Skicka personanpassade e-postmeddelanden till adresslistan med hjälp av dokumentkoppling

När du vill skicka personanpassad e-post till mottagarna i adresslistan, skapar du meddelandena med hjälp av dokumentkoppling. Varje meddelande innehåller samma typ av information, men innehållet i varje meddelande är unikt. I exempelvis e-post till dina kunder, kan varje meddelande personanpassas genom att varje kund tilltalas med sitt namn. Den unika informationen i varje meddelande hämtas från posterna i en datafil.

Med dokumentkoppling blir dessutom varje e-postmeddelande en separat försändelse där varje mottagare är ensam mottagare av respektive meddelande. Detta skiljer sig från massutskick till en grupp med mottagare eller att dölja mottagarna på raden Hemlig kopia i ett meddelande.

 Obs! 

  • Du måste ha ett MAPI-kompatibelt e-postprogram installerat. Funktionerna i Outlook MAPI (Messaging Application Program Interface) gör det möjligt för Microsoft Office Word och Microsoft Office Outlook att dela information när det kopplade meddelandet skickas.
  • Du måste använda samma version av Outlook som av Word. Om du använder Microsoft Office Word 2007 måste du också använda Microsoft Office Outlook 2007.
  • Du kan inte lägga till mottagare på raden Kopia. I dokumentkoppling går det inte att lägga till extra mottagare. Varje mottagare får en kopia av meddelandet via adresseringen på raden Till i meddelandet.

Dokumentkopplingen går i stora drag till så här:

  1. Konfigurera e-postmeddelandet. Huvuddokumentet innehåller texten och bilderna som ska vara desamma i alla e-postmeddelanden. Det kan till exempel vara företagets logotyp och meddelandets brödtext.
  2. Koppla e-postdokumentet till adresslistan. Adresslistan utgör datakällan som används i dokumentkopplingen. Det är en fil som innehåller e-postadresserna dit meddelandet skickas.
  3. Finjustera listan med mottagare eller poster. Ett meddelande skapas för varje e-postadress i adresslistan. Om du vill skapa meddelandet bara för vissa e-postadresser i listan kan du välja vilka adresser, eller poster, som ska ingå.
  4. Lägg till platshållare, så kallade kopplingsinstruktioner, i e-postdokumentet. När du utför dokumentkopplingen fylls kopplingsinstruktionerna i med informationen från adresslistan.
  5. Förhandsgranska och slutför kopplingen. Du kan förhandsgranska varje meddelande innan du skickar allihopa.

Kommandona på fliken Utskick används för att koppla dokument.

 Tips!   Du kan också utföra en dokumentkoppling via åtgärdsfönstret Koppla, där du får steg-för-steg-anvisningar genom processen. Du öppnar åtgärdsfönstret genom att klicka på Starta koppling av dokument i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick och sedan klicka på Steg för steg-guiden Koppla dokument. I steg 1 ska du klicka på E-postmeddelande under Välj dokumenttyp.

Bild av menyflikar i Word

Konfigurera huvuddokumentet till e-postmeddelandet

  1. Starta Word.

Ett tomt dokument öppnas. Låt det vara öppet. Om du stänger det blir kommandona i nästa steg inte tillgängliga.

  1. Klicka på Starta koppling av dokument i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick.
  1. Klicka på E-postmeddelande.

Återuppta ett kopplat dokument

Om du behöver göra ett uppehåll när du arbetar med kopplade dokument, kan du spara huvuddokumentet och sedan fortsätta med kopplingen senare. Datakällan och fältinformationen finns kvar. Om du använder åtgärdsfönstret Koppla kommer du tillbaka till samma plats i åtgärdsfönstret när du återupptar kopplingen.

  1. När du vill fortsätta öppnar du dokumentet.

Ett meddelande visas där du ombeds att bekräfta om du vill öppna dokumentet, och då körs ett SQL-kommando.

  1. Eftersom det här dokumentet är kopplat till en datakälla och du vill hämta data, ska du klicka på Ja. Om du öppnar ett dokument som du inte visste var kopplat till en datakälla, klickar du på Nej så att du inte riskerar att hämta skadliga data av misstag.

Texten i dokumentet visas tillsammans med fälten du infogat.

