Arbeta med en rapportcenterwebbplats

Microsoft Office SharePoint Server 2007 innehåller en mall för rapportcenterwebbplatser som organisationer kan använda för att skapa en webbplats där de kan hantera rapporter samt visa och arbeta med Business Intelligence-data. Organisationer kan skapa en rapportcenterwebbplats för att samla åtkomst till Business Intelligence-data på en central plats. Webbplatser som skapas utifrån rapportcentermallen har funktioner som gör det enkelt att:

  • Ordna och hantera kalkylblad, rapporter och dataanslutningar.
  • Skapa prestationsindikatorer (KPI) för att mäta utveckling mot affärsmål.
  • Visa affärsdata i dynamiska, anpassade instrumentpaneler.

Beroende på dina affärsbehov kan du skapa en rapportcenterwebbplats för att sprida Business Intelligence-information över hela organisationen, eller begränsa åtkomst till en rapportcenterwebbplats till specifika grupper som måste arbeta med vissa affärsdata.

 Obs!   I den här artikeln finns referenser till en SharePoint-exempelwebbplats som har skapats av Adventure Works. Adventure Works är ett påhittat företag som tillverkar cyklar, cykeldelar och cykeltillbehör.

På Adventure Works använder försäljningsavdelningen en rapportcenterwebbplats för att skapa, spåra, dela och lagra avdelningens försäljnings- och ekonomiinformation. Gruppmedlemmar arbetar med Microsoft Office Excel 2007-arbetsböcker som har publicerats på rapportcenterwebbplatsen som interaktiva rapporter med hjälp av Excel Services, en Office SharePoint Server 2007-teknik. De kan även spåra försäljningsutveckling genom att övervaka prestationsindikatorer och granska försäljningsinformation i anpassade instrumentpaneler. Följande bild visar startsidan för avdelningens rapportcenterwebbplats, som har anpassats med en KPI-webbdel som innehåller information om kvartalsförsäljning.

Rapportcenter för försäljning

Hantera kalkylblad, rapporter och dataanslutningar

Rapportcenterwebbplatsen innehåller flera funktioner som kan göra det enklare att ordna inte bara rapporter utan även anslutningarna till externa datakällor som rapporterna kan använda sig av.

Rapportbibliotek

Rapportbiblioteket på en rapportcenterwebbplats är den centrala plats där du kan skapa och spara både rapporter (Office Excel 2007-arbetsböcker) och instrumentpanelssidor. Rapporter och instrumentpanelssidor är standardinnehållstyperna för ett rapportbibliotek. När du publicerar en Excel-arbetsbok i ett rapportbibliotek i Rapportcenter går det att öppna den i webbläsaren med ett klick, vilket är ett smidigt sätt att visa arbetsboken utan att lägga till den på en webbdelssida. Följande bild visar en rapport i ett webbläsarfönster.

Rapport i ett webbläsarfönster

Instrumentpanelssidor innehåller en eller fler webbdelar, till exempel för affärsdata, Excel Web Access eller KPI, som kan filtreras för att ge en enhetlig men flexibel vy av data och innehåll från flera olika källor. Rapportbiblioteket gör det enkelt att hantera många rapporter och instrumentpaneler. Följande bild visar Visa-menyn för rapportbiblioteket, som du kan använda för att filtrera vyn för att visa rapporter, instrumentpanelssidor eller allt innehåll som har sparats i biblioteket.

Visa aktuella rapporter

Dataanslutningsbibliotek

En rapportcenterwebbplats innehåller även ett dataanslutningsbibliotek, som är ett särskilt dokumentbibliotek i SharePoint där du enkelt kan lagra, skydda, dela och hantera Office-dataanslutningsfiler (ODC-filer). En ODC-fil är en typ av dataanslutningsfil som utnyttjar HTML och XML för att lagra anslutningsinformation för externa datakällor, till exempel affärsprogram eller -databaser. Du kan visa eller redigera innehållet i en ODC-fil i valfritt textredigeringsprogram.

Om din organisation exempelvis har Excel-arbetsböcker med anslutningar till information i en eller flera externa datakällor, till exempel i en databas eller OLAP-kub, måste dataanslutningarna innehålla information om att hitta, logga in i, köra frågor i samt komma åt den externa datakällan. Även om det går att lagra den här anslutningsinformationen i arbetsboken, lagras den ofta i en ODC-fil, särskilt när data delas av många användare och anslutningsinformationen måste uppdateras. Genom att spara ODC-filerna i dataanslutningsbiblioteket på en rapportcenterwebbplats kan du se till att alla dataanslutningsfiler som behövs för rapporter inom organisationen finns på en central plats där det är enkelt att hantera, uppdatera samt återanvända dem för nya rapporter. Följande bild visar filer i dataanslutningsbiblioteket.

