Skapa och anpassa posttyper och listor

Med Project Standard 2003 kan du anpassa formulär genom att lägga till fält som är relevanta för din verksamhet, ta bort fält du inte behöver och flytta fält så att den viktigaste informationen framhävs. Du kan skapa nya formulär, lägga till listor, anpassa rapporter, ändra försäljningsfaser och poängkriterier för leads och välja fält för kontaktkort.

I den här artikeln beskrivs hur du skapar och anpassar formulär och hur du skapar och redigerar listor.

 Anteckning   Endast databasägaren kan anpassa formulär.

Information om hur du anpassar rapporter genom att ändra försäljningsfaser, försäljningsaktiviteter, påminnelser, poängkriterier för leads och kontaktkort finns i följande artiklar:

Vad vill du göra?


Överst på sidan Överst på sidan

Skapa en ny posttyp

I Project Standard 2003 finns ett antal olika anpassningsbara formulär eller posttyper, t.ex. Konto (konto: Ett företag eller en organisation som du gör affärer med. Om det handlar om en tjänst, t.ex. tand- eller läkarvård, kan kontot även vara en kund.), Affärskontakt (affärskontakt: En person på ett företag eller i en organisation som du gör affärer med.), Lead (lead: En potentiell kund som måste kontaktas av en säljare och kvalificeras eller avvisas som affärsmöjlighet.), Affärsmöjlighet (affärsmöjlighet: En möjlighet att sälja dina produkter eller tjänster till ett konto eller en affärskontakt.) och Affärsprojekt (affärsprojekt: Ett projekt som skapas i Business Contact Manager för Outlook. Ett affärsprojekt består av en eller flera projektaktiviteter.).

Du kan använda standardformulären utan att ändra dem eller skapa nya posttyper beroende på företagets behov.

Du kan också ändra formulär genom att lägga till och ta bort fält. Mer information finns i Lägga till eller ta bort ett fält längre fram i den här artikeln.

Nya posttyper måste bygga på antingen posttypen Konto eller Affärskontakt. Information om hur posterna kan kopplas och den information som delas mellan dem finns kvar i alla nya posttyper du skapar.

Exempel: En cykelgrossist som skapar anpassade posttyper

En cykelgrossist behöver skapa posterna Butik och Butiksanställd.

Alla butiker som handlar av grossisten har flera anställda som ansvarar för inköp. Cykelgrossisten säljer till många butiker som var och en har en egen uppsättning anställda som fattar inköpsbeslut. Grossisten måste koppla varje butiksanställd med respektive butik för att kunna visa en lista över de anställda och all kommunikation med butikspersonalen när information om en butik granskas.

För att kunna göra detta skapar grossisten posten Butik baserat på posttypen Konto och posten Butiksanställd baserat på posttypen Affärskontakt. Grossisten väljer att basera posten Butik på posttypen Konto eftersom den visar en lista över relaterade affärskontakter och alla kommunikationshistorikobjekt från varje affärskontakt.

Skapa en anpassad posttyp

  1. Klicka på fliken Arkiv.
  1. Klicka på fliken Business Contact Manager.
  2. Klicka på Anpassa och sedan på Anpassa posttyper.
  3. Gör något av följande i dialogrutan Anpassa posttyper:
    • Klicka på Ny affärskontakttyp om du vill skapa ett nytt formulär baserat på posttypen Affärskontakt.
    • Klicka på Ny kontotyp om du vill skapa ett nytt formulär baserat på posttypen Konto.

Dialogrutan Anpassa posttyper med knapparna Ny affärskontakttyp och Ny kontotyp markerade.


 Anteckningar 

  • Om du behöver en ny posttyp för enskilda personer väljer du Ny affärskontakttyp.
  • Om du behöver en ny posttyp för organisationer eller grupper inom en större organisation väljer du Ny kontotyp. Alla kommunikationsobjekt från poster som är kopplade till ett konto visas i kommunikationshistoriken för kontoposten. Mer information om kontoposter finns i Lagra information om konton i Business Contact Manager.
  1. I dialogrutan Ny affärskontakttyp eller Ny kontotyp skriver du namn för den nya posttypen i singular och plural.
  2. Du kan också klicka på Bläddra om du vill ändra ikonen som visas i varje post av den typen.
  3. Klicka på OK.

