Skapa och skriva ut etiketter för ett massutskick

När du vill använda adressetiketter för ett massutskick till personer i en adresslista, skapar du ett ark med adressetiketter via dokumentkoppling. Varje etikett innehåller en adress från listan.

Dokumentkopplingen går i stora drag till så här:

  1. Konfigurera etiketter. Du skapar layouten till etiketterna en gång, för alla etiketter i dokumentkopplingen. I en dokumentkoppling kallas det dokument som du använder till detta för ett huvuddokument. I detta huvuddokument kan du också skapa innehållet som ska upprepas på alla etiketter, till exempel företagets logotyp eller avsändaradressen.
  2. Koppla etiketterna till adresslistan. Adresslistan utgör datakällan som används i dokumentkopplingen. Det är en fil som innehåller adresserna som ska skrivas ut på etiketterna.
  3. Precisera listan med mottagare. En etikett skapas för varje adress i listan. Om du vill skapa etiketter för enbart vissa adresser i listan väljer du vilka adresser, eller poster, som ska ingå.
  4. Lägg till platshållare, så kallade kopplingsinstruktioner, på etiketterna. När du utför dokumentkopplingen fylls kopplingsinstruktionerna med information från adresslistan.
  5. Förhandsgranska och slutför dokumentkopplingen. Du kan förhandsgranska varje etikett innan du skickar allihopa.

Kommandona på fliken Utskick används för att koppla dokument.

 Tips!   Du kan också utföra en dokumentkoppling via åtgärdsfönstret Koppla, där du får steg-för-steg-anvisningar genom processen. Du öppnar åtgärdsfönstret genom att klicka på Starta koppling av dokument i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick och sedan klicka på Steg för steg-guiden Koppla dokument. I steg 1 ska du klicka på Etiketter under Välj dokumenttyp.

Bild av menyflikar i Word

Konfigurera etiketter

Det kan hända att du redan har en bunt med etikettark från någon leverantör, till exempel Avery, AOne eller Formtec. Varje ark har en viss storlek och innehåller ett visst antal etiketter med vissa mått.

När du konfigurerar huvuddokumentet måste måtten på dokumentet motsvara måtten på etikettarken.

  1. Starta Word.

Ett tomt dokument öppnas som standard. Låt det vara öppet. Om du stänger det, blir kommandona i nästa steg inte tillgängliga.

  1. Klicka på Starta koppling av dokument i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick.

Bild av menyflikar i Word

  1. Klicka på Etiketter.
  2. Det finns flera val att göra i dialogrutan Etikettalternativ.

Dialogrutan Etikettalternativ

Bildtext 1 Vilken typ av skrivare som du använder när du skriver ut etiketter
Bildtext 2 Leverantören som tillverkar etikettarken
Bildtext 3 Numret som motsvarar artikelnumret anges på förpackningen med etikettarken

VisaProduktnumret för mina etiketter matchar inte alternativen i dialogrutan Etikettalternativ

Du kan ändå skriva ut etiketterna. Du måste bara göra en del justeringar.

  1. Mät etiketterna på arken som du har och anteckna måtten och hur många etiketter som finns på ett ark.

 Obs!   Mät etiketterna noggrant. De verkliga etikettmåtten kan vara aningen mindre än de mått som anges av leverantören.

  1. Markera i listan Produktnummer en etikett som är ungefär lika stor som dina egna etiketter.

Om etikettypen som du vill använda inte finns i rutan Produktnummer måste du använda någon annan av etiketterna i listan eller också skapar du en ny etikettstorlek.

