Schemalägga ett möte med andra

Skicka en mötesförfrågan för att boka en tid att mötas och för att följa upp vem som svarar ja på din förfrågan.

  1. Klicka på Nytt möte i Kalender.

Kommandot Nytt möte i menyfliksområdet

Kortkommando    För att skapa en mötesförfrågan oavsett var du är Outlook trycker du på Ctrl+Skift+Q.

  1. Du kan berätta för mottagarna vad mötet handlar om i rutan Ämne .
  2. Berätta för mottagarna var mötet kommer att hållas i rutan Plats . Om du använder ett Microsoft Exchange-konto klickar du på Rum för att kontrollera tillgänglighet och reservera rum.
  3. Skriv in mötets start- och sluttid i listorna Starttid och Sluttid . Om du markerar rutan Hela dagen visas mötet som en 24 timmar lång händelse som varar från midnatt till midnatt.
  4. Skriv all information som du vill dela med mottagarna i mötesförfrågan. Du kan också bifoga filer.
  5. Klicka på Schemaläggningsassistenten. Exchange-kontots schemaläggningsassistent hjälper dig att hitta den bästa tiden för ditt möte genom att analysera när mottagare och mötesresurser, som rum, är tillgängliga.

Om du inte använder ett Exchange-konto klickar du på Schemaläggning.

  1. Klicka på Lägg till deltagare och skriv sedan in mottagarnas namn, e-postadresser, eller resursnamn (separeras med semikolon) i rutorna Nödvändig, Valfri eller Resurser.

Om du inte använder ett Exchange-konto klickar du på Lägg till andra > Lägg till från Adressbok.

Du kan söka efter deltagare genom att skriva i rutan Sök och sedan klicka på Kör. Klicka på namnet i resultatlistan och klicka sedan på Nödvändig, Valfrieller Resurser.

En grön vertikal linje representerar mötets start. En röd vertikal linje representerar mötets slut. Du kan klicka och dra linjerna till nya start- och sluttider. I Exchange-konton visar rutnätet ledig/upptagen om deltagarna är tillgängliga eller inte.

  1. Om du har ett Exchange-konto kan du i fönstret Hitta rum hitta förslag på de bästa tiderna för ditt möte (när flest deltagare är tillgängliga). Om du vill välja tid klickar du på en föreslagen tid i fönstret Hitta rum i sektionen Föreslagna tider . Du kan också välja en tid från rutnätet ledig/upptagen i din Kalender.
  2. Om du vill växla tillbaka till din mötesförfrågan efter att dina deltagare har lagts klickar du på Avtalad tid i menyfliksområdet.
  3. Klicka på Skicka om du inte vill göra det till ett återkommande möte.

Skapa ett återkommande möte

  1. Klicka på Möte > Återkommande.

Kommandot Återkommande i menyfliksområdet

Kortkommando    Om du vill schemalägga mötet så att det återkommer regelbundet klickar du på Ctrl+G.

  1. Välj de alternativ för det återkommande mönstret som du vill ha och klicka sedan på OK.

När du lägger till ett återkommande mönster till en mötesförfrågan ändras fliken Möte till Återkommande möte.

  1. Klicka på Skicka för att skicka din mötesförfrågan.
 
 
Gäller:
Outlook 2013