Här finns exempel på några grundläggande åtgärder och information som beskriver hur du använder Microsoft SharePoint Server 2010.
Artikelinnehåll
Översikt över SharePoint Foundation och SharePoint
SharePoint Foundation 2010 hette tidigare Windows SharePoint Services och är den kostnadsfria tekniken som ligger till grund för SharePoint-webbplatser. SharePoint Server 2010 bygger på SharePoint Foundation-tekniken och tillhandahåller ett enhetligt och välbekant ramverk för listor och bibliotek, webbplatsadministration och webbplatsanpassning. Samtliga funktioner i SharePoint Foundation finns även tillgängliga i SharePoint Server 2010.
SharePoint Server 2010 innehåller emellertid ytterligare funktioner och möjligheter som utvidgar SharePoint Foundation. Exempelvis innehåller både SharePoint Server och SharePoint Foundation webbplatsmallar för samarbeten mellan kolleger på gruppwebbplatser, bloggar och mötesarbetyor. SharePoint Server innehåller dock bättre sociala funktioner som taggning och nyhetsflöden som hjälper medarbetarna på ett företag att hitta, ordna, navigera i och dela information med kollegor. På liknande sätt är söktekniken från SharePoint Foundation förbättrad i SharePoint Server och innefattar funktioner som är användbara för anställda på stora företag. Exempel på sådana funktioner är möjligheten att söka efter affärsdata i SAP, Siebel och andra affärsprogram.
Både SharePoint Foundation och SharePoint Server är utformade för att fungera effektivt med andra program, servrar och tekniker, inklusive de i Microsoft Office-systemet. Du kan till exempel arbeta med webbplatser, listor eller bibliotek offline i SharePoint Workspace och sedan synkronisera dina ändringar automatiskt när du återansluter till ett nätverk. Du kan utföra många SharePoint-uppgifter i de välbekanta Microsoft Office-programmen. Du kan till exempel starta eller delta i ett arbetsflöde för att godkänna en utgiftsrapport i Microsoft Word.
Överst på sidan Överst på sidan
Funktioner i SharePoint Server
Funktionerna i SharePoint Server 2010 kan grupperas i sex områden. I den här artikeln ges en kort presentation av funktionerna. Om du vill läsa mer följer du länkarna som finns i anslutning till varje artikel.
Samarbete och sociala funktioner
SharePoint Server 2010 utvidgar samarbetsfunktionerna i SharePoint Foundation med enkel redigering från webbläsaren eller från välbekanta program som Microsoft Word, där användare kan koppla samman resurser med taggning och omdömen och snabbt hitta svar med hjälp av nyhetsflöden och personsökning.
En av de webbplatser där de här funktionerna kommer till nytta är på Min webbplats. Min webbplats är din egen SharePoint-webbplats där du kan dela dokument, länkar och information om dig själv i en onlineprofil. Du kan även blogga om dina intressen eller söka efter information som du behöver för att kunna utföra ditt jobb.
Du bestämmer själv vilken information du vill dela och vilka uppgifter som ska vara privata på Min webbplats. Därefter kan du tagga länkar till information och hitta information som andra personer har taggat eller delat i sina nyhetsflöden. Mer information om hur du hanterar information på Min webbplats finns i Hantera vilken information du vill dela med inställningarna på Min webbplats och i din profil.
Med SharePoint Server 2010 kan användare samarbeta var de än befinner sig via SharePoint Workspace, oavsett om de är online eller frånkopplade från nätverket.
Innehållshantering för företag
Microsofts Innehållshantering för företag (ECM) är ett hjälpmedel för att hantera de utmaningar som stora mängder ohanterat innehåll innebär. SharePoint Server 2010 är en central del av Microsofts ECM-lösning som utökar innehållshanteringen till alla företagsanställda genom integrering med välbekanta verktyg som Microsoft Office-systemet. Microsofts ECM-lösning innehåller funktioner som omfattar hela kedjan i innehållshanteringen – från skapande till redigering, samarbete och upphörande – på en enda enhetlig plattform.
SharePoint Server 2020 hjälper företag att hantera hela kedjan i innehållshanteringen genom att tillhandahålla tydliga funktioner som kan användas för att uppnå följande mål:
- Hantera diverse innehåll Med hjälp av funktionerna för dokumenthantering i SharePoint server 2010 kan företag sammanföra olika typer av material från flera platser till en centralt hanterad lagringsplats med en enhetlig kategorisering. Med den nya funktionen för dokumentgrupper kan företaget skapa och hantera produkter som omfattar flera olika dokument. Med hjälp av integrerade sökfunktioner kan användarna enkelt hitta, dela och använda den här informationen. Funktionerna för metadatahantering, som den nya funktionen Termlagringsplats, gör det enklare för företag att centralt hantera metadata från olika webbplatser. Metadata är information om data som används för att identifiera, strukturera, hitta och hantera information. Ett nytt stöd för metadatastyrd navigering och möjligheten att bädda in metadatafält i dokument förbättrar informationssökningen. Innehåll kan även skyddas mot otillåten åtkomst. Samarbetsverktyg som arbetsflöden hjälper användarna att arbeta bättre tillsammans för att skapa, granska och förbättra dokument på ett strukturerat sätt.
