Skriva ut olika etiketter, namnetiketter eller visitkort på samma ark

Visa allt

Dölj allt

När du skriver ut etiketter, namnetiketter eller visitkort är det vanligtvis mest effektivt att skriva ut en hel uppsättning på ett och samma ark. Det kan du göra i Microsoft Office Publisher 2007 från alternativet Flera sidor per ark i dialogrutan Skriv ut. Det här alternativet är bara tillgängligt när sidstorleken på publikationen är mindre än det ark som det har angetts att publikationen ska skrivas ut på.

 Obs!   I Office Publisher 2007 avser sidstorleken publikationens yta. Papprets, eller arkets, storlek är storleken på det papper du använder för utskriften.

Du kan skapa en publikation på flera sidor på ett av två sätt: manuellt – genom att infoga sidor, eller automatiskt – med kopplade dokument.

• Välja den bästa metoden för aktiviteten
• Använda den manuella metoden
• Använda den automatiserade metoden

Välja den bästa metoden för aktiviteten

Du vill kanske bara vill skriva ut etiketter till dina CD-skivor en gång. Eller du kanske behöver skapa skyltar för butikens höstrea.

Du kanske vill uppdatera och skriva ut ett register över CD-skivorna också. Eller du kanske vill märka upp mapparna som deltagarna på yrkesföreningens vårkonferens ska få. Dessutom kanske du vill skriva ut namnetiketter för alla deltagare samt särskilda placeringskort eller visitkort där deltagarna ska sitta.

När du ska avgöra om den manuella eller automatiska metoden passar bäst bör du ta med följande i beräkningen:

• På hur många olika sätt och hur många gånger du vill använda samma information
• Antalet sidor du vill producera

Den manuella metoden

När du vill skriva ut flera sidor på samma ark och du bara behöver skapa några få etiketter, namnetiketter, reklamlappar, visitkort eller andra små publikationer fungerar den manuella metoden bäst. Den här metoden är även användbar om du bara tänker använda den unika text som är tillagd i publikationerna en enda gång.

Den automatiserade metoden

När du vill skriva ut flera sidor på samma ark och du har en lång lista med namn, adresser eller annan information som du kommer att behöva längre fram kan du använda kopplade dokument för att kombinera och lagra informationen i listorna. När du skapar andra projekt i framtiden med samma text och bilder kommer det att gå enklare.

Överst på sidan

Använda den manuella metoden

När du använder den här metoden lägger du till sidor i publikationen (den primära publikationen) så att du kan infoga sidor från flera olika publikationer på andra sidor.

Den manuella metoden består av tre stora steg.

1. Lägga till sidor i den primära publikationen.
2. Kopiera sidor från de andra publikationerna.
3. Skriva ut publikationen.

 Obs! 

• Om du arbetar med filer av olika publikationstyp, design eller färgschema kommer det innehåll från andra publikationer som du infogar i den primära publikationen att ändras så att det matchar de alternativ som används i den primära publikationen. Du kanske måste anpassa layouten så att den passar allt innehåll på sidan.
• Du kan använda olika uppsättningar av företagsinformation i var och en av de olika publikationerna som du klistrar in i den primära publikationen.

Lägga till sidor i den primära publikationen

1. Öppna den publikation du vill använda som din primära publikation och kopiera de andra publikationerna till.

Om du skriver ut namnetiketter till exempel öppnar du en av publikationerna för namnetiketter.

2. Klicka på Sida på Infoga-menyn.
3. Ange det antal sidor du vill lägga till i dialogrutan Infoga sida.

Om du till exempel skriver ut åtta olika namnetiketter på samma pappersark infogar du sju sidor.

4. Klicka på antingen Före aktuell sida eller Efter aktuell sida och kontrollera att Infoga tomma sidor är markerad.
5. Klicka på OK.

Kopiera sidor från de andra publikationerna

1. Öppna den publikation eller de publikationer du vill kopiera till den primära publikationen.
2. Klicka på Markera alla på Redigera-menyn i den publikation du vill kopiera.
3. Klicka på Kopiera på Redigera-menyn eller tryck på CTRL + C.
4. Klicka på en av de tomma sidorna du infogade i den primära publikationen.
5. Klicka på Klistra in på Redigera-menyn eller tryck på CTRL + V.
6. Upprepa steg 1–5 för var och en av de publikationer du vill skriva ut på samma sida.

