Skapa och skriva ut etiketter för ett massutskick

  1. Peka på Brev och utskickVerktyg-menyn och klicka sedan på Koppla dokument.
  2. Under Välj dokumenttyp klickar du på Etiketter.

Det aktiva dokumentet blir huvuddokument (huvuddokument: Vid kopplad utskrift i Word är detta det dokument som innehåller texten och grafiken som är densamma för alla versioner av det kopplade dokumentet, t ex avsändaradressen eller hälsningsfrasen. kopplingsinstruktion).

  1. Klicka på Nästa: Startdokument.

VisaTips!

Om du känner till funktionen Koppla dokument eller om du hellre vill arbeta utan åtgärdsfönstret, kan du använda verktygsfältet (verktygsfält: Ett fält med knappar och alternativ som du kan använda för att genomföra kommandon. Du visar ett verktygsfält genom att trycka på ALT och sedan på SKIFT+F10.) Koppla dokument. Knapparna är ordnade från vänster till höger.

Mer stegvis information

Med åtgärdsfönstret får du hjälp med det kopplade dokumentet. Nedanstående information visas i stegvis ordningsföljd.

VisaStälla in och visa etiketter

  1. Gör något av följande:

VisaSkapa ett nytt etikettark

  1. Klicka på Ändra dokumentlayout.
  2. Klicka på Etikettalternativ.
  3. I dialogrutan Etikettalternativ väljer du alternativ, till exempel etikettyp och storlek och sedan klickar du på OK.

VisaStarta med ett befintligt etikettark

  1. Klicka på Börja med ett befintligt dokument.
  2. I rutan Börja med befintligt väljer du dokument och klickar sedan på Öppna.
  3. Om du inte ser dokumentet klickar du på Fler filer och sedan på Öppna. I dialogrutan Öppna letar du upp dokumentet och klickar på Öppna.

Dokumentet visas i dokumentfönstret. Om du vill använda ett annat etikettdokument klickar du på Börja med ett befintligt dokument och väljer sedan ett annat dokument. Om du vill ändra layout klickar du på Ändra dokumentlayout och klickar sedan på Etikettalternativ.

  1. Klicka på Nästa: Välj mottagare.

VisaLeta upp eller skapa en datakälla och välj sedan mottagare

  1. Gör något av följande:

VisaAnsluta till en kontaktlista i Microsoft Outlook

  1. Under Välj mottagare klickar du på Välj från Outlook-kontakter.
  2. Klicka på Välj mappen Kontakter.
  3. I dialogrutan Markera mapp för kontaktlista klickar du på en kontaktlista och sedan på OK.

Alla kontakter i mappen visas i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument där du kan finjustera listan över mottagare som ska ingå i den kopplade utskriften.

VisaAnsluta till en annan typ av lista, till exempel en databas eller en adresslista i Office

  1. Under Välj mottagare klickar du på Använd en befintlig lista.
  2. Klicka på Bläddra.
  3. I dialogrutan Välj datakälla letar du upp och klickar på en datakälla (datakälla: En fil som innehåller den information som ska kopplas till ett dokument. Exempelvis listan med namn och adresser som du använder för ett kopplat dokument. Du måste ansluta till en datakälla innan du kan använda informationen i den.).

Som standard öppnas mappen Mina datakällor.

  1. Klicka på Öppna.

Andra dialogrutor kan visas som du måste fylla i, beroende på vilken typ av datakälla du väljer.

Om datakällan till exempel är ett Microsoft Excel-arbetsbok som innehåller information på flera kalkylblad, måste du markera det kalkylblad som innehåller önskad information och sedan klicka på OK.

Alla poster i datakällan visas i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument där du kan finjustera listan på mottagare som ska ingå i den kopplade utskriften.

VisaSkapa en enkel adresslista

  1. Under Välj mottagare klickar du på Ange en ny lista.
  2. Klicka på Skapa.
  3. I dialogrutan Ny datalista anger du den information som ska ingå i den första posten under Ange information, till exempel befattning, namn eller adress. Du behöver inte fylla i alla fält.
  4. Klicka på Ny post om du vill avsluta den första posten och gå vidare till nästa.
  5. Upprepa steg 3 och 4 tills du har lagt till önskade adresser och klicka sedan på Stäng.
  6. I dialogrutan Spara adresslista anger du ett namn på adresslistan i rutan Filnamn och sedan markerar du en mapp som listan ska sparas i.