- Uppfylla efterlevnadskrav och juridiska krav Med funktionerna för hantering av arkivhandlingar i SharePoint Server 2010 kan företag lagra och skydda arkivhandlingar antingen på plats jämte pågående handlingar eller på en låst, central lagringsplats. Företag kan undvika juridiska risker genom att använda förfalloprinciper för arkivhandlingar så att alla handlingar sparas under lämplig period i enlighet med gällande lagar och företagsprinciper. Granskningsloggar ger interna och externa revisorer bevis på att arkivhandlingarna förvarats i enlighet med gällande lagstiftning. Undantag kan anges för specifika arkivhandlingar om detta krävs för att förhindra att de förstörs.
- Hantera flera webbplatser effektivt Med funktionerna för hantering av webbinnehåll i SharePoint Server 2010 kan användarna publicera innehåll med ett lättanvänt innehållsredigeringsverktyg och en inbyggd godkännandeprocess. Anställda kan utan något större behov av hjälp från IT-personalen överföra innehåll – till exempel bilder, ljud och video – till webbplatser. Nytt stöd för multimedia, bland annat ett nytt resursbibliotek med detaljerade vyer och väljare, stöd för video som en SharePoint-innehållstyp, infrastruktur för direktuppspelad video och en Silverlight-mediespelare som du kan ändra utseende på. Med hjälp av mallar i form av huvudsidor och sidlayouter kan företag skapa sidor med ett enhetligt utseende. De inbyggda webbanalysfunktionerna ger stöd för analysrapporter av trafik, sökningar och lager. SharePoint Server 2010 ger också tillgång till en enda infrastruktur för distribution och hantering av intranät, extranät, webbplatser på Internet och flerspråkiga webbplatser.
Företagssökning
SharePoint Server 2010 innehåller en effektiv sökfunktion som kompletterar andra affärsproduktivitetsfunktioner som Microsofts Innehållshantering för företag och samarbete som gör det lätt för användarna att få snabbare och bättre svar och sprida kunskap och expertis.
Sökfunktionen baseras på din personliga kontext. Du kan förfina sökningar med interaktiv navigering som hjälper dig att snabbt hitta den information du behöver. I SharePoint Server utökas sökningen till fler innehållskällor och innehållstyper så att all information inom företaget omfattas – även företagsprogram som SAP, Siebel eller anpassade databaser – och informationen görs tillgänglig för alla som behöver den.
Business Intelligence
Business Intelligence är en uppsättning metoder, tekniker och processer där lagrad information i företagssystem omvandlas till handling då den placeras i händerna på de personer som behöver informationen bäst och som kan fatta välgrundade beslut. Som en central del av plattformen Microsoft Business Intelligence kan SharePoint Server 2010 utöka funktionerna för Business Intelligence till alla inom ett företag så att de får tillgång till rätt information och kan fatta rätt beslut.
Ditt företag lagrar troligtvis data i olika format som databaser, e-postmeddelanden och kalkylbladsfiler. I SharePoint Server 2010 kan du extrahera data från olika källor och presentera dem på ett sätt som underlättar analys och beslutsfattande.
Excel Services ger beslutsfattare möjlighet att publicera, dela och hantera Excel-arbetsböcker på en SharePoint-webbplats. Andra personer i företaget kan sedan ändra cellvärden, formler och formatering från webbläsaren när de analyserar data.
PerformancePoint-tjänster i SharePoint Server 2010 kan öka synligheten i ett företags mål och mått samt ge bättre analysdjup och insikt. Du och andra i företaget kan skapa och använda interaktiva instrumentpaneler med styrkort, rapporter och filter för att hitta tendenser. Du kan också lägga till diagram på SharePoint-webbplatser och ansluta diagrammen till data från olika källor som SharePoint-listor, externa datalistor, Konnektivitetstjänster för företag, Excel Services och andra webbdelar.