  1. Klicka på Information och jämför sedan etikettmåtten och antalet etiketter per ark (för etiketter som skrivs ut på laser- och bläckstråleskrivare) eller antalet kolumner på etikettformuläret (för etiketter som skrivs ut på matrisskrivare).
  2. Gör något av följande:
    • Om måtten och layouten på etiketten stämmer överens med dina etiketter kan du använda den markerade etikettypen.
    • Om mått och layout inte stämmer klickar du på Avsluta och fortsätter med steg 5.
  3. Klicka på skrivartypen (antingen Skrivare med kontinuerlig matning eller Arkskrivare) i dialogrutan Etikettalternativ och klicka på Ny etikett.
  4. Skriv namnet i rutan Etikettnamn, markera höjd, bredd, marginaler och andra alternativ för etiketten och klicka på OK.

Den nya etiketten visas i rutan Produktnummer som Etikettnamn - Egen. Etiketten placeras också i kategorin Annan/Egen, så nästa gång du använder egna etiketter måste du välja Annan/Egen i listan Etikettleverantörer.

  1. Klicka på OK när du har valt etikettalternativ.

Då skapas ett nytt dokument som innehåller arket med etiketter. I Word används en tabell för att placera ut etiketterna. Om du inte ser linjerna som avgränsar etiketterna klickar du på fliken Layout under Tabellverktyg och sedan på Visa stödlinjer i gruppen Tabell.

Återuppta ett kopplat dokument

Om du behöver göra ett uppehåll när du arbetar med kopplade dokument, kan du spara huvuddokumentet och sedan fortsätta med kopplingen senare. Datakällan och fältinformationen finns kvar. Om du använder åtgärdsfönstret Koppla kommer du tillbaka till samma plats i åtgärdsfönstret när du återupptar kopplingen.

  1. När du vill fortsätta öppnar du dokumentet.

Ett meddelande visas där du ombeds att bekräfta att du vill öppna dokumentet, och då körs ett SQL-kommando.

  1. Eftersom det här dokumentet är kopplat till en datakälla och du vill hämta data, ska du klicka på Ja. Om du öppnar ett dokument som du inte visste var kopplat till en datakälla, klickar du på Nej så att du inte riskerar att hämta skadliga data av misstag.

Texten i dokumentet visas tillsammans med fälten du infogat.

  1. Klicka på fliken Utskick och fortsätt.

Överst på sidan Överst på sidan

Koppla etiketterna till adresslistan

För att kunna koppla informationen till etiketterna måste du ansluta etiketterna till adresslistan, som även kallas för datakälla eller datafil. Om du inte redan har en datafil skapar du en under kopplingen.

Välja en datafil

  1. Klicka på Välj mottagare i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick.

Bild av menyflikar i Word

  1. Gör något av följande:
    • Klicka på Välj från Outlook-kontakter om du vill använda kontaktlistan i Microsoft Office Outlook.

VisaTips på hur du arbetar med kontaktlistan i Microsoft Office Outlook

Att använda kontaktmappen i Office Outlook är vanligtvis en ganska enkel process, men ibland kan det uppstå problem. Nedan beskrivs några lösningar på dessa problem:

Jag hittar inte mappen Kontakter i Outlook

Du kanske måste aktivera egenskapen Visa denna mapp som en e-postadressbok i Outlook, eller så måste du ändra användarprofilen i Outlook.

Aktivera egenskapen Visa denna mapp som en e-postadressbok

  1. Klicka på KontakterGå till-menyn i Microsoft Office Outlook.
  2. Högerklicka på mappen Kontakter som innehåller den information du vill använda för kopplingen och klicka sedan på Egenskaper på snabbmenyn.
    Kontaktegenskaper i Outlook
  3. Markera kryssrutan Visa denna mapp som en e-postadressbok på fliken Outlook-adressbok. Klicka på OK.

Tillbaka till Outlook-tips

Byta till en annan Outlook-användarprofil

En användarprofil i Outlook består av en grupp e-postkonton och adressböcker. Vanligtvis behöver du bara en användarprofil, men om du delar datorn med andra eller använder olika adressböcker för olika ändamål kan du konfigurera mer än en profil. Om du använder en profil som inte innehåller just den kontaktmapp som du vill använda när du startar dokumentkopplingen är mappen inte tillgänglig.

