Öppna, redigera och uppdatera filer från en SharePoint-webbplats

Du kan ansluta till ett bibliotek på en SharePoint-webbplats genom att använda Microsoft Office Outlook 2007 och bläddra igenom, redigera och söka i filerna. När du har anslutit ditt SharePoint-bibliotek till Outlook kan du arbeta med filerna på hårddisken, till och med när du är borta från kontoret.

 Obs!   Den funktion som beskrivs i det här avsnittet fungerar med SharePoint-webbplatser som kör Windows SharePoint Services 3.0 eller Microsoft Office SharePoint Server 2007. Om du inte är säker på vilken version av Microsoft SharePoint-produkter och -tekniker som körs på servern, fråga serveradministratören.

Artikelinnehåll


Översikt

Om du använder Outlook ofta för att hantera din information kanske du föredrar att arbeta med filer från ditt SharePoint-bibliotek direkt i Office Outlook 2007 i stället för i en webbläsare. Du kanske till exempel svarar på e-post och behöver referera till några riktlinjer på din SharePoint-webbplats. Om du har anslutit ditt SharePoint-bibliotek till Outlook kan du bläddra efter och visa filen precis som du gör med ett e-postmeddelande utan att lämna Outlook.

Dokument från ett SharePoint-bibliotek i Outlook

Bildtext 1 Du kan ordna och sortera SharePoint-bibliotekets vy på olika sätt i Outlook 2007.
Bildtext 2 Den röda pilen visas när du arbetar med en fil offline. Du kan klicka på den för att visa mer information om filstatus, till exempel när den ändrades.

En annan fördel med att redigera dina filer från Outlook är att dina filer lagras på hårddisken när du arbetar med dem, vilket normalt går snabbare än att arbeta på en server.

När kan du arbeta med filer i Outlook?

Att arbeta med filer från din SharePoint-webbplats i Outlook passar bäst när du vill bläddra igenom och redigera rutinfiler som du lagrar i ett dokumentbibliotek, exempelvis dokument, kalkylblad och presentationer. Du kan även bläddra genom filer i andra typer av bibliotek, till exempel bildbibliotek. Mer komplexa dataoperationer, som att arbeta med anpassade listor eller att uppdatera databasprogram hanteras bättre direkt på SharePoint-webbplatsen. Om du vill ändra inställningarna eller strukturen på ett bibliotek eller skapa ett nytt bibliotek bör du arbeta med biblioteket direkt på SharePoint-webbplatsen.

Du kan öppna filer från många typer av program i Office Outlook 2007. Om filen är kompatibel med Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server 2007, kan du också redigera filen och uppdatera dina ändringar på servern när du är klar. Exempel på kompatibla filer är Microsoft Office Excel 2007-arbetsblad, Microsoft Office PowerPoint 2007-presentationer och Microsoft Office Word 2007-dokument.

Du kan även arbeta offline med filerna, till exempel när du flyger. När du kommer tillbaka till kontoret kan du uppdatera versionerna på din SharePoint-webbplats.

Dina ändringar i en fil uppdateras inte automatiskt på servern när du redigerar och sparar filen. Det här gör att du kan arbeta snabbare med offlinefiler eftersom din dator inte behöver ansluta till servern när du arbetar. När du stänger en fil uppmanas du att uppdatera ändringarna på servern. Bara de ändringar som du har gjort på specifika filer uppdateras, vilket innebär att Outlook inte behöver synkronisera hela biblioteket igen med servern.

Om någon annan gör ändringar i en fil innan du uppdaterar den på servern får du antingen uppmaningen att koppla bådas ändringar när du uppdaterar filen på servern, eller att ange vilken version av filen du vill spara. Om du vill hindra andra från att göra ändringar i en fil kan du checka ut filen innan du arbetar med den.

Var filerna visas i Outlook

När du ansluter ett SharePoint-bibliotek till Office Outlook 2007 visas biblioteket i en mapp som heter SharePoint-listor. Härifrån kan du använda funktionerna för spårning och kommunikation som du normalt använder i Outlook, till exempel att flagga en fil för uppföljning, kategorisera filen och vidarebefordra filen till kollegor. Flaggorna och kategorierna som du använder med Outlook finns inte tillgängliga när du arbetar med din webbplats i en webbläsare, men de kan hjälpa dig att ordna ditt arbete i Outlook.

När du arbetar i Outlook kan du lätt hitta filer som du arbetar med genom att använda sökmappar i mappen SharePoint-listor. Sökmappar lagrar inte objekt utan är vyer som kan hjälpa dig att snabbt hitta objekt som finns lagrade i andra mappar.