Portaler
Med SharePoint Server 2010 kan företag bygga upp och hantera portalwebbplatser för alla aspekter av verksamheten (intranätportaler för företag, Internetwebbplatser för företag och portalwebbplatser för avdelningar). I intranät för företag och avdelningsportaler kan enskilda webbplatser i ett företag sammankopplas och samlade behörigheter ges till befintliga företagsprogram. Grupper och individer i ett företag kan använda en portalwebbplats för att få tillgång till expertis, information och företagsprogram som de behöver för att utföra sina arbetsuppgifter.
Individer på ett företag som använder en portalwebbplats kan ha nytta av webbplatser av typen Min webbplats. Min webbplats är en personlig webbplats som utgör en central plats för hantering och lagring av dokument, innehåll, länkar och kontakter. På Min webbplats kan andra personer i företaget hitta information om dig, dina färdigheter och intressen. På sådana webbplatser finns de sociala funktioner som nämndes tidigare i den här artikeln.
SharePoint Server 2010 innehåller även funktioner som företag kan använda för att göra varje enskild persons användning av portalwebbplatsen mer personlig, exempelvis genom att anpassa innehållet för olika typer av användare. Företaget kan vidare anpassa portalwebbplatsen genom att använda ett SharePoint-kompatibelt webbdesignprogram som SharePoint Server 2010.
Affärsprocesser och formulär
SharePoint Server 2010 innehåller många funktioner som underlättar integreringen och effektiviseringen av affärsprocesser. I SharePoint Server 2010 finns flera fördefinierade arbetsflöden som du kan använda som de är eller anpassa efter behov. Du kan även använda SharePoint Designer för att skapa anpassade arbetsflöden för unika affärsprocesser.
Du kan också använda ett webbläsarbaserat formulär och samla in data från företag som inte använder Microsoft InfoPath 2010.
Överst på sidan Överst på sidan
Delarna på en SharePoint-webbplats
En webbplats är en grupp med relaterade webbsidor där organisationen kan arbeta med projekt, hålla möten och dela information. Exempelvis kan ditt team ha en egen webbplats där scheman, filer och information om procedurer lagras. Din gruppwebbplats kan ingå i en stor portalwebbplats för organisationen, där avdelningar som till exempel personalavdelningen skriver och publicerar information och resurser för resten av organisationen.
Alla SharePoint-webbplatser har gemensamma element som du bör känna till för att komma igång: listor, bibliotek, webbdelar och vyer.
Listor En lista är en webbplatskomponent som företag kan använda för att lagra, dela och hantera information. Exempelvis kan du skapa en uppgiftslista för att spåra arbetstilldelningar eller grupphändelser i en kalender. Du kan också leda en undersökning eller vara värd för diskussioner på en diskussionstavla.
Bibliotek Ett bibliotek är en särskild typ av lista där filer och information om filer kan lagras. Du kan också styra hur filer visas, följs upp, hanteras och skapas i bibliotek.
Vyer Vyer används för att visa de objekt i en lista eller i ett bibliotek som är viktigast eller lämpligast för ett visst syfte. Exempelvis kan en vy bestå av alla objekt i en lista som används av en särskild avdelning eller för att visa specifika dokument i ett bibliotek. Du kan skapa flera vyer av en lista eller ett bibliotek som användarna kan välja från. Du kan också använda en webbdel för att visa en vy av en lista eller ett bibliotek på en separat sida på en webbplats.
Webbdelar En webbdel är en modulär informationsenhet som skapar ett grundläggande byggblock på en webbplats. Om du har behörighet att redigera sidorna på webbplatsen kan du använda webbdelar för att anpassa webbplatsen så att den visar bilder och diagram, delar av andra webbplatser, listor över dokument, anpassade vyer över affärsdata och så vidare.
Överst på sidan Överst på sidan
Webbplatsegenskaper som påverkar användningen
Hur du installerar och konfigurerar SharePoint påverkar vad som visas och vilka alternativ som är tillgängliga på webbplatsen.
Behörigheter Om du är tilldelad standardbehörighetsnivån Fullständig behörighet har du tillgång till alla olika alternativ för att hantera webbplatsen. Om du är tilldelad behörighetsnivån Delta eller Läsa är alternativen och åtkomsten till webbplatsinnehållet mer begränsad. Många av alternativen som beskrivs i den här artikeln är inte tillgängliga för användare med behörighetsnivån Läsa, vilket innebär att användarna kan läsa innehåll men inte göra några ändringar i det. Eftersom behörigheterna är utformade att vara flexibla och anpassningsbara kan ett företag använda sig av sina egna unika inställningar.
Anpassning Ditt företag kanske har anpassat behörigheterna och företagsprofilen på webbplatsen eller till och med anpassat webbplatsnavigeringen och flyttat kontroller som till exempel Webbplatsåtgärder-menyn till en annan plats på sidan. Ditt företag kan även ha beslutat att inte använda funktionen för menyfliksområdet som introduceras i SharePoint 2010.
