Grundläggande aktiviteter i SharePoint Workspace 2010

Komma igång med Office 2010 Här är några grundläggande aktiviteter som du kan göra för att lära dig hur du använder Microsoft SharePoint Workspace 2010.

 Obs!   SharePoint Workspace kallades tidigare Office Groove.

I den här artikeln


Vad är SharePoint Workspace?

Med Microsoft SharePoint Workspace 2010 kommer du åt SharePoint-innehåll oavsett om du är ansluten till SharePoint-servern eller om du arbetar offline. När du är ansluten till SharePoint-servern synkroniseras alla innehållsuppdateringar på servern och i arbetsytan automatiskt. När du inte är ansluten lagras ändringar du gör lokalt i cacheminnet. Nästa gång du ansluter till SharePoint-servern synkroniseras alla ändringar automatiskt.

SharePoint-arbetsytor gör det enklare att navigera när du ska komma åt och arbeta med SharePoint-innehåll. Om du har använt en SharePoint-webbplats tidigare kommer du direkt att förstå hur du ska använda en SharePoint-arbetsyta.

Överst på sidan Överst på sidan

Typer av arbetsytor i SharePoint Workspace

I SharePoint Workspace finns tre arbetsytetyper: SharePoint-arbetsytor, Groove-arbetsytor och delade mappar.

SharePoint-arbetsytor     är en nyhet i den här versionen och gör att du kan skapa en kopia av en SharePoint-webbplats på datorn som automatiskt synkroniseras med servern. I den här typen av arbetsyta kan det bara finnas en medlem, den som skapade arbetsytan.

Alla som har använt en tidigare version av det här programmet, till exempel Office Groove 2007, känner till Groove-arbetsytor    . Den här typen av arbetsyta innehåller vanligtvis en mängd olika produktivitetsverktyg, som läggs till vid behov, och innehåller oftast två eller fler medlemmar som går med via en inbjudan.

En delad mapp är en speciell typ av Groove-arbetsyta som gör att du kan dela innehållet i en mapp i Windows-filsystemet. Mer information om den här typen av arbetsyta finns i artikeln Om delade mappar.

Överst på sidan Överst på sidan

Delarna i en SharePoint-arbetsyta

En SharePoint-arbetsyta

Bildtext 1 SharePoint-dokumentbibliotek synkroniserade i den här arbetsytan.
Bildtext 2 SharePoint-listor synkroniserade i den här arbetsytan.
Bildtext 3 Listor eller bibliotek som inte stöds i SharePoint-arbetsytan. En webblänk gör att du kan navigera till det här innehållet på SharePoint-webbplatsen.
Bildtext 4 Innehåll i det markerade dokumentbiblioteket.

I det här dokumentet beskrivs hur du skapar en SharePoint-arbetsyta från en SharePoint-webbplats.

Överst på sidan Överst på sidan

Delarna i en Groove-arbetsyta

Med Groove-arbetsytor kan grupper eller organisationer med gemensamma syften och mål dela idéer och arbeta tillsammans. En Groove-arbetsyta innehåller vanligtvis två eller fler "medlemmar", det vill säga personer som bjuds in till arbetsytan. Arbetsytans innehåll är i högsta grad dynamiskt. Alla medlemmar som är online ser omedelbart uppdateringar gjorda av dem själva eller andra medlemmar. Uppdateringarna skickas och tas emot när du och andra medlemmar ansluter.

På Groove-arbetsytor kan medlemmar arbeta med en rad specialiserade programverktyg. Anta till exempel att du har ett veckomöte där utvecklingen av marknadsföringsmaterial diskuteras. Aktiviteter på mötet kan vara att bestämma tidplaner, dela ut arbetsuppgifter och granska slutförda arbeten. Mötesarbetet kan underlättas genom att medlemmarna lägger upp filer i ett dokumentverktyg, diskuterar frågor i ett diskussionsverktyg och samarbetar om mötets dagordning med hjälp av ett kalenderverktyg. Alla medlemmar som är online samtidigt kan interagera med hjälp av chatt i realtid.

