringar från spårade ändringar
  • Information om dokumentversionen
  • Pennanteckningar
Dokumentegenskaper och personlig information
  • Dokumentegenskaper, inklusive information från flikarna Sammanfattning, Statistik och Anpassa i dialogrutan Dokumentegenskaper
  • E-posthuvuden
  • Cirkulationslistor
  • Information av typen "skicka för granskning"
  • Egenskaper för dokumentservern
  • Principinformation för dokumenthantering
  • Information om innehållstyp
  • Databindningsinformation för databundna fält (sista värdet konverteras till text)
  • Användarnamn
  • Mallnamn
Sidhuvuden, sidfötter och vattenstämplar
  • Information i dokumentets sidhuvud
  • Information i dokumentets sidfot
  • Vattenstämplar
Dold text
  • Text som formaterats som dold text (en teckeneffekt som är tillgänglig i dialogrutan Tecken)

 Anteckning   Du kan inte identifiera text som dolts med andra metoder med den här kontrollen (t.ex. vit text mot en vit bakgrund).

Anpassade XML-data
  • Anpassade XML-data som kan lagras i ett dokument
Osynligt innehåll
  • Objekt som inte visas eftersom de formaterats som osynliga

 Anteckning   Objekt som täcks av andra objekt identifieras inte av den här kontrollen.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Office Shared 2013, Word 2013, Word 2010