Importera data till formerna i ritningen

Att koppla ihop data från externa källor som till exempel Excel, Access, SQL Server eller SharePoint, innebär en process i två steg – först importerar du, och sedan kopplar du dina data till formerna.

I det första steget ska du importera data till fönstret Externa data med hjälp av guiden Dataväljare.

  1. Gå till gruppen Externa data på fliken Data och klicka på Länka data till former.
  2. På den första sidan i guiden Dataväljaren väljer du vilken av följande typer av datakällor som du vill använda:
    • Microsoft Excel-arbetsbok
    • Microsoft Access-databas
    • Microsoft SharePoint Foundation-lista
    • Microsoft SQL Server-databas
    • Annan OLEDB- eller ODBC-datakälla
    • Tidigare skapad anslutning
  3. Följ instruktionerna i guiden Dataväljare.
  4. När du har klickat på Slutför på den sista sidan i guiden Dataväljaren visas fönstret Externa data och den importerade informationen visas i en tabell.

Importerade data

De data som visas i fönstret Externa data är en ögonblicksbild av dina källdata vid importtillfället. Du kan uppdatera dessa data med ändringarna i källinformationen (klicka på Uppdatera alla på fliken Data), men ändringar i diagrammet skickas inte tillbaka till datakällan.

Om du vill dölja fönstret Externa data avmarkerar du kryssrutan Fönster för externa data i gruppen Visa/dölj på fliken Data.

Länka rader med data till former i en ritning

Du kan länka rader med data till formerna i en ritning på tre sätt: Du kan länka rader till befintliga former en i taget, länka raderna till formerna automatiskt eller skapa former baserat på dina data.

Länka rader till befintliga former en i taget

Det här är det bästa sättet om du har befintliga ritningar med relativt få former. Inga särskilda inställningar behöver göras i förväg.

  • Dra en rad från fönstret Externa data till en form i ritningen.
    Dra data till en form

Eller:

  • Markera en form, högerklicka på en rad med data och klicka på Länka till markerade former på snabbmenyn. Använd den här metoden om du vill länka data till en behållarform.

Informationen visas vid formen och länkikonen Skapa länk visas i fönstret Externa data för att ange att raden är länkad till en form. Du kan länka en enstaka rad till flera former, men varje form kan bara länkas till en rad.

Länka rader till former automatiskt

Den här metoden passar bäst för befintliga ritningar med många former, men du måste förbereda formerna i förväg genom att lägga till särskilda formdatafält. Värdet i ett fält av typen Formdata måste matcha ett värde på en rad i datakällan så att Visio kan länka just den raden till formen med det matchande värdet.

Anta till exempel att du har en Excel-arbetsbok med statusinformation om datorerna i ett nätverk och att du vill övervaka datorernas status visuellt med hjälp av ett nätverksdiagram. Varje datarad i arbetsboken motsvarar en enskild dator. I det här exemplet är kolumnen Datornamn den unika identifieraren. För att rätt rader i arbetsboken automatiskt ska länkas till rätt former i diagrammet lägger du till fältet Datornamn i Formdata för varje form, fyller i fältet med namnet på en unik dator i nätverket och startar sedan guiden Länka automatiskt:

  1. Klicka på Länka automatiskt i gruppen Hämta externa data på fliken Data.
  2. Följ instruktionerna i guiden Länka automatiskt.

I vårt exempel väljer du Datornamn i listan Datakolumn och i listan Formfält på sidan Länka rad till form automatiskt om i guiden. När du slutför guiden länkas raderna och formerna som har matchande värden.

Skapa former baserat på dina data

Det här är det bästa sättet om ritningen inte redan innehåller former och du inte behöver använda specifika former.

  1. Markera en form i fönstret Former.
  2. Dra en rad eller en uppsättning rader från fönstret Externa data till ett tomt utrymme i ritningen.

En instans av den markerade formen visas för varje rad som du drar till ritningen.

Formatera data på sidan

Du kan lägga till visuell representation av informationen och göra det lättare att gå igenom den genom att använda anpassad datagrafik för formerna.

 
 
Gäller:
Visio Professional 2013