Bildtext 1 Verktyg i den här arbetsytan.
Bildtext 2 Medlemmar i den här arbetsytan.
Bildtext 3 Innehåll i det markerade arbetsyteverktyget.
Bildtext 4 Ett objekt som innehåller nytt eller oläst innehåll.
Bildtext 5 Bjud in nya medlemmar till den här arbetsytan i rutan Bjud in till arbetsyta.
Bildtext 6 Chattavskrift för arbetsytan.

Skapa en SharePoint-arbetsyta

Du kan skapa SharePoint-arbetsytor från en SharePoint-webbplats i en webbläsare eller från startfönstret i SharePoint Workspace.

Skapa en SharePoint-arbetsyta som hämtar objekt i alla listor och bibliotek

Det enklaste sättet att skapa en SharePoint-arbetsyta är att gå till SharePoint-webbplatsen och synkronisera webbplatsen med din dator. Alla objekt i listor och bibliotek som stöds hämtas till SharePoint-arbetsytan. Observera att innehållet i dokumentbiblioteksobjekt bara hämtas på begäran när du öppnar dokument i SharePoint-arbetsytan.

Listor och bibliotek som inte stöds ännu visas i innehållsfönstret i arbetsytan och innehåller länkar till SharePoint-webbplatsen.

 Obs!   Du varnas om den SharePoint-webbplats du valt är mycket stor och om det därför skulle ta lång tid att hämta alla objekt.

  1. I en webbläsare går du till den SharePoint-webbplats som du vill synkronisera i en SharePoint-arbetsyta.
  2. Klicka på Webbplatsåtgärder och sedan på Synkronisera med SharePoint Workspace.

Markera det här alternativet om du vill synkronisera en SharePoint-webbplats med datorn

  1. Klicka på OK i dialogrutan Synkronisera till SharePoint-arbetsyta.

Dialogrutan Synkronisera till dator

Dialogrutan Synkroniseringsförlopp öppnas där du informeras om förloppet för hämtningen från SharePoint-webbplatsen till SharePoint-arbetsytan.

Förloppsfönstret Synkronisera till dator

  1. När hämtningen är färdig klickar du på Öppna arbetsyta eller på Stäng.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa en SharePoint-arbetsyta som synkroniserar en vald lista eller ett valt bibliotek

Ibland kanske du bara vill synkronisera en särskild lista eller ett särskilt bibliotek till datorn i en SharePoint-arbetsyta. Du kan göra detta och undvika att slösa bort tid med att hämta objekt från andra listor och bibliotek.

 Obs!   Du kan även anpassa hur SharePoint-arbetsytor skapas så att specifika listor och bibliotek hämtas. Mer information finns i "Skapa SharePoint-arbetsytan genom att hämta objekt från utvalda listor och bibliotek" i avsnittet Skapa en ny arbetsyta.

  1. I en webbläsare går du till den SharePoint-webbplats som du vill synkronisera i en SharePoint-arbetsyta.
  2. Markera listan eller biblioteket som du vill synkronisera med datorn.
  3. Gör något av följande:
  • Om du valde en lista klickar du på Lista under Listverktyg.

Fliken Lista under Listverktyg på en SharePoint-webbplats

  • Om du valde ett bibliotek klickar du på Bibliotek under Biblioteksverktyg.

Fliken Bibliotek under Biblioteksverktyg

  1. Klicka på Synkronisera till SharePoint-arbetsyta i gruppen Anslut och exportera i menyfliksområdet i SharePoint.
  2. Klicka på OK.
    En dialogruta där du får information om statusen för hämtning från SharePoint-webbplatsen till SharePoint-arbetsytan öppnas.
  3. När hämtningen är färdig klickar du på Öppna arbetsyta eller på Stäng.

Överst på sidan Överst på sidan

Synkronisera innehåll i en SharePoint-arbetsyta med SharePoint-servern

En SharePoint-arbetsyta synkroniseras automatiskt med SharePoint-webbplatsen så här:

  • Alla uppdateringar du gör i en SharePoint-arbetsyta skickas direkt till SharePoint-webbplatsen när du sparar dem.
  • Allt innehåll i SharePoint-arbetsytan och på SharePoint-webbplatsen synkroniseras automatiskt var 10:e minut, oavsett om någon uppdatering gjorts eller inte.

Du behöver inte vidta några åtgärder för att hålla innehållet synkroniserat. Men eftersom det är ett glapp på 10 minuter mellan uppdateringar på SharePoint-webbplatsen kanske du ibland vill göra en manuell synkronisering så att du är säker på att du har det senaste innehållet.

