Introduktion till Outlook-datafiler (PST- och OST-filer)

När du använder Microsoft Outlook sparas dina e-postmeddelanden, kalendern, uppgifter och andra objekt på en e-postserver och/eller på datorn. Outlook-objekt som sparas på datorn lagras i en Outlook-datafil (PST- och OST-filer) (Outlook-datafil (.pst och .ost): En datafil som lagrar meddelanden och andra objekt på datorn.).

Artikelinnehåll


Om Outlook-datafiler (.pst och .ost)

Det finns två typer av Outlook-datafiler som används i Outlook. En Outlook-datafil (PST-fil) (Outlook-datafil (.pst): En datafil som lagrar meddelanden och andra objekt på datorn. Du kan tilldela en PST-fil som standardleveransplats för e-postmeddelanden. Du kan använda en PST-fil för att organisera och säkerhetskopiera objekt.) används för de flesta konton. Om du använder ett Microsoft Exchange-konto levereras dina objekt i allmänhet till e-postservern och sparas där. För att du ska kunna arbeta med dina meddelanden även när du inte är ansluten till e-postservern sparas en annan typ av datafil som kallas offline-Outlook-datafil (OST-fil) (offline-Outlook-datafil (.ost): Filen på hårddisken som innehåller en kopia av e-postmeddelanden och Outlook-objekt. Filen synkroniseras med informationen som finns sparad på en e-post- eller Exchange-server. Offline-Outlook-datafiler har filnamnstillägget OST.) på datorn.

Den viktigaste skillnaden mellan de två typerna av Outlook-datafiler är följande:

Överst på sidan Överst på sidan

Outlook-datafil (.pst)

En personlig mappfil (PST-fil) är en Outlook-datafil där dina meddelanden och andra objekt lagras på datorn. Det här är den vanligaste filen som information i Outlook sparas i av hemanvändare eller inom mindre organisationer. Hemanvändare ansluter oftast till Internet via en Internetleverantör (Internetleverantör: Ett företag som erbjuder tillgång till Internet med tjänster som e-post, chattrum och World Wide Web. Vissa Internetleverantörer är multinationella medan andra är mer regionala.). Internetleverantören tillhandahåller dessutom ett eller flera e-postkonton. De vanligaste kontotyperna beskrivs med sina Internetprotokollnamn – POP3 och IMAP. En annan kontotyp är HTTP-konton eller webbaserade konton. De fungerar ungefär som IMAP-konton. För alla tre kontotyperna används en PST-fil.

Du kan också flytta dina objekt till eller arkivera dem i en Outlook-datafil (PST-fil). Eftersom PST-filer lagras på datorn påverkas de inte av e-postserverns storleksbegränsning för e-postkonton. Om du flyttar objekt till en PST-fil på datorn kan du frigöra utrymme på e-postkontot på e-postservern. Outlook kan konfigureras så att nya objekt levereras till en PST-fil, med det medför flera nackdelar, som att du inte kan arbeta med dina objekt om du använder Microsoft Outlook Web Access med e-postkontot för Exchange eller när du arbetar på en annan dator.

 Varning!   Öppna inte en Outlook-datafil (PST-fil) från nätverksresurser eller andra datorer eftersom det ökar risken för dataförlust.

 Tips!   Du bör säkerhetskopiera dina Outlook-datafiler (PST-fil) regelbundet och spara dem på en säker plats. Din Internetleverantör eller Microsoft kan inte återställa din e-post eller andra objekt om filen försvinner.

Överst på sidan Överst på sidan

Offline-Outlook-datafil (OST-fil)

När du använder Microsoft Exchange levereras dina e-postmeddelanden, kalendern och andra objekt till servern och lagras där. Du kan konfigurera Outlook så att ett lokalt exemplar av dina objekt sparas på din dator i en Outlook-datafil som kallas en offline-Outlook-datafil. Det gör att du kan använda cachelagrat Exchange-läge eller arbeta offline när det inte går att ansluta till Exchange-datorn eller när du inte vill det. OST-filen synkroniseras med Exchange-datorn när det finns en anslutning.

Offline-mapparna är kopior av mapparna som finns i postlådan (postlåda: Plats på en Microsoft Exchange-server där din e-post levereras. Administratören anger en postlåda för varje användare. Om du anger en personlig mappfil som e-postplats, överförs meddelandena från postlådan till mappen.) på Exchange-datorn. Offline-mappar gör att du kan ta en mapp från en server, arbeta med innehållet utan att vara ansluten till nätverket och sedan uppdatera mappen och den motsvarande mappen på servern när du ansluter igen så att innehållet i mapparna är identiskt. Den här processen kallas att synkronisera mappar.

Du kan lägga till, ta bort och ändra innehållet i en offlinemapp precis som i en mapp på en server. Du kan till exempel ändra och flytta objekt mellan mappar, skicka meddelanden som finns i offlineversionen av Utkorgen och visa innehållet i gemensamma offlinemappar. Under tiden sparas nya meddelanden i Inkorgen på servern och andra användare kan lägga till, ta bort och ändra objekt i gemensamma mappar. Du kommer inte att märka av dessa ändringar på servern förrän du synkroniserar.

Följande information synkroniseras:

  • Rubriker    En rubrik är en identifierare i ett e-postmeddelande som anger avsändarens namn och meddelandets ämnesrad, tidpunkt och storlek.
  • Fullständiga objekt    Ett fullständigt objekt omfattar rubriken, brödtexten och eventuella bifogade filer, inklusive inbäddade objekt eller bilder.