På samma sätt som du kan se meddelandena i din Inkorg kan du också se filrubriker för filer i ditt bibliotek, söka i dem och öppna dem. Alla mappstrukturer i biblioteket visas också i Outlook. Filerna tar inte upp plats i din Inkorg eftersom de lagras i en PST-fil (personlig mappfil) på din hårddisk.

Du kan också hämta en enskild fil eller mapp om du inte behöver arbeta med mer i Outlook. Om filen eller filerna du arbetar med finns i mappar hämtas mappstrukturen. Du kan dock inte hämta en filtrerad vy över ett bibliotek, som de filer som skapades av en viss avdelning.

Förhandsgranska filer i Outlook

I förhandsgranskningsfönstret i Office Outlook 2007 kan du förhandsgranska många typer av filer som finns lagrade i ett SharePoint-bibliotek. Ytterligare information om filens status, till exempel när den ändrades senast, kan visas högst upp i filen.

Information om en fil från ett SharePoint-bibliotek som visas i förhandsgranskningsfönstret

 Obs!   Om du har ett stort bibliotek kan en administratör kontrollera om sidhuvudet (till exempel rubriken och vissa egenskaper) för en fil eller hela filen hämtas. Om bara sidhuvudena hämtas som standard kan du hämta enskilda filer när du behöver dem.

Överst på sidan Överst på sidan

Ansluta ett SharePoint-bibliotek till Outlook

  1. Öppna biblioteket på SharePoint-webbsidan i webbläsaren.

Om du inte hittar ditt bibliotek klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll och klickar sedan på namnet på ditt bibliotek.

  1. Åtgärder-menyn Åtgärder-menyn klickar du på Anslut till Outlook.

Menyn Åtgärder i Delade dokument

  1. När du uppmanas att bekräfta att du vill ansluta biblioteket till Outlook klickar du på Ja.

Biblioteket läggs till mapplistan i en ny mapp som heter SharePoint-listor i Outlook.

När du klickar på biblioteket som lades till visas filerna i det på samma sätt som e-postmeddelanden. Dubbelklicka på filen så att den öppnas eller högerklicka på den om du vill se fler alternativ.

 Obs! 

  • Om ditt bibliotek har mappar och du vill ansluta alla mappar och filer till Outlook visar du biblioteket på den högsta nivån innan du ansluter det till Outlook. Om du bläddrar genom innehållet i en mapp i biblioteket när du ansluter är det bara innehållet i mappen som ansluts.
  • Om du bara vill ansluta innehållet i en mapp till Outlook finns det två alternativ. Om mappen som innehåller dina filer inte är öppen pekar du på den, peka på pilen som visas och klicka sedan på Anslut till Outlook. Om den mapp som du vill ansluta redan är öppen följer du stegen för att ansluta ett bibliotek genom att klicka på Anslut till OutlookÅtgärder-menyn.

 Tips!   När du kopplar ett bibliotek till Outlook kan du skicka ett delningsmeddelande till andra teammedlemmar som bjuder in dem att ansluta till biblioteket. Högerklicka på bibliotekets namn i Outlook och klicka sedan på Dela biblioteksnamn. Ett e-postmeddelande skapas med en länk och en uppmaning om att ansluta till biblioteket.

Överst på sidan Överst på sidan

Hämta en fil från ett SharePoint-bibliotek till Outlook

För mycket stora bibliotek kan Outlook endast hämta en lista över tillgängliga filer, så att du bara kan hämta de filer du vill ha. Du kan även först bara hämta en lista över filerna först, och sedan hämta alla filer över en tidsperiod. Det gör att du kan visa en lista över filerna snabbare. Din administratör kan även ange att alla filer inte ska hämtas automatiskt.

Om du inte har hämtat en fil visas den i gruppen Tillgängligt för hämtning i meddelandelistan. Du kan markera att filen ska hämtas vid nästa Skicka och ta emot-kommando, eller också kan du hämta den direkt om du har en anslutning till SharePoint-webbplatsen.

  1. Högerklicka på den fil du vill hämta i gruppen Tillgängligt för hämtning i meddelandelistan.

 Tips!   Du kan välja flera filer samtidigt genom att hålla nere CTRL när du klickar på filhuvudena.

  1. Klicka på Markera om du vill hämta dokument på snabbmenyn.

 Obs!   I förhandsgranskningen för en fil som inte har hämtats än kan knappen Hämta det här dokumentet visas. Du kan klicka på knappen för att hämta dokumentet om du har en anslutning till servern.

