Outlook och Outlook Express

Hantera och prioritera kommunikationen

Du kan strukturera informationen så att du sparar tid.

• Hantera all e-post på samma ställe     Du kan öppna, skicka och ta emot e-postmeddelanden från flera konton , bland annat arbetskonton, egna konton och webbaserade e-postkonton som MSN® Hotmail® , i en enda vy.
• Skriv ut mindre, läs mer     I Outlook 2003 är det enklare och bekvämare att läsa e-postmeddelanden online, även längre meddelanden. Läsfönstret visas som standard på skärmens högra sida, där dubbelt så mycket innehåll visas så att du inte behöver bläddra när du läser långa meddelanden.
• Spara tid och hitta meddelanden snabbare     Du kan snabbt hitta e-postmeddelanden genom att gruppera dem efter datum, storlek, konversation, ämne, prioritet eller något annat villkor.
• Ordna Inkorgen     Du behöver inte längre ha kvar alla e-postmeddelanden i Inkorgen för att bli påmind om vilka uppgifter som ska utföras. I stället kan du använda snabbflaggor för att markera meddelanden efter prioritet eller tidskänslighet och sedan söka efter dem oavsett vilken mapp de finns i.
• Automatiskt ordna meddelanden och ta emot påminnelser     Med bättre regler och aviseringar kan du ordna inkommande e-postmeddelanden efter eget behov och automatiskt utlösa påminnelser eller aviseringar när det behövs , till exempel när en uppgift ska utföras eller när ett möte ska börja.
• Hitta meddelanden snabbt     Du kan spara resultatet från ofta använda sökningar som sökmappar i stället för att köra sökningarna varje gång du vill hitta meddelandena. Med sökmapparna kan du automatiskt samla ihop meddelanden som rör samma sak, utan att de behöver flyttas till andra mappar. För att kunna använda sökmappar måste du ha en anslutning till Microsoft Exchange Server 2003, Exchange 2003 eller Exchange 5.5.
• Snabb tillgång till kontakter, kalender och uppgifter     Med det nya navigeringsfönstret (eller Gå till-menyn) kan du öppna Kontakter, Kalender, Uppgifter, Mappar, Genvägar och Journal och söka efter den information som du behöver för att kunna besvara e-post, mötesförfrågningar och genomföra projekt.

Skaffa den information du behöver

Med Outlook 2003 kan du snabbt få fram den information du behöver, samt spärra den information du inte behöver, allt för att bli så effektiv som möjligt.

• Förhindra skräppost     Det nya skräppostfiltret gör det enklare att hålla Inkorgen ren från skräppost.
• Spärra oönskade bilagor     Om du inte vill att oönskade bilagor och stora filer ska ta upp en massa lagringsutrymme, kan du spärra e-postmeddelanden och filer från personer som inte finns med i listan Betrodda avsändare. Först när du har undersökt och godkänt meddelandet, hämtas det fullständiga meddelandet och bilagan.
• Läsa e-post oavsett anslutning     Det nya cachelagrade Exchange-läget överför meddelanden och andra Outlook 2003-data till datorn så att du kan arbeta även när du inte är ansluten till nätverket. Läget kräver en anslutning till Exchange Server 2003.
• Identifiera anslutningen     Ange om du har en snabb eller långsam anslutning, eller se till att anslutningen identifieras automatiskt. Outlook 2003 anpassar prestanda genom att visa en förhandsgranskning av ett meddelande eller hela meddelandet, beroende på nätverkets hastighet.
• Hitta fakta snabbt     Du behöver inte lägre lämna e-postprogrammet för att göra efterforskningar.  Med det nya åtgärdsfönstret Referensinformation kan du använda elektroniska ordböcker, synonymordböcker och referenswebbplatser i Outlook 2003 så att du kan söka efter information och infoga den i meddelandena. Vissa funktioner i åtgärdsfönstret Referensinformation kräver en anslutning till Internet.

Enklare samarbete

Du kan samarbeta bättre med andra och skydda företagets information.

