Hantera meddelanden med hjälp av regler

I den här artikeln lär du dig mer om regler och hur du kan använda regler för att hålla ordning i Inkorgen.

Artikelinnehåll


Hur du kan använda regler för att hantera meddelanden

En regel är en åtgärd som utförs automatiskt i Microsoft Outlook när ett meddelande som uppfyller villkoren i regeln anländer eller skickas. Du kan välja många villkor och åtgärder med hjälp av guiden Regler och aviseringar. Regler används inte på meddelanden som har lästs, bara på de som inte har lästs.

Reglerna indelas i två allmänna kategorier: organisation och avisering. Guiden Regler och aviseringar innehåller mallar för de vanligaste typerna av regler.

  • Håll ordning    Syftar på regler som du kan använda för att arkivera och följa upp meddelanden. Du kan till exempel skapa en regel för meddelanden från en viss avsändare, t.ex. Bobby Moore, med ordet "försäljning" på raden Ämne, som gör att meddelandena flaggas för uppföljning, kategoriseras som Försäljning och flyttas till mappen Bobbys försäljning.
  • Håll mig informerad    Syftar på regler som du kan använda om du vill aviseras när ett visst meddelande anländer. Du kan till exempel skapa en regel som automatiskt skickar ett meddelande till din mobiltelefon när du får ett meddelande från en familjemedlem.
  • Börja med en tom regel    Syftar på regler som du skapar från grunden.

Regelmallar

Bild 2  Guiden Regler och aviseringar innehåller flera fördefinierade regler, kallade mallar.

Undantag

Du kan lägga till undantag från reglerna för speciella omständigheter, till exempel när ett meddelande flaggas för en uppföljningsåtgärd eller om det har markerats med hög prioritet. En regel tillämpas inte på ett meddelande om något av de undantag du angett uppfylls.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa en regel från en mall

  1. Klicka på E-post i navigeringsfönstret (Navigeringsfönster: En kolumn som ger åtkomst till mappar som används för att organisera informationen. Klicka på en mapp om du vill se vilka objekt den innehåller. Fönstret innehåller också avsnittet Favoritmappar och knappar för att växla mellan E-post, Kalender, Uppgifter och andra vyer.).
  2. Klicka på Regler och aviseringarVerktyg-menyn.
  3. Om du har mer än ett e-postkonto klickar du på den inkorg som du vill ändra i listan Använd ändringarna på den här mappen.
  4. Klicka på Ny regel.
  5. Välj en mall från mallsamlingen Håll ordning eller Håll mig informerad under Steg 1: Välj en mall.
  6. Klicka på ett understruket värde under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen. Om du till exempel klickar på länken personer eller distributionslista öppnas adressboken.
  7. Välj de villkor som meddelandena ska uppfylla för att regeln ska tillämpas under Steg 1: Välj villkor.
  8. Klicka på ett understruket värde under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen om du inte redan gjort det och klicka på Nästa.
  9. Välj vilken åtgärd som ska utföras när villkoren uppfylls under Steg 1: Välj åtgärder.
  10. Klicka på ett understruket värde under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen om du inte redan gjort det och klicka på Nästa.
  11. Välj eventuella undantag från regeln under Steg 1: Välj undantag och klicka på Nästa.
  12. Avsluta med att ange ett namn för regeln och välj eventuella övriga alternativ.
    • Om du vill köra regeln på redan befintliga meddelanden i någon av dina mappar markerar du kryssrutan Kör denna regel nu på meddelanden som redan finns i "mapp".
    • Om du vill tillämpa regeln på alla e-postkonton och inkorgen som associeras med respektive konto markerar du kryssrutan Skapa den här regeln på alla konton.
  13. Klicka på Slutför.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa en regel från grunden

Om du vill skapa en regel genom att välja egna villkor, åtgärder och undantag gör du följande:

