Bli av med spårade ändringar en gång för alla

Artikelinnehåll


Mina ändringar visas

Du har fått ett dokument i ett e-postmeddelande från en kollega. Dokumentet skulle fungera bra som utgångspunkt för ett dokument som du ska arbeta med, och därför sparar du det med ett nytt namn och ändrar det så att det passar för dina behov. Du har inte en tanke på att din kollega kan ha lämnat kommentarer i originaldokumentet, eftersom de inte syns i din kopia.

Nu är du redo att vidarebefordra dokumentet till dina kunder, men du vill ge dem din egen version av dokumentet, inte ett sammelsurium av det ursprungliga dokumentet, din kollegas kommentarer och dina uppdateringar.

Ett annat möjligt scenario är att du har använt funktionen Spåra ändringar i Microsoft Office Word 2007 för att hålla reda på ändringar som du har infogat i din jobbansökan. Nu vill du skicka ansökan till en potentiell arbetsgivare, och du vill att arbetsgivaren ska se resultatet av dina ändringar, inte den tankeprocess som ledde fram till resultatet.

I båda fallen blir du väldigt förvånad när de personer som har fått dokumentet berättar att det är mycket svårläsligt på grund av alla genomstrykningar, understrykningar och pratbubblor i marginalerna. I ett stycke i brevet är tre meriter formaterade med genomstrykning – och den kompetens som du ville betona den här gången är understruken. Det är stor risk för att du inte får jobbet.

Dokument med spårade ändringar

Den här texten fanns inte i dokumentet när du skickade det. Var hittade Word det här innehållet? Hur kan du få Word att bete sig som du vill?

Överst på sidan Överst på sidan

Så här fungerar funktionen Spåra ändringar

Du kanske inte är medveten om att du arbetar med funktionerna Spåra ändringar och Kommentarer i Word. När ändringar spåras i Word visas borttagningar som pratbubblor i marginalen och infogningar som understruken text. Borttagningar, liksom kommentarer ("anteckningar"), kan också visas i texten.

Det finns flera sätt att dölja spårade ändringar och kommentarer, men alla ändringar som gjordes när funktionen Spåra ändringar var aktiverad, och alla kommentarer som har lagts till, finns kvar i dokumentet tills de accepteras eller ignoreras (eller tas bort när det gäller kommentarer). 

 Obs!   Om du döljer spårade ändringar, raderas inte befintliga spårade ändringar eller kommentarer från dokumentet, men du slipper läsa ett dokument som är fyllt av genomstrykningar, understrykningar och pratbubblor.

Överst på sidan Överst på sidan

Hur kontrollerar jag om dokumentet innehåller spårade ändringar och kommentarer?

Med funktionen Dokumentkontroll i Office Word 2007 kan du kontrollera om ett dokument innehåller spårade ändringar, kommentarer, dold text och annan privat information. Så här kontrollerar du ett dokument:

  1. Öppna det dokument som du vill undersöka.
  2. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av knapp, klicka på Förbered och sedan på Kontrollera dokument.
  1. Klicka på Inspektera i dialogrutan Dokumentkontroll.
  2. Granska resultatet av kontrollen. Om kommentarer och spårade ändringar hittas med funktionen Dokumentkontroll blir du ombedd att klicka på Ta bort alla bredvid Kommentarer, revisioner, versioner och anteckningar.
  3. Klicka på Kontrollera igen eller på Stäng.

Överst på sidan Överst på sidan

Hur blir jag av med spårade ändringar och kommentarer?

Du måste acceptera eller ignorera ändringarna och ta bort kommentarerna, om du vill bli av med de spårade ändringarna och kommentarerna. Gör så här:

  1. Klicka på pilen bredvid Visa markering i gruppen Uppföljning på fliken Granska.

Bild av menyflikar i Word

  1. Kontrollera att en markering visas vid följande alternativ:
    • Kommentarer
    • Pennanteckningar
    • Infogat och borttaget
    • Formatering
    • Granskare (Peka på Granskare och kontrollera att Alla granskare är markerat.)

