Hantera meddelanden med hjälp av regler

En regel är en åtgärd som utförs automatiskt i Microsoft Outlook på inkommande eller utgående meddelanden, utifrån de villkor som du angett. Du kan skapa en regel från en mall, från ett meddelande eller använda dina egna villkor.

Vill du använda Outlook Web App istället? Se Inkorgsregler för att lära dig mer om hur du skapar och hanterar regler som även fungerar med Outlook-programmet.

Den här artikeln innehåller följande avsnitt


Hur du kan använda regler för att hantera e-postmeddelanden

En regel är en åtgärd som Microsoft Outlook vidtar automatiskt på ett ankommande eller skickat meddelande som uppfyller de villkor som du anger i regeln. Du kan välja flera villkor och åtgärder genom att använda Regelguiden.

Regler kan delas in i två kategorier – organisation och avisering. Reglerna fungerar inte på meddelanden som har lästs, utan endast på de som är olästa.

Regelmallar i Regelguiden

Regelguiden innehåller mallar för de vanligaste typerna av regler, till exempel:

  • Håll ordning     Syftar på regler som du kan använda för att arkivera och följa upp meddelanden. Du kan till exempel skapa en regel för meddelanden från en viss avsändare, t.ex. Erik Hansson, med ordet "försäljning" på raden Ämne, som gör att meddelandena flaggas för uppföljning, kategoriseras som Försäljning och flyttas till mappen Eriks försäljning.
  • Håll mig informerad     Syftar på regler som du kan använda om du vill aviseras när ett visst meddelande anländer. Du kan till exempel skapa en regel som automatiskt skickar en avisering till din mobila enhet när du får ett meddelande från en familjemedlem.
  • Börja med en tom regel     Det här är regler som du skapar utan hjälp av en regelmapp och som du kan anpassa helt.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa en regel

Outlook innehåller regelmallar för vanliga scenarier. Använd de här regelmallarna eller skapa egna anpassade regler.

Använd Outlook-regelmallar

  1. Klicka på fliken Arkiv.
  2. Klicka på Hantera regler och aviseringar .
  3. Klicka på Ny regel på fliken E-postregler i dialogrutan Regler och aviseringar.
  4. Välj en mall från mallsamlingen Håll ordning eller Håll mig informerad under Steg 1: Välj en mall.
  5. Klicka på ett understruket värde under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen. Om du till exempel klickar på länken personer eller offentlig grupp så öppnas adressboken.
  6. Klicka på Nästa.
  7. Välj de villkor som meddelandena ska uppfylla för att regeln ska tillämpas under Steg 1: Välj villkor.
  8. Klicka på ett understruket värde under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen för varje villkor som du lagt till och ange sedan värdet.
  9. Klicka på Nästa.
  10. Välj vilken åtgärd som ska utföras när villkoren uppfylls under Steg 1: Välj åtgärder.
  11. Klicka på ett understruket värde under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen för varje åtgärd som du lagt till och ange sedan värdet.
  12. Klicka på Nästa.
  13. Välj eventuella undantag från regeln under Steg 1: Välj undantag och klicka på Nästa.
  14. Klicka på ett understruket värde under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen för varje undantag du har lagt till och ange sedan värdet.
  15. Klicka på Nästa.
  16. Ange ett namn under Steg 1: Ange ett namn för denna regel.
  17. Markera kryssrutorna för de alternativ som du vill använda under Steg 2: Ange regelalternativ.
    • Om du vill köra regeln på befintliga meddelanden i Inkorgen markerar du kryssrutan Kör denna regel nu på meddelanden som redan finns i "Inkorgen".
    • Den nya regeln aktiveras som standard. Om du vill inaktivera regeln avmarkerar du kryssrutan Tillämpa regeln.
    • Om du vill tillämpa regeln på alla e-postkonton i Outlook markerar du kryssrutan Skapa den här regeln på alla konton.
  18. Klicka på Slutför.