  1. Klicka på fliken Utskick och fortsätt.

Överst på sidan Överst på sidan

Koppla e-postdokumentet till adresslistan

För att kunna koppla information till huvuddokumentet måste du ansluta dokumentet till adresslistan (datakällan) eller datafilen. Om du inte redan har en datafil skapar du en under kopplingen.

 Obs!   Se till att datafilen innehåller en kolumn för e-postadressen. Den kolumnen behöver du senare under kopplingen.

Välja en datafil

  1. Klicka på Välj mottagare i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick.

Bild av menyflikar i Word

  1. Gör något av följande:
    • Om du vill använda kontaktlistan i Outlook klickar du på Välj från Outlook-kontakter.

VisaTips på hur du arbetar med kontaktlistan i Microsoft Outlook

Att koppla Outlook-kontaktmappen är vanligtvis en enkel process, men ibland kan det uppstå problem. Nedan beskrivs några lösningar på vanliga problem som kan inträffa:

Jag hittar inte mappen Kontakter i Outlook

Du kanske måste aktivera egenskapen Visa denna mapp som en e-postadressbok i Outlook, eller så måste du ändra användarprofilen i Outlook.

Aktivera egenskapen Visa denna mapp som en e-postadressbok

  1. Klicka på KontakterGå till-menyn i Outlook.
  2. Högerklicka på den mappen Kontakter som innehåller den information du vill använda i dokumentkopplingen och klicka påEgenskaper.
    Kontaktegenskaper i Outlook
  3. Markera kryssrutan Visa denna mapp som en e-postadressbok på fliken Outlook-adressbok och klicka sedan på OK.

Tillbaka till Outlook-tips

Byta till en annan Outlook-användarprofil

En användarprofil i Outlook består av en grupp e-postkonton och adressböcker. Vanligtvis behöver du bara en användarprofil, men om du delar datorn med andra eller använder olika adressböcker för olika ändamål kan du konfigurera mer än en profil. Om du använder en profil som inte innehåller just den kontaktmapp som du vill använda när du startar dokumentkopplingen är den mappen inte tillgänglig.

Om du vill växla till en annan profil startar du om Outlook. När du uppmanas att ange en profil väljer du den som innehåller mappen Kontakter som du vill använda i kopplingen.

Om du inte uppmanas att ange någon profil och du vet att du har flera stycket, bör du konfigurera Outlook så att du får en uppmaning. Gör så här:

  1. Stäng Outlook
  2. Öppna Kontrollpanelen, växla till klassiskt läge och klicka på E-post.
  3. Klicka på Visa profiler.
  4. Om du vill välja profil varje gång du startar Outlook klickar du på Fråga efter profil och klickar på OK.


Tillbaka till Outlook-tips

Felmeddelanden angående e-postklienter och tabeller visas

Om du försöker ansluta till mappen Kontakter vid en dokumentkoppling i Word och Outlook inte har angetts som standardprogram för e-post i Windows Internet Explorer visas följande felmeddelande:

"Antingen finns det ingen standardklient för e-post eller så går det inte att utföra meddelandebegäran med den aktuella e-postklienten. Kör Microsoft Office Outlook och ange det som standardklient för e-post."

Så här undviker du att det här meddelandet visas under en dokumentkoppling:

  1. Stäng Word.
  2. Klicka på Internet-alternativVerktyg-menyn i Internet Explorer och sedan på fliken Program.
  3. Klicka på Microsoft Office Outlook under E-post och sedan på OK.

Starta Word igen, öppna kopplingsdokumentet och anslut till kontaktmappen i Outlook.

Tillbaka till Outlook-tips

Det går inte att ansluta till en Outlook-mapp för kontakter i Gemensamma mappar

Om du inleder en dokumentkoppling i Word och försöker att ansluta till en Outlook-mapp för kontakter i Gemensamma mappar, visas följande felmeddelande:

"Det går inte att slutföra den här åtgärden på grund av fel i motorn för dialogrutan eller databasen. Försök igen senare."

Om du försöker igen senare visas samma felmeddelande.

Om du vill använda en kontaktmapp i Gemensamma mappar som data fil för dokumentkopplingen måste du inleda kopplingen i Outlook.

Tillbaka till Outlook-tips

Jag vill använda min adressbok i Outlook Express som kontaktmapp

Det går inte att ansluta till den här typen av adressbok direkt under en koppling. I stället exporterar du Outlook Express-adressboken som en CSV-textfil och ansluter sedan till den i det formatet.