Den nya posttypen visas i listan över posttyper i dialogrutan Anpassa posttyper.

 Anteckning   Den nya posttypen innefattar alla standardsidor och -fält i kontot eller affärskontakten som den nya posttypen baserades på. Anpassade sidor eller fält som du har lagt till i andra formulär tas inte med. Information om hur du anpassar formuläret genom att ändra sidor och fält finns i nästa avsnitt, Anpassa ett formulär.

Överst på sidan Överst på sidan

Anpassa ett formulär

Du kan anpassa formulär på flera sätt. Du kan lägga till eller ta bort sidor, avsnitt och fält. Du kan ordna om fälten på ett sätt som är mer logiskt för din verksamhet.

 Anteckning   Endast databasägaren kan anpassa formulär.

Du kan exportera anpassade formulär så att du kan dela dem med andra. Mer information om export finns i Exportera affärsdata från Business Contact Manager.

 Viktigt   När du gör ändringar i ett formulär ändras alla poster av den typen. Om du t.ex. tar bort ett fält från formuläret Affärskontakt tas fältet bort från alla affärskontaktposter.

I det här avsnittet


Överst på sidan Överst på sidan

Öppna ett formulär för att anpassa det

  1. Klicka på fliken Arkiv.
  1. Klicka på fliken Business Contact Manager.
  2. Klicka på Anpassa och sedan på Anpassa posttyper.
  3. I listan klickar du på posttypen du vill anpassa. Klicka sedan på Anpassa formulär.

Dialogrutan Anpassa posttyper med knappen Anpassa formulär markerad.

 Tips   Du kan också anpassa öppna formulär. Klicka på Formulärlayout i gruppen Anpassa i menyfliksområdet.

En anpassningsbar version av formuläret öppnas. Du kan lägga till eller ta bort sidor, avsnitt och fält, eller ordna om avsnitt och fält i formuläret.

 Anteckning   Sidan Allmänt visas som standard. Om du vill visa en annan sida klickar du på Visa i gruppen Sidor på fliken Anpassa. Klicka sedan på sidans namn.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa en ny sida

Du kan skapa upp till fyra ytterligare sidor för ett formulär. Som standard ingår sidorna Allmänt, Information och Historik i de flesta formulär.

  1. Öppna ett formulär för att anpassa det.
  2. Klicka på Visa Ikonen Visa i gruppen Sidor på fliken Anpassa och klicka sedan på Användarsida 1 eller någon av de andra användarsidorna.

En tom sida visas.

 Anteckning   Om sidnamnet slutar med (Dold) är sidan dold som standard. För att du ska kunna ange data på den här sidan av formuläret måste du inaktivera funktionen Dölj.

  1. Om sidan är dold visar du den genom att inaktivera funktionen Dölj. Klicka på Dölj Ikonen Dölj i gruppen Sidor.

 Anteckning   Om du vill kontrollera att sidan inte är dold längre klickar du på Visa i gruppen Sidor. Sidan är synlig om det inte längre står (Dold) efter namnet på sidan.

Nu kan du byta namn på sidan eller lägga till avsnitt och fält på sidan. Mer information finns under Lägga till eller ta bort avsnitt och Lägga till eller ta bort fält längre fram i den här artikeln.

Överst på sidan Överst på sidan

Ange ett namn eller byta namn på en sida

  1. Klicka på Visa i gruppen Sidor på fliken Anpassa och klicka sedan på sidan du vill byta namn på.
  2. Klicka på Byt namn på sida Ikonen Byt namn på sida i gruppen Sidor.
  3. Ange det nya namnet i rutan Sidnamn och klicka sedan på OK.

Överst på sidan Överst på sidan

Lägga till eller ta bort avsnitt

Informationen i ett formulär är ordnad i avsnitt. I formuläret Affärskontakt finns t.ex. avsnittet Telefonnummer som innehåller olika fält för telefonnummer, exempelvis Arbete och Hem.