Skriva ut publikationen

1. Klicka på Skriv ut på Arkiv-menyn och sedan på fliken Inställningar för publikationer och papper.
2. Klicka på Flera sidor per ark under Utskriftsalternativ.

 Obs!   Det här alternativet är bara tillgängligt när sidstorleken på publikationen är mindre än det ark som det har angetts att publikationen ska skrivas ut på.

3. Klicka på Skriv ut.

 Tips!   Testa att skriva ut på vanligt papper för att kontrollera att publikationen skrivs ut som du vill innan du använder tillverkarens material eller det dyrare pappret.

 Obs! 

• Om en huvudsida används i den primära publikationen måste du kanske ignorera den på sidorna med den kopierade publikationen. Gå till den sida i den primära publikationen vars huvudsidesobjekt du vill dölja och klicka sedan på Ignorera huvudsidan på Visa-menyn.
• Om du vill skriva ut publikationen på en viss plats på arket ändrar du publikationens position på arket genom att justera alternativ för rader och kolumner samt värden för vågräta och lodräta mellanrum under Fler utskriftsalternativ. Mer information finns i Skriva ut etiketter, vykort, namnbrickor eller visitkort på en speciell plats på ett ark.
• För att det ska bli enklare att justera publikationen enligt en viss tillverkares produkt eller skriva ut flera sidor av publikationen på ett enda ark kan du aktivera skärmärken och sedan skriva ut ett testark på vanligt papper. Använd tillverkarens produkt som ett överlägg på testutskriften och håll upp dem mot ljuset och kontrollera att de stämmer överens. Därefter kan du göra eventuella justeringar av inställningarna under Fler utskriftsalternativ och göra en ny testutskrift för att bekräfta att publikationen har placerats som den ska. Du kan inaktivera skärmärkena när du har justerat publikationen på pappersarket. Mer information om hur du använder skärmärken för att justera publikationer finns i Skriva ut skärmärken.

Överst på sidan

Använda den automatiserade metoden

Om du lagrar namn och medlemskap för varje deltagare på yrkesföreningens vårkonferens i en distributionslista som är en separat datafil eller datakälla kan du använda den informationen i många olika syften. Du kan till exempel använda samma information för att generera:

• En uppsättning namnetiketter och placeringskort med namn och medlemskap på.
• Visitkort för föreningsmedlemmar.
• Adressetiketter för ett specialutskick.

Du kan använda samma datakälla för andra projekt, till exempel en årlig medlemslista eller ett månatligt nyhetsbrev som är anpassat med namn och postadress för varje medlem

 Viktigt!    Om datakällan innehåller siffror som datum, tider, priser eller procentenheter sparar du datakällan som en textfil (TXT) eller formaterar sifferkolumnerna som text så att siffrorna hamnar på rätt ställe när du kopplar dem till etiketterna.

Den här metoden består av sex stora steg.

1. Konfigurera en datakälla.
2. Öppna en etikettpublikation.
3. Ansluta till datakällan.
4. Lägga till och formatera en platshållare.
5. Förhandsgranska publikationen.
6. Skriva ut det kopplade dokumentet.

Konfigurera en datakälla

Du kan skapa en datakälla i Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook eller Microsoft Office Outlook med Business Contact Manager. Här är ett exempel på en datakälla konfigurerad i Office Publisher 2007 för medlemmarna i en yrkesförening.

 Varje kolumn representerar en informationskategori. Kolumnrubrikerna motsvarar platshållare (även kallade datafält) som du lägger till i den generiska etikettpublikationen.

 I informationen på varje rad listas en komplett uppsättning information för varje post och motsvarar den information som ska visas på en etikett på etikettarket.

När du har konfigurerat datakällan är det dags att skapa ett ark med unika namnetiketter genom att koppla informationen i datakällan till etiketterna. Med information om hur du konfigurerar datakällor finns i Skapa en datakälla för ett kopplat dokument.

Öppna en etikettpublikation

1. Starta Publisher.
2. Klicka på Storlek på tomma sidor i listan Publikationstyper och klicka sedan på den publikationstyp du vill använda. Klicka till exempel på Adressetiketter, Namnetiketter eller Visitkort.

