Obs! Du kan bara skapa innehåll med begränsad behörighet med hjälp av IRM (Information Rights Management) i Microsoft (Glossary Placeholder Replacement Text_6), Microsoft (Glossary Placeholder Replacement Text_91), Microsoft (Glossary Placeholder Replacement Text_50) och Microsoft (Glossary Placeholder Replacement Text_63).
I dag kan åtkomst till känslig information bara styras genom att åtkomsten till de nätverk eller datorer där informationen lagras begränsas. När en användare har fått rättigheter finns det inga restriktioner för vad som kan göras med innehållet eller till vem innehållet kan skickas. Den här distribueringen av innehåll tillåter att känslig information kan nå personer som inte borde få kännedom om informationen. Microsoft Office 2003 har tagit fram en ny funktion, IRM (Information Rights Management), som hindrar känslig information från att komma i fel händer, antingen det sker genom en olyckshändelse eller genom oaktsamhet. Med IRM kan du ha kontroll över dina filer även efter att du har lämnat ifrån dig dem!
Skapa innehåll med begränsad behörighet
Med IRM kan en enskild upphovsman skapa ett dokument, en arbetsbok eller en presentation med begränsad behörighet. Upphovsmännen använder dialogrutan Behörighet (Arkiv | Behörighet | Distribuera inte eller Behörighet 
i verktygsfältet (verktygsfält: Ett fält med knappar och alternativ som du kan använda för att genomföra kommandon. Du visar ett verktygsfält genom att trycka på ALT och sedan på SKIFT+F10.) Standard) för att ge användare behörighet att läsa och ändra, och för att ange innehållets förfallodatum. Fredrik kan till exempel ge Lisa behörighet att läsa ett dokument, men inte att ändra i det. Fredrik kan ge Johan behörighet såväl att ändra som att spara dokumentet. Fredrik kan även besluta att låta Lisa och Johan använda dokumentet i endast fem dagar. Upphovsmän kan ta bort begränsade behörigheter från ett dokument, en arbetsbok eller en presentation genom att klicka på Obegränsad åtkomst på undermenyn Behörighet eller genom att klicka på Behörighet igen i verktygsfältet Standard.
Dessutom kan företagsadministratörer skapa behörighetsprinciper för Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 och Microsoft Office PowerPoint 2003 på undermenyn Behörighet och ange vilka som kan komma åt information och vilka Office-funktioner användare har tillgång till eller vilken behörighet de har till ett dokument, en arbetsbok eller en presentation. Exempelvis kan en företagsadministratör definiera principen "Konfidentiellt", som anger att dokument, arbetsböcker och presentationer som använder principen endast kan öppnas av användare på företaget. Du kan visa upp till 20 anpassade principer (i bokstavsordning) samtidigt på undermenyn Behörighet, så att enskilda upphovsmän kan använda dem för det de skapar.
I Word, Excel och PowerPoint kan författare begränsa behörigheten för dokument, arbetsböcker och presentationer baserat på användare eller dokument på något av följande sätt:
Åtkomstnivåer
Användare eller användargrupper kan få en behörighetsuppsättning enligt de åtkomstnivåer som de har tilldelats av författare i dialogrutan Behörighet:
- Läs Användare med läsåtkomster kan läsa ett dokument, en arbetsbok eller en presentation, men de har inte rättigheter att redigera, skriva ut eller kopiera.
- Ändra Användare med ändringsåtkomster kan läsa, redigera och spara ändringar i ett dokument, en arbetsbok eller en presentation, men de har inte rättigheter att skriva ut.
- Fullständig behörighet Användare som har Fullständig behörighet har total redigeringsbehörighet i dokumentet, arbetsboken eller presentationen, på samma sätt som en författare, och kan bland annat ange förfallodatum för innehållet, förhindra utskrift och ge behörigheter till andra användare. Författare har alltid Fullständig behörighet.
Behörighetsprinciper
Behörigheten för dokument, arbetsböcker och presentationer kan begränsas med hjälp av anpassade behörighetsprinciper som din administratör har skapat. Dessa principer finns på undermenyn Behörighet.
Visa innehåll med begränsad behörighet
Användare som tar emot eller öppnar innehåll med begränsad behörighet behöver bara öppna dokumentet, arbetsboken eller presentationen på samma sätt som de skulle göra om innehållet inte hade haft begränsad behörighet. Om användare inte har Office 2003 eller en senare version installerat kan de hämta ett program som de kan visa innehållet med.
Visa behörigheter i Word, Excel och PowerPoint
I Word, Excel och PowerPoint kan användare visa de behörigheter som de har fått i dialogrutan Min behörighet:
Visa innehåll utan Office 2003 eller en senare version
Om användare behöver läsa eller öppna filer med begränsad behörighet, men inte har Office 2003 eller en senare version, kan de hämta tilläggsprogrammet Rights Management för Internet Explorer eller ett annat program som stöder filer med begränsad behörighet.