Dataanslutningsbibliotek

Rapportkalender och referensbibliotek

En rapportcenterwebbplats innehåller även ytterligare verktyg som gör det enklare att hantera rapporter och Business Intelligence-data. Du kan använda rapportkalendern för att schemalägga processen för skapande av rapporter eller för att förmedla information om hur ofta rapporter skapas eller uppdateras. Du kan använda referensbiblioteket för att lagra och dela processrelaterad information för dem som besöker webbplatsen.

Använda prestationsindikatorer för att förmedla mål och status

En prestationsindikator är en lättförståelig grafisk indikator som visar utvecklingen mot ett fördefinierat mått eller mål. Prestationsindikatorer är användbara verktyg som gör det enklare för grupper, chefer och företag att snabbt utvärdera utvecklingen mot mätbara mål.

En prestationsindikator kan exempelvis använda trafikljusikoner för att ange om en specifik affärsinsats överträffar, uppfyller eller inte uppfyller vissa mål. Försäljningsavdelningen på Adventure Works använder sig av en KPI-lista för att spåra utvecklingen mot målen för kvartalsförsäljning. Om deras totala försäljning för ett visst kvartal överträffar ett bestämt mål visas prestationsindikatorn för det kvartalet med ett grönt trafikljus. Om deras totala försäljning för ett visst kvartal inte uppnår ett minimimål visas prestationsindikatorn för det kvartalet med ett rött trafikljus. Annars visas den med ett gult trafikljus. Följande bild visar en KPI-webbdel med KPI-information om kvartalsförsäljning på startsidan på rapportcenterwebbplatsen för försäljningsavdelningen.

Prestationsindikator för kvartalsförsäljning

Med prestationsindikatorer går det snabbare och effektivare att utvärdera utvecklingen mot viktiga affärsmål. Utan prestationsindikatorer skulle anställda och chefer bli tvungna att ägna åtskilliga timmar åt att extrahera prestationsdata och utvärdera dem mot mål, och sedan lägga ner tid på att presentera informationen i en separat rapport för beslutsfattarna. Det är svårt att ta reda på status utan att kunna utvärdera aktuella data snabbt och automatiskt. Med prestationsindikatorer kan användare som vill se aktuell prestation snabbt titta på en rapport på företagswebbplatsen eller se relevanta indikatorer på sina egna webbplatser.

Prestationsindikatorer ansluter till affärsdata från olika källor och utnyttjar sedan webbdelar för att visa informationen i en lista med prestationsindikatorer eller i en detaljerad vy för en enskild prestationsindikator. De webbdelarna kan läggas till i instrumentpaneler på rapportcenterwebbplatsen, eller visas i andra listor och på andra webbplatser. Varje prestationsindikator får ett enda värde från en datakälla, antingen från en enskild egenskap eller genom att beräkna medelvärden för valda data. Sedan jämförs det värdet med ett förvalt värde. Eftersom värden beräknas för ett dataområde är prestationsindikatorer ofta mer användbara för att mäta prestationer i grupper eller projekt, i stället för att visa data i listform. Genom att beräkna ett dataområde för en viss person, till exempel en försäljningslista för en anställd, kan en prestationsindikator emellertid utvärdera enskilda prestationer.

Om du vill skapa en prestationsindikator måste du först skapa en KPI-lista där du lägger till en eller flera prestationsindikatorer. Du kan skapa nya indikatorer i en KPI-lista genom att använda något av följande:

  • Data i SharePoint-listor.
  • Data i Excel-arbetsböcker.
  • Data från Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services.
  • Manuellt angiven information.

Skapa dynamiska visuella instrumentpaneler

Instrumentpaneler är särskilda webbdelssidor som används för att visa affärsdata från ett antal olika källor. Instrumentpaneler kan innehålla både rapporter och prestationsindikatorer om affärsdata och affärsprocesser i organisationen. De data som visas i instrumentpaneler kan filtreras automatiskt eller efter egenskaper som väljs av användare, vilket möjliggör komparativ dataanalys i en organisation.

Instrumentpaneler består av webbdelar för affärsdata och filter, och filterwebbdelarna är kopplade till webbdelarna för affärsdata. Vissa filterwebbdelar filtrerar data automatiskt, medan andra gör det möjligt för användare att ange värden eller välja värden i en lista och sedan använda dem genom att klicka på knappen Använd filter på sidan. Knappen Använd filter har implementerats som en annan webbdel som inte visas i instrumentpanelen förrän ett eller fler filter med användardefinierade värden läggs till på sidan. Knappen Använd filter och användardefinierade filter visas i en särskild filterzon i instrumentpanelsmallen.

Följande bild visar en instrumentpanel för försäljning på Adventure Works rapportcenterwebbplats för försäljning. Instrumentpanelen innehåller både en KPI-webbdel och rapportinformation i en webbdel för Excel Web Access.

Instrumentpanel för försäljning

 
 
Gäller:
SharePoint Server 2007