Exportera Outlook Express-adressboken:

  1. Starta Outlook Express.
  2. Öppna Arkiv-menyn, peka på Exportera och klicka sedan på Adressbok.
  3. Klicka på Textfil (semikolonavgränsad) i dialogrutan Exportverktyg för Windows Adressbok och klicka på Exportera.
  4. Ange ett filnamn för den exporterade filen i rutan Spara exporterad fil som, och klicka sedan på Bläddra.
  5. Välj var du vill spara filen i listan Spara i i dialogrutan Spara som och klicka på Spara. Det är praktiskt att spara datafiler i mappen Mina datakällor i mappen Mina dokument. Det är där Word börjar leta efter datafiler när du ska leta upp en sådan vid en dokumentkoppling.
  6. Klicka på Nästa, markera kryssrutorna bredvid fälten som du vill exportera och klicka på Slutför.

 Obs!   När du bestämmer vilka fält som ska exporteras bör du tänka på hur de standardbrev, e-postmeddelanden eller etiketter som du har för avsikt att skapa genom dokumentkoppling ska se ut. Om du exempelvis aldrig inkluderar smeknamn eller personliga webbplatser i dina kopplade dokument, exporterar du inte dessa fält.

  1. När ett meddelande visas som informerar dig om att exporten har slutförts klickar du på OK.
  2. Stäng dialogrutan Exportverktyg för Windows Adressbok genom att klicka på Stäng och avsluta Outlook Express.

När du är tillbaka i Word och arbetar med dokumentkopplingen och har kommit till steget där du ska ansluta till en datafil klickar du på alternativet Använd en befintlig lista och letar upp CSV-filen som du just har exporterat. Innan filen öppnas kanske du uppmanas att välja vilket avgränsningstecken som ska användas för att avgränsa kolumnerna från varandra i adresslistan. Klicka på Semikolon och sedan på OK.


Tillbaka till Outlook-tips

  • Om du har ett Microsoft Office Excel-kalkylblad, en Microsoft Office Access-databas eller annan typ av datafil klickar du på Använd befintlig lista och letar sedan reda på filen i dialogrutan Välj datakälla.

Du kan välja data från valfritt kalkylblad eller namngivet intervall i en arbetsbok i Excel. Du kan också välja data från valfri tabell eller fråga (fråga: Ett sätt att hitta alla poster som finns i en datakälla och som överensstämmer med de kriterier du anger. Frågor kan innehålla operatorer, citattecken, jokertecken och parenteser som underlättar sökningen.) som definierats i en databas i Access. När det gäller andra typer av datafiler väljer du den filen i dialogrutan Välj datakälla. Om filen inte finns med där, väljer du lämplig filtyp eller Alla filer i listan Filformat. I en dokumentkoppling kan du använda följande typer av datafiler:

VisaTips på hur du formaterar data i Excel

Om datafilen är ett Excel-kalkylblad som innehåller procent, valutavärden eller postnummer kan du bevara den numeriska formateringen av informationen genom att använda DDE (Dynamic Data Exchange) när du ansluter till Excel-kalkylbladet från Word. Du kan till exempel se till att det femsiffriga postnumret 07865 från datafilen inte visas som talet 7865 (utan inledande nolla).

Gör följande i Word innan du ansluter till kalkylbladet:

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av knapp och sedan på Word-alternativ.
  1. Klicka på Avancerat.
  2. Rulla till avsnittet Allmänt och markera kryssrutan Bekräfta filformatskonvertering vid öppning.
  3. Klicka på OK.
  4. Medan huvuddokumentet är öppet klickar du på Välj mottagare i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick och klickar sedan på Använd befintlig lista.
  5. Bläddra till Excel-kalkylbladet i dialogrutan Välj datakälla och dubbelklicka sedan på det.
  6. Klicka på MS Excel-kalkylblad via DDE (*.xls) i dialogrutan Bekräfta källdokument och sedan på OK.

 Obs!   Om MS Excel-kalkylblad via DDE (*.xls) inte visas markerar du kryssrutan Visa alla.

  1. För Cellintervall i dialogrutan Microsoft Office Excel markerar du det cellintervall eller kalkylblad som innehåller informationen du vill koppla och klickar på OK.

 Obs!   Om du inte vill ha en uppmaning varje gång som du öppnar en datafil inaktiverar du alternativet Bekräfta konvertering vid Öppna när du har anslutit till kalkylbladet.