Överst på sidan Överst på sidan

Utforma en anpassad regel

  1. Klicka på fliken Arkiv.
  2. Klicka på Hantera regler och aviseringar .
  3. Klicka på Ny regel på fliken E-postregler i dialogrutan Regler och aviseringar.
  4. Klicka på Kontrollera meddelanden när de anländer eller Kontrollera meddelanden när de har skickats under Börja med en tom regel.
  5. Klicka på Nästa.
  6. Välj de villkor som meddelandena ska uppfylla för att regeln ska tillämpas under Steg 1: Välj villkor.
  7. Klicka på ett understruket värde under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen för varje villkor som du lagt till och ange sedan värdet.
  8. Klicka på Nästa.
  9. Välj vilken åtgärd som ska utföras när villkoren uppfylls under Steg 1: Välj åtgärder.
  10. Klicka på ett understruket värde under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen för varje åtgärd som du lagt till och ange sedan värdet.
  11. Klicka på Nästa.
  12. Välj eventuella undantag från regeln under Steg 1: Välj undantag och klicka på Nästa.
  13. Klicka på ett understruket värde under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen för varje undantag du har lagt till och ange sedan värdet.
  14. Klicka på Nästa.
  15. Ange ett namn under Steg 1: Ange ett namn för denna regel.
  16. Markera kryssrutorna för de alternativ som du vill använda under Steg 2: Ange regelalternativ.
    • Om du vill köra regeln på befintliga meddelanden i Inkorgen markerar du kryssrutan Kör denna regel nu på meddelanden som redan finns i "Inkorgen".
    • Den nya regeln aktiveras som standard. Om du vill inaktivera regeln avmarkerar du kryssrutan Tillämpa regeln.
    • Om du vill tillämpa regeln på alla e-postkonton i Outlook markerar du kryssrutan Skapa den här regeln på alla konton.
  17. Klicka på Slutför.

Överst på sidan Överst på sidan

Skapa en regel baserat på avsändare eller mottagare av ett meddelande

Du kan snabbt skapa en regel från ett meddelande. Fördelen med att skapa en regel på det här sättet är att regler föreslås baserat på meddelandets avsändare eller mottagare. Om du till exempel börjar med ett meddelande är en regel som föreslås att flytta alla meddelanden från den avsändaren till en mapp som du väljer.

  1. Klicka på det meddelande som du vill skapa en regel för, och klicka sedan på Regler i gruppen Flytta på fliken Start.

Föreslagna regler visas baserat på meddelandets avsändare och mottagare.

  1. Gör något av följande:
  • Klicka på en av de föreslagna reglerna, klicka på en målmapp och klicka sedan på OK.
  • Om du vill ha fler regelalternativ som baseras på avsändare, mottagare eller meddelandets ämne klickar du på Skapa regel.

Om du väljer Skapa regel i steg 2 visas dialogrutan Skapa regel. Fortsätt med de följande stegen.

  1. Markera kryssrutorna för villkoren du vill använda under När jag får e-post och alla valda villkor har uppfyllts.
  2. Markera kryssrutorna för den åtgärd som ska utföras när villkoren uppfylls under Gör följande.
  3. Markera kryssrutan Flytta objektet till mappen.
  4. Klicka på en befintlig mapp eller klicka på Nytt om du vill skapa en mapp där meddelandena ska lagras.

Om du vill lägga till fler villkor, åtgärder eller undantag för regeln klickar du på Avancerade alternativ och följer resten av anvisningarna i Regelguiden. Det här är samma guide som visas när du klickar på Hantera regler och aviseringar i Backstage-vyn (genom att klicka på fliken Arkiv). I avsnittet Utforma en anpassad regel finns mer information.

  1. Klicka på OK.

Överst på sidan Överst på sidan

Importera eller exportera regler

Se Importera eller exportera en uppsättning regler för att ta reda på hur du importerar eller exporterar regler så att andra kan använda dem.

Köra regler manuellt

Om du vill köra en eller flera regler manuellt gör du följande:

  1. Klicka på fliken Arkiv.
  2. Klicka på Hantera regler och aviseringar .
  3. Klicka på Kör regler nu.
  4. Markera kryssrutan bredvid varje regel som du vill köra under Markera de regler som ska köras i dialogrutan Kör regler nu.
  5. Om du vill välja en annan mapp klickar du på Bläddra i rutan Kör i mappen, klickar på mappen och klickar sedan på OK.

Markera kryssrutan Ta med undermappar om du vill ta med alla mappar under den mapp som du angav i steg 5.

  1. I listan Tillämpa regler för är standardinställningen alla meddelanden. Du kan ändra det här till lästa eller olästa meddelanden.
  2. Klicka på Kör nu.

Överst på sidan Överst på sidan

Serverbaserade regler kontra klientspecifika regler

Det finns två typer av regler i Outlook – serverbaserade och klientspecifika.

