Sida 21 av 24FÖREGNÄSTA

Arbeta mer effektivt med Excel 2007

Bilder av Excel-filformat

I Excel 2007 kan du öppna filer som har skapats i tidigare versioner av Excel, från Excel 95 till och med Excel 2003.

I Excel 2007 kan du öppna filer som har skapats i tidigare versioner av Excel, från Excel 95 till och med Excel 2003.

Men vad gäller om du är den första på jobbet som har Excel 2007? Och om du behöver dela filer med avdelningar som ännu inte har Excel 2007? Ni kan dela alla arbetsböcker med varandra. Så här går det till:

Äldre filer har kvar det gamla formatet om du inte väljer något annat.     Om du öppnar en fil som har skapats i en tidigare version och sedan ska spara arbetet, är standardinställningen i dialogrutan Spara som att spara filen i det ursprungliga formatet. Om filen skapades i Excel 2003 sparas filen i 2003-formatet såvida du inte anger något annat.

Om du sparar filen i ett äldre format får du en varning om den innehåller nya funktioner.     När du sparar en fil i ett tidigare format, och om några 2007-funktioner inte är kompatibla med det, får du information om detta från en kompatibilitetskontroll.

Om du till exempel använder färg på ett sidhuvud i Excel 2007 och sedan sparar filen i Excel 97-2003-format, meddelar kompatibilitetskontrollen att tidigare versioner av Excel inte använder färg för sidhuvuden och sidfötter, och att sidhuvudet kommer att visas som vanlig text.

Viktigt!     Om en ny funktion inte kommer att vara tillgänglig igen då du sparar filen i ett tidigare format och sedan öppnar den igen i Excel 2007, får du en varning från kompatibilitetskontrollen.

Du kan alltid kopiera nyare filer i nyare format först.    Du kan lätt behålla en kopia i 2007-format av arbetsboken. Använd Spara som och ange att du vill ha en Excel-arbetsbok (*.xlsx). Den kopian av filen innehåller alla Excel 2007-funktioner.

Dela dokument mellan olika versioner genom att använda en konverterare.     Om du skapar en fil i 2007 och sparar den i 2007-format kan dina kolleger som har Excel-versionerna 2000 till 2003 (och de senaste säkerhetskorrigeringarna och Service Pack-versionerna) arbeta i dina 2007-filer. När de klickar på ditt dokument tillfrågas de om de vill hämta en konverterare som gör att de kan öppna ditt dokument.

Om du är intresserad av tekniska detaljer: Excel 2007-filformatet baseras på XML (Extensible Markup Language) och är ett öppet Office XML-format. Detta är ett nytt filformat också för Microsoft Office Word 2007 och PowerPoint 2007.

Sida 21 av 24FÖREGNÄSTA