  • Om du inte redan har en datafil klickar du på Ange en ny lista och använder sedan det formulär som öppnas för att skapa listan. Listan sparas som en databasfil (.mdb) som du kan återanvända.

 Obs!   Om du har installerat Microsoft Office 2007-systemet (i stället för att installera bara Word) kan du också använda Microsoft Query för att skapa en fråga (fråga: Ett sätt att hitta alla poster som finns i en datakälla och som överensstämmer med de kriterier du anger. Frågor kan innehålla operatorer, citattecken, jokertecken och parenteser som underlättar sökningen.) och hämta data från en extern datakälla (extern datakälla: En datakälla som innehåller de data som användaren vill använda. Det kan vara en Microsoft Excel-lista eller en Microsoft Access-databas.).

Överst på sidan Överst på sidan

Finjustera listan med mottagare eller poster

När du ansluter till en viss datafil kanske du inte vill koppla information från alla poster i den datafilen till huvuddokumentet. Om datafilen innehåller poster utan e-postadress, ska du inte ta med dem i kopplingen. Då går det inte att utföra den.

Så här begränsar du listan med mottagare eller använder en delmängd av posterna i datafilen:

  1. Klicka på Redigera mottagarlista i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick.

Bild av menyflikar i Word

  1. I dialogrutan Mottagare av kopplat dokument gör du något av följande:
    • Välj enskilda poster    Metoden är mest praktisk om listan är kort. Markera kryssrutorna bredvid de mottagare som ska ingå och avmarkera rutorna bredvid de mottagare som inte ska ingå.

Om du vet att du bara vill ta med ett par poster i kopplingen kan du avmarkera kryssrutan i rubrikraden och sedan bara markera dem för posterna som du vill använda. Om du däremot vet att du vill ha med de flesta posterna, markerar du kryssrutan i rubrikraden och avmarkerar sedan kryssrutorna för de poster som du inte vill ha med.

  • Sortera poster     Klicka på kolumnrubriken för den post du vill sortera efter. Listan sorteras i fallande alfabetisk ordning (från A till Ö). Klicka på kolumnrubriken igen om du vill sortera listan i stigande alfabetisk ordning (Ö till A).

Om du vill använda en mer avancerad sortering klickar du på Sortera under Förfina mottagarlistan och väljer sorteringsinställningar på fliken Sortera poster i dialogrutan Filtrera och sortera.

  • Filtrera poster    Detta är praktiskt om listan innehåller poster som du inte vill se eller som inte ska vara med i den kopplade utskriften. När du en gång har filtrerat listan kan du använda kryssrutorna för att inkludera eller utelämna poster.

Så här sorterar du poster:

  1. Klicka på Filtrera under Förfina mottagarlistan.
  2. Välj vilka villkor som du vill använda i filtret på fliken Filtrera poster i dialogrutan Filtrera och sortera.

Om du till exempel bara vill skapa e-postmeddelanden för adresser i Australien klickar du på Land i listan Fält, Lika med i listan Jämförelse och Australien i listan Jämför.

  1. Om du vill finjustera filtret ytterligare klickar du på Och eller Eller och väljer fler villkor.

Om du till exempel bara vill skapa e-postmeddelanden för affärskontakter i München filtrerar du fram poster vars Ort-fält innehåller München och vars Företagsnamn inte är tomt. Om du använder Eller i stället för Och i det här filtret, kommer kopplingen att omfatta alla adresser i München samt alla adresser som innehåller ett företagsnamn, oavsett vilken ort de finns i.

 Obs!   Om du har installerat ett adressverifieringsprogram klickar du på Validera adresser i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument för att bekräfta mottagarnas adresser.

Överst på sidan Överst på sidan

Lägga till platshållare, så kallade kopplingsinstruktioner, i e-postdokumentet

När du har kopplat huvuddokumentet till adresslistan är du klar att börja skriva text i meddelandet och lägga till platshållare som anger var den unika informationen ska visas i varje meddelande.

Platshållarna, till exempel adress och hälsningsfras, kallas för kopplingsinstruktioner. Fälten i Word motsvarar kolumnrubrikerna i datafilen som du väljer.


