En regel är en åtgärd som utförs automatiskt i Microsoft Outlook för inkommande och utgående meddelanden, utifrån de villkor som du angivit. Du kan skapa en regel från en mall, från ett meddelande eller genom att använda dina egna villkor.
Artikelinnehåll
Hur du kan använda regler för att hantera e-postmeddelanden
En regel är en åtgärd som utförs automatiskt i Microsoft Outlook när ett meddelande som uppfyller villkoren i regeln anländer eller skickas. Du kan välja många villkor och åtgärder med hjälp av guiden Regler. Genom att använda regler kan du lättare skapa ordning och hålla dig uppdaterad.
Reglerna delas in i två kategorier – organisation och avisering. Regler kan inte tillämpas på lästa meddelanden, bara på olästa.
Guiden Regler innehåller mallar för de vanligaste typerna av regler, till exempel:
- Håll ordning Syftar på regler som du kan använda för att arkivera och följa upp meddelanden. Du kan till exempel skapa en regel för meddelanden från en viss avsändare, t.ex. Bobby Moore, med ordet "försäljning" på raden Ämne, som gör att meddelandena flaggas för uppföljning, kategoriseras som Försäljning och flyttas till mappen Bobbys försäljning.
- Håll mig informerad Syftar på regler som du kan använda om du vill aviseras när ett visst meddelande anländer. Du kan till exempel skapa en regel som automatiskt skickar ett meddelande till din mobiltelefon när du får ett meddelande från en familjemedlem.
- Börja med en tom regel Syftar på regler som du skapar från grunden.
Överst på sidan
Skapa en regel
- Klicka på Regler i gruppen Åtgärder på fliken Start och sedan på Hantera regler och aviseringar.
- Om du har mer än ett e-postkonto klickar du på den Inkorg som du vill ändra i listan Använd ändringarna på den här mappen och klickar sedan på Ny regel.
Om du vill skapa en regel från en mall gör du följande:
- Välj en mall från mallsamlingen Håll ordning eller Håll mig informerad under Steg 1: Välj en mall.
- Klicka på ett understruket värde under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen. Om du till exempel klickar på länken personer eller distributionslista öppnas adressboken.
- Välj de villkor som meddelandena ska uppfylla för att regeln ska tillämpas under Steg 1: Välj villkor.
- Klicka på ett understruket värde under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen om du inte redan gjort det och klicka på Nästa.
- Välj vilken åtgärd som ska utföras när villkoren uppfylls under Steg 1: Välj åtgärder.
- Klicka på ett understruket värde under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen om du inte redan gjort det och klicka på Nästa.
- Välj eventuella undantag från regeln under Steg 1: Välj undantag och klicka på Nästa.
- Avsluta med att ange ett namn för regeln och välj eventuella övriga alternativ.
- Om du vill köra regeln på redan befintliga meddelanden i någon av dina mappar markerar du kryssrutan Kör denna regel nu på meddelanden som redan finns i "mapp".
- Om du vill tillämpa regeln på alla e-postkonton och inkorgen som associeras med respektive konto markerar du kryssrutan Skapa den här regeln på alla konton.
- Klicka på Slutför.
Överst på sidan
Om du vill skapa en regel genom att välja egna villkor, åtgärder och undantag gör du följande:
- Klicka på Regler i gruppen Åtgärder på fliken Start.
- Om du har mer än ett e-postkonto klickar du på den inkorg som du vill ändra i listan Använd ändringarna på den här mappen.
- Klicka på Ny regel.
- Klicka på Kontrollera meddelanden när de anländer eller Kontrollera meddelanden när de har skickats under Börja med en tom regel och klicka på Nästa.
- Välj de villkor som meddelandena ska uppfylla för att regeln ska tillämpas under Steg 1: Välj villkor.
- Klicka på ett understruket värde under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen om du inte redan gjort det och klicka på Nästa.
- Välj vilken åtgärd som ska utföras när villkoren uppfylls under Steg 1: Välj åtgärder.
- Klicka på ett understruket värde under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen om du inte redan gjort det och klicka på Nästa.
- Välj eventuella undantag från regeln under Steg 1: Välj undantag och klicka på Nästa.
- Avsluta med att ange ett namn för regeln och välj eventuella övriga alternativ.
- Om du vill köra regeln på redan befintliga meddelanden i någon av dina mappar markerar du kryssrutan Kör denna regel nu på meddelanden som redan finns i "mapp".
- Om du vill tillämpa regeln på alla e-postkonton och inkorgen som associeras med respektive konto markerar du kryssrutan Skapa den här regeln på alla konton.
- Klicka på Slutför.
Överst på sidan
Du kan skapa en regel direkt från ett meddelande. Du kan till exempel skapa en regel för att flytta meddelanden från en viss avsändare till en särskild mapp.
Om du vill skapa en regel från ett meddelande gör du följande:
- Klicka på det meddelande som du vill skapa en regel för och klicka på Regler i gruppen Åtgärder på fliken Start och sedan på Skapa regel.
- I dialogrutan Skapa regel markerar du kryssrutorna för önskade villkor. Många alternativ innehåller redan information från det markerade meddelandet.
- Markera kryssrutan Flytta objektet till mappen.
- Klicka på en befintlig mapp eller klicka på Ny om du vill skapa en ny mapp där meddelandena ska lagras.
- Om du vill lägga till fler villkor, åtgärder eller undantag för regeln klickar du på Avancerade alternativ och följer resten av anvisningarna i guiden Regler.
