Skapa ett organisationsschema automatiskt utifrån data om anställda

Ett organisationsschema är ett diagram som visar relationer mellan anställda, befattningar och grupper.

Om all information om de anställda finns i en Excel-arbetsbok eller Exchange Server-katalog kan du låta generera ett diagram med alla former och kopplingar i Visio. Om du inte vill använda ett automatiskt diagram kan du rita ett diagram utan en extern datakälla.

För att du ska kunna hitta rätt mall att utgå ifrån går du till Arkiv > Ny och klickar på kategorin Organisationsschema och sedan på Skapa..

Organisationsschema

Skapa schema automatiskt från en befintlig datakälla

När du klickar för att skapa ett diagram utifrån mallen startar guiden Organisationsscheman. Välj Information som redan sparats i en fil eller databas på den första sidan i guiden och följ sedan anvisningarna.

Datakällor som du kan använda

  • Microsoft Excel-kalkylblad
  • Textfil
  • Microsoft Exchange Server-katalog
  • ODBC-kompatibel datakälla

Kolumner som krävs i datakällan

Datakällan måste ha kolumner för den anställdas namn, unik identifierare och den anställdas närmaste överordnade. Det spelar ingen roll vilka namn kolumnerna har i datakällan eftersom du i guiden anger vilka kolumner eller fältnamn som innehåller den anställdas namn i och namnet på den överordnade.

  • Namn på anställd    Så som de anställdas namn visas i det här fältet visas de i formerna i organisationsschemat.
  • Unik identifierare     Den här kolumnen kan vara kolumnen för namn på anställda om alla namn är unika. Annars kan du ta med en kolumn som innehåller värden som unikt identifierar varje anställd.
  • Den person som den anställda rapporterar till    Det här fältet måste innehålla varje överordnads unika identifierare, t.ex. ett namn eller anställningsnummer. (Lämna fältet tomt för den anställda som finns överst i organisationsschemat.)

Exempel på en textfil som datakälla

Följande text är ett exempel på en kommaavgränsad textfil med fem kolumner och fyra rader, där första raden är rubrikrad. Låt exempelfilen genereras i Visio – starta Guiden Organisationsscheman, markera Information som anges med hjälp av guiden och klicka på Nästa. På nästa sida markerar du Avgränsad text , skriver ett filnamn och klickar på Nästa. Textredigeraren öppnas i Visio med dessa exempeldata som en guide.

Namn,Överordnad,Befattning,Avdelning,Telefon

Anders Exempelchef, ,VD,Chef,x5555
Anna Exempelchef,Anders Exempelchef,Utvecklingschef,Produktutveckling,x6666
Johan Exempelbef,Anna Exempelchef,Programvaruutvecklare,Produktutveckling,x6667

Skapa ett organisationsschema utifrån en ny datafil

Exempeldata öppnas åskådligt i Excel eller en textredigerare via Visio, vilket gör att du kan använda dessa data i ett annat program om du så önskar. Du kan ersätta exempeldata med egna data och slutföra guiden så att organisationsschemat skapas.

  1. Klicka på Arkiv > Ny och sedan på kategoribilden Organisationsschema och på Skapa. Då startar guiden Organisationsschema.
  2. Klicka på Information som anges med hjälp av guiden på den första sidan i guiden och klicka sedan på Nästa.
  3. Välj Excel eller Avgränsad text, ange ett namn på den nya filen och klicka sedan på Nästa.
    Om du väljer Excel öppnas ett Microsoft Excel-kalkylblad med exempeltext. Om du väljer Avgränsad text öppnas en sida i Anteckningar med exempeltext.
  4. När Excel eller Anteckningar öppnas använder du exempeltexten som ett exempel på den typ av information som ska tas med, och skriver din egen information över exempeltexten. Kolumnerna för namn på anställd och överordnad är obligatoriska men du kan lägga till och ta bort andra kolumner.
  5. Avsluta Excel eller Anteckningar och slutför guiden.

Ändra layout, ändra former och infoga bilder

När du använder mallarna för Organisationsschema läggs fliken Organisationsschema till i menyfliksområdet. Du kan använda verktygen på den här fliken för göra större ändringar i diagrammets utseende.

Grupperna Layout och Ordna innehåller verktyg för ändring av formernas layout och hierarki.

I galleriet Former kan du välja format för diagrammets former. Du kan använda verktygen i gruppen Bild för att infoga en bild i den markerade formen, ta bort platshållarbilden och ändra bilden när den har infogats i en form. Om du inte har lagt till bilder i alla former med hjälp av guiden kan du göra det nu. Klicka på Infoga > Flera bilder på fliken Infoga. Alla bilder måste finnas i en och samma mapp, och filnamnen måste ha formatet ”namn_på_anställd.filtyp” – t.ex. Michael Lund.jpg (namnet måste matcha namnet exakt i datakällan).

Gruppen Organisationsdata innehåller verktyg för import av data från en extern källa med hjälp av guiden, export av organisationsdata till Excel eller en textfil, samt för jämförelse av data i diagrammet med en extern datakälla.

Visa grupper med hjälp av gruppramar eller prickade linjer

När du har skapat ett organisationsschema kan du ordna om informationen så att den återspeglar virtuella grupprelationer. Du kan flytta relaterade former så att de hamnar nära varandra och sedan använda kopplingar i form av prickade linjer för att återge sekundära rapporteringsstrukturer. Du kan också använda en gruppram om du vill framhäva en virtuell grupp. Dra gruppramsformen till ritningen från fönstret Former och använd sedan storlekshandtagen på sidorna för att se till att formen omfattar alla personer i den virtuella gruppen.

Gruppram

Uppdatera genererade organisationsscheman

Om organisationsstrukturen ändras och du vill återge ändringarna uppdaterar du diagraminformationen eller uppdaterar organisationsschemat manuellt.

  • Klicka på Data > Externa data > Uppdatera alla.

Om den nya informationen skiljer sig något från de data som diagrammet bygger på kan du behöva flytta personer manuellt.

Om diagrammet är nytt kan du använda Visio för att jämföra det med ett äldre diagram och få reda på skillnaderna.

  1. Öppna antingen den nya eller den äldre versionen av organisationsschemat.
  2. Klicka på Organisationsschema > Organisationsdata > Jämför. I rutan Jämför organisationsdata letar du rätt på den version som du vill jämföra diagrammet med.
  3. Välj en situation under Typ av jämförelse, beroende på vilken version du valt att öppna.
  4. Välj önskat alternativ under Rapporttyp.
  5. Klicka på OK.

Om diagrammet fortfarande inte uppdateras som du vill kan du behöva skapa ett nytt diagram.

 
 
Gäller:
Visio 2013, Visio Professional 2013