Datafil med kolumner (kategorier) och rader (poster)

Bildtext 1 Kolumnerna i en datafil representerar kategorier med information. Fälten som du lägger till i huvuddokumentet är platshållare för dessa kategorier.
Bildtext 2 Raderna i en datafil representerar poster med information. Ett e-postmeddelande skapas för varje post när du utför dokumentkopplingen.

Genom att placera ett fält i huvuddokumentet anger du att en viss kategori med information, till exempel ett namn eller en adress, ska visas där.

Fält som har infogats i ett Word-dokument

 Obs!   När du infogar en kopplingsinstruktion i huvuddokumentet omsluts namnet på instruktionen alltid med fortsättningstecken (« »). Dessa tecken visas inte i de färdiga e-postmeddelandena. De hjälper dig bara att särskilja instruktionerna i huvuddokumentet från vanlig text.

Vad händer när du kopplar

När du kopplar ersätter informationen från den första raden i datafilen instruktionerna i huvuddokumentet för det första e-postmeddelandet skapas. Informationen från den andra raden i datafiler ersätter instruktionerna för det andra e-postmeddelandet och så vidare.

Koppla information från en datafil till ett dokument

Arbeta med fält: exempel

Du kan lägga till valfri kolumnrubrik från datafilen i huvuddokumentet som en kopplingsinstruktion. Då kan du designa e-postmeddelanden på ett flexibelt sätt. Exempel:

  • Anta att du skickar e-post för att meddela de lokala näringsidkarna att de har valts ut för att delta i din årliga kommunguide. Om datafilen innehåller kolumnen Företag med namnet på respektive företag som du vill kontakta, infogar du kopplingsinstruktionen Företag i stället för att skriva namnet på varje enskilt företag.
  • Anta att du varje kvartal skickar e-postmeddelanden till dina kunder om nya produkter och specialerbjudanden. Om du vill personanpassa dessa meddelanden för dina bästa kunder, lägger du till kolumnen PersonligtMeddelande i datafilen där du skriver anteckningar som "Sara Möller, denna nya pryl är exakt vad du har letat efter". Genom att placera kopplingsinstruktionen PersonligtMeddelande i huvuddokumentet kan du infoga dessa anteckningar längst ned i vissa meddelanden.

Du kan till exempel kombinera instruktioner eller avgränsa dem med skiljetecken. När du skapar en adress kan du till exempel konfigurera instruktionerna i huvuddokumentet så här:

«Förnamn» «Efternamn»

För sådant du använder ofta, till exempel adressblock och hälsningsfraser, finns det sammansatta instruktioner som grupperar ihop ett antal kopplingsinstruktioner. Exempel:

  • Instruktionen Adressblock är en kombination av flera fält, bland annat förnamn, efternamn, gatuadress, ort och postnummer.

Element i instruktionen Adressblock

  • Fältet Hälsningsrad kan innehålla ett eller flera namnfält, beroende på vilken hälsning du väljer.

Du kan anpassa innehållet i vart och ett av fälten. I adressfältet kanske du vill ha ett formellt namnformat (Herr Johan Nilsson). I hälsningsfrasen kanske du vill använda "Till" i stället för "Bästa".

Avbilda kopplingsinstruktioner till datafilen

Om du vill vara säker på att Word kan hitta en kolumn i datafilen som motsvarar alla adress- eller hälsningselement, måste du avbilda kopplingsinstruktionerna i Word till kolumnerna i datafilen.

Du avbildar instruktionerna genom att klicka på Matcha fält i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

Bild av menyflikar i Word

Dialogrutan Matcha fält öppnas.

Dialogrutan Matcha fält

Elementen i en adress och hälsning anges till vänster. Kolumnrubrikerna från datafilen anges till höger.

Word söker efter kolumnen som matchar respektive element. I bilden har datafilens Surname-kolumn automatiskt matchats till Last Name. Men andra element kunde inte matchas. Från den här datafilen går det till exempel inte att matcha First Name.

I listan till höger kan du välja kolumnen från datafilen som matchar elementet till vänster. I bilden matchar nu kolumnen Name elementet First Name. Courtesy Title, Unique Identifier och Middle Name behöver inte matchas. E-postmeddelandet behöver inte använda alla fält. Om du lägger till ett fält som inte innehåller data från datafilen, visas det i det kopplade dokumentet som en tom platshållare – vanligtvis en tom rad eller ett dolt fält.

