Hantera eller ta bort dubblerade kontakter

Om du sparar en kontakt (kontakt: En person, i eller utanför organisationen, som du kan spara olika sorters information om, till exempel adress och e-postadress, telefonnummer och faxnummer samt webbadresser.) med ett namn eller e-postnamn som redan finns i mappen Kontakter visas en dialogruta i Microsoft Outlook där du kan välja att lägga till dubbletten som en ny kontakt eller uppdatera den befintliga kontakten med den nya informationen från dubbletten. Samma alternativ visas i samband med dubbletter av elektroniska visitkort (Elektroniskt visitkort: En vy som innehåller specifika uppgifter om en kontakt i ett format som liknar ett vanligt visitkort och som kan infogas i meddelanden.).

En annan situation då dubbletter skapas är när du importerar kontakter till Outlook. I detta fall kan du ta bort de överflödiga dubbletterna. Du kan också inaktivera dubblettsökningsfunktionen om du sparar många kontakter samtidigt och vill skynda på processen.

Artikelinnehåll


Alternativ för att hantera dubblerade kontakter

Du kan välja mellan två alternativ för att åtgärda dubbletter i dialogrutan Kontakt med samma namn har påträffats:

Lägga till som en ny kontakt     Den nya kontakten läggs till i mappen Kontakter. Om du till exempel skapar en kontakt med namnet Judy Lew, och det redan finns en kontakt med det namnet i mappen Kontakter, kommer mappen att innehålla två kontakter med namnet Judy Lew. För att skilja mellan de båda kontakterna kan du lägga till en mellaninitial i ett av namnen.

 Tips!   Visitkortsvyn (vy: Vyer ger dig olika infallsvinklar på samma information i en mapp genom olika arrangemang och format. Det finns standardvyer för varje mapp. Du kan också skapa anpassade vyer.) är en bra vy som innehåller tillräckligt med information för att du ska kunna särskilja kontakter med samma namn.

Uppdatera den befintliga kontakten nedan med den nya informationen    Alla fält som innehåller information i dubbletten och den befintliga kontakten jämförs med varandra, varefter informationen från dubbletten kopieras till alla fält i den befintliga kontakten som innehåller dubblettinformation. Om det till exempel finns en kontakt med namnet Judy Lew och telefonnumret 555 01 12, och dubbletten med samma namn innehåller ett annat telefonnummer, så kopieras det nya numret till lämpligt fält i den befintliga kontakten, medan övriga fält lämnas oförändrade.

De färgkategorier som du tilldelar den nya kontakten och texten i meddelandet från den nya kontakten kopieras inte till den befintliga kontakten. Om du vill kopiera den här informationen måste du göra det manuellt. Certifikat (certifikat: Ett sätt att bevisa din identitet digitalt. När du skickar ett digitalt signerat meddelande, skickar du ditt certifikat och din offentliga nyckel. Certifikat utfärdas av en certifikatutfärdare och de kan de upphöra att gälla eller återkallas, i likhet med körkort.) och länkar till kontakter på fliken Aktiviteter kopieras från dubbletten och läggs till i den befintliga kontakten utan att den ursprungliga informationen ersätts. Länkar på fliken Aktiviteter till andra objekt än kontakter, till exempel till uppgifter och avtalade tider, kopieras inte.

När informationen i en kontakt uppdateras i Outlook lagras en kopia av den ursprungliga kontakten i mappen Borttaget. Du kan använda den här kopian om du behöver återställa informationen i den ursprungliga kontakten.

Överst på sidan Överst på sidan

Ta bort dubblerade kontakter

Om du markerar alternativet Tillåt att dubbletter skapas i Import-/exportguiden när du importerar kontakter till Outlook som har namn eller e-postadress som redan finns i mappen Kontakter, kan detta resultera i dubbletter av flera eller alla kontakter som importeras.

Du måste ta bort dubbletterna manuellt, vilket enklast görs på följande sätt:

  1. Markera den kontaktmapp som innehåller dubbletter i Kontakter.
  2. Klicka på Telefonlista under Aktuell vy i navigeringsfönstret (Navigeringsfönster: En kolumn som ger åtkomst till mappar som används för att organisera informationen. Klicka på en mapp om du vill se vilka objekt den innehåller. Fönstret innehåller också avsnittet Favoritmappar och knappar för att växla mellan E-post, Kalender, Uppgifter och andra vyer.). Den här vyn ger en bra överblick över kontaktlistan och gör det lätt att upptäcka dubbletterna. Nu kan du sortera listan efter ändringsdatum så att dubbletterna grupperas tillsammans.
  3. Peka på Aktuell vyVisa-menyn och klicka sedan på Anpassa aktuell vy.
  4. Klicka på Fält, klicka på Ändrat i listan Tillgängliga fält och klicka på Lägg till.
  5. Klicka på Flytta upp tills Ändrat finns högst upp i listan Visa fälten i följande ordning.
  6. Klicka två gånger på OK.
  7. Tryck på och håll ned CTRL i listan med kontakter samtidigt som du klickar på dubbletterna.
  8. När du har markerat alla dubblerade kontaktobjekt trycker du på DEL.

 Obs!   Om du inte vill tillåta dubbletter när du importerar kontakter till Outlook, markerar du alternativet Importera inte dubbletter eller Ersätt dubbletter med importerade objekt i Import-/exportguiden.

Överst på sidan Överst på sidan

Inaktivera dubblettsökningsfunktionen

Om du sparar många kontakter i Outlook kan det gå snabbare om du inte använder

dubblettsökningsfunktionen. Så här inaktiverar du funktionen:

  1. Klicka på AlternativVerktyg-menyn.
  2. Klicka på Kontaktalternativ, och avmarkera sedan kryssrutan Sök efter dubbletter av kontakter.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Outlook 2007