Svara automatiskt på inkommande meddelanden när du inte finns på plats

När du är borta från datorn och inte läser din e-post kan du ställa in Microsoft Office Outlook 2007 så att automatiska svar skickas till vissa eller alla som skickar meddelanden till dig.

Artikelinnehåll


Vilken typ av e-postkonto använder du?

Den typ av e-postkonto (e-postkonto: Det servernamn, användarnamn, lösenord och den e-postadress som används av Outlook för att ansluta till en e-posttjänst. Du skapar ett e-postkonto i Outlook med information som du får av administratören eller Internetleverantöreren.) du använder avgör vilka funktioner du kan använda:

  • Om du vet vilken typ av e-postserver du är ansluten till kan du gå direkt till det avsnittet.
  • Om du måste ta reda på vilken typ av konto du använder, fortsätter du läsa det här avsnittet.

Ett av de lättaste sätten att ta reda på om du använder ett Exchange-konto är att kontrollera om kommandot Frånvarohanteraren finns på Verktyg-menyn. Klicka på knappen Expandera knappen Expandera längst ned på menyn så att alla kommandon på Verktyg-menyn visas.

Om kommandot Frånvarohanteraren finns på Verktyg-menyn, och följande dialogruta visas när du klickar på kommandot, har du ett konto på Exchange 2007. I så fall går du till avsnittet Automatiska svar från Microsoft Exchange Server 2007-konton.

Dialogrutan Frånvarohanteraren

Om kommandot Frånvarohanteraren finns på Verktyg-menyn och följande dialogruta visas när du klickar på det har du ett konto på Exchange Server 2003 eller tidigare. I så fall går du till avsnittet Automatiska svar från Microsoft Exchange Server 5.5-2003-konton.

Dialogrutan Frånvarohanteraren

Om kommandot Frånvarohanteraren inte finns på Verktyg-menyn har du troligen inte ett Exchange-konto. Du kan dock efterlikna de flesta funktionerna i Frånvarohanteraren med hjälp av regler. Hur du gör detta beskrivs i avsnittet Automatiska svar för POP3- och IMAP-konton.

VisaAndra sätt att identifiera vilken typ av e-postkonto du använder

Du kan titta i dialogrutan Kontoinställningar i Outlook och identifiera vilka typer av e-postkonton som finns i Outlook-profilen.

  1. Klicka på KontoinställningarVerktyg-menyn.
  2. I kolumnen Typ på fliken E-post visas kontotypen för varje e-postadress.

Fliken E-post i Kontoinställningar

Vissa funktioner kan kräva särskilda versioner av Microsoft Exchange. Funktionen Outlook överallt kräver till exempel Exchange 2003 eller senare.

Information om hur du tar reda på vilken version av Exchange du är ansluten till finns i Ta reda på vilken version av Microsoft Exchange som mitt konto ansluter till.

Överst på sidan Överst på sidan


Automatiska svar från Microsoft Exchange Server 2007-konton

Den här funktionen kräver ett Microsoft Exchange 2007-konto. De flesta hemkonton och personliga konton använder inte Exchange.

I det här avsnittet


Aktivera eller inaktivera Frånvarohanteraren

När du använder Outlook med ett Exchange 2007-konto kan du använda funktionerna och det förbättrade användargränssnittet i den nya Frånvarohanteraren. De nya funktionerna är:

  • RTF-formatering     Använd teckensnitt, färger och formatering i dina svar.
  • Skicka automatiska svar till personer utanför organisationen     Automatiska svar kan anpassas för både personer inom och utanför organisationen i Frånvarohanteraren. Du kanske till exempel vill att ett mer allmänt meddelande ska skickas till personer utanför företaget.  Kanske ett som inte visar alternativa kontaktnamn, telefonnummer eller e-postadresser.
  • Schemalägg automatiska svar när du inte är på kontoret i förväg med start- och stopptid     Du kommer inte längre att behöva komma ihåg att aktivera (och inaktivera) funktionen autosvar vid frånvaro. Schemalägg de datum och tider som automatiska svar ska skickas.
  1. Välj FrånvarohanterarenVerktyg-menyn.

Kommandot Frånvarande på Verktyg-menyn

  1. Klicka på Skicka autosvar vid frånvaro.
  2. Skriv det svar som du vill ska skickas när du inte är på kontoret på fliken Inom organisationen.

Du kan använda kontrollerna för att ändra teckensnitt, teckenstorlek och annan textformatering.

Du kan också välja att skicka autosvar till personer utanför organisationen. Du kan välja att skicka autosvar till alla som skickar dig ett e-postmeddelande eller bara till personer som finns i Kontakter.

