Vad är skillnaden mellan projekt, portföljer, faser och processer?

Har du någonsin blandat ihop en fas med en process? Eller en portfölj med en slutprodukt? Kanske inte, men projektledningsterminologi kan vara förvirrande och i den här artikeln kan du få hjälp att hålla isär begreppen.

I den här artikeln


Hitta rätt: faser, processer, portföljer och produkter

Ett projekt är helt enkelt en uppsättning aktiviteter som sker enligt ett schema, och som genererar något slags resultat. Vissa projekt är fristående, utan relationer till annat arbete i en organisation. Andra projekt kan ingå i större insatser, som faser (fas: En grupp relaterande aktiviteter som slutför ett stort steg i en projekt.), processer, program och portföljer (portfölj: En lista med projekt inom en organisation som kan ha gemensam hantering av omfattning, budget eller resurser.).

Faser

Projekt kan schemaläggas i faser, så att flera projekt som relaterar till samma mål kan hanteras tillsammans. Som ett exempel har en välgörenhetsorganisation en gala för att samla in pengar varje år. För att hantera alla projekt som hör ihop med galan grupperar de projekten i tre faser: Planering, Galadagen och Uppföljning. Varje fas innehåller flera projekt.

Fas Projekt Fasens resultat
Planering
  • Boka lokal
  • Utse och bjuda in gästtalare
  • Bjuda in gäster
Färdigt dokument med plan för evenemang
Galadagen
  • Iordningställa lokal
  • Hjälpa gästtalare
  • Hjälpa gäster
Evenemanget går som planerat
Uppföljning
  • Skicka undersökning till gäster
  • Sammanställa anteckningar för uppföljning
Färdigt utvärderingsdokument

Processer

Aktiviteterna i två olika projekt kan hänga samman i en process. Anta till exempel att du har två projekt: ett omfattar de aktiviteter som krävs för att utveckla ett kösystem till en samtalscentral, och det andra projektet omfattar de aktiviteter som krävs för att anställa och utbilda supportpersonal till en samtalscentral.

Projekt 1 Projekt 2

Aktiviteter:

  • Utveckla kösystem
  • Testa kösystem
  • Implementera kösystem

Aktiviteter:

  • Intervjua supportpersonal
  • Anställa supportpersonal
  • Utbilda supportpersonal
Resultat:
Kösystem till samtalscentral
Resultat:
Supportpersonal till samtalscentral

Den kombinerade uppsättningen aktiviteter från de två projekten utgör en process för att utforma en samtalscentral. Processen har en fullt fungerande samtalscentral som resultat.

Process

Aktiviteter i projekt 1:

  • Utveckla kösystem
  • Testa kösystem
  • Implementera kösystem

Aktiviteter i projekt 2:

  • Intervjua supportpersonal
  • Anställa supportpersonal
  • Utbilda supportpersonal
Processens resultat:
Fullt fungerande samtalscentral

Program

Ett program är en grupp projekt som hanteras tillsammans för att utnyttja deras relationer. En byggfirma som arbetar med ett nytt bostadsområde hanterar till exempel varje hus i området som ett separat projekt. Genom att gruppera projekten i ett program för hela bostadsområdet, kan firman enkelt se förloppet för hela området och planera för att ta in resurser från tredje part, till exempel betongbilar eller landskapsarkitekter.

Program Projekt
Contoso-hus
  • Contoso-gatan 530
  • Contoso-gatan 531
  • Contoso-gatan 532
  • Contoso-gatan 533

Portföljer

Vissa projektledare använder portföljer för att para ihop projekt och program med motsvarande strategiska affärsmål. Ett programutvecklingsföretag har till exempel identifierat tre strategiska affärsmål: "Innovation i branschen", "Utveckla säker programvara" och "Erbjud förstklassig kundsupport". Organisationen skapar portföljer för målen (Innovation, Säkerhet och Support) och lägger in de aktuella projekten och programmen i de här portföljerna.

Portfölj Projekt och program
Innovation
  • Projekt: Konkurrensanalys
  • Program: Branschutbildning
    (Omfattar tre projekt: "Identifiera externa resurser", "Utbilda produktchefer" och "Delta i konferenser".
Säkerhet
  • Projekt: Säkerhetstestning
  • Program: Implementera serverbaserat registreringssystem
    (Omfattar två projekt: "Bygg servergrupp" och "Utveckla registreringskod".)
Support
  • Projekt: Implementera kösystem till samtalscentrum
  • Projekt: Anställa och utbilda supportpersonal
  • Program: Online-kundresurser
    (Omfattar två projekt: "Bygg kundgränssnitt för kösystem" och "Utveckla och implementera resurser för online-utbildning".)

Överst på sidan Överst på sidan

Resultatet: projektets slutprodukter

Projekt, faser och processer genererar någon typ av resultat, som kallas en slutprodukt. Normalt är en slutprodukt ett påtagligt objekt, till exempel ett dokument eller en färdig produkt. Slutprodukter kan vara produkter eller varor, men de kan även vara resultat eller tjänster. Följande tabell innehåller några exempel på de här typerna av slutprodukter.

Typ av slutprodukt Beskrivning Exempel
Produkt Ett påtagligt objekt som är resultatet av ett projekt, en fas eller en process. Produkter kan vara fristående slutprodukter eller en komponent i en större slutprodukt. Dokument, programvara, hus
Resultat Resultatet av ett slutfört projekt, fas eller process. Reviderad buggprioritetsprocess, ny organisationsstruktur, riktlinjer för att bygga miljövänligt
Tjänst Ett resultat av ett projekt, en fas eller en process som gör det möjligt för en organisation att utföra en affärsfunktion. Fullt fungerande samtalscenter, bord på en konferens, radiokommunikationstjänst

Överst på sidan Överst på sidan

Var hör Microsoft Project hemma i ditt projektledningssystem?

Om man går ännu längre tillbaka var ett "system" för projektledning en integrerad uppsättning processer, tekniker, metoder och verktyg som används för att schemalägga och spåra projekt. Microsoft Project 2010 är ett verktyg inom det större projektledningssystemet. Projekt, som även kallas projektplaner, sparas som separata filer i Project 2010 och kan grupperas i större insatser, till exempel faser (fas: En grupp relaterande aktiviteter som slutför ett stort steg i en projekt.), processer, program och portföljer (portfölj: En lista med projekt inom en organisation som kan ha gemensam hantering av omfattning, budget eller resurser.).

Överst på sidan Överst på sidan

Vill du veta ännu mer?

 
 
Gäller:
Project Professional 2013, Project Standard 2013, Project 2010