Formuläret Affärskontakt med avsnittet Telefonnummer markerat.

Lägga till ett avsnitt

  1. Öppna ett formulär för att anpassa det.
  2. Klicka på Lägg till avsnitt Ikonen Lägg till grupp i gruppen Layout på fliken Anpassa.
  3. Skriv ett namn på avsnittet i rutan Avsnittsnamn och klicka sedan på OK.

 Anteckning   Om du vill ändra bredden för ett avsnitt markerar du avsnittet. Klicka sedan på Bred Ikonen Bred eller Smal Ikonen Smal på fliken Anpassa.

Ta bort ett avsnitt

  1. Klicka på avsnittet du vill ta bort.

 Tips   Ett avsnitt har ett avsnittsnamn med en vågrät linje bredvid namnet. Om du vill markera ett avsnitt klickar du på eller intill avsnittsnamnet.

Valt telefonnummeravsnitt

  1. Klicka på Ta bort Ikonen Ta bort i gruppen Layout på fliken Anpassa.


 Anteckningar 

  • Alla fält i avsnittet tas bort, men de tas inte bort från Business Contact Manager-databasen. Information om hur du lägger tillbaka fälten i formuläret finns i avsnittet Lägga till ett fält längre fram i den här artikeln. När du tar bort fält tas inte själva fälten eller informationen i fälten bort. All information som har angetts i fältet finns kvar i databasen, såvida du inte tar bort fälten permanent.
  • När du tar bort ett avsnitt tas det bort från Business Contact Manager-databasen. Fälten i avsnittet tas inte bort tillsammans med avsnittet. Om du vill lägga till avsnittet igen kan du lägga till ett avsnitt med samma namn och sedan lägga tillbaka fälten i formuläret i det avsnittet.

Överst på sidan Överst på sidan

Lägga till eller ta bort fält

I Project Standard 2003 kan du lägga till olika typer av fält som du behöver i din verksamhet.

Om du t.ex. vill skriva information i ett textfält lägger du till ett textfält. Om du vill klicka på ett objekt från en lista kan du lägga till en förifylld lista (listruta). Om du vill koppla en post till en annan kan du lägga till ett relationsfält.

En blomsterhandlare kan t.ex. skapa ett textfält med namnet Favoritblomma där personer får skriva in en blomsort i fältet, och en återförsäljare av uppvärmningsugnar kanske skapar ett fält med namnet Ugnsmodell med en lista att välja från. Mer information om listor finns i Skapa eller redigera listor längre fram i den här artikeln.

Överst på sidan Överst på sidan

Lägga till ett fält

  1. Öppna ett formulär för att anpassa det.

 Tips   Innan du går till nästa steg kan du klicka på avsnittet som du vill lägga till fältet i. Om fältet inte är placerat där du vill ha det kan du dra det till ett annat avsnitt efter att du har lagt till det.

  1. Klicka på Lägg till fält Ikonen Lägg till fält i gruppen Layout på fliken Anpassa.
  2. Gör något av följande i dialogrutan Lägg till fält:
    • Klicka på något av fälten i listan och sedan på Lägg till i formulär.

Dialogrutan Lägg till fält.

  • Om du vill skapa ett nytt fält eller lägga till ett fält du redan har skapat för ett annat formulär, klickar du på Nytt.

Gör något av följande i dialogrutan Skapa ett nytt fält:

VisaSkapa ett nytt fält    

  1. Skriv ett namn på fältet i rutan Fältnamn.
  2. I listan Datatyp klickar du på den typ av data som fältet ska innehålla, t.ex. Nummer.
För den här typen av data Väljer du den här datatypen
Ord och meningar med upp till 96 tecken Text
Nummer med eller utan decimaltecken Nummer
Procent Procent
Priser, intäkter eller andra valutarelaterade data Valuta
Svar på enkla frågor, t.ex. ja/nej, av/på eller sant/falskt Ja/nej
Datum- eller tidsinformation i något av formaten som finns i Outlook Datum/tid
Heltal Heltal
En förifylld lista med objekt (värden) om du vill spara tid eller se till att formulären är konsekvent utformade Listruta
Webbadress URL
En länk till en annan post i databasen Relation
  1.  Anteckning   Du kan inte ändra datatypen för ett fält efter att du har skapat fältet. Om du vill ändra datatypen tar du bort fältet och lägger till ett nytt med önskad datatyp.