Under Anpassa kan du ange vilket färg- och teckensnittschema samt vilken uppsättning av företagsinformation som ska användas i designen.

3. Gör något av följande:
• Klicka på den sidstorlek du vill utgå ifrån.
• Om du har tänkt använda ett ark med namnetiketter, etiketter eller visitkort från en tillverkare letar du upp namnet på produktens tillverkare, utökar listan och klickar på det produktnummer eller den produktstorlek som matchar produkten.

.

4. Klicka på Skapa.

Jag hittar inte min produkt i listan

Ansluta till datakällan

Öppna publikationen och anslut den till fil som innehåller de namn, adresser och andra uppgifter som du vill skriva ut. När du har skapat kopplingen kan du koppla information från varje rad i datakällan till en sida på produktarket. Så här skapar du en koppling:

1. Peka på Utskick och kataloger på Verktyg-menyn och klicka sedan på Koppla dokument.
2. Klicka på Använd en befintlig lista under Skapa mottagarlista i åtgärdsfönstret Koppla dokument och klicka sedan på Nästa: Skapa eller anslut till en mottagarlista.
3. Klicka på den datakälla som innehåller deltagarlistan i dialogrutan Välj datakälla.

Som standard sparas alla datakällor i mappen Mina datakällor i Publisher. Bläddra för att hitta din datakälla.

4. Klicka på Öppna.

Beroende på vilken typ av datakälla du valt, kan det hända att andra dialogrutor öppnas där du ombeds att uppge specifik information. Om datakällan exempelvis är en arbetsbok i Microsoft Office Excel med information på flera kalkylblad, väljer du det kalkylblad som innehåller informationen du vill använda och klickar sedan på OK.

5. I dialogrutan Mottagare av kopplat dokument kan du välja att begränsa eller sortera posterna i datakällan. Alla medlemmar i yrkesföreningen kommer till exempel antagligen inte att vara med på konferensen så du behöver inte skriva ut några namnetiketter för dem som inte är där.

Gör något eller allt av följande om du vill begränsa eller sortera informationen:

• Om du inte vill att informationen i en viss rad ska visas på namnetiketten avmarkerar du kryssrutan i början av raden så tas den bort från kopplingen.
• Om du vill sortera raderna efter den stigande eller fallande ordningen i en viss kolumn klickar du på kolumnrubriken.
• Om du vill begränsa listan med rader enligt vissa kriterier klickar du på pilen bredvid en kolumnrubrik.

6. Klicka på OK om du vill gå tillbaka till åtgärdsfönstret Koppla dokument.

Lägga till och formatera en platshållare

Platshållare, kallas även datafält, motsvarar kolumnrubrikerna i datakällan. När du för in namnet och organisationen i datafälten i en etikettpublikation pekar du ut var du vill att informationen från kolumnerna för namn och organisation ska visas i den utskrivna kopian. Du kan formatera fälten så att informationen i den utskrivna publikationen ser ut som du vill att den ska göra.

1. Klicka i det övre vänstra hörnet på etiketten. Ange den information du vill ska visas på alla publikationer som du skriver ut, till exempel namnet på yrkesföreningen. Du kan också infoga en bild, till exempel en logotyp.
2. Under Förbered publikationen i åtgärdsfönstret Koppla dokument klickar du på ett av de fält som motsvarar den information som du vill ha med i publikationen. För en namnetikett till exempel klickar du på fältet med förnamnet, klickar på BLANKSTEG för att infoga ett mellanrum och klickar på fältet med efternamnet. Om förnamnet och efternamnet lagras i samma fält i din datakälla klickar du på det fältet.
3. Tryck på RETUR eller klicka i den textruta där du vill infoga extrainformation, till exempel organisationsnamnet och klicka sedan på det datafält som motsvarar den information du vill infoga.
4. Markera de fält, inklusive de «»-tecken som omger platshållarfältnamnen, som du vill formatera.
5. Klicka på Tecken på Format-menyn.
6. Ändra teckensnittet, storleken, färgen eller andra alternativ i dialogrutan Teckensnitt och klicka på OK.

Så här kan en namnetikett för organisationens kvartalsmöte se ut när du har lagt till innehåll och platshållare.

