Lägga till en eller flera filer i ett bibliotek

Du kan skapa och hantera dokument, kalkylblad, presentationer och andra typer av filer i ett bibliotek (bibliotek: En plats på en SharePoint-webbplats där en samling filer hanteras. Biblioteket kan visa information, t.ex. användarspecifika egenskaper, om varje fil.). Vissa filer blockeras dock av säkerhetsskäl.

Det går att lägga till filer i ett bibliotek på flera sätt. Du kan skapa en ny fil i ett bibliotek samt lägga till en enstaka befintlig fil eller flera filer samtidigt i biblioteket. Om administratören har konfigurerat biblioteket så att det kan ta emot e-post kan du till och med lägga till en fil i det genom att bifoga filen i ett e-postmeddelande.



Skapa en fil i ett bibliotek

Du kan skapa en ny fil inifrån ett bibliotek om du planerar att använda ett program som är kompatibelt med Windows SharePoint Services 3.0, till exempel Microsoft Office Word 2007.

Du kan lagra och hantera en fil i biblioteket även om programmet du vill använda inte är kompatibelt. Då kan du dock inte använda kommandot Ny för att skapa filen, utan måste skapa filen i programmet och sedan lägga till den i biblioteket.

Om det gäller ett bildbibliotek måste du skapa filen i ett annat program och sedan lägga till det i biblioteket. Du kan skapa mappar i ett bildbibliotek och andra typer av bibliotek, under förutsättning att biblioteket inte har några begränsningar vad gäller mappskapande.

Vilken typ av fil som kan skapas beror på vilken mall eller vilka mallar som webbplatsägaren eller administratören har associerat med biblioteket. Om du har behov av att skapa ytterligare typer av filer i biblioteket ska du kontakta webbplatsägaren eller administratören.

  1. Om biblioteket inte redan är öppet klickar du på bibliotekets namn i Snabbstart.

Om namnet på biblioteket inte visas klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll och klickar sedan på bibliotekets namn.

  1. Klicka på pilen på Nytt-menyn och klicka sedan på Ny filtyp, till exempel Nytt dokument.

Om andra mallar har associerats med biblioteket visas fler alternativ, som Nytt kalkylblad eller Nytt avtal.

 Tips!   Om du vill skapa en fil som bygger på bibliotekets standardmall klickar du bara på Ny.

  1. Lägg till text och andra objekt i filen.
  2. Spara filen på vanligt sätt genom att klicka på knappen Spara eller kommandot SparaArkiv-menyn, och namnge filen.

När du sparar filen läggs den till i biblioteket och visas i listan över filer.

  1. Uppdatera webbläsaren om filerna inte visas i biblioteket.

 Obs! 

  • Beroende på bibliotekets inställningar kan du bli uppmanad att ange ytterligare information om filen när du sparar den. Du kan till exempel bli ombedd att välja innehållstyp för filen eller ange fler uppgifter om filen.
  • Om du sparar en fil i ett bibliotek där det krävs att du checkar ut filerna, är filen från början utcheckad. Du måste checka in filen innan andra kan redigera den.
  • Om biblioteket har krav på godkännande kan filen behöva godkännas innan den blir synlig för alla som har behörighet att visa filerna i biblioteket.

Överst på sidan Överst på sidan

Lägga till en fil i ett bibliotek

Du kan lägga till en ny fil i ett bibliotek, eller ersätta en befintlig fil med en reviderad version av filen. Om biblioteket har konfigurerats så att det spårar filversioner kan du lägga till reviderade filer som nya versioner, och de blir då en del av filens versionshistorik.

Om du vill överföra en fil som har samma filnamn som en befintlig fil i biblioteket, och inte vill ersätta eller lägga till en ny version av den befintliga filen, måste du ändra namnet på någon av filerna.

När du lägger till en fil i ett bibliotek kan du bli ombedd att fylla i filegenskaper. Filegenskaper kan omfatta grundläggande information om filen, t.ex. en beskrivning eller nyckelord som gör det lättare att söka efter filen, eller företagsspecifik information, t.ex. ett avdelningsnamn eller projektnummer.

  1. Om biblioteket inte redan är öppet klickar du på bibliotekets namn i Snabbstart.

Om namnet på biblioteket inte visas klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll och klickar sedan på bibliotekets namn.

  1. Klicka på Överför dokumentÖverför-menyn.
  2. Klicka på Bläddra för att leta rätt på filen som ska läggas till, markera filen och klicka sedan på Öppna.
  3. Om du överför en reviderad version av en befintlig fil ska du göra något av följande:
    • Om biblioteket inte har konfigurerats för att spåra filversioner kan du ersätta den befintliga filen med den reviderade. Markera kryssrutan Vill du skriva över befintliga filer? i avsnittet Överför dokument.
    • Om biblioteket har konfigurerats för att spåra filversioner kan du ersätta den befintliga filen med den nya versionen som en del av dokumenthistoriken. Markera kryssrutan Vill du lägga till som en ny version i befintliga filer? i avsnittet Överför dokument.
  4. Klicka på OK.
  5. Om det visas ett formulär där du uppmanas att ange mer information om filen ska du fylla i information i rutorna, till exempel namnet. Alla rutor som är obligatoriska har en röd asterisk bredvid namnet. Beroende på bibliotekets inställningar och om det finns krav på anpassade egenskaper i din grupp kan rutorna som visas variera.
  6. Klicka på OK.
  7. Uppdatera webbläsaren om filerna inte visas i biblioteket.

