Visa allt

Dölj allt

I Microsoft Office Project kan du uppskatta och följa upp projektets baskostnader (kostnad: Den totala schemalagda kostnaden för en resurs, en tilldelning eller ett helt projekt. Kallas ofta för aktuell kostnad. I Microsoft Project kallas ofta originalkostnader för budget.). Du kan använda flera olika typer av kostnader som beräknas under projektets gång.

• Vilka typer av kostnader finns det i Project?

• Hur skapar du budgetar och hur följer du upp dem?

• Vad är lönebaserade resurskostnader och hur räknas de ut?

• Vad är kostnader per tillfälle och hur räknas de ut?

• Vad är fasta kostnader och hur räknas de ut?

• Vad är kostnadsresurser och hur räknas de ut?

• Hur reglerar du kostnadsflödet?

Vilka typer av kostnader finns det i Project?

Kostnader är en viktig aspekt av projektets planering och styrning, och därför kan du använda flera olika typer av kostnader i Project. Du kan ange och följa upp nedanstående kostnadstyper:

• Lönebaserade kostnader är kostnader som beräknas med hjälp av lönesatser (kostnad: Resurskostnad per timme. I Project ingår två typer av kostnader: standardkostnader och övertidskostnader.) som anges för en resurs (resurser: Personer, utrustning och material som används för att avsluta aktiviteter i ett projekt.) och mängden arbete (Arbete: För aktiviteter är arbete den totala arbetskraft som krävs för att alla resurser ska slutföra en aktivitet. För tilldelningar är arbete den mängd arbete som en resurs är tilldelad för en viss aktivitet. För resurser är arbete den totala arbetsmängd som en resurs är tilldelad för alla aktiviteter. Arbete skiljer sig från aktivitetsvaraktighet.) som utförs av resursen.
• Per tillfälle (kostnad per tillfälle: En angiven kostnad för en resurs. Detta kan vara i stället för eller som tillägg till en variabel eller en timkostnad. För arbetsresurser påförs kostnad per tillfälle varje gång en resurs används. För materialresurser påförs kostnad per tillfälle när resursen tilldelas, oavsett enheter.) är en kostnad som uppstår antingen en gång varje gång en resurs används, eller en gång för varje färdig aktivitet (aktivitet: En aktivitet som har en början och ett slut. Projekt skapas av aktiviteter.) som resursen är tilldelad.
• Fasta (fast kostnad: En angiven kostnad för en aktivitet som är konstant oavsett aktivitetens varaktighet eller utfört resursarbete.) kostnader är kostnader som rör en aktivitet och inte en resurs. En fast kostnad ändras inte, oavsett aktivitetens varaktighet (varaktighet: Den totala aktiva arbetstid som krävs för att avsluta en aktivitet. Detta är vanligtvis arbetstiden från start till slut för en aktivitet, enligt angivna datum i projekt- och resurskalendern.) eller arbetet som utförs i en aktivitet av en resurs.
• Kostnadsresurs (kostnadsresurser: Resurser som inte beror på mängden arbete eller varaktigheten för en uppgift. Det gäller till exempel flyg och logi.) är en resurs som låter dig ackumulera engångskostnader eller regelbundna kostnader som hör till en aktivitet. Kostnadsresurser kan innefatta flygbiljetter och boende. Det här är en typisk engångskostnad för en aktivitet, även om det kan finnas separata poster för den här kostnaden över aktivitetens livslängd.
• Budgetresurs (budgetresurs: En budgetresurs visar maximal kapacitet vad gäller hur mycket pengar, arbete eller material som kan läggas på ett projekt. Budgetar kan bara användas på projektnivå genom att en budgetresurs tilldelas till projektsammanfattningen.) är en resurs som används på hela projektet. Budgetresurser motsvarar den högsta möjliga kapaciteten för ett projekt att kosta pengar, arbete eller materialenheter. Det betyder dock inte att ett projekt kan överskrida sin budget. I stället ger en budgetresurs möjlighet att jämföra planerade siffror med löpande kostnader och att hjälpa dig att se hur det går för ditt projekt skattemässigt.

  Obs!  

