Introduktion till dokumentgrupper

Med den nya innehållstypen för dokumentgrupper kan du skapa och hantera arbetsprodukter som består av flera dokument. En dokumentgrupp är en grupp av relaterade dokument som kan skapas i ett steg och sedan hanteras som en enda enhet.

I den här artikeln


Vad är en dokumentgrupp?

När man arbetar på ett projekt skapas sällan enskilda dokument. I många typer av projekt är det ofta vanligare att en grupp relaterade dokument skapas. Denna dokumentgrupp kan till exempel utgöras av slutresultatet för ett projekt, eller ”slutprodukten”. Ett företag som erbjuder professionella tjänster kan till exempel skapa ett säljdokument som svar på varje anbudsförfrågan som kommer från en eventuell kund. Dokumentgruppen kan också helt enkelt representera olika typer av information i ett större projekt som resulterar i någonting annat. Ett tillverkningsföretag kan till exempel skapa en standardgrupp av dokument relaterat till utformning, testning och tillverkning av varje produkt som tillverkas.

Dessa dokument kan skapas samtidigt eller i olika faser av en eller flera personer och kan bestå av olika filformat (till exempel Word-dokument, PowerPoint-presentationer, Visio-diagram, Excel-filer och så vidare).

Organisationer kan konfigurera en ny innehållstyp för dokumentgrupper och få en mer konsekvent hantering av vanliga arbetsprodukter för flera dokument. Innehållstypen för dokumentgrupper är en mappbaserad innehållstyp som ordnar flera relaterade dokument i en enda vy så att det ska gå att arbeta med dem och hantera dem som en enda enhet.

När en innehållstyp för dokumentgrupper har lagts till i ett bibliotek kan användarna skapa nya instanser av dokumentgruppen genom att klicka på Nytt dokument på menyfliksområdet i ett bibliotek.

Kommandot Dokumentgrupp på menyn Nytt dokument

Överst på sidan Överst på sidan

Funktioner för dokumentgrupper

Innehållstypen för dokumentgrupper omfattar flera funktioner som gör det lättare att skapa och hantera arbetsprodukter med flera dokument. När du konfigurerar en innehållstyp för en dokumentgrupp kan du:

  • Ange vilken innehållstyp som ska tillåtas inom dokumentgruppen (till exempel dokumentfiler, bilder, ljud eller video).
  • Ange eventuella standarddokument som ska skapas automatiskt varje gång en ny instans av dokumentgruppen skapas. Du kan mappa standarddokumenten till de innehållstyper som tillåts. Om organisationen till exempel har standardmallar för kontrakt och liknande eller mallar med varumärken som används för en viss typ av kommunikation, kan dessa överföras när du konfigurerar en innehållstyp för dokumentgrupper.
  • Ange eventuella delade metadata som du vill synkronisera till alla dokument i en dokumentgrupp.
  • Anpassa en välkomstsida för en dokumentgrupp som ska visas i varje instans av en arbetsprodukt som skapas från dokumentgruppens innehållstyp. Välkomstsidan utgörs av en webbdelssida som kan konfigureras för att visa projektinformation eller resurser som kan vara till hjälp för gruppmedlemmar som arbetar på en dokumentgrupp (t.ex. en projektplanering, länkar till resurser och så vidare).
  • Konfigurera de arbetsflöden som du vill göra tillgängliga för dokumentgruppen. Du kan använda standardarbetsflöden för granskning eller godkännande med dokumentgrupper. Dessutom kan organisationer utveckla anpassade arbetsflöden för dokumentgrupper med de fyra arbetsflödesåtgärderna för dokumentgrupper som är tillgängliga i Microsoft SharePoint Designer 2010. Mer information finns i Snabbreferensguide för arbetsflödesåtgärder i SharePoint Designer 2010.

När en innehållstyp för dokumentgrupper har konfigurerats och lagts till i ett bibliotek kan webbplatsanvändarna som skapar eller hanterar dokument i en dokumentgrupp använda såväl välbekanta funktioner för dokumenthantering som mer speciella funktioner, som fliken Hantera i menyfliksområdet Dokumentgrupp när de arbetar på dokument i en dokumentgrupp.

Författare av dokumentgrupper kan utföra följande uppgifter:

  • Snabbt och enkelt skapa nya arbetsprodukter med flera dokument med kommandot Nytt dokument i ett dokumentbibliotek.
  • Spara en versionshistorik med de aktuella egenskaperna och dokumenten i dokumentgruppen.
  • Starta arbetsflöden för hela dokumentgruppen eller för enskilda dokument i dokumentgruppen för hantering av vanliga uppgifter, till exempel granskning och godkännande.
  • Skicka en länk till dokumentgruppen via e-post.
  • Flytta eller kopiera dokumentgruppen till en annan plats med kommandot Skicka till (målplatsen måste vara konfigurerad i den centrala administrationen).
  • Hantera behörigheter för dokumentgruppen.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
SharePoint Server 2010