Säkerhetskopiera och ta bort objekt med Arkivera automatiskt

Postlådan i Microsoft Outlook växer när du skapar och tar emot objekt (objekt: Ett objekt är grundelementet som innehåller information i Outlook (liknar en fil i andra program). Objekt kan vara e-postmeddelanden, avtalade tider, kontakter, uppgifter, journalposter, anteckningar samt publicerade objekt och dokument.). För att hantera utrymmet i postlådan eller på e-postservern som du använder kan du behöva en annan plats där du sparar – eller arkiverar – gamla objekt som är viktiga men som inte används så ofta. Med Arkivera automatiskt sker detta automatiskt och objekt flyttas till en arkivplats, en Personlig mappfil (PST) (Personlig mappfil (.pst): En datafil som lagrar meddelanden och andra objekt på datorn. Du kan tilldela en PST-fil som standardleveransplats för e-post. Du kan använda en PST-fil för att ordna och säkerhetskopiera objekt.) för Outlook, men du kan anpassa de flesta av standardinställningarna så att de passar dina lagringsbehov.

 Obs!   Organisationens lagringsprinciper och MRM (Messaging Records Management) kan gälla för din postlåda. Enligt de här principerna kan användare inte spara meddelanden och andra poster längre än en specifik tidsperiod som anges av organisationen. När de tillämpas har principerna högre prioritet än inställningar för Arkivera automatiskt, och funktionen tas bort från Outlook-profiler som har ställts in för Microsoft Exchange.

Vad vill du göra?



Granska eller ändra standardinställningarna för Arkivera automatiskt

Med Arkivera automatiskt flyttas objekt från sin ursprungliga plats i Outlook till en arkivmapp när de blir inaktuella, det vill säga när de har blivit för gamla. Du kan även ställa in alternativ för objekt som ska tas bort när de blir inaktuella.

 Viktigt!   Mer om att spara och ta bort objekt

  • Objekt lagras på sina arkivplatser om du inte ändrar en eller fler inställningar för Arkivera automatiskt och väljer att objekt ska tas bort när de blir inaktuella. Objekten tas inte bort från arkivplatserna utan kan bara tas bort automatiskt innan de flyttas till arkivplatserna. När de har arkiverats kan de bara tas bort manuellt.
  • Om du väljer ett alternativ för att ta bort objekt permanent, tas de bort automatiskt när de blir inaktuella. De arkiveras inte. Om du till exempel vill ta bort alla meddelanden i alla e-postmappar, inklusive Inkorgen, Skickat och Utkast, när de blir för gamla klickar du på Ta bort inaktuella objekt (endast e-postmappar). Meddelandena arkiveras inte.

De olika typerna av Outlook-objekt, till exempel meddelanden, avtalade tider och uppgifter, blir inaktuella efter olika lång tid. De här standardvärdena ändras inte om du inte ändrar inställningarna manuellt.

VisaJag vill veta mer om när specifika Outlook-objekt blir inaktuella

Standardlivslängden innan objekt i Outlook-mappar blir inaktuella eller tas bort är:

Mapp Livslängd
Inkorgen och Utkast 6 månader
Skickat och Borttaget 2 månader
Utkorgen 3 månader
Kalender 6 månader
Uppgifter 6 månader
Anteckningar 6 månader
Journal 6 månader
Kontakter Blir inte inaktuella

 Obs!   De mappar som du skapar som innehåller samma typ av Outlook-objekt som Inkorgen, Kalender, Uppgifter, Anteckningar eller Journal har samma standardlivslängd på sex månader.

Ett objekts livslängd bestäms utifrån dess typ:

Objekttyp När livslängden börjar
E-postmeddelande Datumet/tiden när meddelandet togs emot eller när du senast ändrade och sparade meddelandet (beroende på vilket som är senast).
Möte, händelse eller avtalad tid Datumet när du senast ändrade och sparade objektet (beroende på vilket som är senast). Återkommande objekt arkiveras inte automatiskt.
Uppgift Datumet då uppgiften slutfördes eller när du senast ändrade och sparade uppgiften. Uppgifter som inte har markerats som slutförda arkiveras inte automatiskt. Uppgifter som har tilldelats andra arkiveras endast om de markerats som slutförda.
Anteckning När du senast ändrade och sparade anteckningen.
Journalpost Datumet när journalposten skapades eller när du senast ändrade och sparade posten.
Kontakt Kontakter arkiveras inte som standard, men du kan arkivera dem manuellt.

Första gången du startar Outlook är Arkivera automatiskt aktiverat som standard och körs var fjortonde dag. Du kan ändra hur ofta du vill att Arkivera automatiskt ska köras, ange Outlook-datafilen (PST) som används för att spara arkiverade objekt och välja när objekt i dina Outlook-mappar ska arkiveras.

  1. Klicka på AlternativVerktyg-menyn och klicka sedan på fliken Annat.
  2. Klicka på Arkivera automatiskt.

 Obs!   Beroende på datorinställningarna och tilläggsprogram kan olika flikar visas i dialogrutan Alternativ.

Arkivera automatiskt i dialogrutan Alternativ

  1. Markera kryssrutan Arkivera automatiskt var n dag och ange sedan hur ofta Arkivera automatiskt ska köras.
  2. Markera önskade alternativ.

VisaKlicka här om du vill veta mer om inställningarna för Arkivera automatiskt och alternativ 1-9 på bilden nedan.