• Mer än en typ av kostnad kan anges för en enskild arbetsresurs. Du kan till exempel ange en timlön för resursens arbete, men också en kostnad per tillfälle för restid eller andra utgifter.
• De olika kostnadstyperna fungerar på olika sätt beroende på om resursen är en arbetsresurs (en person), en materialresurs (materialresurs: Förbrukningsartiklar eller varor som används för att slutföra en aktivitet i ett projekt.) (till exempel cement eller armeringsjärn, eller en kostnadsresurs (kostnadsresurser: Resurser som inte beror på mängden arbete eller varaktigheten för en uppgift. Det gäller till exempel flyg och logi.) (t.ex. en flygbiljett). För arbetsresurser används taxan per tidsenhet. För materialresurser och kostnadsresurser används taxan per andra angivna enheter (t.ex. ton, hektar eller enheter i en vald valuta).

 Överst på sidan

Hur skapar du budgetar och hur följer du upp dem i Project?

Budgetar kan skapas och följas upp från två håll. Man kan använda en uppskattningsmetod som går nedifrån och upp (uppskattning nedifrån och upp: En utvärderingsmetod där originalkostnaden för enskilda arbeten eller resurser räknas om till totalkostnader för aktiviteter, resurser och projekt.) eller uppifrån och ned (uppskatta uppifrån och ned: En analog uppskattningsmetod som använder verkliga kostnader från ett tidigare, liknande projekt vid uppskattning av den totala kostnaden i ett projekt. Den här metoden används ofta när informationen om projektet är begränsad.). Microsoft Office Project har stöd för båda metoderna.

Skapa en budget med nedifrån och upp-metoden

Med den här metoden beräknas bastaxor eller kostnad per tillfälle för resurser, och fasta kostnader eller kostnadsresurser (kostnadsresurser: Resurser som inte beror på mängden arbete eller varaktigheten för en uppgift. Det gäller till exempel flyg och logi.) beräknas för enskilda aktiviteter (aktivitet: En aktivitet som har en början och ett slut. Projekt skapas av aktiviteter.). Microsoft Office Project beräknar kostnadssummor för resurser, aktiviteter och hela projektet. Den här metoden (även kallad uppskattning nedifrån och upp (uppskattning nedifrån och upp: En utvärderingsmetod där originalkostnaden för enskilda arbeten eller resurser räknas om till totalkostnader för aktiviteter, resurser och projekt.)) bidrar till att skapa tillförlitliga och korrekta resultat.

När du skapar den här typen av budget i Microsoft Office Project:

• Först anger du lönesatser, kostnader per tillfälle, fasta kostnader samt kostnadsresurser.
• Därefter anger du beräknad mängd arbete eller varaktighet för varje aktivitet.
• Slutligen tilldelar du resurser till aktiviteterna.

 Obs!   Budgetresurser är mer lämpliga i uppifrån och ned-planering. De kan bara användas på projektnivå genom att en budgetresurs (budgetresurs: En budgetresurs visar maximal kapacitet vad gäller hur mycket pengar, arbete eller material som kan läggas på ett projekt. Budgetar kan bara användas på projektnivå genom att en budgetresurs tilldelas till projektsammanfattningen.) tilldelas projektsammanfattningen (sammanfattningsaktivitet: En aktivitet som består av underaktiviteter och som sammanfattar dessa underaktiviteter. Använd disposition för att skapa sammanfattningsaktiviteter. I Project bestäms sammanfattningsaktivitetsinformation (t ex varaktighet och kostnad) automatiskt utifrån informationen i underaktiviteterna.).)

I Microsoft Office Project kan du sedan fastställa total beräknad kostnad för att slutföra alla projektets aktiviteter. Om den här summan inte är i linje med din budget måste du justera lönesatser, resurstilldelning och så vidare.

Efter justeringen av de beräknade kostnaderna sparar du en originalplan (originalplan: Den ursprungliga projektplan [upp till 11 per projekt] som används för att undersöka förloppet i ett projekt. Originalplanen är en ögonblicksbild av schemat vid den tidpunkt som du sparar originalplanen och innehåller information om aktiviteter, resurser och uppgifter.) och har därmed upprättat en budget för projektet.