  2. I listan Format kan du välja ett format för de data som ska ingå i fältet.

 Anteckning   Vissa datatyper har endast ett format.

  1. Klicka på OK.

Fältet du skapar visas i listan i dialogrutan Lägg till fält.

  1. Om du vill lägga till fältet i formuläret klickar du på fältet i dialogrutan Lägg till fält och sedan på Lägg till i formulär.

VisaLägga till ett fält från ett annat formulär    

  1. Klicka på alternativet Lägg till ett fält från ett annat formulär.
  2. Klicka på ett fält i listan och sedan på OK.

 Anteckning   Du måste ha skapat fältet för att det ska visas i den här listan.

Fältet du valde visas i listan i dialogrutan Lägg till fält.

  1. Om du vill lägga till fältet i ditt formulär klickar du på fältet i dialogrutan Lägg till fält och sedan på Lägg till i formulär.

Överst på sidan Överst på sidan

Lägga till ett relationsfält

Med ett relationsfält kopplar du ihop relaterade poster. Alla poster som har kopplats till en viss post visas i den valda posten, som kallas målpost, ungefär på samma sätt som att alla affärskontakter som är kopplade till en kontopost visas i kontoposten.

 Anteckning   Du kan koppla ihop poster av samma typ och även poster av olika typer.

I exempeldatabasen skulle du t.ex. göra följande om du ville koppla cykelbutiker till de leverantörer som levererar dessa cyklar till butikerna:

  • Öppna posttypen Leverantör för att anpassa den. Relationsfältet läggs till i posttypen.

Dialogrutan Anpassa posttyper i exempeldatabasen med posttypen Leverantör vald.

  • Lägg till ett relationsfält som heter Återförsäljare till posttypen Leverantör med Butiker som målposttyp och Leverantörsnamn som målfältsnamn.


 Anteckningar 

  • När du lägger till ett relationsfält i den ursprungliga posttypen skapas också en tabell med de relaterade posterna i målposten. I det här exemplet har leverantörsposterna (de ursprungliga posterna) ett relationsfält som du använder när du kopplar till butiksposter. Butiksposterna (målposterna) har en tabell med de leverantörsposter som är kopplade till dem.
  • Tabellen, eller målfältet, kan inte redigeras. Använd relationsfältet om du vill ändra de relaterade posterna. I det här exemplet navigerar du till leverantörsposten om du vill ta bort eller lägga till en butik. Därmed ändras listan över leverantörer i tabellen i de relaterade butiksposterna.

Skapa ett nytt relationsfält i dialogrutan Skapa ett nytt fält.

  • Använd relationsfältet i leverantörsposterna om du vill koppla cykelbutiksposter till leverantörsposter.

En leverantörspost med butiker angivna i relationsfältet Återförsäljare.

  • I målfältet i cykelbutiksposterna visas en lista över de leverantörer som levererar cyklar till dessa butiker.

En butikspost med en tabell över leverantörer som levererar cyklar till butiken.

Information om exempeldatabasen finns i Om Adventure Works och exempeldatabasen.

Lägga till ett relationsfält
  1. Öppna ett formulär för att anpassa det.
  2. Klicka på Lägg till fält Ikonen Lägg till fält i gruppen Layout på fliken Anpassa.
  3. Klicka på Nytt i dialogrutan Lägg till fält.

Dialogrutan Lägg till fält.

  1. Skriv namnet på relationsfältet i rutan Fältnamn i dialogrutan Skapa ett nytt fält.
  2. Klicka på Relation i listan Datatyp.
  3. I listan Målposttyp klickar du på posttypen som du vill koppla den valda posten till.

 Anteckning   Om målposttypen är densamma som posttypen du anpassar får värdet i Fältnamn och Målfältnamn inte vara samma.

