Skapa ett kopplat dokument eller kopplad e-post

Använd kopplingsfunktionen för dokument eller e-post om du vill skapa många dokument som innehåller en del unik information, men som i övrigt är helt identiska. Du kan exempelvis koppla dokument om du vill skapa individuellt anpassade publikationer med personliga kommentarer eller om du vill skapa en produktannons som ska skickas till dina 100 bästa kunder. Texten i publikationen är alltid samma, men namnet och adressen är unika för varje enskild kund.

I den här artikeln


Välja Koppla dokument eller Koppla e-post

Först väljer du om du skapa ett kopplat dokument för utskrift eller kopplad e-post för distribution via e-post.

  1. Markera fliken Utskick.
  2. Klicka på Koppla dokument eller på Koppla e-post för att starta kopplingsprocessen.

Skapa eller koppla till mottagarlistan

När du kopplar dokument måste du öppna en ny eller befintlig publikation och skapa en koppling till en datakälla. En datakälla är en fil som innehåller den unika information som ska infogas i dokumenten. En datafil kan innehålla en lista med namn och adresser, produktinformation eller bilder. Datafilen kan ha flera olika format, t.ex.:

  • kontaktlistan i Microsoft Office Outlook
  • kalkylblad i Microsoft Office Excel
  • tabeller i Microsoft Office Word
  • databastabeller i Microsoft Office Access
  • textfiler där kolumnerna avgränsas med tabbar eller kommatecken, och raderna med stycketecken.

Du kan koppla till en befintlig lista eller datakälla eller skapa en ny mottagarlista. Om du bara vill använda vissa poster i listan kan du filtrera den efter ett särskilt villkor. Du kan också sortera posterna i alfabetisk ordning.

 Obs!   Om du vill koppla bilder till publikationssidorna måste datakällan innehålla antingen filnamnen eller sökvägarna (sökväg: Vägen som operativsystemet använder för att hitta en mapp eller fil, till exempel C:\Ekonomi\mars.doc.) för de bildfiler som du vill koppla. Lägg inte till själva bilderna i datakällan.

Välj mottagare från menyfliksområdet

Använda en befintlig lista

  1. Klicka på Välj mottagare på fliken Utskick och klicka sedan på Använd befintlig lista.

Som standard lagras datakällorna i mappen Mina datakällor. Om datakällan finns i en annan mapp letar du upp den manuellt.

  1. Klicka på den datakälla som du vill använda i dialogrutan Välj datakälla.
  2. Klicka på Öppna.

Beroende på vilken typ av datakälla du väljer kan det hända att andra dialogrutor öppnas där du uppmanas att ange specifik information.

Om datakällan exempelvis är en arbetsbok i Microsoft Office Excel med information på flera kalkylblad, väljer du det kalkylblad som innehåller informationen du vill använda och klickar sedan på OK.

Välja från Outlook-kontakter

  1. Klicka på Välj mottagare på fliken Utskick och klicka sedan på Välj från Outlook-kontakter.
  2. Om du uppmanas att välja en e-postprofil klickar du på önskad profil och sedan på OK.
  3. Klicka på den kontaktlista du vill använda i dialogrutan Markera kontakter och klicka på OK.

Alla kontakter i mappen visas i dialogrutan Koppla dokument för mottagare, där du kan filtrera och sortera listan med mottagare som ska ingå i dokumentkopplingen.

Skapa en ny lista

Om du inte redan har en befintlig lista som du vill koppla till kan du skapa en ny lista.

  1. Klicka på Välj mottagare på fliken Utskick och klicka sedan på Skriv ny lista.
  2. Fyll i informationen för den första posten i relevanta fält i dialogrutan Ny adresslista. Du behöver inte fylla i alla fält.

     Obs!    Om du vill ändra standardkolumnerna klickar du på knappen Anpassa kolumner. Därefter kan du lägga till, ta bort, byta namn på och ändra ordningen på kolumnerna i listan.

  1. När du är klar med den första posten klickar du på Ny post.
  1. Upprepa steg 2 och 3 tills du har lagt till alla poster som behövs och klicka sedan på OK.
  2. Ange ett namn på adresslistan i rutan Filnamn i dialogrutan Spara adresslista och välj den mapp som listan ska sparas i.

Som standard sparas adresslistorna i mappen Mina datakällor. Du gör klokt i att spara adresslistan här eftersom mappen också är den standardmapp som Microsoft Publisher söker efter datakällor i.

