Det här avsnittet innehåller en beskrivning av digitala signaturer (eller digitala ID:n), vad de kan användas för och hur du kan använda dem i följande Microsoft Office-program: Word, Excel och PowerPoint.
Artikelinnehåll
Skapa en signaturrad i Word eller Excel
- Placera markören på den plats i dokumentet eller kalkylbladet där du vill skapa en signaturrad.
- Klicka på listan Signaturrad i gruppen Text på fliken Infoga och klicka på Microsoft Office-signaturrad.
- Skriv den information i dialogrutan Signaturinställningar som ska visas under signaturraden:
- Föreslagen undertecknare Undertecknarens fullständiga namn.
- Den föreslagna undertecknarens titel Undertecknarens yrkestitel (om sådan finns).
- Den föreslagna undertecknarens e-postadress Undertecknarens e-postadress (om den behövs).
- Instruktioner till undertecknaren Lägg till instruktioner till undertecknaren.
- Markera en eller båda av följande kryssrutor:
- Tillåt att undertecknaren lägger till kommentarer i dialogrutan Signera Tillåt undertecknaren att ange ett syfte med undertecknandet.
- Visa signaturdatum på signaturraden Signaturens datum visas jämte signaturen.
Tips Upprepa dessa steg om du vill lägga till fler signaturrader.
Anteckning Om dokumentet förblir osignerat visas meddelandefältet Signaturer. Klicka på Visa signaturer och slutför signaturprocessen.
Överst på sidan
Signera signaturraden i Word eller Excel
När du signerar en signaturrad lägger du till en synlig bild av signaturen och en digital signatur.
- Högerklicka på signaturraden i filen.
Anteckning Om filen öppnas i Skyddad vy klickar du på Redigera ändå om filen kommer från en betrodd källa.
- Välj Signera på menyn.
- Skriv in ditt namn i rutan bredvid X om du vill lägga till en utskriven version av signaturen.
Signaturraden
- Om du vill välja en bild av din skrivna signatur klickar du på Välj bild. Leta upp bilden med din signatur i dialogrutan Välj signaturbild, markera den fil som du vill använda och klicka sedan på Välj.
Anteckningar
För kunder som använder kinesiska (traditionell eller förenklad), koreanska eller japanska språkversioner visas alternativet Stämpla signaturrad.
Dessutom kan du signera en signaturrad genom att dubbelklicka på den. Skriv ditt namn intill X. Du kan också klicka på pilen bredvid signaturen i delen Begärda signaturer i Signaturfönstret. Välj Signera på menyn.
- Om du vill lägga till en handskriven signatur (endast Tablet PC-användare) signerar du med ditt namn i rutan bredvid X med hjälp av funktionen för pennanteckning.
- Klicka på Signera.
- Den röda knappen Signaturer visas längst ned i dokumentet eller kalkylbladet.
Följande bild visar knappen Signaturer.
Överst på sidan
Ta bort digitala signaturer från Word eller Excel
- Öppna dokumentet eller kalkylbladet som innehåller den synliga signatur du vill ta bort.
- Högerklicka på signaturraden.
- Klicka på Ta bort signatur.
- Klicka på Ja.
Anteckning Dessutom kan du ta bort en signatur genom att klicka på pilen bredvid signaturen i Signaturfönstret. Klicka på Ta bort signatur.
Överst på sidan
Lägga till osynliga digitala signaturer i Word, Excel eller PowerPoint
Om du vill skydda integriteten för ett dokuments innehåll kan du lägga till en osynlig digital signatur. Knappen Signaturer visas längst ned i signerade dokument.
- Klicka på fliken Arkiv.
- Klicka på Info.
- Klicka på Skydda dokument, Skydda arbetsbok eller Skydda presentation under Behörigheter.
- Klicka på Lägg till en digital signatur.
- Läs meddelandet i Word, Excel eller PowerPoint och klicka på OK.
- Skriv anledningen till varför du signerar dokumentet i rutan Syftet med att signera dokumentet i dialogrutan Signera.
- Klicka på Signera.
När en fil har signerats digitalt visas knappen Signaturer och filen skrivskyddas för att förhindra ändringar.
Överst på sidan
Ta bort osynliga digitala signaturer från Word, Excel eller PowerPoint
- Öppna dokumentet, kalkylbladet eller presentationen som innehåller den osynliga signatur du vill ta bort.
- Klicka på fliken Arkiv.
- Klicka på Info.
- Klicka på Visa signaturer.
- Dokumentet, kalkylbladet eller presentationen visas igen och rutan Signaturer visas.
- Klicka på pilen bredvid signaturnamnet.