Du kan synkronisera en enskild lista eller ett enskilt bibliotek eller alla listor och bibliotek i SharePoint-arbetsytan på en gång.

Synkronisera en enstaka lista eller ett enstaka bibliotek

  1. Klicka på listan eller biblioteket som du vill synkronisera i innehållsfönstret.
  2. Klicka på Synkronisera på fliken Synkronisera och klicka sedan på Synkroniseringsverktyg.

Kommandot Synkroniseringsverktyg

I statusfältet kan du följa hur synkroniseringen fortskrider.

Synkronisera alla listor och bibliotek i SharePoint-arbetsytan

  • Klicka på Synkronisera på fliken Synkronisera och klicka sedan på Synkronisera arbetsyta.

I statusfältet kan du följa hur synkroniseringen fortskrider.

Överst på sidan Överst på sidan

Navigera till en SharePoint-arbetsyta

Navigera till en SharePoint-arbetsyta i startfönstret

Du kan gå till valfri SharePoint-arbetsyta som du har skapat genom att öppna den i startfönstret.

  1. Starta SharePoint-arbetsytan.
  2. Klicka på fliken Start i startfönstret.
  3. Dubbelklicka på namnet på SharePoint-arbetsytan för att öppna arbetsytan.

En SharePoint-arbetsyta i startfönstret

Överst på sidan Överst på sidan

Navigera till en SharePoint-arbetsyta i filsystemet

Du kan navigera till SharePoint-arbetsytor direkt i filsystemet.

Om du använder Windows Vista eller senare är dina arbetsytor lagrade i mappen Arbetsytor i mappen Användarprofil.

Om du använder Windows XP är dina arbetsytor lagrade i mappen Arbetsytor i mappen Mina dokument.

När du öppnar mappen Arbetsytor startas SharePoint Workspace automatiskt om det inte redan körs. Arbetsytor listas med samma ikoner som i startfönstret.

Arbetsytor i Share Point Workspace 2010 visas i den här mappen i filsystemet

 Obs!   Endast arbetsytor i SharePoint eller Groove 2010 visas i listan. SharePoint-arbetsytor visas dessutom endast om de innehåller minst ett dokumentbibliotek och Groove-arbetsytor visas endast om de innehåller minst ett dokumentverktyg.

Om du öppnar en mapp i arbetsytan visas en lista med alla dokumentverktyg i den arbetsytan.

Arbetsytor i SharePoint Workspace 2010

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa en Groove-arbetsyta

Du kan skapa en ny Groove-arbetsyta i startfönstret.

  1. Klicka på Nytt på fliken Start och klicka sedan på Groove-arbetsyta.
  2. Ange ett namn för arbetsytan.
  3. Klicka på Skapa.

Groove-arbetsytan skapas i SharePoint Workspace och du hamnar på listan som ursprunglig medlem med rollen som moderator. Du kan nu lägga till eller uppdatera arbetsyteverktyg och bjuda in personer att bli medlemmar.

Överst på sidan Överst på sidan

Bjuda in personer till en Groove-arbetsyta

Så här bjuder du in en person till en Groove-arbetsyta:

  1. Öppna arbetsytan.
  2. I fönstret Medlemmar skriver du e-postadressen för mottagaren i rutan Bjud in till arbetsyta och klickar sedan på Skicka.

Bjuda in till en arbetsyta via e-postadress

 Obs!   Om den person som du vill bjuda in redan är medlem i andra Groove-arbetsytor eller i din kontaktlista hittar du personen snabbt genom att skriva de första bokstäverna i skärmnamnet i rutan.

  1. Klicka på Bjud in i rutan Skicka inbjudan.

Dialogrutan Skicka inbjudan

När du skickar inbjudan måste mottagaren öppna och acceptera den. Sedan får du ett bekräfta accepterande-meddelande.

När du har bekräftat accepterandet skickas arbetsytan till den nya medlemmens dator. Den nya medlemmen läggs till i medlemslistan i arbetsytan.

Detaljerad information om hur du skickar inbjudningar finns i Bjuda in någon till en Groove-arbetsyta.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
SharePoint Workspace 2010