Bildtext 1 Arkivera automatiskt var   Välj hur ofta du vill att Arkivera automatiskt ska köras. Om du arkiverar många objekt samtidigt kan datorn gå långsammare. Därför kan det vara bra att välja ett tidsintervall som gör att arkiveringen går fortare. Tänk på hur många objekt som du brukar få under en viss tid och anpassa intervallet efter det. Fråga före automatisk arkivering    Välj det här alternativet om du vill att ett meddelande ska visas innan objekten bearbetas i Arkivera automatiskt. Klicka på Nej när du ser meddelandet om du vill avbryta arkiveringen.
Bildtext 2 Ta bort inaktuella objekt (endast e-postmappar)   Det här alternativet är inte markerat som standard. Du kan välja att e-postmeddelanden ska tas bort när de blir inaktuella. Standardperioden för objekt i Utkast och Inkorgen är sex månader, och tre månader för objekt i Skickat, men du kan ändra perioderna med alternativet Ta bort Outlook-objekt äldre än.
Bildtext 3 Arkivera eller ta bort gamla objekt   Du måste markera det här alternativet om du vill att vissa eller alla objekt ska tas bort med Arkivera automatiskt när de blir inaktuella. Med det här alternativet aktiveras andra alternativ och du kan välja vilka objekt som ska arkiveras och vilka som ska tas bort när de blir inaktuella. Sedan kan du välja ytterligare inställningar för både arkivering och borttagning.

 Obs!   I dialogrutan Arkivera automatiskt syftar "mappar" på olika funktionsområden i Outlook, till exempel mappen Kalender, mappen Uppgifter och enskilda e-postmappar. Det beror på att kalender- och uppgiftsobjekt sparas i mappen Kalender respektive Uppgifter.

Bildtext 4 Visa arkivmapp i mapplista   Välj om du vill att arkivmappen ska visas tillsammans med de andra arbetsmapparna i navigeringsfönstret. I den Arkiv-mapp som är huvudmapp kan du öppna undermapparna och visa de arkiverade objekten. När du visar de arkiverade objekten kan du kontrollera att rätt objekt har arkiverats och dra tillbaka objekt som du behöver till en arbetsmapp.
Bildtext 5 Ta bort Outlook-objekt äldre än    Välj standardinställningen för när du vill att objekten ska arkiveras, i dagar, veckor eller månader. Du kan ställa in perioder som är mellan en dag och 60 månader långa. Här innebär "ta bort" att arkivera – spara – objekt. Det betyder inte "ta bort" i egentlig mening om du inte har angett den inställningen för mapparna någon annanstans.
Bildtext 6 Flytta gamla objekt till    Standardinställningen för den här platsen skiljer sig mellan datorer med operativsystemen Microsoft Windows Vista och Windows XP.

Windows Vista: C:\Användare\användare\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

Windows XP: C:\Documents and Settings\användare \Lokala inställningar\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

Om du vill ange en annan plats för arkiverade objekt kan du bläddra till och ange den. Objekt kommer att flyttas till den platsen när de blir inaktuella.

 Obs!   Objekt som arkiveras på en anpassad plats tas inte bort förrän du öppnar mapparna och tar bort dem manuellt.

Bildtext 7 Ta bort gamla objekt permanent   Med det här alternativet tas inaktuella objekt bort direkt i stället för att flyttas till standardplatsen, en annan mapp som du har angett eller mappen Borttaget.
Bildtext 8 Tillämpa inställningarna på alla mappar nu    Med det här alternativet används inställningarna för Arkivera automatiskt, inklusive dina ändringar, i alla dina mappar. Om du vill ange andra inställningar för en eller flera mappar ska du inte använda det här alternativet. Följ i stället instruktionerna nedanför knappen om hur du anger inställningar för enskilda mappar. De här instruktionerna ingår även i följande avsnitt: "Ändra inställningarna för Arkivera automatiskt för en enskild mapp". Ändringar som görs i specifika mappar gäller bara för dessa mappar.
Bildtext 9 Information om lagringsprincip    I din organisation kanske en systemadministratör ställer in lagringsprinciper för när och hur objekten i din postlåda ska arkiveras automatiskt. Du kan visa principerna här, men du kan inte ändra dem utan rätt behörighet.

Använda inställningar för Arkivera automatiskt

  1. Klicka på OK.

 Obs! 

  • Om du ändrar arkivfilen som finns under Flytta gamla Outlook-objekt till används den nya filen varje gång Arkivera automatiskt körs.
  • Ange inställningarna för standardmappen först och anpassa sedan inställningarna för enskilda mappar. Annars kan du ändra standardinställningarna oavsiktligt.

Överst på sidan Överst på sidan

Ändra inställningarna för Arkivera automatiskt för en enskild mapp

  1. I mapplistan i navigeringsfönstret (Navigeringsfönster: En kolumn som ger åtkomst till mappar som används för att organisera informationen. Klicka på en mapp om du vill se vilka objekt den innehåller. Fönstret innehåller också avsnittet Favoritmappar och knappar för att växla mellan E-post, Kalender, Uppgifter och andra vyer.) högerklickar du på den mapp som du vill ändra och klickar sedan på Egenskaper i snabbmenyn.
  2. Klicka på fliken Arkivera automatiskt.
  3. Markera önskade alternativ.

 Obs!   Mer information om inställningarna finns i steg 4 i avsnittet ovan: "Granska eller ändra standardinställningarna för Arkivera automatiskt".

  1. Klicka på OK.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Outlook 2007