• Kommunicera snabbt med andra      Du behöver inte längre lämna Outlook 2003 för att ta reda på om en snabbmeddelandekontakt är online. Du kan snabbt starta snabbmeddelandekonversationer i meddelanden, Kontakter, Kalender eller i andra delar av Outlook 2003.
• Kontrollera distribution av känsligt material     Du kan skydda företagets tillgångar genom att förhindra mottagare från att vidarebefordra, kopiera eller skriva ut viktiga e-postmeddelanden med hjälp av IRM-funktionen (Information Rights Management). Du kan till och med ange ett förfallodatum för meddelandet. Efter detta datum kan meddelandet inte visas och inga åtgärder kan vidtas för det. För IRM-funktionen krävs Microsoft Windows Server™ 2003 och Microsoft Windows® Rights Management Services (RMS). Med hjälp av Microsoft Office Professional Edition 2003 kan du använda Outlook 2003 för att skapa IRM-skyddade e-postmeddelanden och bevilja andra behörighet att öppna och ändra dina e-postmeddelanden. Du kan också tillämpa principmallar på IRM-skyddade e-postmeddelanden som du skapar. Genom att använda Microsoft Office Standard Edition 2003, Microsoft Office Small Business Edition 2003 och Microsoft Office Student and Teacher Edition 2003 kan du läsa IRM-skyddade e-postmeddelanden. Om du har rätt behörighet kan du också ändra dem.
• Bättre samarbetsfunktioner     Du kan spara bilagor i e-postmeddelanden på delade arbetsytor där dina gruppmedlemmar kan hämta den senaste versionen, checka in och ut filer eller spara uppgiftslistor, relaterade filer, länkar och medlemslistor. Du kan ta reda på om gruppmedlemmarna är online och sedan kommunicera med dem med hjälp av snabbmeddelanden. För delade arbetsytor krävs Windows Server 2003 och Microsoft Windows® SharePoint® Services.
• Ägna mindre tid åt att koordinera scheman     Du kan öppna delade gruppkalendrar i Outlook 2003 och visa flera kalendrar sida vid sida, så att du snabbare och enklare kan schemalägga möten. Du kan visa din egen arbets- och personliga kalender, kalendrar i Windows SharePoint Services eller kalendrar som tillhör andra personer som har beviljat dig rätt behörighet. För delade gruppkalendrar krävs Windows Server 2003 och Windows SharePoint Services.
• Bli mobil     Om du använder en Tablet PC kan du skriva e-postmeddelanden för hand med hjälp av funktionen pennanteckningar och den tillhörande pennan. Du kan göra personliga anteckningar eller skicka e-postmeddelanden till andra personer.

• Skriva och skicka e-postmeddelanden i Outlook Express     Du kan skapa e-postmeddelanden, bifoga filer i meddelanden och skicka meddelanden via ett IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol): Till skillnad från e-postprotokoll som POP3, som endast tillhandahåller en servermapp för Inkorgen, kan IMAP skapa flera servermappar för att lagra och ordna meddelanden som kan nås från flera datorer.)-, HTTP- eller POP3 (POP3: En vanligt protokoll som används för att hämta e-postmeddelanden från en e-postserver på Internet.)-e-postkonto   hos Internet-leverantören (Internetleverantör: Ett företag som erbjuder tillgång till Internet med tjänster som e-post, chattrum och World Wide Web. Vissa Internetleverantörer är multinationella medan andra är mer regionala.).
• Läsa, svara på och skriva ut e-postmeddelanden    
• Ordna e-postmeddelanden     Du kan ordna e-postmeddelanden med hjälp av mappar.
• Lägga till namn, uppdatera kontaktinformation och skapa grupper i adressboken    
• Anpassa e-postmeddelanden     Du kan anpassa e-postmeddelandena efter eget behov, med till exempel en signatur, ett eget textformat och mallar.
• Hämta nyheter från diskussionsgrupper     Gå med i en grupp som diskuterar dina intressen och läs allt om dem. När du har skapat ett diskussionsgruppskonto, kan du söka efter grupper som delar dina intressen och klicka dig till en mängd information.
• Importera objekt till Outlook Express     Du kan snabbt och enkelt importera objekt, till exempel adressboksuppgifter, från andra program, bland annat andra e-postklienter.