Version av SharePoint Den här artikeln förklarar hur du kommer igång med SharePoint Server 2010. Om ditt företag använder SharePoint Foundation 2010 läser du Komma igång med SharePoint Foundation 2010. Om du använder en tidigare version av SharePoint hittar du information i hjälpen för den versionen.
Överst på sidan Överst på sidan
Lägga till innehåll på en webbplats
Du kan lägga till objekt i listor och filer i bibliotek med hjälp av en webbläsare. Knapparna som används för att utföra de vanligaste åtgärderna finns i menyfliksområdet som visas på sidans övre del på de flesta sidorna på en webbplats.
Knapparna i menyfliksområdet kan vara nedtonade av följande orsaker:
- Åtgärden är inte tillämplig eller är beroende av någon annan åtgärd. Du måste till exempel markera kryssrutan för ett dokument innan du kan checka ut det.
- Du har inte behörighet att utföra uppgiften.
- Funktionen är inte aktiverad på webbplatsen. Till exempel kanske arbetsflöden inte är aktiverade på webbplatsen.
Du kan även spara filer från vissa klientprogram som är kompatibla med SharePoint Server. Du kan till exempel spara ett Microsoft Word-dokument i ett bibliotek på en SharePoint-webbplats medan du arbetar i Word.
Om du vill lägga till ett objekt i en lista eller en fil i ett bibliotek måste du ha behörighet att bidra till listan eller biblioteket. Fråga webbplatsägaren eller administratören om du vill ha mer information om hur företaget använder behörigheter och behörighetsnivåer.
När du lägger till objektet eller filen kan andra personer som har behörighet att läsa listan visa objektet eller filen, såvida objektet eller filen inte kräver godkännande. Om objektet eller filen kräver godkännande sparas objektet eller filen med statusen "väntande" i listan eller biblioteket tills någon med rätt behörighet godkänner det. Om listan eller biblioteket redan visas när ett objekt eller en fil läggs till kan du behöva uppdatera webbläsaren för att se det nya objektet eller den nya filen.
Listor och bibliotek kan också förstärkas med e-postfunktioner om inkommande eller utgående post aktiveras på din webbplats. Vissa listor, till exempel kalendrar, meddelanden, bloggar och diskussionstavlor, kan konfigureras så att användarna kan lägga till innehåll i dem genom att skicka e-post. Andra listor, till exempel uppgifter och problemuppföljningslistor, kan konfigureras så att e-post skickas till användarna när de tilldelas uppgifter.
Förutom att lägga till innehåll i befintliga filer och bibliotek kan du ha behörighet att skapa nya listor och bibliotek. I så fall har du stor hjälp av list- och biblioteksmallarna. Beroende på vilken behörighetsnivå du har, kan du också skapa och anpassa nya sidor och webbplatser.
Listor
Det finns tre typer av listor, men proceduren för att lägga till objekt är så likartad att du inte behöver lära dig flera tekniker för de olika listtyperna. Ett listobjekt innehåller text i en rad kolumner, men i vissa listor kanske du även kan lägga till bifogade filer i ett objekt.
Lägga till ett objekt i en lista
- I listan där du vill lägga till ett objekt klickar du på fliken Objekt i menyfliksområdet. (Fliken Händelser för en kalender.)
- Klicka på Nytt objekt (Ny händelse för en kalender).
Tips! Ett annat sätt att lägga till en händelse i en kalender är att peka på datumet i kalendern och sedan klicka på Lägg till.
- Fyll i de obligatoriska fälten och eventuella andra fält som du vill fylla i.
- Klicka på Spara.
Redigera eller ta bort ett objekt i en lista
- Peka på ett objekt och markera sedan kryssrutan som visas bredvid objektet.
Tips! Du kan utföra åtgärder på flera objekt genom att markera flera kryssrutor.
- På fliken Objekt i menyfliksområdet klickar du antingen på Redigera objekt eller på Ta bort objekt.
På många typer av webbplatser har vissa listor redan skapats åt dig. De här standardlistorna omfattar bland annat en diskussionstavla och en kalenderlista. Om du har behörighet kan du även skapa listor från flera typer av listmallar som ger dig struktur och inställningar att arbeta utifrån.
Skapa en lista
- Om du vill skapa en lista klickar du på Webbplatsåtgärder-menyn och sedan på
Fler alternativ för att skapa.
Obs! Om Webbplatsåtgärder-menyn eller alternativet för att skapa inte visas kanske du inte har behörighet att skapa en lista.