Som standard sparas listan i mappen Mina datakällor. Det är säkrast att behålla adresslistan här eftersom mappen också är den standardmapp som används för datakällor (datakälla: En fil som innehåller den information som ska kopplas till ett dokument. Exempelvis listan med namn och adresser som du använder för ett kopplat dokument. Du måste ansluta till en datakälla innan du kan använda informationen i den.) i Microsoft Word. Om du alltså vill använda den här adresslistan senare vid en datakoppling, behöver du inte söka efter den bland filer och mappar.

  1. Klicka på Spara.

Alla poster i den nya listan visas i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument där du kan finjustera listan på mottagare som ska ingå i den kopplade utskriften.

  1. I dialogrutan Mottagare av kopplat dokument väljer du de mottagare som ska ingå.

VisaHur gör jag?

  1. Gör något av följande:

VisaAnvända kryssrutorna för att ange mottagare

Metoden är mest praktisk om listan är kort.

  • Markera kryssrutorna bredvid de mottagare som ska ingå och avmarkera rutorna bredvid de mottagare som inte ska ingå.

VisaTips!

Om du vet att du vill ta med nästan hela listan klickar du först på Markera alla eftersom det blir enklare att avmarkera vissa poster. På samma sätt är det enklare att klicka på Radera alla och sedan markera önskade poster, om du bara vill ta med några få poster i listan.

VisaSortera poster i listan

Detta är praktiskt om du vill se posterna i alfabetisk eller numerisk ordningsföljd.

  • Klicka på kolumnrubriken för den post som du vill sortera efter. Om du till exempel vill visa alfabetiskt efter efternamn, klickar du på kolumnrubriken Efternamn.

VisaFiltrera poster i listan

Detta är praktiskt om listan innehåller poster som du inte vill se eller som inte ska vara med i den kopplade utskriften. När du en gång har filtrerat listan kan du använda kryssrutorna för att inkludera eller utelämna poster på det sätt som beskrivs i föregående avsnitt.

  1. Klicka på pilen bredvid kolumnrubriken för den post som du vill filtrera efter.
  2. Klicka på något av följande:
    • (Tomma celler) visar alla poster som inte innehåller information i motsvarande fält.
    • (Ej tomma celler) visar alla poster som innehåller information i motsvarande fält.
    • Om datakällan innehåller poster som delar samma information och det finns tio eller färre unika värden kan du filtrera efter viss information. Om det till exempel finns flera adresser med Australien som land/region kan du filtrera efter Australien.

Dialogrutan Mottagare av kopplat dokument visar bara de angivna posterna. Om du vill visa alla posterna igen klickar du på (Alla).

  1. Klicka på OK när du vill gå tillbaka till åtgärdsfönstret Koppla dokument. De mottagare du angett för det kopplade dokumentet används.

VisaTips!

  • Om du vill göra en avancerad sortering eller filtrering klickar du på pilen bredvid ett kolumnnamn och sedan på (Avancerat). Använd flikarna Filtrera poster och Sortera poster för att skapa en sorterings- eller filtreringsfråga.
  • Om du har installerat ett adressverifieringsprogram klickar du på Bekräfta i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument för att bekräfta mottagarnas adresser.
  1. Klicka på Nästa: Ordna etiketterna

VisaOrdna innehållet i etiketterna

  1. Infoga kopplingsinstruktioner (kopplingsfält: En platshållare som du infogar i huvuddokumentet. Du infogar till exempel kopplingsfältet <Ort> om du vill infoga ortsnamnet, till exempel "Garphyttan", som lagras i datafältet Ort.) där du vill koppla namn, adresser och annan information, till exempel en poststreckkod.

VisaHur gör jag?