Med en budget på plats kan du jämföra verkliga utgifter med de summor som du har planerat att spendera och sedan göra nödvändiga justeringar för att hålla dig inom budgeten. I de flesta fall är allt du måste göra att ange verkliga kostnadsbelopp för varje aktivitet. Microsoft Office Project beräknar aktivitetens kostnad baserad på projektets status. Vid behov kan du också ange specifika kostnader.

 Obs!   Det finns tre sätt du kan visa kostnadssummor för uppföljning: i dialogrutan Projektinformation, i Project-vyer (särskilt vyerna Aktivitetsanvändning och Resursanvändning), eller i en rapport. Med hjälp av Visuella rapporter kan du också exportera den här kostnadsinformationen till andra program, som Microsoft Office Excel 2007 och Microsoft Office Visio 2007.

Skapa en budget med uppifrån och ned-metoden

När du använder uppifrån och ned-metoden för att uppskatta din budget beräknas de övergripande resurserna, aktiviteterna och projektkostnaderna baserat på tidigare erfarenheter från liknande projekt. Om du har ett fast högsta belopp som du kan spendera på ett projekt är den här metoden att föredra.

När du skapar en budget som går uppifrån och ned för ditt projekt:

• Först skapar du budgetresurser (budgetresurs: En budgetresurs visar maximal kapacitet vad gäller hur mycket pengar, arbete eller material som kan läggas på ett projekt. Budgetar kan bara användas på projektnivå genom att en budgetresurs tilldelas till projektsammanfattningen.) som motsvarar den övergripande budgeten för projektet, med budgetresurser för kostnader, arbete och material.
• Sedan tilldelar du budgetresurserna till projektets sammanfattningsaktivitet. Då används budgeten i hela projektet.
• Sedan anger du värden för budgetresurserna.
• Ange sedan vilka andra resurser i ditt projekt som du vill följa upp och mäta mot de övergripande budgetresurserna. Det här gör du genom att skapa ett anpassat fält för alla resurser i ditt projekt och sedan kategorisera varje resurs (med budgetresurserna) genom att ange ett värde i det anpassade fältet som visar vilken budgettyp resursen mäts mot.
• Slutligen, när du har kategoriserat alla resurser efter budgettyp, grupperar du resurserna för att se deras status i jämförelse med den övergripande projektbudgeten.

 Överst på sidan

Vad är lönebaserade resurskostnader och hur räknas de ut?

Lönebaserade resurskostnader är kostnader för arbetsresurser (arbetsresurs: Personer och utrustning som utför ett arbete för att slutföra en aktivitet. Arbetsresurser förbrukar tid (timmar eller dagar) för att slutföra aktiviteter.), t.ex. personer eller utrustning, som du har angett standardersättning och (vid behov) övertidsersättning (övertid: Arbete som är schemalagd utanför den tilldelade resursens normala arbetstid och som debiteras enligt resursens övertidskostnad. Övertidsarbete anger arbetstid som är särskilt angiven som övertid.) för, vanligtvis per timme. När du tilldelar en resurs till en uppgift beräknas den totala resurskostnaden med de angivna timresurskostnaderna och tiden (eller varaktigheten (varaktighet: Den totala aktiva arbetstid som krävs för att avsluta en aktivitet. Detta är vanligtvis arbetstiden från start till slut för en aktivitet, enligt angivna datum i projekt- och resurskalendern.)) det tar att slutföra aktiviteten.

 Obs!   Vid kostnadsberäkningen används vanligtvis standardresurskostnader för hela det arbete som krävs för att slutföra aktiviteten. Extra timmar betraktas inte automatiskt som övertid om du inte har angett dem som övertidsarbete.

Arbete motsvarar alltid total mängd utfört arbete vilket gör att övertidsarbete inkluderas i (det läggs inte till) den totala mängden arbete. Om en person till exempel ska jobba 40 timmar på 4 dagar bestående av 8 timmars vanligt arbete och 2 timmars övertid kan du tilldela 10 timmar om dagen, och sedan ange att 2 timmar av dessa 10 är övertid. Kostnaden för de timmar som angetts som övertid beräknas med den angivna övertidskostnaden. Återstående timmar beräknas med standardkostnaden.