Dialogrutan Matcha fält

Skriva innehåll och lägg till fält

  1. Klicka i huvuddokumentet där du vill infoga fältet.
  2. Använd gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

Bild av menyflikar i Word

  1. Lägg till något av följande:

VisaHälsningsraden

  1. Klicka på hälsningsraden.
  2. Välj format för hälsningsraden, vilket inkluderar hälsningsfras, namnformat och skiljetecken efter frasen.
  3. Välj vilken text som ska visas om mottagarnamnet inte kan tolkas av Word, till exempel när datakällan inte innehåller något förnamn eller efternamn utan bara ett företagsnamn.
  4. Klicka på OK.
  5. Om dialogrutan Matcha fält visas, kan någon information för hälsningsraden inte hittas. Klicka på pilen bredvid (Ej matchad) och markera sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

VisaEnskilda fält

Du kan infoga information från enskilda fält, t.ex. förnamn, telefonnummer eller bidragssummor från en lista över donatorer. Om du snabbt vill lägga till ett fält från datafilen i huvuddokumentet klickar du på pilen bredvid Infoga kopplingsinstruktion och sedan på fältnamnet.

Om du vill ha fler alternativ när du infogar enskilda fält gör du så här:

  1. Klicka på Infoga kopplingsinstruktion i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.
  1. Gör något av följande i dialogrutan Infoga kopplingsinstruktion:
    • Om du vill välja adressfält som automatiskt motsvarar fält i datakällan, även om datakällans fält inte har samma namn som fälten, klickar du på Adressfält.
    • Om du vill välja fält som alltid hämtar information direkt från en kolumn i datafilen klickar du på Databasfält.
  2. Klicka på fältet i rutan Fält.
  3. Klicka på Infoga och klicka sedan på Stäng.
  4. Om dialogrutan Matcha fält visas kan den information som behövs för att infoga fältet inte hittas. Klicka på pilen bredvid (Ej matchad) och markera sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

 Obs!   Om du infogar ett fält från listan Databasfält och sedan byter till en datakälla som inte har en kolumn med samma namn, kan den här fältinformationen inte infogas i kopplingsdokumentet.

VisaEgna fält från Outlook-kontakter

Det enda sättet att ta med egna kontaktfält i huvuddokumentet är att inleda kopplingen i Outlook. Först konfigurerar du en vy av kontakterna med fälten som du vill koppla, och börjar sedan kopplingen. När du har valt inställningar öppnas Word automatiskt och du kan slutföra kopplingen.

Konfigurera en vy med kontakter som innehåller egna fält

  1. Peka på Aktuell vyVisa-menyn i Outlook-kontakter och klicka på Telefonlista.
  2. Högerklicka på en kolumnrubrik och klicka sedan på Fältväljaren.
  3. Markera Egna fält i mapp i listrutan högst upp i dialogrutan Fältväljaren.
  4. Dra fältet som du vill lägga till från dialogrutan till kolumnrubrikerna. En liten röd pil gör det enklare att placera fältet på rätt plats.
    Dra ett eget fält från Fältväljaren till en vy av kontaktmappen

 Obs!   Du kan lägga till ett nytt fält i dialogrutan Fältväljaren genom att klicka på Nytt längst ned.

  1. Stäng dialogrutan Fältväljaren när du har lagt till alla egna fält i vyn.
  2. Om du vill ta bort ett fält som du inte vill ha med i dokumentkopplingen, klickar du på fältnamnet i kolumnrubriken i vyn Telefonlista och drar det sedan bort från kolumnrubriken.