Alla kontakter i den nya listan visas i dialogrutan Koppla dokument för mottagare, där du kan filtrera och sortera listan med mottagare som ska ingå i dokumentkopplingen.

Välj mottagare

Du kan välja vilka mottagare som ska ingå i kopplingen i dialogrutan Koppla dokument för mottagare. Markera kryssrutorna bredvid de mottagare som ska ingå och avmarkera kryssrutorna bredvid de mottagare som ska utelämnas.

Om du bara vill använda en del poster i listan kan du filtrera listan efter ett visst fält eller villkor. När du har filtrerat listan kan du använda kryssrutorna för att ta med eller utelämna poster.

Filtrera objekt i listan

  1. Klicka på pilen bredvid kolumnrubriken för det objekt som du vill filtrera efter.
  2. Klicka på något av följande:
    • (Tomma) visar alla poster där motsvarande fält är tomt.
    • (Ifyllda) visar alla poster där motsvarande fält är ifyllt.
    • (Avancerat) öppnar dialogrutan Filtrera och sortera, som du kan använda för att filtrera baserat på flera villkor. Du kan också öppna dialogrutan Filtrera och sortera genom att klicka på Filtrera under Förfina mottagarlistan i dialogrutan Koppla dokument för mottagare.
    • Du kan snabbt markera eller avmarkera alla poster genom att markera eller avmarkera kryssrutan för kolumnrubriken.

 Tips!   Om datakällan innehåller poster med samma information och kolumnen innehåller tio eller färre unika värden, kan du filtrera efter specifik information. Om det till exempel finns flera adresser med Australien som land/region, kan du filtrera efter Australien.

I dialogrutan Koppla dokument för mottagare visas bara de poster du valt. Om du vill visa alla posterna igen klickar du på (Alla)

Om du vill visa posterna i alfabetisk ordning, kan du sortera posterna i listan.

Sortera objekt i listan

  • Klicka på kolumnrubriken för den post som du vill sortera efter i dialogrutan Koppla dokument för mottagare.

Om du t.ex. vill visa listan i alfabetisk ordning efter efternamn, klickar du på kolumnrubriken Efternamn.

  • Om du vill sortera baserat på flera villkor klickar du på Sortera under Förfina mottagarlistan i dialogrutan Koppla dokument för mottagare. Markera de villkor som du vill sortera efter i dialogrutan Filtrera och sortera.

Överst på sidan Överst på sidan

Förbereda publikationen

I en dokumentkoppling kombineras ett dokument som innehåller den information som ska vara samma i alla kopior och platshållare för den information som är unik i varje kopia. När du har skapat publikationen infogar du eventuell ytterligare text som ska visas i alla versioner av den kopplade publikationen, t.ex. en hälsningsfras, och platshållarna för den unika informationen, t.ex. adresser.

Om du inte redan gjort det infogar du en textruta, skriver den text som ska visas i alla versioner av den kopplade publikationen och lägger till platshållarna för den unika informationen.

Infoga en textruta

  1. Klicka på Rita textruta Bild av knapp på fliken Infoga.
  2. Peka i publikationen där du vill att ena hörnet på texten ska visas och dra sedan diagonalt tills rutan har rätt storlek.

Infoga den text som ska visas i alla versioner

  • Klicka i textrutan och skriv den text som ska visas i alla versioner av den kopplade publikationen.

Infoga datafält i publikationen

Infoga dokumentkopplingsfält

  1. Klicka i den textruta i den kopplade publikationen som du vill infoga datafältet (datafält: En kategori information som motsvarar en informationskolumn i en datakälla. Namnet på respektive datafält visas på första raden (rubrikraden) i datakällan. "Postnummer" och "Efternamn" är exempel på datafältnamn.) i.
  2. Infoga något av följande:

Adressblock med namn, adress och annan information

  1. Klicka på Adressblock i gruppen Skriv och infoga fält.
  2. Klicka på de adresselement som du vill använda i dialogrutan Infoga till adressblock och klicka sedan på OK.

     Obs!   Om namnen på datafälten (datafält: En kategori information som motsvarar en informationskolumn i en datakälla. Namnet på respektive datafält visas på första raden (rubrikraden) i datakällan. "Postnummer" och "Efternamn" är exempel på datafältnamn.) i datakällan inte matchar namnen på de fält som används för adressblocket i Microsoft Publisher kan du behöva klicka på Matcha fält i dialogrutan Infoga till adressblock. Använd listrutorna i dialogrutan Matcha fält för att välja de fält i datakällan som matchar fälten i Microsoft Publisher.

