Spåra e-postmeddelanden som behöver följas upp

Genom att flagga e-postmeddelanden kan du följa upp hur du svarar på de som du skickar. Du kan också säkerställa att du följer upp de meddelanden som du tar emot. I båda fallen kan du använda en påminnelse.

Artikelinnehåll


Om att följa upp e-postmeddelanden

Med flaggade e-postmeddelanden kan du hantera din e-post på ett enklare sätt. Flaggade meddelanden blir att göra-uppgifter för dig själv eller för dig och mottagarna av meddelandet. Du kan till exempel flagga ett e-postmeddelande där du begär information före ett visst datum. När mottagaren får meddelandet visas en flagga och ett speciellt meddelande visas också i informationsfältet i läsfönstret och överst i meddelandet när det öppnas i Outlook.

Ett meddelande som du flaggar för din egen skull kan hjälpa dig att spåra vem som har svarat på meddelandet. I den tidigare situationen skickade du ett flaggat e-postmeddelande där du begärde information före ett visst datum. När du flaggar meddelandet för dig själv får du en påminnelse om att se efter om någon har svarat. I Outlook kan du till och med få hjälp att hitta svar på det ursprungliga flaggade e-postmeddelandet automatiskt.

Flaggade meddelanden visas i Att göra-fältet, i Uppgifter och listan med dagliga uppgifter i kalendern.

Överst på sidan Överst på sidan

Flagga ett skickat meddelande så att mottagarna påminns att följa upp det

Du vill ha svar på ett meddelande som du tänker skicka. Du kan använda skicka en flagga tillsammans med meddelandet som påminnelse till mottagarna att svara.

 Tips!   Använd den här funktionen med försiktighet. Vissa mottagare kanske inte uppskattar att få en påminnelse i Microsoft Outlook.

  1. Klicka på Följ uppBild av knapp i gruppen Alternativ på fliken Meddelande i ett nytt e-postmeddelande.
  2. Klicka på Flagga för mottagare.
  3. Klicka på en flaggtyp i listan Flagga under Flagga för mottagare.
  4. En påminnelse bifogas som standard till uppgiften. Om du bara vill ha flaggan utan någon påminnelse avmarkerar du kryssrutan Påminnelse.

När du klickar på OK visas det valda alternativet i informationsfältet.

Informationsfältet i Outlook

 Obs!   Mottagna flaggade e-postmeddelanden läggs inte automatiskt till i Uppgifter, Att göra-listan eller listan med dagliga uppgifter. Om en påminnelse tas med aktiveras påminnelsen vid angiven tid såvida inte objektet öppnas och påminnelsen inaktiveras.

Överst på sidan Överst på sidan

Flagga ett skickat meddelande med påminnelse att kontrollera svar

Ibland vet du att du måste ha ett svar på ett meddelande som du ska skicka. För att vara säker på att komma ihåg att kontrollera efter mottagarens svar gör du följande:

  1. Klicka på Följ uppBild av knapp i gruppen Alternativ på fliken Meddelande i ett nytt e-postmeddelande.
  2. Ange när du vill bli påmind om det här meddelandet.

Följande datum för Startdatum, Förfallodatum och påminnelser är tillgängliga som standard.

Flagga Startdatum Förfallodatum Påminnelse
I dag Aktuellt datum Aktuellt datum En timma före sluttiden för den aktuella arbetsdagen
I morgon Aktuellt datum plus en dag Aktuellt datum plus en dag Starttid för aktuellt datum plus en arbetsdag
Den här veckan Aktuellt datum plus två dagar, men inte senare än den sista arbetsdagen i den här veckan Sista arbetsdagen i den här veckan Starttid för aktuellt datum plus två arbetsdagar
Nästa vecka Första arbetsdagen i nästa vecka Sista arbetsdagen i nästa vecka Starttid för den första arbetsdagen i nästa vecka
Inget datum Inget datum Inget datum Aktuellt datum
Anpassad Aktuellt datum Aktuellt datum Aktuellt datum

Du kan också klicka på Anpassa om du vill skapa ett Startdatum och Förfallodatum som inte visas i listan. Stäng dialogrutan genom att klicka på OK.

Det valda alternativet visas i informationsfältet.

 Obs!   Om du ytterligare vill anpassa flaggan genom att ange start- och förfallodatum eller ändra när påminnelsen ska visas, följer du stegen i avsnittet Flagga meddelanden för både dig och andra. Du kan alltid avmarkera kryssrutan Flagga för mottagare om du bara vill anpassa flaggor för dig själv.

Överst på sidan Överst på sidan

Flagga ett skickat meddelande med påminnelse om uppföljning och att kontrollera svar

Om du samtidigt vill flagga ett meddelande för både dig själv och mottagarna gör du så här:

  1. Klicka på Följ uppBild av knapp i gruppen Alternativ på fliken Meddelande i ett nytt e-postmeddelande.
  2. Klicka på Flagga för mottagare.

Kryssrutan Flagga för mottagare och Påminnelse markeras för mottagarna. Om du vill att mottagaren ska få en flagga, men ingen påminnelse, avmarkerar du kryssrutan Påminnelse.

  1. Markera kryssrutan Flagga för mig och eventuellt kryssrutan Påminnelse.
  2. Du kan ange ett Startdatum och ett Förfallodatum för Flagga för mig.
  3. För antingen dig själv eller mottagarna kan du ange den flaggtext som ska visas. Om listan Flagga till inte innehåller den text som du vill ha, skriver du en ny text i textrutan och trycker på RETUR.
  4. Om kryssrutan Påminnelse eller Flagga för mig eller Flagga för mottagare är markerad kan du ange när påminnelsen ska aktiveras.
  5. Klicka på OK.

Det valda alternativet visas i informationsfältet.