 Obs!   Kontakten måste finnas i mappen Kontakter i Exchange. Om kontakten bara finns i en mapp som ingår i en personlig mappfil (.pst) skickas inte något automatiskt svar.

  1. Skriv det svar som du vill ska skickas när du inte är på kontoret på fliken Utanför organisationen.

Du kan använda kontrollerna för att ändra teckensnitt, teckenstorlek och annan textformatering.

  1. Markera kryssrutan Skicka autosvar till personer utanför organisationen.
  2. Klicka på Endast mina kontakter eller Alla utanför organisationen om du vill ange vilka autosvar ska skickas till.

När kryssrutan Skicka autosvar till personer utanför organisationen är markerad visas (På) på fliken Utanför organisationen bredvid flikens namn.

Använda regler med Frånvarohanteraren

Den här funktionen kräver ett konto i Microsoft Exchange 2000, 2003 eller 2007. De flesta hemkonton och personliga konton använder inte Exchange. Information om hur du tar reda på vilken version av Exchange kontot är anslutet till finns i Ta reda på vilken version av Microsoft Exchange som mitt konto ansluter till.

Om du inte kontrollerar e-postmeddelanden när du är frånvarande, kan du använda Frånvarohanteraren med regler för att automatiskt hantera inkommande meddelanden genom att ange vad Outlook ska göra med dem. Du kan till exempel skapa regler för att automatiskt flytta eller kopiera meddelanden till andra mappar, ta bort meddelanden, skicka anpassade svar o.s.v.

Om du skapar regler är det viktigt att du förstår hur de tillämpas i Outlook:

  • Regler tillämpas i den turordning som de visas, uppifrån och ned i listan över regler.
  • Om du markerar mer än ett villkor i dialogrutan Redigera regel tillämpas regeln bara på meddelanden som uppfyller alla markerade villkor. Om du t.ex. anger Judy Lew som avsändare (villkor) och "Marknadsföringsmöte" (villkor) i rutan Ämne tillämpas regeln endast på meddelanden som uppfyller båda villkoren.
  • Om du däremot anger flera kriterier för ett villkor tillämpas regeln på alla meddelanden som uppfyller åtminstone ett kriterium för det villkoret. Om du t.ex. anger "Judy Lew;Frank Lee" i rutan Från tillämpas regeln på meddelanden från såväl Judy Lew som Frank Lee.
  1. Välj FrånvarohanterarenVerktyg-menyn.
  2. Klicka på Lägg till.
  3. Under När ett meddelande inkommer som uppfyller följande villkor anger du vilka villkor meddelandet måste uppfylla för att regeln ska gälla.
  4. Om du vill ange fler villkor klickar du på Avancerat, väljer önskat alternativ och klickar på OK.
  5. Om du vill ange att denna regel ska tillämpas sist markerar du kryssrutan Behandla inte efterföljande regler.
  6. Under Utför följande markerar du de åtgärder du vill använda. Du kan markera mer än en åtgärd.

 Obs!   Om du anger att ett meddelande måste tas bort påverkas inte meddelandet av efterkommande regel i regellistan som finns i dialogrutan Frånvarohanteraren.

Redigera regler som används med Frånvarohanteraren.

Den här funktionen kräver ett konto i Microsoft Exchange 2000, 2003 eller 2007. De flesta hemkonton och personliga konton använder inte Exchange. Information om hur du tar reda på vilken version av Exchange kontot är anslutet till finns i Ta reda på vilken version av Microsoft Exchange som mitt konto ansluter till.

  1. Välj FrånvarohanterarenVerktyg-menyn.

Kommandot Frånvarande på Verktyg-menyn

  1. Redigera reglerna genom att göra något av följande:
    • Ändra en specifik regel    
      1. Klicka på Regler, markera regeln och klicka på Redigera regel.
      2. Ändra villkoren och åtgärderna för regeln.
    • Ändra ordningen i vilken regler tillämpas på inkommande meddelanden    
  1. Klicka på regeln som du vill flytta upp eller ned i listan under Följande regler gäller för inkommande meddelanden under frånvaron.
  2. Klicka på Flytta upp eller Flytta ned.
  • Ta bort en regel    
  1. Klicka på regeln som du vill ta bort under Följande regler gäller för inkommande meddelanden under frånvaron.
  2. Klicka på Ta bort.

Aktivera eller inaktivera regler som används med Frånvarohanteraren

Den här funktionen kräver ett konto i Microsoft Exchange 2000, 2003 eller 2007. De flesta hemkonton och personliga konton använder inte Exchange. Information om hur du tar reda på vilken version av Exchange kontot är anslutet till finns i Ta reda på vilken version av Microsoft Exchange som mitt konto ansluter till.