Om du vill växla till en annan användarprofil startar du om Outlook. När du ombeds att ange en profil, väljer du den som innehåller den kontaktmapp som du vill använda i kopplingen.

Om du inte uppmanas att ange någon profil och du vet att det finns flera, kanske du måste konfigurera Outlook så att du får en uppmaning. Så här gör du:

  1. Avsluta Outlook.
  2. Öppna Kontrollpanelen, växla till klassiskt läge och klicka på E-post.
  3. Klicka på Visa profiler.
  4. Om du vill välja profil varje gång du startar Outlook klickar du på Fråga efter profil och klickar på OK.


Tillbaka till Outlook-tips

Felmeddelanden angående e-postklienter och tabeller visas

Om du försöker att ansluta till mappen Kontakter vid en dokumentkoppling i Word och Outlook inte har angetts som standardprogram för e-post i Windows Internet Explorer visas följande meddelande:

"Antingen finns det ingen standardklient för e-post eller så går det inte att utföra meddelandebegäran med den aktuella e-postklienten. Kör Microsoft Office Outlook och ange det som standardklient för e-post."

Så här gör du om du inte vill att meddelandet ska visas:

  1. Stäng Word.
  2. Klicka på Internet-alternativVerktyg-menyn i Internet Explorer och sedan på fliken Program.
  3. Klicka på Microsoft Office Outlook under E-post och sedan på OK.

Starta Word igen, öppna kopplingsdokumentet och anslut till kontaktmappen i Outlook.

Tillbaka till Outlook-tips

Det går inte att ansluta till en kontaktmapp i Gemensamma mappar i Outlook

Om du inleder en koppling i Word och försöker att ansluta till en kontaktmapp i Gemensamma mappar i Outlook, visas följande meddelande:

"Det går inte att slutföra den här åtgärden på grund av fel i motorn för dialogrutan eller databasen. Försök igen senare."

Om du försöker igen visas samma meddelande.

Om du vill använda en kontaktmapp i Gemensamma mappar som datafil för kopplingen måste du inleda kopplingen från Microsoft Office Outlook.

Tillbaka till Outlook-tips

Jag vill använda min adressbok i Outlook Express som kontaktmapp

Du kan inte ansluta till den här typen av adressbok direkt under en koppling. I stället exporterar du Microsoft Outlook Express-adressboken som en CSV-fil och ansluter till den i det formatet.

Exportera Outlook Express-adressboken

  1. Starta Outlook Express.
  2. Öppna Arkiv-menyn, peka på Exportera och klicka sedan på Adressbok.
  3. Klicka på Textfil (semikolonavgränsad) i dialogrutan Exportverktyg för Windows Adressbok och klicka på Exportera.
  4. Ange ett filnamn för den exporterade filen i rutan Spara exporterad fil som och klicka sedan på Bläddra.
  5. Välj var du vill spara filen i listan Spara i i dialogrutan Spara som och klicka på Spara. Det bästa är att spara datafilerna i mappen Mina datakällor i mappen Mina dokument. Det är där Word börjar att söka efter datafiler när du ska leta efter en sådan vid en dokumentkoppling.
  6. Klicka på Nästa. Markera kryssrutorna bredvid de fält som du vill exportera och klicka på Slutför.

 Obs!   När du bestämmer vilka fält som ska exporteras bör du tänka på hur de standardbrev, e-postmeddelanden eller etiketter som du har för avsikt att skapa genom dokumentkopplingen ska se ut. Om du exempelvis aldrig inkluderar smeknamn eller personliga webbplatser i dina kopplade dokument, exporterar du inte dessa fält.

  1. När ett meddelande visas som informerar dig om att exporten har slutförts klickar du på OK.
  2. Stäng dialogrutan Exportverktyg för Windows Adressbok genom att klicka på Stäng och avsluta Outlook Express.