- På sidan Skapa klickar du på den typ av lista som du vill skapa, till exempel Länkar.
- Ange ett Namn för listan, fyll i eventuella andra fält som du vill använda och klicka på Skapa.
Bibliotek
Ett bibliotek är en plats på en webbplats där du kan skapa, samla in, uppdatera och hantera filer tillsammans med gruppmedlemmar. Varje bibliotek har en lista över filer samt viktig information om filerna. Det gör det lättare för dig att få filerna att fungera tillsammans.
Du kan lägga till en fil i ett bibliotek genom att överföra den från webbläsaren. När du har lagt till filen i biblioteket kan andra användare med rätt behörighet visa filen. Om biblioteket redan visas när en fil läggs till kan du behöva uppdatera webbläsaren för att se den nya filen.
Om du använder ett program som är kompatibelt med SharePoint Server kan du skapa en ny fil som baseras på en mall när du arbetar i biblioteket. Du kan också spara en fil i biblioteket från ett annat program, som SharePoint Workspace eller Microsoft Word.
Lägga till en fil i ett bibliotek
- I biblioteket som du vill lägga till filen i klickar du på fliken Dokument i menyfliksområdet.
- Klicka på Överför dokument.
- Bläddra till dokumentet och klicka på OK.
Tips! Om du använder ett program som är kompatibelt med SharePoint Server 2010, t.ex. Microsoft Word 2010, kan du dra och släppa dokument från Utforskaren i dialogrutan Överför dokument.
Redigera eller ta bort en fil i ett bibliotek
- Peka på en fil och markera sedan kryssrutan som visas bredvid filen.
- På fliken Dokument i menyfliksområdet klickar du antingen på Redigera dokument eller på Ta bort dokument.
Ett standardbibliotek, som kallas Delade dokument, skapas när du skapar många typer av webbplatser. Delade dokument är ett dokumentbibliotek som du kan använda för att lagra flera olika slags filer. Du kan skapa fler bibliotek, till exempel ett bildbibliotek för att lagra bilder, om du har behörighet att hantera listor.
Skapa ett dokumentbibliotek
- Om du vill skapa ett dokumentbibliotek klickar du på Webbplatsåtgärder-menyn och sedan på Nytt dokumentbibliotek.
Obs! Om Webbplatsåtgärder-menyn eller alternativet för att skapa inte visas kanske du inte har behörighet att skapa ett bibliotek.
- Ange ett Namn för biblioteket, fyll i eventuella andra fält som du vill använda och klicka på Skapa.
Obs! Om du vill visa andra typer av bibliotek som du kan skapa klickar du på Webbplatsåtgärder och sedan på Fler alternativ för att skapa. Peka på ett biblioteksalternativ om du vill visa en beskrivning av det.
Skapa en annan typ av bibliotek
- Om du vill skapa ett bibliotek klickar du på Webbplatsåtgärder-menyn och sedan på Fler alternativ.
Obs! Om Webbplatsåtgärder-menyn eller alternativet för att skapa inte visas kanske du inte har behörighet att skapa ett bibliotek.
- Peka på ett biblioteksalternativ om du vill visa en beskrivning av det.
- Ange ett Namn för biblioteket, fyll i eventuella andra fält som du vill använda och klicka på Skapa.
Obs! Om du vill ange alternativ, t.ex. om biblioteket ska visas i Snabbstart, klickar du på Fler alternativ innan du klickar på Skapa.
Webbplatser och sidor
En webbplats kan ha ett allmänt ändamål, exempelvis att lagra scheman, riktlinjer, filer och annan information som ditt team ofta använder. En webbplats kan också tjäna ett mer specifikt syfte såsom att hålla ordning på ett möte eller leda en blogg där en anställd på företaget ofta publicerar nyheter och idéer.
Ditt företag kan använda sidor, underwebbplatser (underwebbplats: En fullständig webbplats som lagras i en namngiven underkatalog till webbplatsen på den översta nivån. Varje underwebbplats kan ha egna behörighetsinställningar för administration, redigering och visning, som är oberoende av webbplatsen på den översta nivån och andra underwebbplatser.) och webbplatser på den högsta nivån (webbplats på översta nivån: En webbplats högst upp i hierarkin för en webbplatssamling som du kan hantera funktioner för samlingen från. En webbplats på översta nivån kan ha flera underwebbplatser.) för att dela upp webbplatsinnehåll i olika separat hanterbara webbplatser. Varje avdelning på företaget kan exempelvis ha en egen gruppwebbplats som är en del av en större portalwebbplats.