  1. Om du vill aktivera eller inaktivera reglerna för Frånvarohanteraren klickar du på FrånvarohanterarenVerktyg-menyn.

Kommandot Frånvarande på Verktyg-menyn

  1. Klicka på Regler.
  2. Markera eller avmarkera kryssrutan bredvid regeln som du vill aktivera eller inaktivera i kolumnen Status.

Överst på sidan Överst på sidan


Automatiska svar från Microsoft Exchange Server 2000 and Exchange Server 2003-konton

För den här funktionen krävs ett Microsoft Exchange 2000- eller 2003-konto. De flesta privata konton använder inte Exchange. Information om hur du tar reda på vilken version av Exchange kontot är anslutet till finns i Ta reda på vilken version av Microsoft Exchange som mitt konto ansluter till.

I det här avsnittet


Aktivera eller inaktivera Frånvarohanteraren

  1. Välj FrånvarohanterarenVerktyg-menyn.
  2. Klicka på Jag är frånvarande.
  3. I rutan Svara automatiskt varje avsändare en gång med följande text skriver du det meddelande du vill skicka till andra när du är borta.
  4. Om du vill kan du skapa regler för att hantera inkommande e-post.
    1. Välj FrånvarohanterarenVerktyg-menyn.

Kommandot Frånvarande på Verktyg-menyn

 Obs!   Kommandot Frånvarohanteraren visas inte om du inte använder ett Exchange Server-konto.

  1. Klicka på Lägg till.
  2. Under När ett meddelande inkommer som uppfyller följande villkor anger du villkoren som meddelandet måste uppfylla för att åtgärden som associeras med regeln ska utföras.
  3. Om du vill ange fler villkor klickar du på Avancerat, väljer önskat alternativ och klickar på OK.
  4. Om du vill ange att denna regel ska tillämpas sist markerar du kryssrutan Behandla inte efterföljande regler.
  5. Markera de alternativ som du vill använda under Gör följande. Du kan markera mer än ett.

 Obs!   Om du anger att ett meddelande måste tas bort påverkas inte meddelandet av efterkommande regel i regellistan som finns i dialogrutan Frånvarohanteraren.

Använda regler med Frånvarohanteraren

För den här funktionen krävs ett Microsoft Exchange 2000- eller 2003-konto. Information om hur du tar reda på vilken version av Exchange kontot är anslutet till finns i Ta reda på vilken version av Microsoft Exchange som mitt konto ansluter till.

Om du inte kontrollerar e-postmeddelanden när du är frånvarande, kan du använda Frånvarohanteraren med regler för att automatiskt hantera inkommande meddelanden genom att ange vad Outlook ska göra med dem. Du kan till exempel skapa regler för att automatiskt flytta eller kopiera meddelanden till andra mappar, ta bort meddelanden, skicka anpassade svar o.s.v.

Om du skapar regler är det viktigt att du förstår hur de tillämpas i Outlook:

  • Regler tillämpas i den turordning som de visas, uppifrån och ned i listan över regler.
  • Om du markerar mer än ett villkor i dialogrutan Redigera regel tillämpas regeln bara på meddelanden som uppfyller alla markerade villkor. Om du t.ex. anger Judy Lew som avsändare (villkor) och "Marknadsföringsmöte" (villkor) i rutan Ämne tillämpas regeln endast på meddelanden som uppfyller båda villkoren.
  • Om du däremot anger flera kriterier för ett villkor tillämpas regeln på alla meddelanden som uppfyller åtminstone ett kriterium för det villkoret. Om du t.ex. anger "Judy Lew;Frank Lee" i rutan Från tillämpas regeln på meddelanden från såväl Judy Lew som Frank Lee.
  1. Välj FrånvarohanterarenVerktyg-menyn.

Kommandot Frånvarande på Verktyg-menyn

  1. Klicka på Regler.
  2. Klicka på Lägg till.
  3. Under När ett meddelande inkommer som uppfyller följande villkor anger du villkoren som meddelandet måste uppfylla för att åtgärden som associeras med regeln ska utföras.
  4. Om du vill ange fler villkor klickar du på Avancerat, väljer önskat alternativ och klickar på OK.
  5. Om du vill ange att denna regel ska tillämpas sist markerar du kryssrutan Behandla inte efterföljande regler.
  6. Markera de alternativ som du vill använda under Gör följande. Du kan markera mer än ett.

 Obs!   Om du anger att ett meddelande måste tas bort påverkas inte meddelandet av efterkommande regel i regellistan som finns i dialogrutan Frånvarohanteraren.

Redigera regler som används med Frånvarohanteraren.

För den här funktionen krävs ett Microsoft Exchange 2000- eller 2003-konto. Information om hur du tar reda på vilken version av Exchange kontot är anslutet till finns i Ta reda på vilken version av Microsoft Exchange som mitt konto ansluter till.