Hälsningsraden

  1. Klicka på Hälsningsrad i gruppen Skriv och infoga fält.
  2. Välj format för hälsningsraden i dialogrutan Hälsningsrad, till exempel hälsningsfras, namnformat och avslutande tecken.
  3. Välj vilken text som ska visas om mottagarens namn inte kan tolkas, t.ex. om inget för- eller efternamn för mottagaren finns i datakällan utan bara företagsnamnet.
  4. Klicka på OK.

     Obs!    Om namnen på datafälten i datakällan inte matchar namnen på de fält som används för hälsningsraden i Microsoft Publisher kan du behöva klicka på Matcha fält i dialogrutan Hälsningsrad. Använd listrutorna i dialogrutan Matcha fält för att välja de fält i datakällan som matchar fälten i Microsoft Publisher.

Bild

  1. Klicka på Bild i gruppen Skriv och infoga fält och klicka sedan på Infoga bildfält.
  2. I dialogrutan Infoga bildfält väljer du vilken bild du vill infoga.

 Obs!   Om du vill koppla bilder till publikationssidorna måste datakällan innehålla antingen filnamnen eller sökvägarna (sökväg: Vägen som operativsystemet använder för att hitta en mapp eller fil, till exempel C:\Ekonomi\mars.doc.) för de bildfiler som du vill koppla. Lägg inte till själva bilderna i datakällan.

Enskilda informationsfält

  • Markera Infoga kopplingsinstruktion i gruppen Skriv och infoga fält och klicka på de fält som du vill ta med i textrutan som du har skapat.

Formatera datafälten

Om du vill kan du ändra utseende på den kopplade informationen genom att formatera datafälten och annan text som du har lagt till, t.ex. hälsningsfraser som Hej eller Bäste. Om du vill formatera den kopplade informationen måste du formatera datafälten i den kopplade publikationen.

  1. Markera det fält som innehåller informationen som du vill formatera i den kopplade publikationen.
  • Om fältet är ett adressblock eller en hälsningsrad väljer du Format i gruppen Skriv och infoga fält.
  • Om fältet är ett enskilt datafält klickar du på Teckensnitt på menyn Format för verktyg för textruta och väljer de alternativ som du vill använda.
  • Om fältet identifieras i Publisher som ett tal, valuta, datum eller tid kan du klicka på knappen Format i menyfliksområdet och ändra formateringen för hur den typen av fält visas.

Förhandsgranska mottagarinformation i datafälten i publikationen

Nu kan du förhandsgranska publikationen och se hur den visas med den aktuella informationen i de kopplade fälten.

  1. Om du vill förhandsgranska publikationen ska du klicka på knappen Förhandsgranska resultat i menyfliksområdet och sedan göra något av följande:
    • Om du vill förhandsgranska posterna i ordning klickar du på navigeringsknapparna Knappen Framåt Knappen Bakåt för att se hur varje post visas i den kopplade publikationen.

Kopplingsfälten fylls med informationen från den första posten i datakällan. Du kan inte redigera datakällans poster på publikationssidorna, men du kan formatera, flytta och ta bort data på publikationssidorna.

  • Om du vill söka efter och förhandsgranska en viss post i datakällan klickar du på Sök efter en mottagare och anger sökkriterierna i dialogrutan Sök post.
  1. Om det behövs gör du eventuella ändringar i mottagarlistan. Gör något av följande:
    • Om du vill utelämna en viss mottagare från kopplingen klickar du på Utelämna denna mottagare.
    • Om du vill ändra listan med mottagare klickar du på Redigera mottagarlista och gör ändringarna i dialogrutan Koppla dokument för mottagare.
  2. När du har slutfört publikationskopplingen och infogat alla kopplingsfält klickar du på Spara somArkiv-menyn. Ange ett namn för publikationen i rutan Filnamn och klicka på Spara.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa den kopplade publikationen

Om du vill skapa den kopplade publikationen klickar du på knappen Slutför och koppla och följer anvisningarna nedan för att:

  • skriva ut den kopplade publikationen (t.ex. för utskick)
  • förhandsgranska den kopplade publikationen (t.ex. för att se hur den ser ut innan du skriver ut alla versioner och för att åtgärda eventuella problem)
  • spara den kopplade publikationen för senare användning
  • lägga till de kopplade sidorna till en annan publikation.
  • koppla och skicka som e-postmeddelanden (endast koppling av e-post)

Slutföra dokumentkopplingen

Skriva ut den kopplade publikationen

  1. Klicka på Koppla till skrivare.
  2. Välj de alternativ som du vill använda i området Skriv ut och klicka sedan på OK.