När du är tillbaka i Word och arbetar med dokumentkopplingen och har kommit till steget där du ska ansluta till en datafil klickar på du alternativet Använd en befintlig lista och letar reda på CSV-filen som du just har exporterat. Innan filen öppnas kanske du uppmanas att välja vilket avgränsningstecken som ska användas för att avgränsa kolumnerna från varandra i adresslistan. Klicka på Semikolon och sedan på OK.


Tillbaka till Outlook-tips

  • Om du har ett Microsoft Office Excel-kalkylblad, en Microsoft Office Access-databas eller annan typ av datafil klickar du på Använd befintlig lista och letar sedan reda på filen i dialogrutan Välj datakälla.

Du kan välja data från valfritt kalkylblad eller namngivet intervall i en arbetsbok i Office Excel. Du kan också välja data från valfri tabell eller fråga (fråga: Ett sätt att hitta alla poster som finns i en datakälla och som överensstämmer med de kriterier du anger. Frågor kan innehålla operatorer, citattecken, jokertecken och parenteser som underlättar sökningen.) som definierats i en databas i Office Access. När det gäller andra typer av datafiler väljer du den filen i dialogrutan Välj datakälla. Om filen inte finns med där, väljer du lämplig filtyp eller Alla filer i rutan Filformat. I en dokumentkoppling kan du använda följande typer av datafiler:

VisaTips på hur du formaterar data i Office Excel

Om datafilen är ett Office Excel-kalkylblad som innehåller procent, valutavärden eller postnummer kan du bevara den numeriska formateringen av informationen genom att använda DDE (Dynamic Data Exchange) när du ansluter till Excel-kalkylbladet från Word. Du kan till exempel se till att det femsiffriga postnumret 07865 från datafilen inte visas som talet 7865 (utan inledande nolla).

Gör följande i Word innan du ansluter till kalkylbladet:

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av knapp och sedan på Word-alternativ.
  1. Klicka på Avancerat.
  2. Rulla till avsnittet Allmänt och markera kryssrutan Bekräfta filformatskonvertering vid öppning.
  3. Klicka på OK.
  4. Medan huvuddokumentet är öppet klickar du på Välj mottagare i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick och klickar sedan på Använd befintlig lista.
  5. Bläddra till Excel-kalkylbladet i dialogrutan Välj datakälla och dubbelklicka på det.
  6. Klicka på MS Excel-kalkylblad via DDE (*.xls) i dialogrutan Bekräfta källdokument och sedan på OK.

 Obs!   Om MS Excel-kalkylblad via DDE (*.xls) inte visas markerar du kryssrutan Visa alla.

  1. För Cellintervall i dialogrutan Microsoft Office Excel markerar du det cellintervall eller kalkylblad som innehåller informationen du vill koppla och klickar på OK.

 Obs!   Om du inte vill ha en uppmaning varje gång som du öppnar en datafil avmarkerar du kryssrutan Bekräfta konvertering vid Öppna när du har anslutit till kalkylbladet.

  • Om du inte redan har en datafil klickar du på Ange en ny lista och använder sedan det formulär som öppnas för att skapa listan. Listan sparas som en databasfil (.mdb) som du kan återanvända.

 Obs!   Om du har installerat Microsoft Office 2007-systemet (i stället för att installera bara Office Word 2007) kan du också använda Microsoft Query för att skapa en fråga (fråga: Ett sätt att hitta alla poster som finns i en datakälla och som överensstämmer med de kriterier du anger. Frågor kan innehålla operatorer, citattecken, jokertecken och parenteser som underlättar sökningen.) och hämta data från en extern datakälla (extern datakälla: En datakälla som innehåller de data som användaren vill använda. Det kan vara en Microsoft Excel-lista eller en Microsoft Access-databas.).

Överst på sidan Överst på sidan

Finjustera listan med mottagare

När du ansluter till en viss datafil kanske du inte vill koppla information från alla poster (rader) i den datafilen till etiketterna.

