Under de senaste åren har organisationer producerat stora volymer med ostrukturerat innehåll, bland annat dokument, e-postmeddelanden, videofilmer, snabbmeddelanden, webbsidor och mycket annat. Innehållet är ofta i form av ett ohanterbart kaos som hindrar organisationen från att utnyttja dessa värdefulla tillgångar för att få bättre kunskap, förbättra sina kundrelationer och öka effektiviteten. Enterprise Content Management (ECM) från Microsoft är en nyckelkomponent i en organisations infrastruktur, som kan hjälpa företaget att övervinna dessa utmaningar.

ECM från Microsoft bygger på en välintegrerad plattform som gör att alla informationsarbetare i organisationen kan delta i innehållshanteringen, tack vare integrering med välkända verktyg som Microsoft Office-systemet. En Microsoft ECM-lösning kan hjälpa företag att:

Hantera olika typer av innehåll

Dokumenthanteringsfunktionerna i den integrerade ECM-lösningen hjälper företag att sammanställa olika typer av innehåll från flera filresurser och personliga enheter till en centralt hanterad databas med konsekvent kategorisering. De integrerade sökfunktionerna gör det enklare att söka i och dela den här informationen. IT-organisationer kan också skydda innehållet i denna centralt hanterade databas från obehörig åtkomst.

Integrerade samarbetsfunktioner, som automatiserat arbetsflöde, gör det enklare att gemensamt skapa, granska och godkänna dokument på ett strukturerat sätt. Det innebär att man inte längre enbart behöver lita på e-post för att dela dokument. Mobila medarbetare kan också använda dessa dokument offline när de inte är anslutna till nätverket.

Uppfylla krav i regler och lagar

Microsoft ECM-lösningen innehåller också integrerad hantering av arkivhandlingar som gör det möjligt för organisationer att arkivera och skydda affärshandlingar i ett slutgiltigt skick. Förfalloregler som tillämpas på dessa handlingar säkerställer att de bevaras under den tid som krävs enligt lagstiftning eller företagets egna regler. Med granskningsloggar kan interna och externa granskare kontrollera att handlingarna arkiveras på rätt sätt. Undantag kan göras för vissa handlingar så att de inte förstörs.

Hantera webbplatser effektivt

Med integrerade hanteringsfunktioner för webbinnehåll kan användarna publicera webbinnehåll med lättanvända innehållsverktyg och en inbyggd godkännandeprocess. Detta säkerställer att innehållet överförs till webbplatserna i rätt tid utan att IT-personalen behöver blandas in. Med hjälp av mallar i form av huvudsidor och sidlayouter kan sidorna få ett konsekvent utseende, så att varumärket byggs på rätt sätt. En enda distributions- och hanteringsinfrastruktur för intranät-, extranät- och Internetplatser – samt för webbplatser på flera språk – minskar kostnader och besvär för IT-avdelningen.

Effektivisera affärsprocesser

Med hjälp av Microsoft ECM-lösningen kan företag effektivisera innehållsdrivna affärsprocesser via verktyg och en plattform för automatisering av uppgifterna i dessa processer. Elektroniska formulär kan användas för att samla in och kontrollera indata för affärsprocesser på webbplatser, mobila enheter och Microsoft Office System-program. Formulär behöver bara skapas en gång, och med administrationsverktygen kan IT-personalen distribuera och följa upp användningen av dessa formulär i flera kanaler.

Dessa funktioner tillhandahålls av Microsoft i en enda integrerad infrastruktur för affärseffektivitet. Den minskar belastningen på IT-personalen betydligt eftersom de numera har en gemensam uppsättning verktyg och metoder för att hantera lösningen. Den täta integreringen med välbekanta verktyg som Microsoft Office System-programmen gör att alla informationsarbetare i organisationen kan använda funktionerna i Microsoft ECM-lösningen. Detta minskar belastningen på användarna, som inte längre behöver lära sig nya verktyg eller ändra hur de arbetar för att kunna delta i företagets strategi för innehållshantering.

Arbetsflödesfunktioner gör det enklare för användarna att börja använda systemet. Visa en större bild.

ECM-funktioner från Microsoft

Microsofts ECM-lösning innehåller verktyg för hantering av hela livscykeln för ostrukturerat innehåll från framställning till sista användning på en enda plattform. Dessa funktioner innefattar dokumenthantering, arkivhantering, hantering av webbinnehåll och formulärlösningar.

Dokumenthantering

• Spara tid och återanvänd information på ett enkelt sätt.  Organisera och klassificera innehåll inom en centraliserad dokumenlagringsplats för att ge en konsekvent metod för att organisera, kategorisera, navigera genom och snabbt söka efter rätt information.
• Skydda känslig information.  Hjälp till att skydda dokument med integrerad rättighetshantering som följer med dokumenten vart de än tar vägen. Åtkomsträttigheter för användare kan anges för individuella objekt och metadata kan avlägsnas från dokument före slutlig publicering.
• Förenkla samarbetet kring dokumentskapande.  Med inbyggda dokumentarbetsflöden kan du initiera, spåra och samarbeta kring dokumenorienterade processer direkt från Microsoft Office-skrivbordsprogram. Viktiga aviseringar och uppgiftsinformation kan visas i dokumentet, vilket säkerställer att stegen i arbetsflödet följs på rätt sätt.

Hantera av arkivhandlingar

• Förbättra regelefterlevnaden.  Tillämpa principer för informationssparande, skydd och granskning på affärsarkiv för att garantera att de sparas på rätt sätt.
• Skydda viktiga arkiv.  En lagringsplats med förbättrad säkerhet hjälper till att skydda arkivmaterialet i slutgiltig form.
• Enkel processökning.  Säkerställ att information som krävs för giltig sökning kan behållas på ett kostnadseffektivt sätt och placeras undantagna enligt sökningskriterierna.

Lagringsplats för arkivhandlingar för långsiktig lagring. Visa en större bild.

Hantera av webbinnehåll

• Författa och publicera dokumentation snabbt och enkelt.  Affärsgrupper kan författa och publicera webbinnehåll i tid med lättanvända författarverktyg och integrerade arbetsflöden med minimal IT-inblandning.
• Behåll enhetligt utseende och känsla för alla webbplatser.  Upprätthåll ett enhetligt utseende genom att tillhandahålla godkända huvudsidor och sidlayouter som möjliggör anpassning och navigering på webbplatsen att anges en gång och återanvändas av innehållsförfattare.
• Lägre kostnader för distribution och hantering av dina webbplatser.   Implementera en enda flerskiktsinfrastruktur för att publicera innehåll till intranät, extranät och Internetwebbplatser.

Formulärlösningar

• Automatisera affärsprocesser.  Automatisera många manuella uppgifter genom att använda Windows Workflow Foundation. Skapa nya arbetsflöden med verktyg som Microsoft Visual Studio 2005 och Microsoft Office SharePoint Designer 2007.
• Samla in information med elektroniska formulär.  Genom att vända Microsoft Office InfoPath 2007 kan företag skapa elektroniska formulär som sedan distribueras i en mängd kanaler, till exempel webbplatser, mobila enheter och klientprogram.
• Snabbt distribuera och hantera formulärlösningar.  Snabbt distribuera formulärlösningar som uppgraderas sida vid sida minimerar stilleståndstiden. Visa status för alla distribuerade formulär i en enda vy.

 Överst på sidan