Skapa och använda samtalslistor i Business Contact Manager

En av de viktigaste uppgifterna för ett företag är att hålla kontakten med befintliga och potentiella kunder. Ofta är ett enkelt telefonsamtal det bästa sättet att göra det.

Du kanske vill följa upp med leads (lead: En potentiell kund som måste kontaktas av en säljare och kvalificeras eller avvisas som affärsmöjlighet.) som har gett dig visitkort eller lämnat information på din webbsida, ringa kunder som vill veta när artiklar som är slut i lagret kommer in igen eller prata med aktuella konto- (konto: Ett företag eller en organisation som du gör affärer med. Om det handlar om en tjänst, t.ex. tand- eller läkarvård, kan kontot även vara en kund.) eller affärskontakter (affärskontakt: En person på ett företag eller i en organisation som du gör affärer med.) som är försenade med sina betalningar.

I den här artikeln beskrivs hur du arbetar med samtalslistor och mäter deras effektivitet i Business Contact Manager för Outlook. Du får detaljerad information om hur du skapar samtalslistor, riktade listor över mottagare och samtalsskript och hur du spårar aktiviteter och resultat.

Marknadsföra ditt företag genom telefonsamtal

Med Business Contact Manager för Outlook kan du sammanställa en samtalslista från dina konton och affärskontakter, skapa samtalsskript och spåra resultatet av varje telefonsamtal. Du kan också skapa en samtalslista från namnen i en rapport. Information om hur du skapar en samtalslista från en rapport finns i Använda rapporter och diagram i Business Contact Manager.

En samtalslista är också en viktig marknadsföringsaktivitet (marknadsföringsaktivitet: En åtgärd som syftar till att sälja eller identifiera produkter och tjänster för en viss grupp mottagare. Marknadsföringsaktiviteter kan omfatta samtalslistor, e-postmeddelanden och utskrivna flygblad.) och kan ingå som en del i en marknadsföringskampanj (marknadsföringskampanj: Ett marknadsföringsprogram som använder flera kommunikationsmetoder, t.ex. annonser och direktreklam, för att uppnå ett visst resultat, t.ex. för att öka marknadsandelen, introducera nya produkter eller för att behålla kunder.).

För att kunna spåra resultatet av en samtalslisteaktivitet måste du registrera namnet på aktiviteten i fältet Initierad av för varje post av typen Konto, Affärskontakt, Lead (lead: En potentiell kund som måste kontaktas av en säljare och kvalificeras eller avvisas som affärsmöjlighet.) eller Affärsmöjlighet (affärsmöjlighet: En möjlighet att sälja dina produkter eller tjänster till ett konto eller en affärskontakt.) som genererats av aktiviteten. Registrera även information om budgeterad och faktisk kostnad på sidorna Information och Spåra i samtalslisteposten.

På sidan Spåra i formuläret Samtalslista kan du sedan granska resultatet av samtalslistan. Om samtalslistan ingår i en marknadsföringskampanj kan du spåra det totala resultatet för kampanjen på fliken Analys på arbetsytan (arbetsyta: Mapparna Kontakthantering, Försäljning, Marknadsföring och Projekthantering där användare kan visa affärsinformation, öppna poster och analysera affärsdata. Arbetsytorna är uppdelade i ett avsnitt för gadgetar och ett avsnitt för flikar.) Marknadsföring.

Vad vill du göra?


Skapa en samtalslista

En samtalslista i Business Contact Manager för Outlook är mer än bara en lista över namn och nummer. Samtalslistan är ett system som hjälper dig att vara väl förberedd inför samtalen och att spåra resultatet av varje serie samtal.

Mottagarlistan för en marknadsföringsaktivitet kan endast innehålla en posttyp, antingen konton eller affärskontakter. Affärskontakter och leads kan finnas i samma lista eftersom leadposten bygger på posttypen Affärskontakt.

  1. Under Business Contact Manager i navigeringsfönstret klickar du på Marknadsföring.
  1. Gå till fliken Start i menyfliksområdet och, i I Ny grupp, klickar du på Samtalslista Ikonen Samtalslista.
  1. Skriv ett namn på samtalslistan, t.ex. "Potentiella kunder i Kalifornien" i fältet Namn under Aktivitet.