  1. Klicka på E-post i navigeringsfönstret (Navigeringsfönster: En kolumn som ger åtkomst till mappar som används för att organisera informationen. Klicka på en mapp om du vill se vilka objekt den innehåller. Fönstret innehåller också avsnittet Favoritmappar och knappar för att växla mellan E-post, Kalender, Uppgifter och andra vyer.).
  2. Klicka på Regler och aviseringarVerktyg-menyn.
  3. Om du har mer än ett e-postkonto klickar du på den inkorg som du vill ändra i listan Använd ändringarna på den här mappen.
  4. Klicka på Ny regel.
  5. Klicka på Kontrollera meddelanden när de anländer eller Kontrollera meddelanden när de har skickats under Börja med en tom regel och klicka på Nästa.
  6. Välj de villkor som meddelandena ska uppfylla för att regeln ska tillämpas under Steg 1: Välj villkor.
  7. Klicka på ett understruket värde under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen om du inte redan gjort det och klicka på Nästa.
  8. Välj vilken åtgärd som ska utföras när villkoren uppfylls under Steg 1: Välj åtgärder.
  9. Klicka på ett understruket värde under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen om du inte redan gjort det och klicka på Nästa.
  10. Välj eventuella undantag från regeln under Steg 1: Välj undantag och klicka på Nästa.
  11. Avsluta med att ange ett namn för regeln och välj eventuella övriga alternativ.
    • Om du vill köra regeln på redan befintliga meddelanden i någon av dina mappar markerar du kryssrutan Kör denna regel nu på meddelanden som redan finns i "mapp".
    • Om du vill tillämpa regeln på alla e-postkonton och inkorgen som associeras med respektive konto markerar du kryssrutan Skapa den här regeln på alla konton.
  12. Klicka på Slutför.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa en regel från ett meddelande

Du kan skapa en regel direkt från ett meddelande. Du kan till exempel skapa en regel för att flytta meddelanden från en viss avsändare till en särskild mapp.

  1. Högerklicka på det meddelande som regeln ska baseras på och klicka på Skapa regel på snabbmenyn.

Markera i dialogrutan Skapa regel kryssrutorna för de alternativ som redan är ifyllda med information från det markerade meddelandet.

  1. Markera kryssrutan Flytta objektet till mappen.
  2. Klicka på en befintlig mapp eller klicka på Ny om du vill skapa en ny mapp där meddelandena ska lagras.
  3. Om du vill lägga till fler villkor, åtgärder eller undantag för regeln klickar du på Avancerade alternativ och följer resten av anvisningarna i guiden Regler och aviseringar.

Tips!     Om du vill köra regeln direkt efter du skapat den markerar du kryssrutan Kör denna regel nu på meddelanden som redan finns i mapp på den sista sidan i guiden Regler och aviseringar.

Alla meddelanden i Inkorgen eller i någon annan mapp som du väljer som uppfyller villkoren och undantagen för regeln flyttas till angiven mapp. Testa den nya regeln genom att öppna den nya mappen. Har rätt meddelanden flyttats?

Överst på sidan Överst på sidan

Köra en regel med jämna mellanrum men inte kontinuerligt

Om du vill köra en regel med jämna mellanrum utan att regeln ska vara aktiv jämt gör du så här:

  1. Klicka på Regler och aviseringarVerktyg-menyn.
  2. Inaktivera regeln genom att avmarkera kryssrutan bredvid regeln i dialogrutan Regler och aviseringar.
  3. Klicka på Kör regler nu.
  4. Markera kryssrutan bredvid den regel som du vill köra under Markera de regler som ska köras i dialogrutan Kör regler nu.
  5. Markera den mapp där regeln ska köras.
  6. Välj den kategori av meddelanden som regeln ska köras mot.

Du kan till exempel välja att bara köra regeln för olästa meddelanden.