  1. Välj FrånvarohanterarenVerktyg-menyn.

Kommandot Frånvarande på Verktyg-menyn

Kommandot Frånvarohanteraren visas inte om du inte använder ett Exchange Server-konto.

  1. Redigera reglerna genom att göra något av följande:
    • Ändra en specifik regel    
      1. Markera regeln och klicka på Redigera regel.
      2. Ändra villkoren och åtgärderna för regeln.
    • Ändra ordningen i vilken regler tillämpas på inkommande meddelanden    
  1. Klicka på regeln som du vill flytta upp eller ned i listan under Följande regler gäller för inkommande meddelanden under frånvaron.
  2. Klicka på Flytta upp eller Flytta ned.
  • Ta bort en regel    
  1. Klicka på regeln som du vill ta bort under Följande regler gäller för inkommande meddelanden under frånvaron.
  2. Klicka på Ta bort.

Aktivera eller inaktivera regler som används med Frånvarohanteraren

För den här funktionen krävs ett Microsoft Exchange 2000- eller 2003-konto. Information om hur du tar reda på vilken version av Exchange kontot är anslutet till finns i Ta reda på vilken version av Microsoft Exchange som mitt konto ansluter till.

  1. Om du vill aktivera eller inaktivera reglerna för Frånvarohanteraren klickar du på FrånvarohanterarenVerktyg-menyn.

Kommandot Frånvarande på Verktyg-menyn

  1. Markerar eller avmarkera kryssrutan bredvid regeln som du vill aktivera eller inaktivera i kolumnen Status.

Överst på sidan Överst på sidan


Automatiska svar från POP3- och IMAP-konton

Om det inte finns något Exchange Server-e-postkonto i din profil kan du kombinera en Outlook-e-postmall med Outlook-regler så att du får samma funktioner som i Frånvarohanteraren. Med den här kombinationen kan du använda ett POP3- eller IMAP-e-postkonto för att skicka automatiska svar på inkommande meddelanden.

 Viktigt!   Du måste låta datorn och Outlook vara på för att automatiska svar ska skickas.

I det här avsnittet


Skapa en meddelandemall

  1. Peka på NyttArkiv-menyn och klicka sedan på E-postmeddelande.
  2. Klicka på Oformaterad text i gruppen Format på fliken Alternativ.
  3. Skriv den text du vill ska skickas som automatiskt svar i meddelandet.
  4. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av knapp och sedan på Arkiv-menyn i meddelandefönstret.
  5. Klicka på Outlook-mall (*.oft) i listan Filformat i dialogrutan Spara som.
  6. I rutan Filnamn skriver du ett namn på meddelandemallen och klickar på Spara.

Skapa en regel som automatiskt svarar på nya e-postmeddelanden

Gör något av följande:

  1. Klicka på Regler och aviseringarVerktyg-menyn.
  2. Klicka på Ny regel i dialogrutan Regler och aviseringar.
  3. Under Börja med en tom regel klickar du på Kontrollera meddelanden när de kommer och sedan på Nästa.
  4. Markera kryssrutan som skickats bara till mig under Vilka villkor vill du ha med?. Om du vill ha med andra villkor markerar du dem också. Klicka sedan på Nästa.
  5. När en dialogruta som talar om att regeln kommer att användas för alla meddelanden visas klickar du på Ja.
  6. Under Vad vill du göra med meddelandet? markerar du kryssrutan svara med en specifik mall.
  7. Klicka på en specifik mall under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen (klicka på ett understruket värde).
  8. Klicka på Användarmallar i filsystem i rutan Leta i i dialogrutan Välj en svarsmall.
  9. Markera mallen som du skapade i föregående avsnitt och klicka sedan på Öppna.
  10. Klicka på Nästa
  11. Du kan också markera kryssrutorna för alla undantag från en regel om automatiskt svar.
  12. Klicka på Nästa
  13. Skriv ett namn på regeln under Steg 1: Ange ett namn för denna regel och klicka sedan på Slutför.

Regeln svara med en specifik mall i Regelguiden gör att ditt automatiska svar bara skickas en gång till varje avsändare under en viss session. Regeln förhindrar att flera likadana svar skickas till samma avsändare om du får flera meddelanden från samma person. Under en session sparas en lista över vilka användare som har fått svar. Om du avslutar Outlook och startar om det kommer listan med avsändare som fått ett automatiskt svar att återställas.

 Viktigt!   För att Regelguiden ska kunna skicka svar automatiskt måste Outlook vara igång och konfigurerat så att det regelbundet kontrollerar om det finns nya meddelanden.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Outlook 2007