Uppleva att projektledning kan vara mer än Excel

Du kan lika gärna erkänna det. Du har använt ett Microsoft Excel-kalkylblad för att hantera dina projekt och du ser egentligen inga skäl att hantera dem på något annat sätt. Du är inte ensam.

Det är lockande att starta en projektplan i Excel eftersom du får hjälp att snabbt visa alla dina projekt, att ordna dem som du vill ha dem och t.o.m. att skapa något som påminner om en Gantt-schemavy (Gantt-schemavy: En fördefinierad vy som visar projektaktiviteter till vänster och grafiska staplar som motsvarar aktiviteternas varaktighet till höger.). Men ett kalkylblad kan inte beräkna förändringar i ditt projekt.

När du tvingas arbeta med flera projekt, avbrutna scheman och delade resurser är det helt enkelt inte möjligt att arbeta i ett kalkylblad. Men med en dynamisk schemaläggningsmotor, avancerade resurshanteringsverktyg och stöd för förbättrad kommunikation kan Microsoft Project hjälpa dig att behålla kontrollen.

Vad vill du göra?


Dra nytta av företagsomfattande resurshantering

Vad händer när en specifik resurs tilldelas flera projekt och du använder kalkylblad för att följa upp projekt? Du måste hantera resurser utanför projektplanen, antingen manuellt eller med ett tredjepartsprogram. Resurser har en tendens att bli överbelagda (överbeläggning: Resultatet av att tilldela fler aktiviteter till en resurs än den kan genomföra inom given arbetstid.) och i det läget kan du få lägga mycket tid på att försöka schemalägga om arbetet.

Med Microsoft Project Professional kan alla projekt i organisationen hämta information från en central, företagsomfattande resurspool (resurspool: En uppsättning resurser tillgängliga för tilldelning till projektaktiviteter. En resurspool kan användas av endast ett projekt eller delas av flera.). Därmed kan projektledarna enkelt se tillgängligheten (tillgänglighet: Anger när och hur mycket av en resurs tid som kan schemaläggas för tilldelat arbete. Tillgängligheten bestäms av projekt- och resurskalendrar, resursens start- och slutdatum eller på vilken nivå resursen är tillgänglig för arbete.) för en resurs redan innan de tilldelar resursen en aktivitet.

Överst på sidan Överst på sidan

Låta Project beräkna effekten av datumändringar

Anta att du har följt upp ett projekt i ett kalkylblad. Projektet har en aktivitet som inte kan starta förrän ett annat projekt producerar en specifik slutprodukt (slutprodukt: Ett påtagligt och mätbart resultat, eller objekt, som måste vara producerat för att ett projekt eller ett delprojekt ska anses avslutat. Vanligtvis kommer projektgruppen och intressenter överens om vad dessa slutprodukter ska innehålla innan projektet påbörjas.). Denna slutprodukt är schemalagd att slutföras den 18 juni. Det är nu den 25 juni och du väntar fortfarande på slutprodukten. Hur lång tid tar det för dig att uppdatera ditt kalkylblad med ett nytt datum för uppgiften som är beroende av slutprodukten? Kanske inte så lång tid om uppgiften ligger i slutet av projektet men hur lång tid tar det om den ligger i början av projektet? Och vad gör du om projektet har mer än 50 eller 100 uppgifter?

Med en dynamisk schemaläggningsmotor kan Project hjälpa dig att snabbt justera projektschemat och tilldelningen (tilldelning: En viss resurs som är tilldelad en viss aktivitet.) av resurser. Programmet hanterar utan problem en datumändring och de effekter detta får, inklusive vilka effekter detta får för alla samband, slutprodukter och resurstilldelningar. Inte nog med att schemat automatiskt räknas om, Project markerar även de datum som har ändrats så att du snabbt kan se vilken effekt ändringen har för varje skift i schemat.

Överst på sidan Överst på sidan

Använda flexibla rapporteringsmetoder

Du får reda på att du ska ha ett oförberett möte med din chef om tio minuter då ni ska diskutera statusen för ditt projektet. Du vill ha med dig en rapport över projektets status men på så kort tid hinner du bara skriva ut ditt kalkylblad och du kan bara hoppas på att alla data är korrekta. Du skulle vilja ge din chef en mer omfattande rapport över projektet men det är helt enkelt inte möjligt att ordna detta på så kort tid när du använder ett kalkylblad.

Med Project kan du snabbt generera en visuell rapport med hjälp av en mall som exporterar alla data till en pivottabell (Pivottabell: En interaktiv tabell som summerar eller gör upp korstabeller över stora datamängder. Du kan rotera raderna och kolumnerna i pivottabellen om du vill visa olika summeringar av källdata, filtrera data genom att visa olika sidor eller visa detaljerad information.) i Excel eller ett pivotdiagram i Microsoft Visio Professional. Du kan välja vilka fält som ska markeras i rapporten, inklusive anpassade fält som du har konfigurerat för projektet, och presentera en ren och koncis rapport till mötet med chefen.

Överst på sidan Överst på sidan

Integrera med Excel

Genom att exportera dina projektdata till Excel kan du fortsätta att använda programmets kraftfulla kalkylbladsfunktioner samtidigt som du kan använda Project för att följa upp projektets schema och resurser. Du kan också importera eller bädda in Excel-data i din projektplan.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Project 2010