Svara automatiskt på meddelanden

Du kan ställa in Microsoft Office Outlook 2007 så att ett automatiskt svar skickas till vissa eller alla som skickar e-postmeddelanden till dig.

Om du har ett Microsoft Exchange Server 2007-konto bör du använda Frånvarohanteraren. Se Svara automatiskt på meddelanden med Frånvarohanteraren.

VisaHur vet jag om jag har ett Microsoft Exchange Server-konto?

Det enklaste sättet att se om du har ett Exchange Server-konto är att öppna mappen Inkorgen och kontrollera om kommandot Frånvarohanteraren visas på Verktyg-menyn. Om det visas klickar du på knappen Expandera Knappen Expandera längst ner på menyn så att alla kommandon på Verktyg-menyn visas.

Kommandot Frånvarande på Verktyg-menyn

Om kommandot Frånvarohanteraren saknas har du troligtvis inte ett Exchange Server-konto och Frånvarohanteraren är inte tillgänglig. I den här artikeln beskrivs en alternativ metod för att automatiskt svara på meddelanden för alla e-postkonton. Gå till Steg 1: Skapa en meddelandemall.


Om du inte har ett Exchange Server-konto kan du kombinera en e-postmall med regler i Outlook och återskapa funktioner från Frånvarohanteraren som endast finns tillgängliga för Exchange Server-konton. Med den här kombinationen kan du med hjälp av ditt e-postkonto skicka automatiska svar på inkommande meddelanden.

 Viktigt!   Datorn måste vara påslagen och Outlook måste vara aktiverat för att automatiska svar ska kunna skickas.

Steg 1: Skapa en meddelandemall

 Tips!   Hämta en formell (På engelska) eller informell (På engelska) mall för frånvaromeddelanden från Microsoft Office Online.

  1. Peka på NyttArkiv-menyn och klicka sedan på E-postmeddelande.
  2. Klicka på Oformaterad text i gruppen Format på fliken Alternativ.
  3. Skriv den text du vill skicka som automatiskt svar i meddelandet.
  4. Klicka på Microsoft Office-knappenBild av knapp och sedan på Spara som i meddelandefönstret.
  5. Klicka på Outlook-mall (*.oft) i listan Filformat i dialogrutan Spara som.
  6. I rutan Filnamn skriver du ett namn på meddelandemallen och klickar på Spara.

Steg 2: Skapa en regel som automatiskt svarar på nya e-postmeddelanden

Gör något av följande:

  1. Klicka på Regler och aviseringarVerktyg-menyn.
  2. Klicka på Ny regel i dialogrutan Regler och aviseringar.
  3. Under Börja med en tom regel klickar du på Kontrollera meddelanden när de anländer och sedan på Nästa.
  4. Markera kryssrutan som skickats bara till mig under Vilka villkor vill du ha med?. Om du vill ha med andra villkor markerar du dem också. Klicka sedan på Nästa.
  5. När en dialogruta visas med information om att regeln kommer att användas för alla meddelanden klickar du på Ja.
  6. Under Vad vill du göra med meddelandet? markerar du kryssrutan svara med en specifik mall.
  7. Klicka på en specifik mall under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen (klicka på ett understruket värde).
  8. Klicka på Användarmallar i filsystem i rutan Leta i i dialogrutan Välj en svarsmall.
  9. Markera mallen som du skapade i föregående avsnitt och klicka sedan på Öppna.
  10. Klicka på Nästa
  11. Du kan också markera kryssrutorna för undantag från en regel om automatiskt svar.
  12. Klicka på Nästa
  13. Skriv ett namn på regeln under Steg 1: Ange ett namn för denna regel och klicka sedan på Slutför.

 Tips!   Du kan skapa en Outlook-uppgift eller att göra-påminnelse så att du kommer ihåg att inaktivera regeln när du inte vill skicka automatiska svar.

Regeln svara med en specifik mall i Regelguiden gör att ditt automatiska svar bara skickas en gång till varje avsändare under en viss session. Regeln förhindrar att flera likadana svar skickas till samma avsändare om du får flera meddelanden från samma person. Under en session sparas en lista över vilka användare som har fått svar. Om du avslutar Outlook och startar om det kommer listan med avsändare som fått ett automatiskt svar att återställas.

 Viktigt!   För att Regelguiden ska kunna skicka svar automatiskt måste Outlook vara aktiverat och konfigurerat så att det regelbundet kontrollerar om det finns nya meddelanden.

Inaktivera automatiska svar

Om du vill inaktivera regeln som du skapade i steg 2 ovan gör du följande:

  1. Klicka på Regler och aviseringarVerktyg-menyn.
  2. Avmarkera kryssrutan för regeln som du vill inaktivera under Namn på fliken E-postregler.
Överst på sidan Överst på sidan
 
 
Gäller:
Outlook 2007