Överst på sidan Överst på sidan

Öppna en fil från ett SharePoint-bibliotek genom att använda Outlook

Om du vill öppna en fil i Office Outlook 2007 måste du först ansluta biblioteket till Outlook. Mer information finns i Ansluta ett SharePoint-bibliotek till Outlook i den här artikeln.

När du har hämtat filer till Outlook kan öppna dem medan du arbetar offline. För att kontrollera att filerna är tillgängliga växlar du till en vy där filerna ordnas efter tillgänglighet. Filer som inte har hämtats visas i gruppen Tillgängligt för hämtning. Länkar till allmän information om hur man arrangerar vyerna i Outlook finns i avsnittet Se även.

  1. Expandera mappen SharePoint-listor i navigeringsfönstret i E-post och välj sedan ditt SharePoint-biblioteks namn.

Om ingen mapp för SharePoint-listor visas klickar du på pilen bredvid Alla e-postobjekt och kontrollerar att SharePoint-listor är markerat.

  1. Dubbelklicka på namnet på din fil för att öppna den. Om du uppmanas att verifiera filens källa klickar du på Öppna om du tror att den är säker att öppna.
  2. Om filen uppdaterades på servern efter att du hämtade den till Outlook kan du få uppmaningen att välja om du vill öppna den nyaste versionen av filen. Klicka på Ja eller Nej beroende på om du vill öppna kopian på hårddisken eller kopian på servern.
  3. Filen öppnas i det program som den skapades i, om du har det programmet installerat på datorn.

Överst på sidan Överst på sidan

Redigera en fil från ett SharePoint-bibliotek genom att använda Outlook

Om du vill redigera Office Outlook 2007 måste du först ansluta biblioteket till Outlook. Mer information finns i Ansluta ett SharePoint-bibliotek till Outlook i den här artikeln.

 Tips!   För att hindra någon att göra ändringar i en fil som du jobbar med kan du först checka ut den från biblioteket på SharePoint-webbplatsen. Om du checkar ut filen innan du öppnar den öppnas filen i redigeringsläget och du kan börja redigera den på en gång.

När du har hämtat filer till Outlook kan öppna dem medan du arbetar offline. För att kontrollera att filerna är tillgängliga växlar du till en vy där filerna ordnas efter tillgänglighet. Filer som inte har hämtats visas i gruppen Tillgängligt för hämtning. Länkar till allmän information om hur man arrangerar vyerna i Outlook finns i avsnittet Se även.

  1. Expandera mappen SharePoint-listor i navigeringsfönstret i E-post och välj sedan ditt SharePoint-biblioteks namn.

Om ingen mapp för SharePoint-listor visas klickar du på pilen bredvid Alla e-postobjekt och kontrollerar att SharePoint-listor är markerat.

  1. Dubbelklicka på namnet på din fil för att öppna den. Om du uppmanas att verifiera filens källa klickar du på Öppna om du tror att den är säker att öppna.
  2. Om filen uppdaterades på servern efter att du hämtade den till Outlook kan du få uppmaningen att välja om du vill öppna den nyaste versionen av filen. Klicka på Ja eller Nej beroende på om du vill öppna kopian på hårddisken eller kopian på servern.
  3. Filen öppnas i det program som den skapades i, om du har det programmet installerat på datorn.

Om filen skapades i ett program som är kompatibelt med Windows SharePoint Services 3.0, som Word 2007, Excel 2007 eller PowerPoint 2007 kan ett meddelandefält visas högst upp i filen. Meddelandefältet visas under filens namnlist och eventuella verktygsfält som visas högst upp i filen. Meddelandefältet innefattar texten offlineserverdokument och en Redigera offline-knapp.

  1. Klicka på knappen Redigera offline.

Ett meddelande kan visas med information om att arbeta offline, med till exempel länkar till mappen SharePoint-utkast på din hårddisk och till Alternativ för offlineredigering för ditt program.

  1. Ändra filen som du vill och spara den sedan som vanligt.
  2. Stäng filen.

Om du är ansluten till servern när du stänger filen kan dialogrutan Redigera offline visas för att du ska kunna uppdatera dina ändringar på servern. Om du inte är ansluten till servern för din SharePoint-webbplats visas inte dialogrutan när du stänger filen, men den kan visas när du ansluter igen och sedan öppnar filen.

  1. Klicka påUppdatera om du är redo att uppdatera filen på servern.
  2. Om filen är utcheckad kan andra inte se ändringarna på servern förrän du checkar in filen igen. Om filen är utcheckad kan du få en uppmaning att checka in den. Om du är redo att checka in filen klickar du på Ja.