 Viktigt!   Om du vill skriva ut olika uppsättningar med kopplade data, t.ex. olika namn och adresser, på varje pappersark klickar du på Flera sidor per ark i avsnittet Utskriftsalternativ. Om du väljer Flera kopior per ark innehåller varje pappersark flera kopior av samma data.

Skriv ut flera sidor per ark

Spara den kopplade publikationen för senare användning

Om du vill redigera de kopplade sidorna, spara dem för senare användning eller skriva ut dem vid ett senare tillfälle kan du samla och spara alla kopplade sidor som en ny publikation som innehåller själva informationen, t.ex. namn och adresser, i stället för kopplingsfält.

  1. Klicka på Koppla till ny publikation.

En ny publikation med de kopplade sidorna skapas automatiskt.

  1. Klicka på Spara den här publikationen i åtgärdsfönstret Koppla dokument i den nya publikationen. Ange ett namn för den nya publikationen i rutan Filnamn och klicka på Spara.

Lägga till de kopplade sidorna i en befintlig publikation

Om du vill lägga till de kopplade sidorna sist i en befintlig publikation kontrollerar du att den kopplade publikationen överensstämmer med den befintliga publikationen vad gäller följande:

  • Sidstorlek (höjd och bredd)
  • Sidgranskning (en eller två sidor)
  • Publikationstyp (webb eller tryck)
  • Sidordning (vänster till höger eller höger till vänster)

De kopplade sidorna läggs alltid till i en ny eller befintlig publikation. Det går inte att lägga till kopplade sidor i en öppen publikation. Om du arbetar med den publikation som du vill koppla till, måste du spara och stänga den innan du slutför kopplingen.

  1. Klicka på Lägg till i befintlig publikation.
  2. Leta upp den publikation som du vill lägga till de kopplade sidorna i i dialogrutan Öppna publikation och klicka på Öppna.

De kopplade sidorna läggs automatiskt till i den befintliga publikationen.

  1. Spara ändringarna genom att klicka på Spara den här publikationen i åtgärdsfönstret Koppla dokument i den befintliga publikationen.

Skicka e-postmeddelanden

Om du skapar kopplad e-post är det enda tillgängliga alternativet under Slutför och koppla Skicka e-postmeddelande.

  1. Klicka på Skicka e-postmeddelande.
  2. Markera mottagarfältet i den nedrullningsbara listan Till i dialogrutan Koppla till e-postmeddelande. I de flesta fall är det lämpligt att välja E-postadress för kopplad e-post.
  3. Skriv in ämnesraden under Ämne. Klicka på de datafält som du vill infoga i ämnesraden under Objekt som ska infogas.
  4. Klicka på Alternativ om du vill ange andra alternativ, till exempel mottagare för kopia eller hemlig kopia eller bifogade filer.
  5. Klicka på Skicka.

Dialogrutan Skicka kopplade e-postmeddelande öppnas så att du kan bekräfta kopplingen genom att granska en lista över mottagare som meddelandet skickades eller inte skickades till.

Spara den kopplade publikationen

Om du även sparar publikationen som innehåller kopplingsfälten kan du gå tillbaka och redigera kopplingsfälten och skapa en ny kopplad publikation som innehåller nya kopplingsfält eller en uppdaterad mottagarlista. Så här sparar du den kopplade publikationen:

  1. Du måste vara i den kopplade publikationen.
  2. Klicka på SparaArkiv-menyn.
  3. Ange ett namn för den kopplade publikationen och klicka på Spara.

Överst på sidan Överst på sidan

Avbryta en koppling

Du kan avbryta en koppling om du vill koppla från en kopplad publikation eller en mall för kopplad katalog från dess datakälla (datakälla: En fil som innehåller den information som kan kopplas till en publikation. Det kan t ex vara en lista med namn och adresser eller sökvägar till bilder som du vill använda vid koppling av dokument eller kataloger. Du måste ansluta till en datakälla om du vill genomföra en koppling.).

  1. På fliken Utskick i menyfliksområdet ska du peka på Välj mottagare och sedan klicka på Avbryt koppling.
    Avbryt koppling
  2. Klicka på Ja när du tillfrågas om du vill avbryta kopplingen.

Publikationen kopplas bort från datakällan.

 Obs!   Om du avbryter en koppling konverteras alla fält utom adressfält, hälsningsrader och adressblock till vanlig text.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Publisher 2010