Samtalslistepost

 Anteckning   Om samtalslistan utgör en del av en marknadsföringskampanj skriver du namnet på kampanjen i textrutan Kampanj. Du kan också klicka på pilen för att välja namnet på en befintlig kampanj. Om samtalslistan inte ingår i någon kampanj kopplas den till standardmarknadsföringskampanjen i kategorin Aktuella aktiviteter.

  1. I avsnittet Mottagarlista klickar du på posttypen som motsvarar de som du vill nå med din samtalslista: Alla konton, Alla affärskontakter och leads, Alla affärskontakter eller Alla leads.

Du kan även klicka på något av följande alternativ:

  • Sökmapp. Välj en sökmapp som innehåller en förfiltrerad lista över mottagare och skapa en anpassad lista. Fältet döps om till Anpassad lista när du har valt en mapp.
  • Befintlig marknadsföringsaktivitet. Välj en mottagarlista som du har använt i en tidigare marknadsföringsaktivitet.
  • Ny lista. Öppna dialogrutan Filtrera affärskontakter och välj kriterier för att filtrera listan.

 Tips   Du kan också skapa en mottagarlista från en rapport. Mer information finns i Använda rapporter och diagram i Business Contact Manager.

Om du har skapat nya posttyper baserat på typen Konto visas de i listan Alla konton. Om du har skapat nya posttyper baserat på typen Affärskontakt visas de i listan Alla affärskontakter och leads.

  1. Klicka på Granska och filtrera om du vill redigera den valda listan genom att filtrera den.

Mer information om hur du filtrerar en lista finns i Filtrera poster i Business Contact Manager.

  1. Om du vill öppna sidan Aktivitetsinformation klickar du på Information i gruppen Visa i menyfliksområdet. Om du vill kan du ange värden för Kampanjkod, Budgeterad kostnad, Startdatum, Slutdatum och Kommentarer.

 Anteckning   Om du vill återgå till huvudsidan i formuläret Samtalslista klickar du på Allmänt i gruppen Visa på fliken Marknadsföring.

  1. Information om varje mottagare finns under Mottagarinformation på sidan Allmänt. Om du vill ändra vilka avsnitt som ska visas från posten klickar du på Välj avsnitt Välj avsnitt och väljer de avsnitt du vill visa.
  2. Om du vill kan du skapa ett skript så att samtalen blir konsekventa och du får med allt du vill ta upp i samtalen. Ett skript hjälper dig också att hålla dig till ämnet och snabbt anpassa samtalet om det inte går som du hade tänkt.

VisaSkapa ett samtalsskript

  1. Klicka på SamtalsskriptIkonen Samtalsskript i gruppen Telefonlogg i menyfliksområdet.
  2. Gör något av följande om du vill skapa ett skript för dina samtal:
    • Skriv skriptet i fönstret Samtalsskript.
    • Klicka på Läs in innehåll Ikonen Läs in skript i gruppen Åtgärder och navigera sedan till ett sparat dokument.
    • Kopiera och klistra in ett skript från ett annat dokument.

Skriptet visas i telefonloggen för varje mottagare.

Samtalslista med skript

 Anteckning   Om du redigerar skriptet i avsnittet Telefonlogg för samtalslisteposten ändrar du endast skriptets version för den valda mottagaren. Om du vill redigera skript för alla samtal måste du klicka på Samtalsskript Ikonen Samtalsskript i menyfliksområdet och sedan redigera skriptet i fönstret Samtalsskript.

  1. Om du vill kan du lägga till en färgkategori i samtalslistan med hjälp av kategoriseringsfunktionen i Outlook. Klicka på Kategorisera i gruppen Taggar på fliken Marknadsföring i menyfliksområdet och klicka sedan på en färgkategori.
  2. Om du vill börja ringa direkt kan du börja med det första namnet i listan. I annat fall sparar du samtalslistan.

Överst på sidan Överst på sidan

Öppna en befintlig samtalslista

Du kan behöva återuppta arbetet i en samtalslista om du inte kunde ringa upp alla vid ett tillfälle, eller så kanske du behöver göra ändringar i mottagarlistan eller skriptet.