Lönebaserade materialkostnader är kostnaderna för förbrukade materialresurser, exempelvis byggmaterial eller varor, som du har angett standardkostnader för (men vanligtvis inte per timme). Kostnader för materialresurser anges per materialenhet, t.ex. per meter eller per ton. När du tilldelar en materialresurs till en aktivitet beräknas den totala materialkostnaden genom att multiplicera angiven materialresurskostnad med antalet enheter som har använts för att slutföra aktiviteten.

Ibland har arbetsresurser en kostnadstabell (kostnadstabell: En samling information om en resurs kostnader, inklusive standardkostnad, övertidskostnad och kostnad per tillfälle samt det datum då kostnaderna ska börja gälla. Du kan ange upp till fem olika kostnadstabeller för varje resurs.) som används när kostnader beräknas. En kostnadstabell är en samling kostnader och kostnader per tillfälle för material och arbetsresurser. Det finns fem kostnadstabeller i Microsoft Office Project, A till E (namnen kan inte ändras), så att om en resurs tar olika taxor för olika typer av arbete så kan du tilldela upp till fem olika uppsättningar kostnader för den resursen. Om en snickare till exempel tar en högre kostnad för putsarbete än för inramning kan du använda en kostnadstabell till putsningsarbetet och en annan till inramningen.

Varje kostnadstabell innehåller upp till 25 rader där du kan ange framtida kostnadsändringar (till exempel om lönesatsen ökar eller kostnadsändringar för materialet). För varje kostnadsändring anger du vilket datum som ändringen träder i kraft. Om du exempelvis vet att en resurs kommer att få en löneökning om sex månader kan du ange att den nya lönesatsen automatiskt ska användas då.

 Obs!   Om du använder Microsoft Project Professional 2003 och arbetar med företagsresurser (företagsresurser: Resurser som är en del av organisationens hela lista över resurser. Företagsresurser kan delas mellan projekt.) kan du vilja ha begränsningar för kostnadstabellerna. Kostnadstabell A kan exempelvis vara vikt för fakturerbara kostnader och tabell B för icke fakturerbara kostnader. Kontakta administratören (aministratör: En person som är ansvarig för att skapa och hantera användarkonton, tilldela behörigheter och hjälpa användarna med problem som rör nätverks- och serveråtkomst. Personen kan även hantera och anpassa olika delar av Project Professional och Project Server.) om du vill ha mer information.

 Överst på sidan

Vad är kostnad per tillfälle och hur räknas den ut?

Kostnad per tillfälle är en engångsavgift som tas ut varje gång en resurs, t ex utrustning, används. Kostnader per tillfälle beror aldrig på hur mycket arbete som görs. De är i stället engångskostnader som uppstår varje gång resursen används. Även om en kostnad per tillfälle beror på hur många tilldelningsenheter (tilldelningsenheter: Den procentandel av en arbetsresurs tid, eller enheter, som en resurs är tilldelad en aktivitet.) som används så används kostnad per tillfälle för en materialresurs bara en gång. Om till exempel en murare har en kostnad per tillfälle som är 100 kr (i stället för en timkostnad), och det tar tre murare för att bli klar med en aktivitet är kostnaden 300 kr. En leveranskostnad per tillfälle på 100 kronor för en materialresurs som cement används bara en gång per leverans, vare sig man levererar 10 ton eller 100 ton.

 Obs!   Kostnader per tillfälle anges på fliken Kostnader i dialogrutan Resursinformation.

 Överst på sidan

Vad är fasta kostnader och hur räknas de ut?

Fasta kostnader för en aktivitet förblir konstanta oavsett aktivitetens varaktighet, mängden arbete som utförs av resursen eller antalet tilldelningsenheter.

 Obs!   En lönebaserad resurskostnad kan öka om aktiviteten tar mer tid i anspråk än beräknat, men en fast kostnad gör det inte. Om till exempel en snickare är en lönebaserad resurs (som alltså får betalt per timme) som planeras slutföra en aktivitet på fem dagar, och aktiviteten i verkligheten tar sju dagar. Då får snickaren mer betalt än vad som ursprungligen planerades. Om snickaren i stället har en fast ersättning för arbetet ändras inte denna oavsett hur lång tid det tar att slutföra arbetet.