Du kan få uppmaningen att ange ytterligare information, som en kommentar om ändringarna som du har gjort eller annan information om filen.

  1. Om du arbetar med filen när du är frånkopplad från servern får du ingen uppmaning om att uppdatera filen när du stänger den. När du är redo att uppdatera filen på servern öppnar du filen igen, gör alla ändringar du vill och stänger den sedan. När dialogrutan Redigera offline visas klickar du på Uppdatera.

 Obs!   Om du inte checkade ut filen innan du började arbeta med den, och någon annan uppdaterade filen på servern medan du arbetade med den visas ett meddelande om serverkonflikt. Följ anvisningarna för att förena ändringarna.

Överst på sidan Överst på sidan

Ta bort en SharePoint-fil från Outlook

Om du har ett stort bibliotek kanske du inte vill se alla filer i Outlook 2007. Du kan ta bort enskilda filer eller mappar ut mappen SharePoint-listor i Outlook om du inte måste arbeta med dem. Det här innebär inte att filerna tas bort från SharePoint-biblioteket.

  1. Välj det bibliotek som du vill ta bort en eller flera filer från i mappen SharePoint-listor i navigeringsfönstret i E-post .
  2. Välj de filer som du vill ta bort i meddelandelistan.

Om du vill välja flera filer håller du nere CTRL medan du klickar på filhuvudena. Om du vill välja alla filer trycker du på CTRL+A.

  1. Högerklicka på markeringen och klicka sedan på Ta bort offlinekopia.

Den borttagna filrubriken flyttas nu från gruppen Hämtade dokument till gruppen Tillgängligt för hämtning. När du klickar på rubriken för den flyttade filen visar inte läsfönstret någon förhandsgranskning eftersom den lokala kopian av filen har tagits bort.

Överst på sidan Överst på sidan

Ta bort ett SharePoint-bibliotek från Outlook

  1. Välj det bibliotek som du vill ta bort i mappen SharePoint-listor i navigeringsfönstret i E-post .
  2. Högerklicka på mappen och klicka sedan på Ta bort "biblioteksnamn" på snabbmenyn.
  3. När du uppmanas att bekräfta raderingen klickar du på Ja.

 Obs!   Den här proceduren tar endast bort biblioteket från Outlook, inte från SharePoint-webbplatsen.

Överst på sidan Överst på sidan

Lägga till en fil till ett SharePoint-bibliotek genom att skicka e-post

Om din SharePoint-webbplats och ditt bibliotek har funktionerna för e-post aktiverade kan du lägga till en fil till biblioteket genom att skicka den som en bilaga i ett e-postmeddelande på samma sätt som du skulle göra för att skicka den till en kollega. Du måste inte ansluta ditt bibliotek till Outlook.

Innan du kan skicka e-post till ett bibliotek måste du veta om bibliotekets e-postfunktioner har ställts in på att ta emot e-post och i så fall ta reda på adressen.

  1. Gör något av följande för att få bibliotekets e-postadress:
    • Titta i adressboken. Om e-postadressen inte finns där kan du få den från den person som installerade biblioteket. Du kan sedan lägga till e-postadressen i listan Kontakter så att du enkelt kan hitta den senare.
    • Visa beskrivningen av biblioteket på SharePoint-webbplatsen som visas under bibliotekets rubrik. Din webbplatsägare kan ha lagt till e-postadressen till biblioteket i beskrivningen.
    • Visa bibliotekets e-postinställningar om du har behörighet att göra det:
      1. Klicka på bibliotekets namn så att det öppnas på din sida i webbläsaren.

Om ditt biblioteks namn inte visas klickar du på Visa allt webbplatsinnehåll, och klicka sedan på namnet på ditt bibliotek.

  1. Klicka på inställningarna för den typ av bibliotek du öppnar på Inställningar-menyn Bild av meny.

Klicka till exempel på Inställningar för dokumentbibliotek i ett dokumentbibliotek.

  1. Om biblioteket kan ta emot e-post visas adressen bredvid E-postadress under Listinformation.
  1. Bifoga filen, till exempel ett dokument eller ett kalkylblad, till ett e-postmeddelande i Outlook.
  2. Ange adressen till biblioteket i rutan Till eller Kopia. Om biblioteket redan ingår i din SharePoint-grupp anger du e-postadressen för SharePoint-gruppen i stället.
  3. Klicka på Skicka.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Outlook 2007