  1. Under Business Contact Manager i navigeringsfönstret klickar du på Marknadsföring.
  1. I listvyn på fliken Samtalslistor dubbelklickar du på samtalslistan du vill öppna.

Överst på sidan Överst på sidan

Ändra en samtalslista

Det är enkelt att ändra samtalslistor. Du kan ändra vilka posttyper som ska visas i listan, förfina listan genom att filtrera (filter: Ett filter kan definiera vilka poster eller kolumner som returneras från en fråga. Ett filter begränsar alltid den resulterande informationen på något sätt.) eller välja mottagare, och du kan ändra skriptet för alla eller vissa mottagare.

  1. Öppna samtalslistan du vill ändra.
  2. Om du vill göra ändringar i samtalslistan följer du instruktionerna i Skapa en samtalslista.

 Viktigt   Du kan inte ändra en samtalslista efter att du har ändrat samtalsstatus för en post i listan. Högerklicka i stället på samtalslistan och klicka sedan på Nå med samtalslista om du vill skapa en ny samtalslista baserat på en befintlig lista.

Överst på sidan Överst på sidan

Ringa och spåra samtal med en samtalslista

  1. Öppna eller skapa en samtalslista.

Det första namnet är markerat i listan under Mottagarlista.

Mottagarlista med 0 ringda samtal

 Anteckning   Namnen som visas kommer från fältet Spara som i källposten. Namnet som visas under Mottagarinformation kommer från fältet Fullständigt namn.

  1. Ring upp kontakten med telefonnumret under Mottagarinformation.
  2. Öppna skriptet. Klicka på Samtalsskript i gruppen Telefonlogg i menyfliksområdet. När kontakten svarar läser du skriptet på ett naturligt sätt. Om det inte finns något skript uppger du din information.

 Anteckning   Om du redigerar skriptet i avsnittet Telefonlogg för samtalslisteposten ändras skriptet endast för den mottagare som valts.

  1. I Total varaktighet under Telefonlogg anger du längden på telefonsamtalet. Du kan också beräkna samtalstiden automatiskt.

VisaSå här beräknar du samtalstiden automatiskt

  1. Klicka på Starta timer Ikonen Starta timer i gruppen Telefonlogg i menyfliksområdet när du börjar samtalet eller återupptar det efter en paus.
  2. Klicka på Pausa timer Ikonen Pausa timer vid ett avbrott i samtalet, eller när du har avslutat samtalet.

Samtalets längd registreras i rutan Total varaktighet under Telefonlogg. Du kan också klicka på eller skriva samtalets längd manuellt.

  1. Om du vill lägga till anteckningar om samtalet klickar du på Lägg till tidsstämpel i gruppen Telefonlogg i menyfliksområdet (menyfliksområdet: Ett element som ersätter de flesta menyer, verktygsfält och åtgärdsfönster. Menyfliksområdet innehåller åtgärdsbaserade flikar med verktyg och alternativ som är ordnade i logiska grupper.). Skriv sedan dina kommentarer i rutan där skriptet visas.

 Anteckning   Om du vill ändra utseende på texten klickar du på fliken Formatera text i menyfliksområdet och använder dig av formateringskommandona. Om du vill lägga till filer, bilder eller tabeller klickar du på fliken Infoga.

  1. Under samtalets gång eller när samtalet är avslutat klickar du på ett eller flera av följande alternativ i gruppen Mottagaråtgärder på fliken Marknadsföring i menyfliksområdet:
  • Nytt historikobjekt om du vill lägga till ett kommunikationshistorikobjekt, t.ex. en affärsnotering, en uppgift, en fil eller ett e-postmeddelande i posten för mottagaren. En ny telefonloggg skapas automatiskt för mottagaren.
  • Uppföljning om du vill lägga till en uppföljningsflagga i posten, eller markera ett uppföljningsobjekt som slutfört med alternativet Markera som slutförd.
  • Öppna om du vill visa posten för mottagaren.
  • Webbsida om du vill visa webbsidan som är kopplad till mottagarens post, om det finns någon.
  1. Vid samtalets slut uppdaterar du posten i avsnittet Samtalsstatus för samtalslistan. Inte uppringd anges som standard. Klicka på ett av följande alternativ:
  • Lämnat meddelande
  • Samtal slutfört
  • Ring inte