Informationsfältet i Outlook

 Obs!   Du kan inte ändra flaggtexten eller ange start- och förfallodatum om du använder ett IMAP-konto.

Överst på sidan Överst på sidan

Hitta svaren på flaggade meddelanden som du har skickat

Den här funktionen kräver att du sparar de e-postmeddelanden som du skickar. Som standard sparas meddelanden som skickas i mappen Skickat. Om standardleveransplatsen, platsen där den inkommande posten sparas, är en Microsoft Exchange-server får du inte, vare sig manuellt eller via automatisk arkivering, flytta dina skickade objekt till en lokal, personlig mappfil (PST-fil) (Personlig mappfil (.pst): En datafil som lagrar meddelanden och andra objekt på datorn. Du kan tilldela en PST-fil som standardleveransplats för e-post. Du kan använda en PST-fil för att ordna och säkerhetskopiera objekt.). Om du gör det fungerar inte den här funktionen.

  1. Gör något av följande:
    • Öppna det ursprungliga meddelandet i mappen Skickat.
    • Öppna det flaggade skickade meddelandet i Att göra-fältet.
    • Öppna ett e-postmeddelande som är ett svar på det ursprungliga meddelandet, klicka i informationsfältet och klicka sedan på Öppna originalmeddelande med flagga.
  2. Klicka i informationsfältet och klicka sedan på Sök efter relaterade meddelanden.

Dialogrutan Avancerad sökning öppnas och en sökning efter relaterade e-postmeddelanden startar.

Överst på sidan Överst på sidan

Sluta följa upp e-post

Du kan när som helst inaktivera en uppföljningsflagga för ett meddelande.

Gör något av följande:

  • Du har skapat ett e-postmeddelande och markerat en flagga, men nu vill du ta bort den    
    1. Klicka på Följ uppBild av knapp i gruppen Alternativ på fliken Meddelande i utkastet till meddelandet.
    2. Klicka på Ta bort flagga.
  • Du har skickat ett e-postmeddelande som du har flaggat för dig själv och andra, men nu vill du ta bort flaggan    

Gör något av följande:

  • Ta bort det ursprungliga flaggade meddelandet från Att göra-fältet.

E-postmeddelandet tas då bort även från postmapparna.

  • Högerklicka på meddelandet där det visas och klicka på Markera som slutförd eller Ta bort flagga.

 Obs!   Mottagarna ser fortfarande flaggan. När du tar bort en flagga påverkas bara det som du ser.

  • En påminnelse visas och du vill ta bort flaggan    
  • När påminnelsen visas högerklickar du på den och klickar på Markera som slutförd eller Ta bort flagga.

VisaKlicka här om du vill lära dig skillnaderna mellan Markera som slutförd och Ta bort flagga

Markera som slutförd     Objektet förblir markerat med en uppföljningsflagga, men visas nu som överstruket. Om Att göra-fältet eller Uppgifter är konfigurerade för att visa alla uppgifter och objekt som ska göras oavsett om de är slutförda eller inte fortsätter meddelandet att visas tills du tar bort det från dina e-postmappar.

Ta bort flagga     Flaggan tas bort från e-postmeddelandet, och det finns inget som visar att meddelandet någonsin funnits i vyer som Att göra-fältet och i Uppgifter.

Om du vill spara slutförda uppgifter använder du Flagga slutfört. När du tar bort e-postmeddelandet försvinner dock objektet från alla vyer i Outlook.

  • Ett e-postsvar på ett flaggat meddelande ankommer och du vill ta bort flaggan    
  1. Klicka i informationsfältet i läsfönstret eller i det öppna meddelandet och klicka sedan på Öppna originalmeddelande med flagga.
  2. Klicka på Följ uppBild av knapp i gruppen Uppföljning på fliken Meddelande.
  3. Klicka på Ta bort flagga.

Överst på sidan Överst på sidan

Flagga ett meddelande som du tar emot

Du kan flagga ett mottaget e-postmeddelande med en påminnelse till dig själv att följa upp det eller vidta en åtgärd vid en senare tidpunkt. Så här flaggar du ett mottaget meddelande:

  1. Klicka bredvid meddelandet i flaggkolumnen i meddelandelistan, så att det flaggas med en standardflagga.

Såvida du inte har ändrat standardflaggan får den dagens datum för både start- och förfallodatum.

  1. Högerklicka bredvid meddelandet i flaggkolumnen i meddelandelistan.
  2. Markera ett förfallodatum för uppgiften. Om du till exempel väljer Nästa vecka anges startdatumet till nästa måndag och förfallodatumet till nästa fredag. Klicka på Anpassa om du vill skapa ett start- och förfallodatum som inte visas i listan.

När du klickar på OK visas det valda alternativet i informationsfältet.

Det flaggade meddelandet visas i Att göra-fältet, i Uppgifter och listan med dagliga uppgifter i kalendern.

Följande datum för startdatum, förfallodatum och påminnelser är tillgängliga som standard.

Flagga Startdatum Förfallodatum Påminnelse
I dag Aktuellt datum Aktuellt datum En timma före sluttiden för den aktuella arbetsdagen
I morgon Aktuellt datum plus en dag Aktuellt datum plus en dag Starttid för aktuellt datum plus en arbetsdag
Den här veckan Aktuellt datum plus två dagar, men inte senare än den sista arbetsdagen i den här veckan Sista arbetsdagen i den här veckan Starttid för aktuellt datum plus två arbetsdagar
Nästa vecka Första arbetsdagen i nästa vecka Sista arbetsdagen i nästa vecka Starttid för den första arbetsdagen i nästa vecka
Inget datum Inget datum Inget datum Aktuellt datum
Anpassad Aktuellt datum Aktuellt datum Aktuellt datum

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Outlook 2007