Det händer alla. Datorn vägrar plötsligt utföra en åtgärd som (alltid) är viktig för att slutföra din uppgift. Du söker i ditt huvud efter ett svar och efter några sekunder stirrar du bistert på skärmen och frågar irriterat: "Varför kan jag inte göra så?"
Oftast beror problemet på ett misstag i tillvägagångssättet. Men ibland kan du helt enkelt inte göra det du måste.
I Outlook går det att göra en massa saker. Det finns de som lever sina liv efter Outlook, som använder dess kommunikations- och schemafunktioner till att planera varenda minut av sitt liv. Men det finns trots allt också saker som inte går att göra i Outlook. I vissa fall beror det på hur programmet är konstruerat. I andra fall beror det på något som förbisetts av våra annars noggranna och förutseende programutvecklare. Det finns inte många sådana begränsningar men låt oss titta på ett par exempel. Nedan kanske du hittar ett svar på varför du pratade med din skärm.
Några begränsningar i Outlook
Organisera möten
I Outlook är det centrala syftet att möjliggöra ordning och struktur. Därför finns vissa förväntningar på mötesdeltagarna men kanske ännu högre krav på organisatörerna.
- Organisatörsrollen är inte överlåtbar.
När någon har organiserat ett möte är den personen ansvarig till mötets slut. Ingen annan kan överta ledarrollen om den ordinarie organisatören inte kan närvara. Den enda vägen runt problemet är att ta bort det ordinarie mötet och skapa nya inbjudningar. Detta är en stor och komplex fråga, både när det gäller design och programmering som krävs för att det ska fungera.
- Mötet står kvar i organisatörens kalender.
Mötet kan inte strykas från organisatörens kalender även om denna inte kan närvara. Endast organisatören kan ändra mötet. Detta hinder utvecklades särskilt för Outlook 2007.
Om du avböjer ett möte tas det bort från din kalender. Om du vill spåra din grupps möten måste du hitta ett annat sätt att inkludera de som du avböjer.
- En inbjudan till ett möte är ett separat e-postmeddelande.
För närvarande kan du inte besvara ett e-postmeddelande med en mötesinbjudan, något som många användare upplever som frustrerande.
Överst på sidan
Vyer och mappar
I Outlook finns många alternativ för personliga inställningar men det finns vissa områden som för närvarande är mer begränsade.
- Mapplistor sorteras i bokstavsordning.
I navigeringsfönstret till vänster i Outlook kan du fritt sortera dina "Favoritmappar" för e-post och de genvägsknappar längst ned som du använder för att växla mellan olika Outlook-funktioner. Dessa mappar – liksom Inkorgen, Utkast, Skickat, Borttaget och de organisationsmappar du skapar – är ordnade i bokstavsordning. Detta kan inte ändras. Om du vill åtgärda problemet kan du ändra namnet på dina mappar men var försiktig så att Outlook fortsätter fungera som det ska (undvik exempelvis att byta namn på Inkorgen). Tänk även på eventuella regler som du ställt in.
- Varje mapp har en egen vy.
Du kan ändra hur varje enskild mapp visas. Inkorgen kan se annorlunda ut jämfört med Skickat eller personliga mappar. Men du kan ändra vy endast för varje separat mapp. Du kan inte ändra vy för flera mappar samtidigt.
- Teckensnittet i navigeringsfönstret går inte att ändra.
Formatet, storleken och färgen på teckensnittet i dina mapplistor kan tyvärr inte ändras.
Överst på sidan
Distributionslistor och e-post
Världen kretsar kring e-post nu för tiden och i den bemärkelsen är Outlook lysande. Det finns dock några funktioner som användarna fortfarande bara kan drömma om.
- Distributionslistor av Kontakter
Det skulle vara användbart att lägga till en e-postavsändare direkt i en distributionslista, exempelvis när någon vill besvara ett nyhetsbreverbjudande. I Outlook komponeras dock distributionslistor utifrån dina Kontakter och du måste alltså lägga till avsändaren i en adressbok i Kontakter. Om du föredrar att inte blanda dina kontakter kan du skapa en adressbok särskilt för detta syfte genom att skapa en ny mapp i kontaktmappen.
Som nämnt tidigare i denna artikel måste du lägga till e-postavsändare i Kontakter innan de kan ingå i en distributionslista. Skulle det inte vara enklare om det gick att söka efter sådana avsändare och lägga till dem på samma gång? Självklart. Men i Outlook måste du lägga till e-postavsändare manuellt i Kontakter.
- Varje meddelande skickas endast en gång.
Vissa vill kunna skapa återkommande meddelande, till exempel för att skicka påminnelser. I Outlook är detta inte möjligt men det finns tillägg från tredje part som möjliggör denna funktion.
- E-postarkiv är inte sökbara.
I Outlook arkiveras gamla meddelanden men de är inte sökbara. Detta är inget vanligt problem för de som använder Outlook hemma, men av desto större vikt för företag. I dessa fall kan en extern företagsarkiveringslösning vara nödvändig.
Överst på sidan
Vi lider med dig
Vi förstår din frustration inför dessa begränsningar. Outlooks utvecklingsteam har mottagit klagomål och kommentarer om dessa begränsningar. Synpunkterna kan i vissa fall leda till förändringar i kommande versioner av Outlook. Under tiden är vår förhoppning att denna artikel hjälper dig att undvika irritation. Ty det sista vi vill är att du och din skärm skäller på varandra.
Överst på sidan