Så här begränsar du listan med mottagare eller använder en delmängd av posterna i datafilen:

  1. Klicka på Redigera mottagarlista i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick.

Bild av menyflikar i Word

  1. I dialogrutan Mottagare av kopplat dokument gör du något av följande:
    • Välj enskilda poster    Metoden är mest praktisk om listan är kort. Markera kryssrutorna bredvid de mottagare som ska ingå och avmarkera rutorna bredvid de mottagare som inte ska ingå.

Om du vet att du bara vill ta med ett par poser i kopplingen kan du avmarkera kryssrutan i rubrikraden och sedan bara markera dem för posterna som du vill använda. Om du däremot vet att du vill ha med de flesta posterna, markerar du kryssrutan i rubrikraden och avmarkerar sedan kryssrutorna för de poster som du inte vill ha med.

  • Sortera poster     Klicka på kolumnrubriken för den post du vill sortera efter. Listan sorteras i fallande alfabetisk ordning (från A till Ö). Klicka på kolumnrubriken igen om du vill sortera listan i stigande alfabetisk ordning (Ö till A).

Om du vill använda en mer avancerad sortering klickar du på Sortera under Förfina mottagarlistan och väljer sorteringsinställningar på fliken Sortera poster i dialogrutan Filtrera och sortera. Du kan till exempel använda den här typen av sortering om du vill att mottagaradresserna ska sorteras i bokstavsordning efter efternamn och postnumren i nummerordning.

  • Filtrera poster    Detta är praktiskt om listan innehåller poster som du inte vill visa eller som inte ska vara med i den kopplade utskriften. När du en gång har filtrerat listan kan du använda kryssrutorna för att inkludera eller utelämna poster.

Så här filtrerar du poster:

  1. Klicka på Filtrera under Förfina mottagarlistan.
  2. Välj vilka villkor som du vill använda i filtret på fliken Filtrera poster i dialogrutan Filtrera och sortera.

Om du till exempel bara vill skapa etiketter för adresser i Australien klickar du på Land i listan Fält, Lika med i listan Jämförelse och Australien i listan Jämför med.

  1. Om du vill finjustera filtret ytterligare klickar du på Och eller Eller och väljer fler villkor.

Om du till exempel bara vill skapa etiketter för affärskontakter i München filtrerar du fram poster vars Ort-fält innehåller München och vars Företagsnamn-fält inte är tomt. Om du använder Eller i stället för Och i det här filtret, kommer kopplingen att omfatta alla adresser i München samt alla adresser som innehåller ett företagsnamn, oavsett vilken ort de finns i.

 Obs!   Om du har installerat ett adressverifieringsprogram klickar du på Validera adresser i dialogrutan Mottagare av kopplat dokument för att bekräfta mottagarnas adresser.

Överst på sidan Överst på sidan

Lägg till platshållare, så kallade kopplingsinstruktioner, på etiketterna

När du har kopplat etiketterna till adresslistan är du klar att lägga till platshållare som anger var adresserna ska placeras på respektive etikett. Du kan också lägga till innehåll som ska upprepas på alla etiketter, till exempel en företagslogotyp eller avsändaradressen.

Platshållarna kallas för kopplingsinstruktioner. Fälten i Word motsvarar kolumnrubrikerna i datafilen som du väljer.


Datafil med kolumner (kategorier) och rader (poster)

Bildtext 1 Kolumnerna i en datafil representerar kategorier med information. Fälten som du lägger till på etiketterna är platshållare för dessa kategorier.
Bildtext 2 Raderna i en datafil representerar poster med information. En etikett skapas för varje post när du utför dokumentkopplingen.

Genom att placera ett fält på den första etiketten som du konfigurerar (huvuddokumentet) anger du att en viss kategori med information, till exempel namn eller adress, ska visas där.

Fält som har infogats i ett Word-dokument

 Obs!   När du infogar en kopplingsinstruktion i huvuddokumentet omsluts namnet på instruktionen alltid med fortsättningstecken (« »). Dessa tecken visas inte på de färdiga etiketterna. De hjälper dig bara att särskilja instruktionerna i huvuddokumentet från vanlig text.