  1. I rutan Målfältnamn skriver du namnet på målfältet.

 Anteckning   Målfältnamnet är namnet på den tabell som innehåller alla relaterade poster som är kopplade till målposttypen.

  1. Klicka på OK.

Fältet du väljer visas i listan i dialogrutan Lägg till fält.

  1. Om du vill lägga till fält i formuläret klickar du på fältet som innehåller Relation i kolumnen Datatyp i dialogrutan Lägg till fält och klickar sedan på Lägg till i formulär.

 Anteckning   Fältet som innehåller Relation i kolumnen Datatyp är inmatningsfältet. Fältet som innehåller Relationsmållista i kolumnen Datatyp läggs automatiskt till i Målposttyp, och är den tabell som innehåller alla relaterade poster som du har angett i relationsfältet.

Överst på sidan Överst på sidan

Ta bort ett fält

  1. Öppna ett formulär för att anpassa det.
  2. Klicka på fältet som du vill ta bort från formuläret.

 Anteckning   Obligatoriska fält, t.ex. Kontonamn, kan inte tas bort.

  1. Klicka på Ta bort Ikonen Ta bort i gruppen Layout på fliken Anpassa eller tryck på DELETE.

 Anteckning   Fältet och alla data i fältet kan läggas tillbaka i formuläret eftersom fältet fortfarande finns lagrat i Business Contact Manager-databasen. Fältet kan också läggas till i andra formulär från dialogrutan Lägg till fält.

Ta bort ett fält permanent

 Varning   Om du tar bort ett fält från dialogrutan Lägg till fält tar du bort fältet permanent och alla data i fältet går förlorade. Om du tar bort ett fält från ett formulär tar du endast bort fältet från formuläret. Om du lägger tillbaka fältet i formuläret kan du komma åt data igen.

  1. Öppna ett formulär för att anpassa det.
  2. Klicka på Lägg till fält Ikonen Lägg till fält i gruppen Layout på fliken Anpassa.
  3. I dialogrutan Lägg till fält klickar du på fältet du vill ta bort och sedan på Ta bort.

 Anteckning   Du kan inte ta bort ett fält permanent om det används i ett annat formulär.

Överst på sidan Överst på sidan

Byta namn på avsnitt och redigera fält

Du kan byta namn på alla avsnitt i ett formulär, men du kan endast byta namn på de fält som du har skapat.

Du kan redigera fält genom att byta namn på dem och byta format på de data som kan väljas i fältet.

 Anteckning   Du kan inte ändra datatypen för ett fält, men du kan ta bort fältet och sedan lägga till ett nytt med önskad datatyp.

  1. Öppna ett formulär för att anpassa det.
  2. Klicka på avsnittet eller fältet du vill byta namn på eller redigera.

 Anteckning   Du kan bara byta namn på de fält som du har skapat.

  1. Klicka på Redigera fält eller avsnitt Ikonen Redigera fält eller avsnitt i gruppen Layout på fliken Anpassa.
  2. Gör något av följande:
    • Byt namn på ett avsnitt     Skriv ett nytt namn på avsnittet i dialogrutan Redigera ett avsnitt.
    • Ändra namnet på ett fält som du har skapat     Skriv ett nytt namn på fältet i dialogrutan Redigera ett fält.

Om du vill ändra formatet för de data som är tillåtna i fältet, klickar du på ett annat format i rutan Format. Vissa fälttyper har endast ett formateringsalternativ.

Ordna objekt i ett formulär

I ett anpassat formulär kan du flytta avsnitten på en sida eller till en annan sida och ordna om fälten.

Flytta ett avsnitt eller ordna om fält på en sida

  1. Öppna ett formulär för att anpassa det.
  2. Klicka på avsnittet eller fältet du vill flytta.

 Tips   Ett avsnitt har ett avsnittsnamn med en vågrät linje bredvid namnet. Om du vill markera ett avsnitt klickar du på eller intill avsnittsnamnet.

Valt telefonnummeravsnitt

  1. Dra avsnittet eller fältet till en ny plats på sidan, eller flytta avsnittet eller fältet med hjälp av piltangenterna.

