Tilldela en aktivitet till flera personer i Outlook 2002

Har du ofta ett projekt, t ex att förbereda en presentation, som tar fler än en person i anspråk för att göra klart arbetet? I sådana situationer kanske du vill spåra varje persons framsteg för att försäkra dig om att arbetsgruppen får projektet klart i tid. Om du tilldelar projektet som en enda uppgift till fler än en person, kan du i Microsoft Outlook 2000 ha en uppdaterad kopia över aktiviteterna på din uppgiftslista. Hur ser lösningen ut?

Dela in projektet i separata uppgifter, var och en med ett projektnamn och en aktivitetstitel. Tilldela sedan uppgifterna till olika personer. Du kan t ex dela in presentationsprojektet i två uppgifter med följande titlar: Förbereda försäljningspresentationen: Alf Andersson, Förbereda försäljningspresentationen: Eva Jansson. När du skapar varje uppgift och klickar på knappen Tilldela uppgift kontrollerar du att du har markerat kryssrutan Behåll en uppdaterad kopia i min uppgiftslista på fliken Uppgift. Om du dessutom vill ha statusrapporter markerar du kryssrutan Skicka statusrapport när uppgiften är slutförd.

När personerna i fråga arbetar på sina uppgifter får du uppdateringar så att du kan övervaka deras framsteg, hålla projektet på rätt spår och hålla din chef på gott humör!