Du kan lägga till innehåll på webbplatser genom att lägga till listor och bibliotek. Om du har nödvändig behörighet kan du även lägga till sidor på webbplatsen. Det kan också vara praktiskt att lägga till webbdelssidor (webbdelssida: En speciell typ av webbsida som innehåller en eller flera webbdelar. På en webbdelssida sammanställs data, till exempel listor och diagram, med webbinnehåll, till exempel text och bild, till en dynamisk informationsportal som är uppbyggd kring en gemensam uppgift.), som gör att du kan använda webbdelar för att snabbt lägga till dynamiskt innehåll.
Om du behöver skapa nya webbplatser kan du välja mellan flera typer av webbplatsmallar som gör att du snabbt kan komma igång med arbetet. Huruvida du kan skapa webbplatser och underwebbplatser beror på hur företaget har konfigurerat sina webbplatser och behörigheter för att skapa dem. Om du vill ha mer information om hur ditt företag hanterar behörigheter till webbplatser kontaktar du webbplatsägaren eller administratören.
Skapa en webbplats
- Om du vill skapa en webbplats klickar du på Webbplatsåtgärder-menyn och sedan på Ny webbplats.
Obs! Om Webbplatsåtgärder-menyn eller alternativet för att skapa inte visas kanske du inte har behörighet att skapa en webbplats.
- Ange en Rubrik och ett URL-namn för webbplatsen.
- Under Mallval väljer du en webbplatsmall.
- Välj andra önskade alternativ och klicka på Skapa.
Skapa en sida
Obs! Stegen för att skapa en sida kan variera beroende på typen av webbplats, om publiceringsfunktioner är aktiverade och om godkännande krävs för publicering av sidor.
- Om du vill skapa en sida klickar du på Webbplatsåtgärder-menyn och sedan på Ny sida.
Obs! Om Webbplatsåtgärder-menyn eller alternativet för att skapa inte visas kanske du inte har behörighet att skapa en sida.
- Ange ett namn för sidan och klicka sedan på Skapa.
- Gör något av följande på den nya sida du har skapat:
- Om du vill lägga till text skriver eller kopierar du in den i textrutan.
- Om du vill formatera texten klickar du på en knapp på fliken Formatera text i menyfliksområdet.
- Om du vill infoga en webbdel eller en befintlig lista klickar du på motsvarande knapp på fliken Infoga, väljer önskad webbdel eller lista, och klickar sedan på Lägg till.
- Om du vill infoga en ny lista klickar du på fliken Infoga, skriver en rubrik för listan, markerar en listtyp och klickar sedan på OK.
- När du har slutfört redigeringen av sidan klickar du på Spara i menyfliksområdet.
Redigera en sida
- Klicka på knappen Redigera i menyfliksområdet om du vill redigera en sida.
Obs! Om du inte ser knappen Redigera kanske du inte har behörighet att redigera en sida.
- Gör något av följande:
- Om du vill lägga till text skriver eller kopierar du in den i textrutan.
- Om du vill formatera texten klickar du på en knapp på fliken Formatera text i menyfliksområdet.
- Om du vill infoga en webbdel eller en befintlig lista klickar du på motsvarande knapp på fliken Infoga, väljer önskad webbdel eller lista, och klickar sedan på Lägg till.
- Om du vill infoga en ny lista klickar du på fliken Infoga, skriver en rubrik för listan, väljer en listtyp genom att klicka på den och klickar sedan på OK.
- När du har slutfört redigeringen av sidan klickar du på Spara i menyfliksområdet.
Överst på sidan Överst på sidan
Hantera och arbeta med webbplatsinnehåll
Du kan hantera och lägga till innehåll i listor, bibliotek och webbplatser på flera olika sätt för att därigenom öka arbetsgruppens produktivitet. Vissa funktioner gör det lättare för ditt team att hitta och arbeta mer effektivt med informationen, medan andra funktioner hjälper dig att hantera åtkomsten till informationen.
Navigera till innehåll
Med navigeringselement blir det lättare för användarna att bläddra fram till önskat innehåll. Två navigeringsobjekt som du kan anpassa är det övre länkfältet och Snabbstart.
På inställningssidorna för varje lista eller bibliotek kan du välja vilka listor och bibliotek som ska visas i Snabbstart. Du kan också ändra ordning på länkar, lägga till eller ta bort länkar och lägga till eller ta bort de områden som länkarna är ordnade i. Om det till exempel finns för många listor i området Lista kan du lägga till ett nytt område för Uppgiftslistor där du kan infoga länkar till dina uppgiftslistor. Du kan göra alla dessa ändringar i Snabbstart från en webbläsare som är kompatibel med SharePoint Server 2010. Du kan till och med infoga länkar till sidor utanför webbplatsen.
