Introduktion till att använda IRM för e-postmeddelanden

I den här artikeln lär du dig att begränsa behörigheten till e-postmeddelanden i Microsoft Office Outlook 2007 genom att använda IRM (Information Rights Management), som är tillgängligt i Microsoft Office 2007-systemet. Information om hur du begränsar behörigheten till innehåll i dokument, arbetsböcker och presentationer finns i Begränsa behörigheten till konfidentiell information i Office-filer.

Artikelinnehåll


Syftet med IRM och dess begränsningar

Med IRM (Information Rights Management) kan användare ange åtkomstbehörigheter för e-postmeddelanden. IRM bidrar till att förhindra att känslig information skrivs ut, vidarebefordras eller kopieras av personer som inte har rätt att göra det. När behörigheten har begränsats med IRM för ett meddelande upprätthålls åtkomst- och användarbegränsningarna oavsett var informationen förekommer, eftersom åtkomstbehörigheterna för e-postmeddelanden lagras i själva meddelandefilen.

Med IRM kan individer tillämpa sina personliga inställningar för spridning av personlig eller privat information. IRM hjälper även företag att upprätthålla företagsprinciper för kontroll och spridning av konfidentiellt eller upphovsrättsskyddat material.

IRM hjälper till att göra följande:

  • Förhindrar att en behörig mottagare av begränsat innehåll vidarebefordrar, kopierar, ändrar, skriver ut, faxar eller klipper ut och klistrar in innehåll för otillåten användning
  • Förhindrar att begränsat innehåll kopieras med funktionen Print Screen i Microsoft Windows
  • Begränsar innehåll vart det än skickas
  • Ger samma begränsningar för e-postbilagor, så länge bilagorna är filer som skapats med något av Microsoft Office-programmen, till exempel Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 eller Microsoft Office PowerPoint 2007
  • Stöder förfallodatum för filer så att innehållet i dokument och e-postmeddelanden inte kan visas efter en viss tidpunkt
  • Upprätthåller företagsprinciper för användande och spridning av innehåll inom företaget

IRM kan inte förhindra följande:

  • Att innehåll raderas, stjäls eller fångas in och skickas vidare av skadliga program som trojanska hästar, personer som registrerar tangentnedtryckningar och vissa typer av spionprogram
  • Att innehåll försvinner eller skadas på grund av datorvirus
  • Att begränsat innehåll kopieras för hand eller antecknas från en mottagares skärm
  • Att en mottagare tar ett digitalt foto av det begränsade innehållet när det visas på en skärm
  • Att begränsat innehåll kopieras med program för ögonblicksbilder från andra tillverkare

Överst på sidan Överst på sidan

Konfigurera datorn för IRM

Om du använder en dator med Windows Vista är Windows Rights Management Services Client redan installerad. Om du använder en dator med Microsoft Windows XP måste Windows Rights Management Services (RMS) Client med Service Pack 1 (SP1) installeras på datorn av dig eller RMS-administratören.

RMS-administratören kan konfigurera företagsspecifika IRM-principer som definierar vem som ska få åtkomst till information och i vilken utsträckning e-postmeddelanden får redigeras. En företagsadministratör kan till exempel definiera en rättighetsmall med namnet Konfidentiellt, som anger att ett e-postmeddelande där den aktuella principen tillämpas endast kan öppnas av användare inom företagets domän.

Installera Windows RMS (Rights Management Services) Client

 Obs!   Om du använder en dator med Windows Vista är Windows Rights Management Services Client redan installerad.

  1. Klicka på Start i Windows XP och sedan på Kontrollpanelen.
  2. Klicka på Lägg till eller ta bort program och sedan på Lägg till eller ta bort program.
  3. Klicka på Lägg till nya program.
  4. Klicka på Windows Rights Management Services Client i listan och sedan på Lägg till.

 Obs!   Dubbelklicka på Lägg till eller ta bort program i klassiskt läge och klicka sedan på Lägg till nya program i den vänstra fönsterrutan. Klicka på Windows Rights Management Services Client i listan och klicka sedan på Lägg till.

När du först försöker öppna filer som är rättighetsskyddade med IRM kan du även uppmanas i Office 2007 att hämta Windows Rights Management Services Client om programmet inte har installerats på datorn. Mer information om Windows Rights Management Services Client finns på webbplatsen för Windows Rights Management Services.

Överst på sidan Överst på sidan

Hämta behörigheter

Första gången du försöker öppna ett e-postmeddelande med begränsad behörighet måste du ansluta till en licensieringsserver där du bekräftar dina inloggningsuppgifter och hämtar en användarlicens. I användarlicensen anges vilken åtkomstnivå du har till en fil. Den här processen är nödvändig för alla filer med begränsad behörighet. Med andra ord kan inte innehåll med begränsad behörighet öppnas utan en användarlicens. När du hämtar behörigheter måste inloggningsuppgifter (inklusive e-postadress) och information om din behörighet skickas till licensieringsservern med Microsoft Office. Information i e-postmeddelandet skickas inte till licensieringsservern. Mer information finns i sekretesspolicyn.

Överst på sidan Överst på sidan

Visa meddelanden utan IRM

Om du behöver läsa eller öppna innehåll med begränsad behörighet trots att Office 2007 inte är tillgängligt på den dator du använder, kan du hämta ett tilläggsprogram för rättighetshantering till Internet Explorer som gör det möjligt att visa meddelandet i Internet Explorer i Microsoft Windows. Med det här tilläggsprogrammet kan mottagarna endast visa meddelanden. De kan inte svara på, vidarebefordra, kopiera eller skriva ut meddelanden.

 Obs!   När du använder tillägget Rättighetshantering för att visa meddelanden, kanske de bifogade filer som har skickats med meddelandet inte kan visas.

Överst på sidan Överst på sidan

Filtyper som omfattas av IRM-principer när de är kopplade till meddelanden

När följande filtyper är kopplade till ett rättighetsskyddat e-postmeddelande i Office Outlook 2007 rättighetsskyddas de också automatiskt.

 Obs!   När du kopplar en meddelandefil (MSG) till ett rättighetsskyddat e-postmeddelande, rättighetsskyddas inte det kopplade meddelandet. IRM rättighetsskyddar inte filtypen MSG.

Word-filer

Filtyp Filnamnstillägg
Dokument DOC
Dokument DOCX
Makroaktiverat dokument DOCM
Mall DOT
Mall DOTX
Makroaktiverad mall DOTM

Excel-filer

Filtyp Filnamnstillägg
Arbetsbok XLS
Arbetsbok XLSX
Makroaktiverad arbetsbok XLSM
Mall XLT
Mall XLTX
Makroaktiverad mall XLTM
Binär arbetsbok (ej XML-format) XLSB
Makroaktiverat tilläggsprogram XLA
Makroaktiverat tilläggsprogram XLAM

PowerPoint-filer

Filtyp Filnamnstillägg
Presentation PPT
Presentation PPTX
Makroaktiverad presentation PPTM
Mall POT
Mall POTX
Makroaktiverad mall POTM
Bildspel PPS
Bildspel PPSX
Makroaktiverat bildspel PPSM
Office-tema THMX

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Outlook 2007