Köra dokumentkopplingen från Outlook

  1. Välj enskilda kontakter i Outlook-kontakter genom att trycka på SKIFT och klicka för att markera ett område, eller genom att trycka på CTRL och klicka på de enskilda kontakterna. Om du vill ta med alla kontakter som visas i vyn ska du inte klicka på någon av dem.
  2. Klicka på KopplaVerktyg-menyn.
  3. Om du har markerat enskilda kontakter som ska tas med i kopplingen klickar du på Endast markerade kontakter. Om du vill ta med alla kontakter som visas i vyn klickar du på Alla kontakter i aktuell vy.
  4. Om du har konfigurerat vyn Telefonlista så att den innehåller exakt de fält som du vill använda i kopplingen, klickar du på Kontaktfält i aktuell vy. Annars klickar du på Alla kontaktfält så att alla kontaktfält blir tillgängliga för kopplingen.
  5. Om du vill skapa ett nytt huvuddokument för kopplingen klickar du på Nytt dokument. Annars klickar du på Befintligt dokument och sedan på Bläddra och bläddrar till dokumentet som ska användas som huvuddokument.
  6. Om du vill spara kontakterna och fälten som du har markerat, så att de kan återanvändas, markerar du kryssrutan Permanent fil och klickar på Bläddra för att spara filen. Informationen sparas i ett Word-dokument som kommaavgränsade data.
  7. Markera E-post.
  8. Klicka på OK. När dokumentet öppnas i Word ska du klicka på pilen bredvid Infoga kopplingsinstruktion i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick och sedan klicka på fälten som du vill ha med i huvuddokumentet.
  9. När du är klar att slutföra kopplingen klickar du på Slutför och koppla i gruppen Slutför på fliken Utskick och sedan på Skicka e-postmeddelande. Raden Ämne fylls i med den text som du skriver i dialogrutan Koppla dokument för kontakter i Outlook.

 Obs! 

Formatera kopplade data

Databas- och kalkylprogram, till exempel Access och Excel, lagrar informationen som du skriver i celler som råa data. Den formatering som du använder i Access eller Excel, till exempel teckensnitt och färg, lagras inte tillsammans med dessa råa data. När du kopplar information från en datafil till ett Word-dokument, kopplar du dessa råa data utan den tillhörande formateringen.

Om du vill formatera data i dokumentet, markerar du kopplingsinstruktionen och formaterar den, precis som du gör med vanlig text. Se till att du markerar fortsättningstecknen (« ») som omsluter instruktionen.

Överst på sidan Överst på sidan

Förhandsgranska och slutföra kopplingen

När du har lagt till fälten i huvuddokumentet är du klar att förhandsgranska resultatet. När du är nöjd med förhandsgranskningen slutför du kopplingen.

Förhandsgranska kopplingen

Du kan förhandsgranska e-postmeddelanden och göra ändringar innan du slutför kopplingen.

Gör något av följande i gruppen Förhandsgranska resultat på fliken Utskick:

Bild av menyflikar i Word

  • Klicka på Förhandsgranska resultat.
  • Bläddra igenom varje e-postmeddelande med hjälp av knapparna Nästa post och Föregående post i gruppen Förhandsgranska resultat.
  • Förhandsgranska ett visst dokument genom att klicka på Sök mottagare.

 Obs!   Klicka på Redigera mottagarlista i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick om du vill öppna dialogrutan Koppla dokument för mottagare, där du kan filtrera listan eller avmarkera mottagare om det finns poster som du inte vill ha med.

Bild av menyflikar i Word

Utföra kopplingen

Om du tror att du kommer att återanvända huvuddokumentet sparar du det innan du skickar de färdiga e-postmeddelandena.

Spara huvuddokumentet till e-postmeddelandet

Kom ihåg att e-postmeddelandena som du skickar är separata från huvuddokumentet. Du bör därför spara själva huvuddokumentet om du tänker använda det för någon mer koppling.

När du sparar huvuddokumentet sparas också dess koppling till datafilen. Nästa gång du öppnar huvuddokumentet ombeds du att välja om information från datafilen ska kopplas igen till huvuddokumentet.

  • Om du klickar på Ja öppnas dokumentet med informationen från den första kopplade posten.
  • Om du klickar på Nej bryts anslutningen mellan huvuddokumentet och datafilen. Huvuddokumentet blir ett vanligt Word-dokument. Kopplingsinstruktionerna ersätts med den unika informationen från den första posten.

Skicka e-postmeddelandena

  1. Klicka på Slutför och koppla på fliken Utskick och klicka på Skicka e-postmeddelanden.

Bild av menyflikar i Word

  1. Markera namnet på fältet som innehåller mottagarnas e-postadresser i rutan Till.
  2. Skriv en ämnesrad för meddelandet i rutan Ämnesrad.
  3. Klicka på HTML eller Oformaterad text i rutan E-postformat om du vill skicka dokumentet som brödtext i e-postmeddelandet eller klicka på Bifogad fil om du vill skicka dokumentet som en bifogad fil.

 Obs!   Om du skickar dokumentet som ett oformaterat textmeddelande, innehåller inte e-postmeddelandet någon formatering eller några bilder.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Word 2007