Vad händer när du kopplar

När du kopplar ersätter informationen från den första raden i datafilen instruktionerna för den första etiketten. Informationen från den andra raden i datafilen ersätter instruktionerna för den andra etiketten och så vidare.

Koppla information från en datafil till ett dokument

Arbeta med fält: exempel

Du kan lägga till valfri kolumnrubrik från datafilen på etiketten som en kopplingsinstruktion. Då kan du designa etiketter på ett flexibelt sätt.

Anta att adresslistan gäller för prenumeranter på ett nyhetsbrev, och datafilen innehåller en kolumn med namnet ExpireDate, där data lagras om när respektive prenumeration upphör. Om du placerar fältet «ExpireDate» i huvuddokumentet innan du kör kopplingen, ser prenumeranterna sina egna förfallodatum på etiketten.

Du kan kombinera fält eller avgränsa dem med skiljetecken. När du skapar en adress kan du till exempel konfigurera instruktionerna i huvuddokumentet så här:

«Förnamn» «Efternamn»

«Gatuadress»

«Postnummer» «Ort»

För sådant du använder ofta, till exempel adressblock och hälsningsfraser, finns det sammansatta instruktioner som grupperar ihop ett antal kopplingsinstruktioner, till exempel förnamn, efternamn, gatuadress, postnummer och ort.

Element i instruktionen Adressblock

Du kan anpassa innehållet i vart och ett av fälten. I adressfältet kanske du vill ha ett formellt format (Herr Johan Nilsson) och i hälsningsfrasen kanske du vill använda "Till" i stället för "Bästa".

Avbilda kopplingsinstruktioner till datafilen

Om du vill vara säker på att Word kan hitta en kolumn i datafilen som motsvarar alla adresselement, måste du avbilda kopplingsinstruktionerna i Word till kolumnerna i datafilen.

Klicka på Matcha fält i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick för att avbilda fälten.

Bild av menyflikar i Word

Dialogrutan Matcha fält öppnas.

Dialogrutan Matcha fält

Elementen i en adress anges till vänster. Kolumnrubrikerna från datafilen anges till höger.

Word söker efter kolumnen som matchar respektive element. I bilden har datafilens Surname-kolumn automatiskt matchats till Last Name. Men andra element kunde inte matchas. Från den här datafilen går det till exempel inte att matcha First Name.

I listan till höger kan du välja kolumnen från datafilen som matchar elementet till vänster. I bilden matchar nu kolumnen Name elementet First Name. Courtesy Title, Unique Identifier och Middle Name behöver inte matchas. Etiketten behöver inte använda alla fält. Om du lägger till ett fält som inte innehåller data från datafilen, visas det i det kopplade dokumentet som en tom platshållare – vanligtvis en tom rad eller ett dolt fält.

Dialogrutan Matcha fält

Skriva innehåll och lägga till fält

  1. Klicka där du vill infoga fältet på den första etiketten som du skapar (huvuddokumentet).
  2. Använd gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.

Bild av menyflikar i Word

  1. Lägg till något av följande:

VisaAdressblock med namn, adress och annan information

  1. Klicka på Adressblock.
  2. I dialogrutan Infoga adressblock väljer du de adresselement som ska infogas och de format du vill ha och sedan klickar du på OK.
  3. Om dialogrutan Matcha fält visas, kan någon information för adressblocket inte hittas. Klicka på pilen bredvid (Ej matchad) och markera sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

VisaEnskilda fält

Du kan infoga information från enskilda fält, t.ex. förnamn, telefonnummer eller bidragssummor från en lista över donatorer. Om du snabbt vill lägga till ett fält från datafilen i huvuddokumentet klickar du på pilen bredvid Infoga kopplingsinstruktion och sedan på fältnamnet.