Om något alternativ saknar en bock markerar du det genom att klicka på det.

  1. Klicka på Nästa eller Föregående i gruppen Ändringar på fliken Granska.

Bild av menyflikar i Word

  1. Gör något av följande:
    • Klicka på Acceptera i gruppen Ändringar.
  • Klicka på Avslå i gruppen Ändringar.
  • Klicka på Ta bort i gruppen Kommentarer.
  1. Upprepa steg 3 och 4 tills alla spårade ändringar i dokumentet har accepterats eller ignorerats och tills alla kommentarer har tagits bort.

 Obs! 

  • Om du vet att du vill godkänna alla ändringar klickar du på Acceptera och sedan på Acceptera alla ändringar i dokumentet.
  • Om du vet att du vill avslå alla ändringar klickar du på Ignorera och sedan på Ignorera alla ändringar i dokumentet.
  • Kommentarer som du vill ta bort måste raderas. Klicka på pilen bredvid Ta bort i gruppen Kommentarer och klicka sedan på Ta bort alla kommentarer i dokumentet.

Överst på sidan Överst på sidan

Hur hamnade alla spårade ändringar och kommentarer i mitt dokument?

Du kanske trodde att du hade tagit bort alla kommentarer och spårade ändringar, eller du kanske har fått dokumentet av någon annan utan att vara medveten om att det innehöll kommentarer och spårade ändringar. Hur kan allt detta sparas i Word utan att du märker det?

Du eller den som har skickat dokumentet till dig kanske har dolt spårade ändringar och kommentarerna i syfte att göra dokumentet mer lättläsligt, men spårade ändringar tas inte bort när de döljs. De behålls i dokumentet tills du vidtar åtgärder. Beroende på vilken Word-version och vilka inställningar du använder kan de spårade ändringarna eller kommentarerna visas igen när du eller någon annan öppnar dokumentet.

Om du inte vill att andra ska se de spårade ändringarna och kommentarerna måste du acceptera eller ignorera ändringarna och ta bort kommentarerna innan du vidarebefordrar dokumentet.

Överst på sidan Överst på sidan

Så här visar du dolda ändringar och kommentarer

Spårade ändringar och kommentarer kan döljas på flera olika sätt, vilket kan göra att du tror att det inte finns några sådana i dokumentet. Exempel:

  • Rutan Visa för granskning    I rutan Visa för granskning i gruppen Spårning på fliken Granska anges vilket visningsläge som är aktiverat. Rutan innehåller också fler alternativ för visning av dokumentet. Om du klickar på Slutgiltig eller Ursprunglig döljs alla spårade ändringar och kommentarer. Om du vill visa dem väljer du Slutversion med markeringar eller Ursprungsversion med markeringar.

Bild av menyflikar i Word

  • Visa markering    Genom att använda listan Visa markering i gruppen Spårning på fliken Granska kan du dölja kommentarer och spårade ändringar. De objekt som är markerade under Visa markering visas. Objekt som inte är markerade döljs. Om du vill visa ett visst objekt, till exempel Infogat och borttaget klickar du på det på Visa markering-menyn.

Bild av menyflikar i Word

Därför visas spårade ändringar och kommentarer som standard i Microsoft Office Word

I Word visas spårade ändringar och kommentarer som standard, så att du inte av misstag distribuerar dokument som innehåller spårade ändringar och kommentarer. I rutan Visa för granskning är alternativet Slutversion med markeringar valt som standard.

Överst på sidan Överst på sidan

Kan jag både äta kakan och ha den kvar?

Om du vill bevara spårade ändringar eller kommentarer i ett dokument, men vill låta andra ta del av dokumentet utan att se ändringarna och kommentarerna är den bästa lösningen att ha separata kopior av dokumentet: en offentlig kopia för distribution och en privat kopia som du behåller själv. I den offentliga versionen av dokumentet ska du acceptera eller ignorera alla spårade ändringar och ta bort alla kommentarer enligt anvisningarna i den här artikeln. I den privata versionen av dokumentet kan du låta ändringarna och kommentarerna vara kvar.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Word 2007