Med flikarna i det övre länkfältet, som visas överst på varje sida, kan webbplatsens användare öppna andra webbplatser i webbplatssamlingen. När du skapar en ny webbplats kan du ange om den ska visas som en länk i den överordnade webbplatsens övre länkfält, och om den överordnade webbplatsens länkar ska visas på underwebbplatsen.
Om du väljer att använda ett unikt länkfält på webbplatsen kan du ange vilka länkar som ska visas i fältet. Du kan välja att webbplatser som skapas på den överordnade webbplatsen ska visas i det övre länkfältet, förutsatt att webbplatserna har konfigurerats att ärva det övre länkfältet på den överordnade webbplatsen. Du kan också infoga länkar till webbplatser utanför webbplatssamlingen.
Hantera åtkomst till innehåll
En webbplatsägare eller administratör kan ge behörighet till användare och SharePoint-grupper som innehåller användare. Behörigheterna kan användas för en webbplats, för listorna och biblioteken på en webbplats och för objekten i listorna och biblioteken.
Du kan tilldela olika behörighetsnivåer till olika objekt, t.ex. en specifik webbplats, en lista, ett bibliotek, en mapp i en lista eller i ett bibliotek, ett listobjekt eller ett dokument.
Organisera listor och bibliotek
Hur du väljer att ordna filerna i listor och bibliotek beror på arbetsgruppens behov och på hur du föredrar att lagra och söka efter information. Genom att planera i förväg kan du skapa en struktur som fungerar optimalt för ditt företag.
Information i listor och bibliotek lagras i kolumner, t.ex. Rubrik, Efternamn eller Företag. Du kan använda kolumner för att sortera och filtrera objekt på samma sätt som i ett kalkylblad genom att klicka på kolumnrubrikerna i en lista eller i ett bibliotek. Du kan också använda vyer för att visa de objekt i en lista eller ett bibliotek som är viktigast för dig.
Ändra vy för en lista eller ett bibliotek
- I den lista eller det bibliotek där du vill ändra vyn klickar du på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet.
- Klicka på pilen bredvid vylistan under Aktuell vy i gruppen Hantera vyer och välj en vy.
Om du behöver spara ytterligare information om listobjekt eller filer i ett bibliotek kan du lägga till kolumner som gör det lättare att sortera, gruppera och skapa flera vyer i listan. Du kan t.ex. sortera en lista efter förfallodatum eller gruppera objekten efter avdelningsnamn.
Du kan välja mellan flera alternativ för den typ av kolumn som du skapar, t.ex. en enda textrad, en nedrullningsbar lista med alternativ, ett tal som beräknas med hjälp av andra kolumner eller namnet och bilden för en person.
Skapa en kolumn
- I den lista eller i det bibliotek där du vill lägga till filen klickar du på fliken Lista eller Bibliotek i menyfliksområdet.
- Klicka på Skapa kolumn.
- Ange ett namn för kolumnen och välj en kolumntyp.
- Välj eventuella övriga inställningar och klicka sedan på OK.
Du kan också använda kolumnerna i en lista eller i ett bibliotek för att skapa vyer som gör det lättare för specifika avdelningar att hitta den information som de är mest intresserade av, till exempel uppgifter med högst prioritet eller alla objekt som tilldelats respektive person. Information om hur du skapar och ändrar vyer finns i Skapa, ändra eller ta bort en vy.
Vissa listfunktioner gör det lättare för arbetsgruppen att skapa och hantera objekt i flera listor eller bibliotek samtidigt. Du kan till exempel skapa en kolumn som innehåller information om listobjekt och sedan dela den med andra listor. Du kan också göra en fil tillgänglig i flera bibliotek genom att kopiera den till andra bibliotek på din webbplats. Du kan tillfrågas om uppdateringar om filen har ändrats.
Information om hur du hanterar stora listor och bibliotek finns i Hantera listor och bibliotek med många objekt.
Använda hjälpmedelsfunktioner
Webbplatserna har utformats så att listor, bibliotek och andra funktioner kan nås med bara några få tangenttryck. Hjälpmedelsläget gör det lättare för personer som använder hjälpmedelstekniker att arbeta med menyer och olika kontroller. Länkarna Hoppa till huvudinnehåll gör det möjligt för de som använder tangentbordet att hoppa över repetitiva navigeringslänkar till viktigare innehåll på sidan.
Kodningen av rubriker har utformats så att den på ett bättre sätt definierar strukturen och förbättrar navigeringen för personer som använder skärmläsare. Bilder som överförs till webbplatsen kan förses med anpassad alternativtext. Du kan exempelvis lägga till anpassad alternativtext till den bild som visas på startsidan i webbdelen Webbplatsbild eller till en bild som du lägger till i ett bildbibliotek. När webbplatser visas kan högkontrastalternativen i Windows användas, som passar bra för användare med nedsatt syn.