 Obs! 

  • Om du överför en fil till ett bibliotek som har krav på att vissa filegenskaper fylls i och dessa saknas, förblir filen utcheckad åt dig. När du har fyllt i de obligatoriska egenskaperna kan du checka in filen.
  • Om du överför en fil till ett bibliotek som har krav på att filerna checkas ut är filen från början utcheckad åt dig. Du måste checka in filen innan andra kan redigera den.
  • Om biblioteket har krav på godkännande kan filen behöva godkännas innan den blir synlig för alla som har behörighet att visa filer i biblioteket.
  • I ett wiki-sidbibliotek kan du skapa nya wiki-sidor men inte överföra befintliga filer.

 Tips!   Om du överför en ny version av en fil kan du gärna skriva kommentarer om vad som har ändrats i versionen. Det gör det enklare att följa filens historik.

Överst på sidan Överst på sidan

Lägga till flera filer i ett bibliotek

Om du har ett program installerat som är kompatibelt med Windows SharePoint Services kan alternativet att överföra flera filer visas när du klickar på pilen på Överför-menyn. Om du till exempel har installerat Microsoft Office 2007-systemet visas alternativet Överför flera dokument. Gör följande om alternativet Överför flera dokument inte visas:

  1. Om biblioteket inte redan är öppet klickar du på bibliotekets namn i Snabbstart.

Om namnet på biblioteket inte visas klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll och klickar sedan på bibliotekets namn.

  1. Klicka på Öppna i UtforskarenÅtgärder-menyn Åtgärder-menyn,
  1. Leta rätt på filerna som ska överföras i Utforskaren som öppnas och markera dem.
  2. Högerklicka på en av filerna och klicka sedan på Kopiera på snabbmenyn.
  3. Klicka på knappen Bakåt tills du har kommit tillbaka till biblioteket.
  4. Högerklicka på ett tomt område i mappfönstret och klicka sedan på Klistra in på snabbmenyn.
  1. Stäng Utforskaren.
  1. Uppdatera webbläsaren om filerna inte visas i biblioteket.

 Obs!   

 Obs! 

  • Om du överför flera bilder till ett bildbibliotek kan en Windows SharePoint Services-kompatibel bildredigerare, exempelvis Microsoft Office Picture Manager, öppnas. Följ anvisningarna i bildredigeraren om att markera och överföra flera filer. När du överför flera filer och någon av filerna har samma namn som en befintlig fil i biblioteket kan bildredigeraren visa en varning.
  • Om du överför en fil till ett bibliotek som har krav på att vissa filegenskaper fylls i och dessa saknas, förblir filen utcheckad åt dig. När du har fyllt i de obligatoriska egenskaperna kan du checka in filen.
  • Om du överför en fil till ett bibliotek som har krav på att filerna checkas ut är filen från början utcheckad åt dig. Du måste checka in filen innan andra kan redigera den.
  • Om biblioteket har krav på godkännande kan filen behöva godkännas innan den blir synlig för alla som har behörighet att visa filer i biblioteket.
  • I ett wiki-sidbibliotek kan du skapa nya wiki-sidor men inte överföra befintliga filer.

 Tips!   Du kan också dra filer från ett annat Utforskaren-fönster, till exempel Mina dokument, till SharePoint-webbplatsen som visas i Utforskaren.

Överst på sidan Överst på sidan

Lägga till filer i ett bibliotek genom att skicka e-post

Innan du kan skicka e-post till ett bibliotek måste du ta reda på om biblioteket har möjlighet att ta emot e-post samt vilken adress biblioteket har.

  1. Ta reda på adressen till biblioteket på något av följande sätt:
    • Titta i ditt e-postprograms adressbok. Om e-postadressen inte finns där kan du få den av personen som konfigurerade biblioteket. Du kan sedan lägga till den i e-postprogrammets kontaktlista så att den blir enkel att hitta.
    • Titta i beskrivningen av biblioteket, som visas alldeles under bibliotekets namn. Webbplatsägaren kanske har lagt till e-postadressen till biblioteket i dess beskrivning.
    • Visa bibliotekets e-postinställningar om e-postadressen inte står med i beskrivningen och du har behörighet att visa biblioteksinställningarna:
      1. Om biblioteket inte redan är öppet klickar du på bibliotekets namn i Snabbstart.

Om namnet på biblioteket inte visas klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll och klickar sedan på bibliotekets namn.

Klicka på inställningarna för den bibliotekstyp du öppnar på Inställningar-menyn Inställningar-menyn.

I ett dokumentbibliotek klickar du till exempel på Inställningar för dokumentbibliotek.

  1. Om biblioteket har konfigurerats för att ta emot e-post står adressen under Listinformation, bredvid E-postadress.
  1. Bifoga filen, till exempel ett dokument eller ett kalkylblad, till ett e-postmeddelande i ditt e-postprogram.
  2. Ange adressen till biblioteket i rutan Till eller Kopia. Om biblioteket redan ingår i SharePoint-gruppen anger du istället SharePoint-gruppens e-postadress.
  3. Skicka meddelandet. I de flesta e-postprogrammen klickar du på Skicka för att skicka meddelandet.
  1. Uppdatera webbläsaren om filerna inte visas i biblioteket.

Det kan ta en liten stund innan filerna visas, beroende på e-postserverns inställningar.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
SharePoint Server 2007, Windows SharePoint Services 3.0