När du arbetar offline avgör Grupper för Skicka och ta emot (Grupp för Skicka och ta emot: E-postkonton och mappar som du kan gruppera och ställa in vanliga alternativ för, till hämtning av rubriker eller meddelanden, storleksbegränsningar för hämtade meddelanden, beteende online och offline samt tidsintervall för anslutning till servern.) vilka mappar som ska synkroniseras. Med Grupper för Skicka och ta emot kan du välja vilka mappar som ska synkroniseras och hållas uppdaterade så att du kan fortsätta arbeta med dem när det inte går att ansluta till servern eller när du väljer att arbeta offline. Du kan också ange att uppdateringar i Adressboken (adressbok: Samlingen av adressböcker som du använder för att lagra namn, e-postadresser, faxnummer och distributionslistor. Adressboken kan innehålla en global adresslista, en Outlook-adressbok och en personlig adressbok.) ska hämtas vid synkronisering.

Om du använder ett Exchange-konto för e-post bör du använda cachelagrat Exchange-läge (Cachelagrat Exchange-läge: En kopia av brevlådan för ditt Exchange Server-konto sparas på datorn i en offline-Outlook-datafil (.ost). Kopian ger snabb åtkomst till data, även när du arbetar offline, och synkroniseras med e-postservern.). Om du använder cachelagrat Exchange-läge hanteras de flesta situationer där du behöver arbeta offline automatiskt. Avsaknaden av en nätverksanslutning är i princip omärkbar eftersom du kan fortsätta att arbeta med dina objekt (objekt: Ett objekt är grundelementet som innehåller information i Outlook (liknar en fil i andra program). Objekt kan vara e-postmeddelanden, avtalade tider, kontakter, uppgifter, journalposter, anteckningar samt publicerade objekt och dokument.) oavsett om du är ansluten till servern där Exchange körs eller inte.

Som standard skapas och används en offline-mappfil (OST-fil) i cachelagrat Exchange-läge. Sedan hämtas och underhålls ett synkroniserat exemplar av objekten i alla mappar i postlådan (postlåda: Plats på en Microsoft Exchange-server där din e-post levereras. Administratören anger en postlåda för varje användare. Om du anger en personlig mappfil som e-postplats, överförs meddelandena från postlådan till mappen.). Du arbetar med informationen i datorn och Outlook synkroniserar informationen med servern. När anslutningen till Exchange-datorn avbryts kan du fortsätta att arbeta med dina data. När anslutningen återställs synkroniseras ändringarna automatiskt och mapparna och objekten på servern och i datorn är identiska igen.

Med Cachelagrat Exchange-läge behöver du inte ställa in Grupper för Skicka och ta emot (Grupp för Skicka och ta emot: E-postkonton och mappar som du kan gruppera och ställa in vanliga alternativ för, till hämtning av rubriker eller meddelanden, storleksbegränsningar för hämtade meddelanden, beteende online och offline samt tidsintervall för anslutning till servern.), välja mappar du vill ha tillgång till när du är offline och sedan hålla de mapparna synkroniserade.

Överst på sidan Överst på sidan

Sökvägar

Du kan spara, kopiera och flytta en datafil (förutom den fil som används som standardleveransplats) till en annan plats på hårddisken eller till en resurs i nätverket. Du måste ha läs- och skrivbehörighet för mappen för att kunna öppna en Outlook-datafil (.pst).

Outlook-datafiler (.pst)

 Obs!   Microsoft Exchange Server-konton sparar informationen på e-postservern. Om du vill arbeta i cachelagrat Exchange-läge (Cachelagrat Exchange-läge: En kopia av brevlådan för ditt Exchange Server-konto sparas på datorn i en offline-Outlook-datafil (.ost). Kopian ger snabb åtkomst till data, även när du arbetar offline, och synkroniseras med e-postservern.) eller offline sparas kopior av dina objekt i en offline-Outlook-datafil (.ost) (offline-Outlook-datafil (.ost): Filen på hårddisken som innehåller en kopia av e-postmeddelanden och Outlook-objekt. Filen synkroniseras med informationen som finns sparad på en e-post- eller Exchange-server. Offline-Outlook-datafiler har filnamnstillägget OST.). Mer information finns i avsnittet om Outlook-datafiler (.ost). Beroende på Microsoft Exchange-servern kan du ibland även exportera och arkivera dina objekt till en PST-fil.

Du öppnar snabbast mappen där Outlook-datafilen (.pst och .ost) sparas på följande sätt:

  1. Klicka på fliken Arkiv i Outlook 2010.
  2. Klicka på Kontoinställningar och sedan på Kontoinställningar.
  3. Klicka på en post på fliken Datafiler och sedan på Öppna mappsökväg.

Outlook-datafiler (.pst) som skapats med Outlook 2010 sparas på datorn i mappen Dokument\Outlook-filer . Om du använder Windows XP skapas filerna i mappen Mina dokument\Outlook-filer.

Om du uppgraderar till Outlook 2010 på en dator som redan har datafiler som skapats i tidigare versioner av Outlook sparas dessa filer på en annan plats i en dold mapp.

Windows 7 och Windows Vista     enhet:\Användare\användare\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP     enhet:\Documents and Settings\användare\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

 Tips!   Information om dolda mappar i Windows finns i Windows Hjälp och support.

Outlook-datafil (.ost)

OST-filen synkroniseras med objekten på Microsoft Exchange-servern. Eftersom dina data är kvar på Exchange-servern kan du återskapa OST-filen på den nya datorn utan att behöva säkerhetskopiera OST-filen.

Windows 7 och Windows Vista     enhet:\Användare\användare\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP     enhet:\Documents and Settings\användare\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Outlook 2010