Bloggar och wikis ger möjligheter att snabbt dela information på en webbplats utan att det krävs avancerade verktyg eller expertkunskaper. Ofta är de dessutom enklare att uppdatera än formella dokument eller traditionella webbplatssidor.

Använda bloggar

Bloggar innehåller inlägg, som går att likna vid dagboksinlägg, från en person eller en grupp. Inläggen dateras och visas i omvänd kronologisk ordning. Det går att kommentera inläggen och lägga upp länkar till närliggande webbplatser, bilder eller bloggar.

I ett företag kan bloggar användas som ett snabbt sätt att dela information med anställda, samarbetspartners och kunder. På så sätt kan medarbetare ge viktiga kunskaper inom komplexa ämnesområden, ge inspiration och råd eller förklara nya riktlinjer och metoder.

 Obs!   I den här artikeln finns referenser till en SharePoint-exempelwebbplats som har skapats av Adventure Works. Adventure Works är ett påhittat företag som tillverkar cyklar, cykeldelar och cykeltillbehör.

Marknadsföringsavdelningen på Adventure Works använder till exempel en blogg för att presentera och sammanställa feedback för strategiska idéer och för att uppmärksamma medarbetare som åstadkommit något extra.

Genom att uppmuntra läsarna att lämna kommentarer på inläggen får företaget dessutom reda på vad läsarna anser om olika ämnen.

Bloggar går att skapa på en Microsoft Office SharePoint Server 2007-webbplats genom att använda de enkla formateringsverktyg som finns tillgängliga i webbläsare som har stöd för ActiveX-kontroller, till exempel Windows Internet Explorer. Du kan även använda vissa verktyg för allmän redigering, till exempel Microsoft Office Word 2007.

Bloggens läsare kan prenumerera på RSS-feed så att de håller sig uppdaterade med nya inlägg och kommentarer.

Använda wikis

En wiki är en webbplats där användare kan sammanställa gruppens kunskaper, planera händelser eller samarbeta i projekt. Det går enkelt att lägga till nytt innehåll eller redigera befintligt.

 Länkar till befintliga sidor

 Länkar till sidor som kan skapas senare

Det enda som behövs är en webbläsare och behörighet till wiki-webbplatsen – inga specialverktyg och inga kunskaper om att skapa en webbplats. Det går snabbt att lägga till befintliga sidor och är enkelt att skapa länkar till nya sidor.

Länkarna i en wiki går till och med att skapa innan de faktiska sidorna har skapats. Detta är praktiskt om en gruppmedlem till exempel tycker att ett ämne behöver närliggande information men inte har tid att skapa en ny sida genast. Då kan gruppmedlemmen skapa en länk som går att göra om till en faktisk sida senare genom att följa länken och lägga till sidan.

Versionshantering är aktiverat för wiki-sidor vilket innebär att det skapas en versionshistorik där det går att se hur innehållet har utvecklats. Där visas vem som ändrat innehållet och när, och vid behov går det till och med att återgå till en tidigare version.

Skillnader mellan bloggar och wikis

Både bloggar och wikis underlättar samarbetet i din grupp, utan behov av avancerade verktyg eller specialkunskaper, men det finns vissa skillnader i hur din grupp kan använda dem:

Bloggar  Blogginläggen skrivs oftast av en specifik grupp personer som vill informera och ge kunskaper, till exempel chefer, tekniska experter eller personer med unik inblick eller ett unikt sätt att skriva.

I en del bloggar spelar det stor roll vilken position den eller de personer som skriver blogginläggen har. Till exempel kan chefer använda ett blogginlägg för att förklara de bakomliggande orsakerna till en policyändring, gruppmedlemmar kan beskriva sina erfarenheter från ett specifikt projekt och tekniker kan beskriva rekommenderade metoder eller hur någonting fungerar med egna ord.

Blogginläggen och kommentarerna visas i omvänd kronologisk ordning. Det går att bläddra i bloggposterna ungefär på samma sätt som en dagbok.

Wikis  Att skapa en wiki är vanligen en kollektiv uppgift i gruppen. När någon har skapat en sida kanske en annan gruppmedlem lägger till mer information, redigerar innehållet eller lägger till användbara länkar. Denna typ av samarbete hjälper till att se till att innehållet blir korrekt och relevant.

Wikis utvecklas hela tiden i takt med att personer lägger till ny information. Även om det skapas en versionshistorik som sorteras i kronologisk ordning visas inte de daterade versionerna i standardvyn för en wiki.

Gruppen kanske vill använda en wiki för att bygga upp en gemensam kunskapsbas eller för att underlätta planeringen, till exempel för ett projekt inom gruppen, en publikation eller en konferens.

Marknadsföringsavdelningen på Adventure Works använder till exempel en wiki för att hjälpa nyanställda att komma igång snabbt. Så fort gruppens medlemmar får tag i mer information eller har något nytt råd att ge lägger de till länkar och information.