Kopiera mappstrukturen i Outlook till en annan dator

Du har utvecklat en perfekt mappstruktur för arkivering av e-postmeddelanden, kalendern, kontakter, aktiviteter och anteckningsobjekt. Dina medarbetare tycker att du är ett organisatoriskt geni och vill lägga upp sina Outlook-mappar på samma sätt.

Medarbetarna skulle kunna skapa mapparna en och en för att simulera ditt geniala arkiveringssystem, men i sann laganda bestämmer du dig för att låta dem få hela strukturen, utan alla objekt förstås.

Du kan använda funktionerna Exportera och Arkivera automatiskt (Arkivera automatiskt: Att automatiskt och regelbundet flytta objekt till en annan mapp eller ta bort dem, beroende på hur länge de funnits i mappen.) i Outlook för att göra en kopia av din personliga mappfil (.pst) (Personlig mappfil (.pst): En datafil som lagrar meddelanden och andra objekt på datorn. Du kan tilldela en PST-fil som standardleveransplats för e-post. Du kan använda en PST-fil för att ordna och säkerhetskopiera objekt.). Den har samma mappstruktur som din befintliga mappstruktur i Outlook, men inga dataobjekt.

 Obs!   När de två PST-filerna har skapats är de helt skilda från varandra. De har bara mappstrukturen gemensamt. Alla objekt i de ursprungliga mapparna har tagits bort.

Exportera alla mappar och data till en ny PST-fil

1. Klicka på Importera och exportera på Arkiv-menyn.
2. Klicka på Exportera till en fil och sedan på Nästa.
3. Klicka på Personlig mappfil (.pst) och sedan på Nästa.
4. Klicka på den översta mappen, markera kryssrutan Inkludera undermappar och klicka på Nästa.
5. Skriv namnet på eller bläddra till den mapp som du vill spara den nya filen i och inkludera ett filnamn.
6. Klicka på Slutför.

Öppna och visa den nya PST-filen

1. När exporten är klar pekar du på Öppna på Arkiv-menyn och klickar sedan på Outlook-datafil.
2. Markera den fil som du skapade enligt instruktionerna i avsnittet "Exportera alla mappar och data till en ny PST-fil" och klicka på OK.

Kopian av PST-filen visas i navigeringsfönstret (Navigeringsfönster: En kolumn som ger åtkomst till mappar som används för att organisera informationen. Klicka på en mapp om du vill se vilka objekt den innehåller. Fönstret innehåller också avsnittet Favoritmappar och knappar för att växla mellan E-post, Kalender, Uppgifter och andra vyer.).

Arkivera alla data i den nya PST-filen

1. Klicka på Arkivera på Arkiv-menyn.
2. Klicka på den översta mappen.
3. Klicka på Arkivera denna mapp och alla undermappar.
4. Markera kryssrutan Inkludera Outlook-objekt som är markerade Arkivera inte automatiskt.
5. Skriv dagens datum i rutan Arkivera Outlook-objekt äldre än.
6. Ändra filnamnet i slutet av mappsökvägen, i rutan Arkivfil, till borttagnaobjekt.pst.
7. Klicka på OK.

 Obs!   Statusfältet visar att arkiveringen pågår. Dina mappar fortsätter att innehålla objekt tills arkiveringen har slutförts.

Komprimera den nya PST-filen

1. Högerklicka på den översta mappen i den nya PST-filen.
2. Klicka på Egenskaper för "namn på PST-fil".
3. Klicka på Avancerat.
4. Klicka på Komprimera.
5. När komprimeringen är klar klickar du på OK två gånger.

När du har genomfört alla steg i den följande avsnittet ("Kopiera den nya PST-filen till en annan dator och öppna den"), kan du kopiera den nya PST-filen till en annan dator där du eller någon annan kan lägga till den i sin Outlook-profil.

Kopiera den nya PST-filen till en annan dator och öppna den

Din PST-fil är nu en replik av den ursprungliga filstrukturen i din Outlook-profil. Den stora skillnaden är att alla data har tagits bort.

1. Använd Utforskaren i Microsoft Windows® för att kopiera PST-filen till mappen enhet:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook på datorn.

Även om du kan arkivera datafiler i valfri mapp är det här standardmappen för Outlook när PST-filer skapas.

 Obs!   Detta är en dold mapp. Om du vill navigera till mappen i Utforskaren måste du först aktivera visning av dolda mappar. Klicka på Mappalternativ på Verktyg-menyn i Utforskaren. Klicka på Visa dolda filer och mappar på fliken Visa, under Avancerade inställningar, under Filer och mappar, under Dolda filer och mappar. Om du vill visa alla filnamnstillägg avmarkerar du kryssrutan Dölj filnamnstillägg för kända filtyper. Dolda mappar visas som inaktiverade för att du snabbt ska se att de inte är vanliga mappar.

2. Starta Outlook.
3. Peka på Öppna på Arkiv-menyn och klicka sedan på Outlook-datafil.
4. Markera filen som du flyttade till den nya datorn och klicka på OK.

Den tomma PST-filen visas i navigeringsfönstret med exakt samma mappstruktur som originalet.

Du kan nu kopiera eller flytta objekt till den nya mappstrukturen.

 Obs! 

• Om den nya PST-filen ska bli din huvudsakliga arbetsfil och du vill att nya och skickade e-postmeddelanden ska levereras till den måste du ändra inställningen som anger standardplatsen för e-postleverans i Outlook. I hjälpavsnitten för Microsoft Outlook hittar du instruktioner om hur du ändrar leveransplatsen.
• Om Outlook-profilen på den nya datorn har ett konto för Microsoft Exchange Server och du vill ha kvar alla dina data på e-postservern måste du kopiera mapparna från den nya PST-filen till en plats under Postlåda - ditt namn. Den nya PST-filen som du skapade lagrar alla objekt lokalt på datorn och du kan inte nå dem från Microsoft Office Outlook Web Access eller någon annan plats.