 Viktigt   Du kan inte ändra en samtalslista efter att du har ändrat samtalsstatus för en post (post: Ett fullständigt konto-, affärskontakts- eller affärsmöjlighetsformulär. Posten innehåller information om konto, affärskontakter eller affärsmöjligheter och dessutom andra poster och objekt som är länkade till den. i listan. Du kan däremot skapa en dubblett av en samtalslista. Högerklicka på samtalslistan på arbetsytan (arbetsyta: Mapparna Kontakthantering, Försäljning, Marknadsföring och Projekthantering där användare kan visa affärsinformation, öppna poster och analysera affärsdata. Arbetsytorna är uppdelade i ett avsnitt för gadgetar och ett avsnitt för flikar.) Marknadsföring och klicka sedan på Nå med samtalslista.

  1. Om en mottagare ber dig ta bort honom eller henne från samtalslistan markerar du kryssrutan Ring inte. Kontot eller affärskontakten markeras som Ring inte i både mottagarlistan och på sidan Information för konto- eller affärskontaktposten. Den här mottagaren kan inte tas med i framtida samtalslistor.
  2. Klicka på Spara och nästa. Nu kan du göra följande ändringar:
  • Spara ändringarna som en telefonlogg i kommunikationshistoriken för vald post och flytta till nästa post som ska ringas upp.
  • Stoppa timern och registrera den totala varaktigheten för samtalet i telefonloggen.
  • Ange samtalsstatus i mottagarlistan.

Mottagarlista med 2 ringda samtal

Bildtext 1 Lämnat meddelande
Bildtext 2 Samtal slutfört
Bildtext 3 Ring inte
Bildtext 4 Aktuell mottagare
  1.  Anteckning   Även om status uppdateras i mottagarlistan när du sparar posten måste alternativen i avsnittet Samtalsstatus ändras manuellt.

  2. När du har ringt till alla i samtalslistan stänger du aktiviteten. Klicka på Markera som stängd i gruppen Marknadsföring i menyfliksområdet.

Överst på sidan Överst på sidan

Mäta samtalslistornas effektivitet

Du kan skapa samtalslistor och skript för många ändamål. Men när du ringer marknadsföringssamtal vill du förmodligen veta resultatet av arbetet. Du kan granska resultatet av en samtalslista på sidan Spåra för samtalslistan.

  1. Öppna en samtalslista.
  2. Klicka på Spåra Sidan Spåra i gruppen Visa i menyfliksområdet.
  3. Granska följande på sidan Spåra:
    • Under Aktivitetsresultat kan du se sammanfattande information om Initierade leads, Initierade affärsmöjligheter, Initierade konton, Initierade kontakter, Initierade telefonloggar och Förväntade intäkter för aktiviteten. För varje fält finns också knappen Visa rapport som visar en detaljerad rapport över data för fältet.

 Anteckning   Informationen, t.ex. förväntade intäkter, uppdateras när konto-, affärskontakt-, lead- eller affärsmöjlighetsposterna markeras för att ange samtalslistan i fältet Initierad av.

  • I området Aktivitetsinformation kan du uppdatera följande information:
    • Faktisk kostnad     Ange den faktiska kostnaden för samtalslistan så att du kan beräkna avkastningen på investeringen.
    • Stängd     Markera den här kryssrutan om du vill ange att samtalslistan har slutförts och att aktiviteten nu är stängd. Avmarkera kryssrutan om du vill aktivera samtalslistan igen.
  • I avsnittet Mottagare kan du granska samtalslistan du har gjort, och om du vill kan du skapa en affärsmöjlighetspost direkt från mottagarens post. Du behöver bara klicka på namnet i listan och sedan på Initiera affärsmöjlighet.

 Anteckning   Du kan också skapa en affärsmöjlighetspost från mottagarlistan på sidan Allmänt för samtalslistan. Välj ett namn i mottagarlistan. Klicka på Nytt historikobjekt Ikonen Nytt historikobjekt i gruppen Mottagaråtgärder på fliken Marknadsföring i menyfliksområdet och klicka sedan på Affärsmöjlighet.

  1. Klicka på Spara och stäng Ikonen Spara och stäng.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Outlook 2013, Outlook 2010