Projekttriangeln

"Bra, snabbt, billigt. Välj två." 

Det är vad ingenjörer har sagt till projektledare i decennier.

Uttryckt lite annorlunda: varje projekt balanserar en "triangel" med tid, pengar och omfattning – du kan inte ändra en komponent utan att påverka minst en av de andra. Projektledarens arbete är att förhindra att triangeln faller sönder.

Hur går det till? För det första: när ett problem inträffar letar du upp var på projekttriangeln det finns – handlar det om tid (schema), pengar (budget) eller omfattning? För det andra måste du avgöra vilka sidor av triangeln du kan ändra och vilka som är "fasta". För det tredje justerar du det som går att justera för att lösa problemet och optimera projektet. För det fjärde slutför du projektet och firar!

Artikelinnehåll


Tid + pengar + omfattning = kvalitet

Projekttriangeln kallas också "järntriangeln" eller, lite mindre poetiskt, "de tre begränsningarna". Oavsett vad du kallar den handlar det om samma sak: det går inte att ändra projektets budget, schema eller omfattning utan att minst en av de två andra delarna påverkas.

Projekttriangeln

Några exempel på hur det fungerar:

Kvalitet är den fjärde delen av projekttriangeln. Den finns mitt i, och påverkas om någon sida påverkas.

Projekttriangel med kvalitet

Om du t.ex. ligger före schemat kan du kanske lägga tillbaka eliminerade funktioner eller tillåta att befintliga aktiviteter tar mer tid. Med ytterligare tid och större omfattning kan slutresultatet bli en bättre produkt.

En viktig sak att notera: det finns ingen universell standard för kvalitet. För varje projekt definieras kvalitet enligt projektet självt. För vissa företag är det viktigaste kvalitetsmåttet att projektet hålls inom budget. För andra är det viktigare att produkten når marknaden i tid. En projektledare måste veta hur kvalitet definieras för organisationen och det specifika projektet.

I det föregående exemplet kan produkten färdigställas tidigare men med färre funktioner, så att den kommer ut på marknaden före konkurrenterna. Det kan vara definitionen på kvalitet för det projektet i ditt företag.

Överst på sidan Överst på sidan

Att veta vad du inte kan ändra

I de flesta projekt är minst en sida i triangeln fixerad. Du kan inte ändra den.

Budgeten kanske inte är förhandlingsbar. (Låter det bekant?) Eller kanske produkten absolut måste finnas till försäljning ett visst datum. Kanske bådadera.

Ofta dikteras de fasta elementen i ett projekt av beställaren, inte av projektledaren, men inte alltid. Ibland är det din uppgift att avgöra vilket element som är viktigast för projektets framgång. Och det måste du ha reda på när problem dyker upp (vilket de alltid gör).

När problemet inträffar på en fast sida är det ofta tydligt vilka åtgärder som måste vidtas. Om du t.ex. upptäcker att en funktion i ett datorprogram kommer att ta längre tid än förväntat att färdigställa, och det finns ett underskrivet kontrakt där den funktionen är specificerad (omfattning), måste du antingen flytta slutdatum eller lägga till resurser så att det blir klart i tid.

Om den problematiska sidan och den fasta sidan är olika behöver du inte ge upp. Det är det vackra med projekttriangeln: det går alltid att göra ändringar. Om projektet till exempel måste slutföras i tid och har växt i omfattning, kan du fortfarande justera kostnaden genom att lägga till mer resurser.

Om alla tre sidorna i triangeln är fasta finns det fortfarande ingen anledning till panik. Projektet har problem, men du vet åtminstone att det har problem och du har en god utgångspunkt för att tänka igenom projektets mål eller kvalitetskrav.

Överst på sidan Överst på sidan

Optimera schemat

Förr eller senare kommer du att få handskas med ett projekt som kommer att missa ett slutdatum som inte kan flyttas.

Ett säkert sätt att korta ned schemat är att förkorta den kritiska linjen (kritisk linje: Den serie med aktiviteter som måste färdigställas enligt tidsschemat om ett projekt ska kunna bli färdigt i tid. Alla aktiviteter i den kritiska linjen är kritiska aktiviteter.), en serie aktiviteter som beror av varandra och där den sista slutförs på projektets slutdatum. Om du ändrar andra aktiviteter kanske inte projektets slutdatum ändras, men det gör det om du ändrar aktiviteter i den kritiska linjen. Du kan göra något av följande för att förkorta den kritiska linjen:

Att reda upp schemat på det här sättet kan naturligtvis ha dramatiska effekter på projektets budget, omfattning och kvalitet.

Överst på sidan Överst på sidan

Optimera budgeten

I de flesta projekt är den största delen av budgeten kostnader för resurser: rörliga och fasta kostnader (fast kostnad: En angiven kostnad för en aktivitet som är konstant oavsett aktivitetens varaktighet eller utfört resursarbete.) för personal, utrustning och material. Att hålla sig inom budget kan innebära mycket svåra beslut:

  • Minska projektets omfattning så att det finns färre och kortare aktiviteter som kräver resurser.
  • Ta bort resurser.
  • Se till att timkostnader, avgifter och övertid är lämpliga.
  • Verifiera att resurserna är de som passar bäst för jobbet.
  • Ersätt en dyr resurs med en billigare.

När du justerar planen så att budgeten ska hållas kan du tvingas att flytta slutdatumet framåt eller minska omfattningen. Om du till exempel inte tillåter övertid för aktiviteter kan slutdatumet plötsligt ligga en månad senare. Om du dragit ned på omfattningen kanske slutdatumet istället hamnar tidigare.

Överst på sidan Överst på sidan

Optimera omfattningen

Kan du tänka dig att spara pengar genom att göra en bro ett par meter kortare än flodens bredd? Naturligtvis inte. Ibland går det inte att ändra projektets omfattning, så du måste ta till andra metoder:

  • Lägg till resurser så att alla aktiviteter slutförs (kostnad).
  • Ta bort aktiviteter som inte finns på den kritiska linjen, om det finns några sådana (kostnad).
  • Lägg till aktiviteter eller lägg till varaktighet för aktiviteter (kostnad).
  • Lägg slutdatum senare så att det finns tid att slutföra alla aktiviteter med nuvarande resurser (tid).

Överst på sidan Överst på sidan

Mer om projektledning

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Project Professional 2013, Project Standard 2013, Project 2010