  1. Klicka på Kör nu.

Överst på sidan Överst på sidan

Regler på servern och på klienten

Serverbaserade regler    Om du har ett Microsoft Exchange-konto kan servern tillämpa regler på dina meddelanden även om Outlook inte körs. Den här typen av regler kallas för serverbaserade regler. Reglerna måste vara konfigurerade så att de tillämpas på meddelanden när de anländer till Inkorgen på servern, och de måste kunna köras från början till slut på servern. En regel kan exempelvis inte köras från början till slut på servern om åtgärden anger att ett meddelande ska skrivas ut. Om en regel inte kan tillämpas på servern, körs den när du startar Outlook.

Klientspecifika regler    En "klient" syftar på det e-postprogram som körs på en användares dator. En regel som inte kan köras på servern kallas för en klientspecifik regel eftersom den tillämpas på användarens dator. Om regellistan innehåller både regler som kan köras på servern och regler som inte kan köras på servern tillämpas de serverbaserade reglerna först, följt av de klientspecifika reglerna.

Överst på sidan Överst på sidan

Leveranskvitton, röstningssvar och frånvaroinformation

Leveranskvitton, läskvitton, röstningssvar och frånvaroinformation behandlas som meddelanden. Om du exempelvis skapar en regel som flyttar objekt (objekt: Ett objekt är grundelementet som innehåller information i Outlook (liknar en fil i andra program). Objekt kan vara e-postmeddelanden, avtalade tider, kontakter, uppgifter, journalposter, anteckningar samt publicerade objekt och dokument.) med ordet "möte" i rutan Ämne till en särskild mapp, flyttas alla läskvitton, röstningssvar och frånvaromeddelanden som uppfyller villkoret.

 Obs!   Om ett röstningssvar flyttas från Inkorgen syns inte svaret automatiskt i det ursprungliga meddelandet.

Överst på sidan Överst på sidan

Mötesförfrågningar, uppgiftsförfrågningar och dokument

Mötesförfrågningar, uppgiftsförfrågningar och dokument behandlas som meddelanden. Om du exempelvis skapar en regel som flyttar objekt (objekt: Ett objekt är grundelementet som innehåller information i Outlook (liknar en fil i andra program). Objekt kan vara e-postmeddelanden, avtalade tider, kontakter, uppgifter, journalposter, anteckningar samt publicerade objekt och dokument.) med ordet "möte" i rutan Ämne till en särskild mapp, flyttas alla uppgifts- och mötesförfrågningar som uppfyller villkoret. Kom ihåg följande begränsningar när du skapar regler som påverkar den här typen av objekt:

  • Ett objekt som flyttas till en mapp som inte är en e-postmapp fungerar kanske inte som väntat när det flyttats. Om ett meddelande exempelvis flyttas till mappen Kalender skapas inte en ny avtalad tid.
  • Om ett möte eller en uppgift flyttas till mappen Borttaget med hjälp av en regel sker ingen uppföljningen av det ursprungliga objektet.
  • Om en mötesbegäran flyttas automatiskt till mappen Borttaget, läggs den inte till i Kalender.
  • Regler som påverkar meddelanden som du skickar tillämpas inte på uppgiftsförfrågningar och mötesförfrågningar.

Överst på sidan Överst på sidan

Distributionslistor

En ny regel för en distributionslista uppför sig olika beroende på hur du skapar regeln:

  • Flytta meddelanden som har skickats till en distributionslista till en mapp    Om du väljer den här regelmallen flyttas bara meddelanden som skickats till distributionslistan till angiven mapp. Meddelanden från personer som finns med i distributionslistan flyttas inte till mappen.

 Obs!   Den här regeln fungerar bara för Microsoft Exchange-konton.

  • Flytta meddelanden från någon till en mapp    Om du väljer den här regelmallen flyttas även meddelanden från personer som finns med i distributionslistan som du anger till mappen.

Överst på sidan Överst på sidan

Vidarebefordra meddelanden till personer utanför företaget

Om du arbetar i ett företag som använder Exchange, skickas som standard inte meddelanden med regler som du vidarebefordrar till externa e-postadresser. Inställningen är till för att förhindra att data från företaget hamnar på avvägar, och bestäms av Exchange-administratören.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Outlook 2007