  • Serverbaserade regler     Om du använder ett Microsoft Exchange Server-konto, är en del regler som du skapar serverbaserade regler. Dessa regler körs på postlådan på Exchange-e-postservern, även när Outlook inte körs på din dator. Serverbaserade regler måste tillämpas på meddelanden när de först levereras till Inkorgen, och reglerna måste kunna köras tills de är slutförda på servern. En regel som anger att ett meddelande ska skrivas ut kan till exempel inte köras förrän den är slutförd på servern. Om en regel inte kan tillämpas på servern, tillämpas den när du startar Outlook och blir en klientspecifik regel.
  • Klientspecifika regler     Klientspecifika regler är regler som endast körs på datorn. Dessa regler kan inte köras förrän de har slutförts på servern, till exempel angivelser att skriva ut särskilda meddelanden. Klientspecifika regler kan endast köras när Outlook körs.

Om regellistan innehåller båda slags reglerna tillämpas de serverbaserade reglerna först, följt av de klientspecifika reglerna.

Överst på sidan Överst på sidan

Tillämpa regler på andra Outlook-objekt

Leveranskvitton, röstningssvar och automatiska svar

När regler tillämpas behandlas leveranskvitton, läskvitton, röstningssvar och automatiska svar (frånvaromeddelanden) som meddelanden. Om en regel exempelvis flyttar objekt (objekt: Ett objekt är grundelementet som innehåller information i Outlook (liknar en fil i andra program). Objekt kan vara e-postmeddelanden, avtalade tider, kontakter, uppgifter, journalposter, anteckningar samt publicerade objekt och dokument.) med ordet "möte" i ämnet till en särskild mapp, flyttas även läskvitton, röstningssvar och automatiska svar som innehåller ordet "möte" i ämnet.

 Anteckning    När en regel flyttar röstningssvar från Inkorgen till en annan mapp påverkas din röstspårning. När du öppnar ett skickat meddelande som innehåller röstknappar ingår inte någon sammanräkning för svar som har flyttats av en regel i spårningsinformationen. Spårningen påverkas inte om ett svar flyttas eller tas bort manuellt.

Överst på sidan Överst på sidan

Mötesförfrågningar, uppgiftsförfrågningar och dokument

När regler tillämpas behandlas mötesförfrågningar, uppgiftsförfrågningar och dokument som meddelanden. När du till exempel skapar en regel som flyttar objekt (objekt: Ett objekt är grundelementet som innehåller information i Outlook (liknar en fil i andra program). Objekt kan vara e-postmeddelanden, avtalade tider, kontakter, uppgifter, journalposter, anteckningar samt publicerade objekt och dokument.) med ordet "möte" i rutan Ämne till en särskild mapp kommer även uppgiftsförfrågningar och mötesförfrågningar som uppfyller angivna villkor att flytta. Observera följande begränsningar när du skapar regler som påverkar den här typen av objekt:

  • Ett objekt som flyttas till en mapp som inte är en e-postmapp fungerar kanske inte som väntat när det flyttats. Om ett meddelande exempelvis flyttas till mappen Kalender skapas inte en ny avtalad tid.
  • Om ett mötes- eller uppgiftssvar flyttas till mappen Borttaget genom att en regel används spåras inte svaret av det ursprungliga objektet.
  • Om en mötesbegäran flyttas automatiskt till mappen Borttaget, läggs den inte till i Kalender.
  • Regler som påverkar meddelanden som du skickar tillämpas inte på uppgiftsförfrågningar och mötesförfrågningar.

Överst på sidan Överst på sidan

Kontaktgrupper

En regel som innehåller en kontaktgrupp kan uppföra sig olika beroende på hur regeln skapas.

  • Flytta meddelanden som har skickats till mappen Kontaktgrupp      Den här regeln är endast tillgänglig om du använder ett Exchange Server-konto. Endast meddelanden som skickas till kontaktgruppen flyttas till den angivna mappen. Meddelanden från personer som är medlemmar i kontaktgruppen flyttas inte till den angivna mappen.

Överst på sidan Överst på sidan

Vidarebefordra meddelanden till personer utanför företaget

Om du använder ett Microsoft Exchange Server 2010-konton kan du som standard inte använda regler för att vidarebefordra meddelanden till e-postadresser utanför företaget. Inställningen hjälper till att förhindra att sekretessbelagd och privat information från företaget hamnar på avvägar. Inställningen kan endast ändras av en Exchange-administratör.

Mer information finns i Ta reda på vilken version av Microsoft Exchange Server mitt konto ansluter till.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Outlook 2010