  1. I huvuddokumentet klickar du på det ställe där du vill infoga fältet (fält: En uppsättning koder som instruerar Microsoft Word att automatiskt infoga text, bilder, sidnummer och annat i ett dokument. Fältet DATE infogar till exempel aktuellt datum.).
  2. Infoga något av följande:

VisaAdress med namn, adress och annan information

  1. Klicka på Adressblock.
  2. I dialogrutan Infoga adressblock väljer du de adresselement som ska infogas och de format du vill ha och sedan klickar du på OK.
  3. Om dialogrutan Matcha fält visas, kan någon information för adressblocket inte hittas. Klicka på pilen bredvid (inte tillgängligt) och markera sedan fältet i datakällan (datakälla: En fil som innehåller den information som ska kopplas till ett dokument. Exempelvis listan med namn och adresser som du använder för ett kopplat dokument. Du måste ansluta till en datakälla innan du kan använda informationen i den.) som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

VisaHälsningsraden

  1. Klicka på hälsningsraden.
  2. Välj format för hälsningsraden, vilket inkluderar hälsningsfras, namnformat och skiljetecken efter frasen.
  3. Välj vilken text som ska visas om mottagarnamnet inte kan tolkas av Microsoft Word, till exempel när datakällan (datakälla: En fil som innehåller den information som ska kopplas till ett dokument. Exempelvis listan med namn och adresser som du använder för ett kopplat dokument. Du måste ansluta till en datakälla innan du kan använda informationen i den.) inte innehåller något förnamn eller efternamn utan bara ett företagsnamn.
  4. Klicka på OK.
  5. Om dialogrutan Matcha fält visas, kan någon information för hälsningsraden inte hittas. Klicka på pilen bredvid (inte tillgängligt) och markera sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

VisaAndra informationsfält

  1. Klicka på Fler objekt.
  2. Gör något av följande:
  3. Klicka på fältet i rutan Fält.
  4. Klicka på Infoga och klicka sedan på Stäng.
  5. Om dialogrutan Matcha fält visas kan någon information som behövs för att infoga fältet inte hittas. Klicka på pilen bredvid (inte tillgängligt) och markera sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

 Obs!   Om du infogar ett fält från listan Databasfält och sedan byter till en datakälla som inte har en kolumn med samma namn, kan den här fältinformationen inte infogas i kopplingsdokumentet.

VisaElektroniskt frimärke

Om du vill lägga till ett elektroniskt frimärke måste du först installera ett elektroniskt frimärkesprogram, som du till exempel köpt via en tjänst på webben (WWW (World Wide Web): Multimediedelen av Internet, som inte bara innehåller text, utan också grafik, ljud och video. På webben kan en användare snabbt gå från objekt till objekt, från sida till sida och från webbplats till webbplats med hjälp av hyperlänkar.).

  1. Klicka på Elektronisk frankering.

Om du inte har något sådant program installerat ombeds du göra det och du får möjlighet att ansluta till webbplatsen för Microsoft Office Online. Där finns mer information och länkar till andra platser på Internet där du kan skaffa elektroniska porton.

  1. Infoga frimärken efter programmets anvisningar.

VisaStreckkod

Du måste välja en etikett- eller kuverttyp som stöder POSTNET-streckkoder.

  1. Klicka på Postnummerstreckkod.
  2. Välj adressfält i dialogrutan Infoga postnummerstreckkod.

 Obs!   Alternativet Postnummerstreckkod visas bara om du använder den amerikanska versionen av Microsoft Word.

  1. Upprepa steg 1 och 2 för alla fält som du vill infoga.

Obs!

  1. Om du vill kan du ändra formatet på kopplad information.

VisaHur gör jag?

Om du vill formatera kopplad information måste du formatera kopplingsinstruktionerna i huvuddokumentet. Formatera inte information i datakällan (datakälla: En fil som innehåller den information som ska kopplas till ett dokument. Exempelvis listan med namn och adresser som du använder för ett kopplat dokument. Du måste ansluta till en datakälla innan du kan använda informationen i den.), eftersom den formateringen inte bevaras när du infogar informationen i dokumentet.

  1. I huvuddokumentet markerar du det fält som innehåller den information som du vill formatera, däribland de omgivande kopplingsinstruktionstecknen («« »»).
  2. Klicka på TeckenFormat-menyn, och markera de alternativ som du vill använda.

VisaFormatera genom att använda fältkoder

Om du vill styra annan formatering trycker du på ALT+F9 för att visa fältkoder (fältkod: Platshållartext som visar var angiven information från datakällan ska visas, och elementen i ett fält som skapar fältresultatet. Fältkoden omfattar fälttecken, fälttyp och instruktioner.) och lägga till växlar (växel: När du arbetar med fält är detta en specialinstruktion som startar en viss åtgärd. Vanligtvis läggs en växel till i fältet för att modifiera resultatet.) i kopplingsinstruktionerna.