Om du vill ha fler alternativ när du infogar enskilda fält gör du så här:

  1. Klicka på Infoga kopplingsinstruktion i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick.
  1. Gör något av följande i dialogrutan Infoga kopplingsinstruktion:
    • Om du vill välja adressfält som automatiskt motsvarar fält i datakällan, även om datakällans fält inte har samma namn som fälten, klickar du på Adressfält.
    • Om du vill välja fält som alltid hämtar information direkt från en kolumn i datafilen klickar du på Databasfält.
  2. Klicka på fältet i rutan Fält.
  3. Klicka på Infoga och klicka sedan på Stäng.
  4. Om dialogrutan Matcha fält visas kan den information som behövs för att infoga fältet inte hittas. Klicka på pilen bredvid (Ej matchad) och markera sedan fältet i datakällan som motsvarar fältet som krävs för det kopplade dokumentet.

 Obs!   Om du infogar ett fält från listan Databasfält och sedan byter till en datakälla som inte har en kolumn med samma namn, kan den här fältinformationen inte infogas i kopplingsdokumentet.

VisaEgna fält från Office Outlook-kontakter

Det enda sättet att ta med egna kontaktfält i huvuddokumentet är att inleda kopplingen i Outlook. Först konfigurerar du en vy av kontakterna med fälten som du vill koppla, och börjar sedan kopplingen. När du har valt inställningar startar Word automatiskt och du kan slutföra kopplingen.

Konfigurera en vy med kontakter som innehåller egna fält

  1. Peka på Aktuell vyVisa-menyn i Outlook-kontakter och klicka på Telefonlista.
  2. Högerklicka på en kolumnrubrik och klicka sedan på Fältväljaren på snabbmenyn.
  3. Markera Egna fält i listrutan högst upp i dialogrutan Fältväljaren.
  4. Dra fältet som du vill lägga till från dialogrutan till kolumnrubrikerna. En liten röd pil gör det enklare att placera fältet på rätt plats.
    Dra ett eget fält från Fältväljaren till vyn med mappen Kontakter

 Obs!   Du kan lägga till ett nytt fält i dialogrutan Fältväljaren genom att klicka på Nytt längst ned.

  1. Stäng dialogrutan Fältväljaren när du har lagt till alla egna fält i vyn.
  2. Om du vill ta bort ett fält som du inte vill ha med i dokumentkopplingen, klickar du på fältnamnet i kolumnrubriken i vyn Telefonlista och drar det sedan bort från kolumnrubriken.

Köra dokumentkopplingen från Outlook

  1. Välj enskilda kontakter i Outlook-kontakter genom att trycka på SKIFT och klicka för att markera ett område, eller genom att trycka på CTRL och klicka på de enskilda kontakterna. Om du vill ta med alla kontakter som visas i vyn ska du inte klicka på någon av dem.
  2. Klicka på KopplaVerktyg-menyn.
  3. Om du har markerat enskilda kontakter som ska tas med i kopplingen kickar du på Endast markerade kontakter. Om du vill ta med alla kontakter som visas i vyn klickar du på Alla kontakter i aktuell vy.
  4. Om du har konfigurerat vyn Telefonlista så att den innehåller exakt de fält som du vill använda i kopplingen, klickar du på Kontaktfält i aktuell vy. Annars klickar du på Alla kontaktfält så att alla kontaktfält blir tillgängliga för kopplingen.
  5. Om du vill skapa ett nytt huvuddokument för kopplingen klickar du på Nytt dokument. Annars klickar du på Befintligt dokument och sedan på Bläddra och bläddrar till dokumentet som ska användas som huvuddokument.
  6. Om du vill spara kontakterna och fälten som du har markerat, så att de kan återanvändas, markerar du kryssrutan Permanent fil och klickar sedan på Bläddra för att spara filen. Informationen sparas i ett Word-dokument som kommaavgränsade data.
  7. Markera Adressetiketter.
  8. Klicka på OK. När dokumentet öppnas i Word ska du klicka på pilen bredvid Infoga kopplingsinstruktion i gruppen Skriv och infoga fält på fliken Utskick och sedan klicka på fälten som du vill ha med i huvuddokumentet.
  1. Klicka på Uppdatera etiketter i gruppen Skriv och infoga fält när du är klar med den första etiketten.