Tips! Om du vill köra regeln direkt markerar du kryssrutan Kör denna regel nu på meddelanden som redan finns i kryssrutan mapp på den sista sidan i guiden Regler.
Överst på sidan
Köra en regel manuellt
Om du vill köra en eller flera regler manuellt gör du följande:
- Klicka på Regler på Åtgärder-menyn.
- Inaktivera regeln genom att avmarkera kryssrutan bredvid regeln i dialogrutan Hantera regler och aviseringar.
- Klicka på Kör regler nu.
- Markera kryssrutan bredvid den regel som du vill köra under Markera de regler som ska köras i dialogrutan Kör regler nu.
- Vid rutan Kör i mappen klickar du på Bläddra och markerar sedan den mapp som du vill att regeln ska köras mot.
- I listrutan Tillämpa regler på klickar du på den meddelandekategori som du vill tillämpa regeln på.
Du kan till exempel välja att bara köra regeln för olästa meddelanden.
- Klicka på Kör nu.
Undantag
Du kan lägga till undantag från reglerna för speciella omständigheter, till exempel när ett meddelande flaggas för en uppföljningsåtgärd eller om det har markerats med hög prioritet. En regel tillämpas inte på ett meddelande om något av de undantag du angett uppfylls.
Överst på sidan
Serverbaserade regler kontra klientspecifika regler
Serverbaserade regler Om du använder ett Microsoft Exchange-konto kan du skapa serverbaserade regler. Dessa regler körs på postlådan på e-postservern, även om Outlook inte körs. Serverbaserade regler måste tillämpas på meddelanden när de först levereras till Inkorgen, och reglerna måste kunna köras tills de är slutförda på servern. En regel som anger att ett meddelande ska skrivas ut kan till exempel inte köras förrän den är slutförd på servern. Om en regel inte kan tillämpas på servern, tillämpas den när du startar Outlook och blir en klientspecifik regel.
Klientspecifika regler Klientspecifika regler är regler som endast körs på datorn. Dessa regler kan inte köras förrän de har slutförts på servern, till exempel angivelser att skriva ut särskilda meddelanden. Klientspecifika regler kan endast köras när Outlook körs.
Om regellistan innehåller båda slags reglerna tillämpas de serverbaserade reglerna först, följt av de klientspecifika reglerna.
Överst på sidan
Tillämpa regler på andra Outlook-objekt
Leveranskvitton, röstningssvar och automatiska svar
När regler tillämpas behandlas leveranskvitton, läskvitton, röstningssvar och automatiska svar som meddelanden. Om en regel exempelvis flyttar objekt (objekt: Ett objekt är grundelementet som innehåller information i Outlook (liknar en fil i andra program). Objekt kan vara e-postmeddelanden, avtalade tider, kontakter, uppgifter, journalposter, anteckningar samt publicerade objekt och dokument.) med ordet "möte" i ämnet till en särskild mapp, flyttas även läskvitton, röstningssvar och automatiska svar som innehåller ordet "möte" i ämnet.
Obs! När en regel flyttar röstningssvar från Inkorgen till en annan mapp påverkas röstspårningen. När du öppnar ett skickat meddelande som innehåller röstknappar ingår inte någon sammanräkning för svar som har flyttats av en regel i spårningsinformationen. Spårningen påverkas inte om ett svar flyttas eller tas bort manuellt.
Överst på sidan
Mötesförfrågningar, uppgiftsförfrågningar och dokument
När regler tillämpas behandlas mötesförfrågningar, uppgiftsförfrågningar och dokument som meddelanden. När du exempelvis skapar en regel som flyttar objekt (objekt: Ett objekt är grundelementet som innehåller information i Outlook (liknar en fil i andra program). Objekt kan vara e-postmeddelanden, avtalade tider, kontakter, uppgifter, journalposter, anteckningar samt publicerade objekt och dokument.) med ordet "möte" i rutan Ämne till en särskild mapp flyttas även uppgiftsförfrågningar och mötesförfrågningar som uppfyller angivna villkor. Observera följande begränsningar när du skapar regler som påverkar den här typen av objekt:
- Ett objekt som flyttas till en mapp som inte är en e-postmapp fungerar kanske inte som väntat när det flyttats. Om ett meddelande exempelvis flyttas till mappen Kalender skapas inte en ny avtalad tid.
- Om ett mötes- eller uppgiftssvar flyttas till mappen Borttaget genom användning av en regel spåras inte svaret av det ursprungliga objektet.
- Om en mötesbegäran flyttas automatiskt till mappen Borttaget, läggs den inte till i Kalender.
- Regler som påverkar meddelanden som du skickar tillämpas inte på uppgiftsförfrågningar och mötesförfrågningar.
Överst på sidan
Kontaktgrupper
En regel som innehåller en distributionslista kan uppföra sig olika beroende på hur regeln skapas.
- Flytta meddelanden som har skickats till en kontaktgruppsmapp Den här regeln är endast tillgänglig om du använder ett Exchange-konto. Endast meddelanden som skickas till kontaktgruppen flyttas till den angivna mappen. Meddelanden från personer som är medlemmar i kontaktgruppen flyttas inte till den angivna mappen.
Överst på sidan
Vidarebefordra meddelanden till personer utanför företaget
Om du använder ett Exchange 2010-konto kan du inte använda regler för att vidarebefordra meddelanden till e-postadresser utanför företaget. Inställningen hjälper till att förhindra att information från företaget hamnar på avvägar. Inställningen kan endast ändras av en Exchange-administratör.
Överst på sidan