Exempel:

  • Om du vill visa numret "34987,89" som "34 987,89 kr" lägger du till talformatsväxeln (\# # ###,00kr).
  • Om du vill skriva ut kundens namn med versaler lägger du till en formatväxel för versaler (\*VERSAL).
  • Om du vill att samma teckensnitt och storlek ska användas i den kopplade informationen som i kopplingsinstruktionen lägger du till växeln MERGEFORMAT (\*).

Om du vill kopiera den första etikettens format och layout till alla andra etiketter på sidan klickar du på Uppdatera alla etiketter.

  1. När du är klar med huvuddokumentet och har infogat alla kopplingsinstruktioner klickar du på Spara somArkiv-menyn. Skriv ett namn på dokumentet, och klicka sedan på Spara.
  2. Klicka på Nästa: Förhandsgranska etiketterna.

VisaFörhandsgranska etiketterna och finjustera mottagarlistan

  1. Förhandsgranska posterna. Gör något av följande:
    • Om du vill förhandsgranska posterna i ordningsföljd klickar du på pilknapparna Knappen Bakåt Knappen Framåt. Varje post förhandsgranskas på den första etiketten på arket.
    • Om du vill leta upp och förhandsgranska en viss post klickar du på Sök efter en mottagare och sedan anger du sökkriterier i dialogrutan Sök post.
  2. Om du vill finjustera mottagarlistan, till exempel utelämna en mottagare, klickar du på Redigera mottagarlista och sedan gör du ändringarna i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument.
  3. Klicka på Nästa: Slutför koppling av dokument.

VisaUtföra kopplingen

Gör något av följande:

VisaAnpassa individuella etiketter

Om du vill anpassa individuella etiketter genomför du kopplingen och redigerar sedan informationen i det kopplade dokumentet.

  1. Klicka på Redigera enskilda etiketter.
  2. I dialogrutan Koppla till nytt dokument väljer du de dataposter som ska kopplas.
  3. Klicka på OK.

Ett nytt kopplat dokument skapas och öppnas i Microsoft Word. Huvuddokument är fortfarande öppet och du kan gå tillbaka till det om du vill göra ändringar i alla posterna.

  1. Gå till informationen som ska ändras och gör ändringarna.
  2. Skriv ut eller spara dokumentet som ett vanligt dokument.

VisaSkriva ut etikettarket

Gör något av följande:

VisaOm du anpassat dataposterna och det kopplade dokumentet är aktivt

  1. Klicka på Skriv utArkiv-menyn.
  1. Markera de alternativ du vill använda.

VisaOm du vill skriva ut direkt från åtgärdsfönstret Koppla dokument

  1. I steg 6 i åtgärdsfönstret Koppla dokument (Slutför koppling av dokument) klickar du på Skriv ut.
  2. I dialogrutan Koppla till skrivare gör du något av följande och klickar sedan på OK.
    • Om du vill skriva ut alla dokument klickar du på Alla.
    • Om du vill skriva ut dokumentet som visas i dokumentfönstret klickar du på Aktuell post.
    • Om du vill skriva ut ett intervall av dokument klickar du på Från och anger sedan postnumren i rutorna Från och Till.
  3. I rutan Skriv ut markerar du önskade alternativ.

VisaSpara etikettarket för senare användning

Om du vill redigera kopplade etiketter eller spara dem för senare användning kan du samla dem i ett enda dokument.

  1. Klicka på Redigera enskilda etiketter.
  2. I dialogrutan Koppla till nytt dokument gör du något av följande och klickar sedan på OK.
    • Om du vill koppla alla dokument klickar du på Alla.
    • Om du bara vill koppla dokumentet som visas i dokumentfönstret klickar du på Aktuell post.
    • Om du vill koppla ett intervall av dokument klickar du på Från och anger sedan postnumren i rutorna Från och Till.

Ett nytt dokument öppnas i Microsoft Word som innehåller alla individuella etiketter. Du kan spara dokumentet för senare användning precis som ett vanligt dokument.

 
 
Gäller:
Word 2003