Innehållet i den första etiketten kopieras till alla andra etiketter.

 Obs! 

Formatera kopplade data

Databas- och kalkylprogram, till exempel Microsoft Office Access och Microsoft Office Excel, lagrar informationen som du skriver i celler som råa data. Den formatering som du använder i Access eller Excel, till exempel teckensnitt och färg, lagras inte tillsammans med dessa råa data. När du kopplar information från en datafil till ett Word-dokument, kopplar du dessa råa data utan den tillhörande formateringen.

Om du vill formatera data i dokumentet, markerar du kopplingsinstruktionen och formaterar den, precis som du gör med vanlig text. Se till att du markerar fortsättningstecknen (« ») som omsluter instruktionen.

Överst på sidan Överst på sidan

Förhandsgranska och slutföra kopplingen

När du har lagt till fälten på den första etiketten (huvuddokumentet) är du klar att förhandsgranska resultatet. När du är nöjd med förhandsgranskningen slutför du kopplingen.

Förhandsgranska kopplingen

Du kan förhandsgranska etiketterna och göra ändringar innan du slutför kopplingen.

Gör något av följande i gruppen Förhandsgranska resultat på fliken Utskick:

Bild av menyflikar i Word

  • Klicka på Förhandsgranska resultat.
  • Bläddra igenom varje etikett genom att klicka på Nästa post och Föregående post i gruppen Förhandsgranska resultat på fliken Utskick.
  • Förhandsgranska ett visst dokument genom att klicka på Sök mottagare.

 Obs!   Klicka på Redigera mottagarlista i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick om du vill öppna dialogrutan Koppla dokument för mottagare, där du kan filtrera listan eller avmarkera mottagare om det finns poster som du inte vill ha med.

Bild av menyflikar i Word

 Obs!   En tabell används för att placera etiketterna på arket. När du bläddrar genom etiketterna visas den aktiva posten i den första cellen i tabellen, och därefter de andra posterna i resten av cellerna. På det här sättet får du intrycket av att ett etikettark skapas för varje post i datafilen, men så är det inte.

Slutföra kopplingen

Du kan skriva ut etiketterna eller ändra dem ett i taget. Du kan skriva ut eller ändra alla eller bara en delmängd av dem.

Skriva ut etiketterna

  1. Klicka på Slutför och koppla i gruppen Slutför på fliken Utskick och klicka på Skriv ut dokument.

Bild av menyflikar i Word

  1. Välj om du vill skriva ut alla etiketter, enbart den etikett som visas eller en delmängd som du anger utifrån postnumret.

Ändra enskilda etiketter

  1. Klicka på Slutför och koppla i gruppen Slutför på fliken Utskick och klicka på Redigera enskilda dokument.

Bild av menyflikar i Word

  1. Välj om du vill skriva ut alla etiketter, enbart den etikett som visas eller en delmängd som du anger utifrån postnumret. De kopior som du vill redigera sparas i en enskild fil.

Spara huvuddokumentet

Kom ihåg att de kopplade etiketterna som du sparar är separata från huvuddokumentet. Du bör därför spara själva huvuddokumentet om du tänker använda det för någon mer koppling.

När du sparar huvuddokumentet sparas också dess koppling till datafilen. Nästa gång du öppnar huvuddokumentet ombeds du att välja om information från datafilen ska kopplas igen till huvuddokumentet.

  • Om du klickar på Ja öppnas dokumentet med informationen från den första kopplade posten.
  • Om du klickar på Nej bryts anslutningen mellan huvuddokumentet och datafilen. Huvuddokumentet blir ett vanligt Word-dokument. Kopplingsinstruktionerna ersätts med den unika informationen från den första posten.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Word 2007