 Yrkesföreningens namn och logotyp, som du angav och infogade på etiketten, visas på alla etiketter du skriver ut.

 Platshållare för deltagarens för- och efternamn, separerade av ett mellanrum. Långa namn kan sträcka sig över två eller till och med tre rader.

 Platshållare för deltagarens medlemskap eller företag.

Platshållarfälten omges alltid av «»-tecken.

Förhandsgranska publikationen

Innan du avslutar kopplingen och skriver ut publikationen kan du förhandsgranska kopplingsresultaten och kontrollera att publikationerna ser ut som du vill. Om du förhandsgranskar publikationerna kan du identifiera eventuella problem som behöver åtgärdas innan du skriver ut dem. Det finns två sätt att förhandsgranska kopplingen på.

• Medan du finjusterar layouten kan du förhandsgranska layouten för enskilda publikationer.
• När det är dags att skriva ut kan du förhandsgranska publikationsordningen på arket.

Förhandsgranska layouten

Datafälten fylls med information från den första posten i datakällan. Du kan förhandsgranska informationen från de återstående posterna i datakällan med navigeringsknapparna.

1. Klicka på navigeringsknapparna i åtgärdsfönstret Koppla dokument om du vill se hur de olika posterna kommer att se ut i de kopplade publikationerna.

Det går inte att redigera posterna i datakällan här, men du kan formatera, flytta eller ta bort information genom att formatera, flytta eller ta bort datafälten.

Så här kan en kopplad publikation se ut.

2. Om det uppstår problem måste du rätta till dem nu. Du kanske till exempel vill ändra teckensnittet eller teckensnittsstorleken och namnet för deltagarens namn. Markera namnfälten, inklusive «»-tecken. Öppna dialogrutan Teckensnitt genom att klicka på Tecken på Format-menyn och gör önskade ändringar.
3. Om du är nöjd med förhandsgranskningen klickar du på Nästa: Skapa kopplade publikationer längst ned i åtgärdsfönstret.

Förhandsgranska publikationsordningen på arket

Du kan göra de sista kontrollerna av kopplingspublikationen genom att förhandsgranska kopplingen innan du skriver ut.

1. Klicka på Skrivarinställning på Arkiv-menyn.
2. Klicka på Flera sidor per ark i dialogrutan Skrivarinställning och klicka sedan på OK.

 Obs!   Det här alternativet är bara tillgängligt när sidstorleken på publikationen är mindre än det ark som det har angetts att publikationen ska skrivas ut på.

3. Klicka på Förhandsgranska under Skapa kopplade publikationer i åtgärdsfönstret Koppla dokument för att kontrollera att informationen har placerats som den ska på arket med namnetiketter eller etiketter.
4. Klicka på Stäng när du vill stänga förhandsgranskningsfönstret.

Skriva ut och spara den kopplade publikationen

När du har skrivit ut publikationen kan du spara den så att du snabbt kan skapa andra publikationer baserade på den när det behövs. Det du sparar är inte den uppsättning namnetiketter som du skrev ut, utan publikationen med dess anslutning till datakällan och dess platshållarfält. Anslutningen mellan publikationen och datakällan bibehålls så att du kan gå direkt till stegen för förhandsgranskning.

1. Klicka på Skriv ut under Skapa kopplade publikationer i åtgärdsfönstret Koppla dokument och klicka sedan på fliken Inställningar för publikationer och papper.
2. Klicka på Flera sidor per ark under Utskriftsalternativ i dialogrutan Skriv ut, gör eventuella ändringar eller inställningar och klicka sedan på Skriv ut.
3. Spara publikationen genom att klicka på Spara på Arkiv-menyn.

 Obs!   För att det ska bli enklare att justera publikationen enligt en viss tillverkares produkt eller skriva ut flera sidor av publikationen på ett enda ark kan du aktivera skärmärken och sedan skriva ut ett testark på vanligt papper. Använd tillverkarens produkt som ett överlägg på testutskriften och håll upp dem mot ljuset och kontrollera att de stämmer överens. Du kan inaktivera skärmärkena när du har justerat publikationen på pappersarket. Mer information om hur du använder skärmärken för att justera publikationer finns i Skriva ut skärmärken.

Överst på sidan