Du kan tilldela fasta kostnader till en aktivitet som du även har tilldelat lönebaserade resurskostnader. Om en lönebaserad resurs exempelvis tilldelas en aktivitet, och denne också har resekostnader kan du lägga till resekostnaderna till samma aktivitet som ett fast belopp. Fasta kostnader inkluderas både för när projektfaser summeras (för sammanfattningsaktiviteter (sammanfattningsaktivitet: En aktivitet som består av underaktiviteter och som sammanfattar dessa underaktiviteter. Använd disposition för att skapa sammanfattningsaktiviteter. I Project bestäms sammanfattningsaktivitetsinformation (t ex varaktighet och kostnad) automatiskt utifrån informationen i underaktiviteterna.)) och för hela projektet.

 Obs!   Du anger fasta kostnader i en aktivitetsvy (till exempel ett Gantt-schema) genom att använda lämplig kostnadstabell, och sedan ange kostnadsbeloppet i fältet Fast kostnad.

 Överst på sidan

Vad är kostnadsresurser och hur räknas de ut?

Till skillnad från fasta kostnader och kostnader per tillfälle skapas kostnadsresurser (till exempel logi eller flygbiljetter) som en typ av resurs och tilldelas sedan till en aktivitet. Till skillnad från arbetsresurser kan kostnadsresurser inte ha någon kalender, och de påverkar alltså inte aktivitetens schema. Beloppet för kostnadsresurser beror inte på hur mycket arbete som görs på en aktivitet.

Kostnadsresurser används när du vill använda (på en enda aktivitet) flera olika separata kostnader som inte ändras av hur mycket arbete som läggs på aktiviteten. En chef, till exempel, som arbetar på ett nytt projektförslag kan ha tre olika kostnadsresurser: en för flygbiljetter, en för mat och en för hotellrumskostnader. På det här sättet kan flera "fasta" kostnader användas på en aktivitet. Till skillnad från arbetsresurser och materialresurser kan kostnader inte användas för kostnadsresurser.

 Obs!   Kostnadsresurser skapas i resurslistan. (Klicka på Kostnad i listan Typ på fliken Allmänt i dialogrutan Resursinformation.) När du har skapat kostnadsresursen kan du tilldela den till aktiviteter efter behov. När kostnadsresursen har tilldelats till en aktivitet kan du ange beloppet för kostnaden genom att använda dialogrutan Aktivitetsinformation, dialogrutan Tilldelningsinformation eller vyn Aktivitetsanvändning som använder den kostnadstabellen.

 Överst på sidan

Hur reglerar du kostnadsflödet?

När du tilldelar kostnader till aktiviteter och resurser kan du bestämma vid vilken tidpunkt kostnaderna ska påföras (Påföringsmetod: Bestämmer när kostnaden för en resurs påförs och när verkliga kostnader debiteras ett projekt. Kostnader kan antingen påföras i början [Vid start] eller i slutet [Vid slut] av ett projekt eller påföras linjärt [Linjärt].). Om projektets betalningsflöde är en kritisk faktor kanske du vill ändra tidpunkten för enskilda aktiviteters kostnader för att vara säker på att de påförs när du kan betala dem.

Förutom per tillfälle-kostnader, som alltid påförs när en aktivitet startas, fördelas kostnaderna som standard i Microsoft Office Project och påförs efter hur stor procentandel av aktiviteten som har slutförts, fördelat över aktivitetens varaktighet. Du kan dock välja att påföra kostnader antingen när en aktivitet startas (om du vill betala en klumpsumma vid aktivitetens start), eller slutar (om du vill hålla inne betalningen tills arbetet är avslutat).

 Obs!   Metoden för detta kan anges på flera sätt beroende på kostnadstyp. För de flesta typer av resurser (bland annat arbete, material och kostnadsresurser) anger du påföringsmetoden på fliken Kostnad i dialogrutan Resursinformation. För fasta kostnader kan du ange påföringsmetoden i fältet Fast kostnad påförs.

 Överst på sidan