Överst på sidan Överst på sidan

Flytta ett avsnitt till en annan sida

  1. Klicka på avsnittet du vill flytta.

Valt telefonnummeravsnitt

  1. Klicka på Flytta till Ikonen Flytta i gruppen Layout på fliken Anpassa.
  2. I dialogrutan Flytta till sida klickar du på sidan du vill flytta avsnittet till. Klicka sedan på OK.

 Anteckning   Om en sida är dold måste du inaktivera funktionen Dölj för att kunna ange data på sidan. Klicka på sidan i gruppen Visa på fliken Anpassa. Klicka på Dölj Ikonen Dölj i gruppen Sidor.

Överst på sidan Överst på sidan

Ta bort ett formulär

 Varning   Om du tar bort en posttyp går alla data som har angetts i posttypen förlorade.

  1. Klicka på fliken Arkiv.
  1. Klicka på fliken Business Contact Manager och sedan på Anpassa.
  2. Klicka på Anpassa posttyper.
  3. I dialogrutan Anpassa posttyper klickar du på en posttyp som du har skapat.

 Anteckning   Du kan bara ta bort posttyper som du har skapat. Du kan inte ta bort standardposttyperna.

  1. Klicka på Ta bort posttyp.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa eller redigera listor

Om du ofta anger samma data i ett formulär är det praktiskt att skapa en lista som du kan välja från.

Skapa en lista

  1. Öppna ett formulär för att anpassa det.
  2. Klicka på Lägg till fält Ikonen Lägg till fält i gruppen Layout på fliken Anpassa.
  3. Klicka på Nytt i dialogrutan Lägg till fält.
  4. Välj Listruta i listan Datatyp.

 Anteckning   Listruta är det enda formatalternativet för en lista.

  1. Klicka på OK.
  2. Lägg till objekt i listan.

VisaHur gör jag?

  1. Klicka på Lägg till i dialogrutan Redigera listor om du vill lägga till ett objekt (ett värde) i listan.
  2. Skriv namnet på värdet i rutan Artikel/tjänst i dialogrutan Lägg till objekt.
  3. Klicka på OK.

Objektet du lägger till visas i kolumnen Värde i dialogrutan Redigera listor.

  1. Upprepa detta om du vill lägga till ytterligare objekt.
  1. Om du vill flytta ett objekt uppåt eller nedåt i listan klickar du på värdet du vill flytta och flyttar det sedan med hjälp av pilknapparna.
  2. Om du vill ange att ett objekt ska vara standardvärde i fältet klickar du på värdet och sedan på Ange som standard.

 Anteckning   Om du vet att du kommer att använda ett värde ofta kan du ange det som standardvärde för att spara tid när du fyller i ett formulär.

  1. Klicka på OK.

Redigera en lista

  1. Klicka på fliken Arkiv.
  1. Klicka på fliken Business Contact Manager och sedan på Anpassa.
  2. Klicka på Redigera listor.
  3. I dialogrutan Redigera listor klickar du på listan du vill redigera.

När du har valt en lista visas objekten i listan i kolumnen Värde.

Dialogrutan Redigera listor

  1. Gör något av följande om du vill redigera listan:

Lägg till ett värde i listan      Klicka på Lägg till, skriv ett namn på objektet och klicka sedan på OK.

Byt namn på ett värde     Klicka på ett objekt och sedan på Byt namn. Skriv det nya namnet och klicka sedan på OK.

Ta bort ett värde eller byt ut det mot ett annat värde     Klicka på ett objekt och sedan på Ta bort. Om du vill ersätta värdet väljer du ett annat värde i listan och klickar sedan på OK. Om du vill ta bort det klickar du på OK.

Flytta ett värde uppåt eller nedåt i listan     Klicka på ett objekt och flytta det sedan uppåt eller nedåt med hjälp av pilknapparna.

Ange ett objekt som standardvärde     Klicka på objektet och sedan på Ange som standard.

  1. När du är klar med ändringarna klickar du på OK i dialogrutan Redigera listor.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Outlook 2013, Outlook 2010