- Klicka på Ta bort signatur.
- Klicka på Ja.
Överst på sidan
Vad är en digital signatur?
En digital signatur är en elektronisk, krypterad säkerhetsstämpel för verifiering av digital information som e-postmeddelanden, makron och elektroniska dokument. En signatur bekräftar att informationen kommer från den som signerade den och att informationen inte har ändrats.
Signeringscertifikat och certifikatutfärdare
Signerade certifikat Om du vill skapa en digital signatur måste du ha ett signeringscertifikat, som anger din identitet. När du skickar ett digitalt signerat makro eller dokument skickas även ditt certifikat och din offentliga nyckel. Certifikat utfärdas av en certifikatutfärdare och kan, på samma sätt som ett körkort, återkallas. Ett certifikat är oftast giltigt i ett år, och därefter måste undertecknaren förnya signeringscertifikatet, eller skaffa ett nytt signeringscertifikat, för att ange sin identitet.
Anteckning Du kan läsa mer om offentliga och privata nycklar i den här artikeln.
Certifikatutfärdare En certifikatutfärdare kan liknas vid en notarie som utfärdar digitala certifikat, signerar certifikat för att bekräfta deras giltighet och kontrollerar vilka certifikat som har återkallats eller upphört att gälla. I Microsoft Office kan du skaffa certifikat på flera olika sätt via Office Marketplace, Digital Signing.
Garantier för digitala signaturer
- Äkthet Undertecknaren bekräftas.
- Integritet Innehållet har inte ändrats eller manipulerats sedan det signerades digitalt.
- Anknytning Kallas också för oavvislighet och bevisar det signerade innehållets ursprung för alla parter. Motsatsen är att den som ska signera innehållet förnekar all anknytning till det signerade innehållet.
- Bevittning Signaturer i Word-, Excel- eller PowerPoint-filer som tidsstämplats av en säker tidsstämpelserver, har under vissa förhållanden samma giltighet som ett bevittnat dokument.
För att dessa garantier ska gälla måste innehållet signeras digitalt av den som har skapat innehållet med en signatur som uppfyller följande kriterier:
- Den digitala signaturen är giltig.
- Det certifikat som är kopplat till den digitala signaturen är giltigt (har inte upphört att gälla).
- Utgivaren, d.v.s. personen eller organisationen som har signerat innehållet, är betrodd.
Viktigt Signerade dokument med en giltig tidsstämpel anses ha giltiga signaturer, oavsett signeringscertifikatets ålder och återkallelsestatus.
- Det certifikat som är kopplat till den digitala signaturen har utfärdats till utgivaren som har signerat innehållet av en känd certifikatutfärdare.
Överst på sidan
Signaturrader i Word och Excel
En signaturrad liknar en vanlig platshållare för signatur som kan visas i ett utskrivet dokument, men fungerar på ett annat sätt. När en signaturrad infogas i en Office-fil kan författaren ange information om den som förväntas signera filen och eventuella instruktioner. När en elektronisk kopia av filen skickas till den tilltänkta undertecknaren ser den personen signaturraden och ett meddelande om att han eller hon ombeds att signera dokumentet visas. Den person som signerar kan göra följande:
- skriva sin signatur,
- välja en digital signaturbild eller
- skriva sin signatur med pennanteckningsfunktionen på en Tablet PC.
När den som signerar dokumentet lägger till en synlig signatur i dokumentet läggs även en digital signatur till för att autentisera undertecknarens identitet.
Viktigt Ett digitalt signerat dokument blir skrivskyddat för att förhindra ändringar.
Minska riskerna med digitala signaturer
Genom att använda signaturrader i Office-filer kan företag minska riskerna med elektroniska transaktioner och effektivisera pappersarbetet för kontrakt och andra avtal. Tack vare digitala signaturer sparas information om exakt vad som undertecknats, och uppgifterna kan kontrolleras i framtiden.
När den som signerar ett dokument lägger till en synlig signatur läggs även en digital signatur till för att autentisera identiteten. När ett dokument signeras digitalt skrivskyddas det för att förhindra ändringar.
Överst på sidan
Osynliga digitala signaturer i Word, Excel eller PowerPoint
En osynlig digital signatur, till exempel en osynlig digital signaturrad, garanterar dokumentets äkthet, integritet och ursprung. Du kan lägga till osynliga digitala signaturer i Word-dokument, Excel-arbetsböcker och PowerPoint-presentationer.
Knappen Signaturer visas längst ned i signerade dokument. För signerade dokument visas dessutom signaturinformation i området Information som visas när du klickar på fliken Arkiv.
Överst på sidan