Mer information om hur du använder webbplatser i hjälpmedelsläget finns i avsnittet Hjälpmedelsfunktioner.
Spåra versioner
Listan eller biblioteket kan ha konfigurerats för versionsspårning, vilket innebär att du kan återställa den föregående versionen om du gör ett misstag och visa en versionshistorik över ändringarna. När versioner spåras, sparas ändringar i objekten eller filerna och deras egenskaper. På så vis kan du bättre hantera innehåll när det ändras och även återställa den föregående versionen om du exempelvis gör ett misstag i den aktuella versionen. Versionshantering är särskilt användbart när flera personer arbetar tillsammans i projekt eller när information bearbetas och granskas i flera faser.
Den aktuella publicerade huvudversionen markeras och versionsnumret är ett heltal.
En version skapas när egenskaper eller metadata ändras.
Den första versionen av en fil har alltid delversionsnumret 0.1.
Versionshantering är tillgängligt för listobjekt i alla standardlisttyper, inklusive kalendrar, ärendeuppföljningslistor och anpassade listor, och för alla filtyper som kan sparas i bibliotek, inklusive webbdelssidor.
Samtidig redigering av dokument
Två eller fler användare kan redigera ett Word-dokument eller en PowerPoint-presentation samtidigt. Med den här funktionen kan du läsa och skriva delar av en fil som finns lagrad i SharePoint. Du kan till exempel arbeta med ett stycke i ett Word-dokument medan en kollega samtidigt arbetar med ett annat stycke i samma dokument.
Håll dig uppdaterad om ändringar
RSS är ett bekvämt sätt att distribuera och ta emot information i ett standardiserat format, inklusive uppdateringar av listor och bibliotek. Det standardiserade XML-filformatet gör att informationen kan visas i många olika program. Du kan också prenumerera på listor och bibliotek genom aviseringar, så att du vet när innehållet har ändrats.
En arbetsgrupp kan använda feeds för att anpassa innehållet för gruppmedlemmar som prenumererar på gruppens feeds och för att tillhandahålla länkar som leder tillbaka till deras webbplatser. Med RSS-feeds är det enkelt att hålla ordning på arbetsförloppet i gruppen och projektuppdateringar. I stället för att söka på flera gruppwebbplatser skickas de senaste nyheterna och uppdateringarna från dessa webbplatser automatiskt till dig.
Hantera arbetsflöden
Arbetsflöden gör det lättare för användarna att samarbeta med dokument och att hantera projektuppgifter med hjälp av särskilda affärsprocesser för dokument och objekt på en webbplats. Arbetsflöden gör det också lättare för företag att upprätthålla och följa konsekventa affärsprocesser, och kan även förbättra effektiviteten och produktiviteten genom att hantera de uppgifter och åtgärder som ingår i specifika affärsprocesser. På så sätt kan de personer som utför uppgifterna koncentrera sig på att utföra arbetet i stället för att hantera arbetsflödet.
Arbetsflöden kan minska den kostnad och tid som går åt för samordning av vanliga affärsprocesser, exempelvis godkännande av projekt och dokumentgranskning, genom att hantera och följa upp uppgifter som utförs inom ramen för dessa processer. Ett företag kan till exempel använda ett fördefinierat arbetsflöde för godkännande för att skapa och distribuera ett grundläggande anpassat arbetsflöde som används för att hantera en annan affärsprocess.
Arbeta med innehållstyper
Din lista eller ditt bibliotek kan ha stöd för flera innehållstyper. Innehållstyper gör det möjligt för organisationer att ordna och hantera stora mängder innehåll mer effektivt. Om din lista eller ditt bibliotek har konfigurerats så att flera innehållstyper tillåts, kan du lägga till innehållstyper från en lista med tillgängliga alternativ som din organisation använder ofta, exempelvis Marknadsföringspresentationer eller Kontrakt.
När du har lagt till en innehållstyp i en lista eller i ett bibliotek kan listan eller biblioteket innehålla objekt av den typen. Användarna kan sedan använda knappen Nytt objekt i listan eller biblioteket för att skapa nya objekt av den typen.
En av huvudfördelarna med innehållstyper för listor och bibliotek är att de gör det möjligt för en enskild lista eller ett enskilt bibliotek att lagra flera objekt- eller dokumenttyper som alla kan ha unika metadata, principer och funktionssätt. Mer information om hur du arbetar med innehållstyper finns i avsnittet Introduktion till innehållstyper och innehållstyppublicering.
Överst på sidan Överst på sidan
