Flytta och ta bort gamla poster automatiskt med Arkivera automatiskt

Postlådan i Microsoft Outlook växer när du skapar och tar emot objekt (objekt: Ett objekt är grundelementet som innehåller information i Outlook (liknar en fil i andra program). Objekt kan vara e-postmeddelanden, avtalade tider, kontakter, uppgifter, journalposter, anteckningar samt publicerade objekt och dokument.). Hantera utrymmet i postlådan eller på e-postservern som du använder genom att flytta gamla objekt som är viktiga, men som inte används så ofta, till en arkivplats. Med Arkivera automatiskt sker detta automatiskt, men du kan anpassa de flesta av standardinställningarna.

 Obs!    Kommandot Arkiv och funktionen Arkivera automatiskt visas inte för konton i din Outlook-profil om den innehåller ett Exchange Server-konto och din organisation använder Microsoft Exchange Server Online Archive. Nätverksadministratören kan även inaktivera den här funktionen.

 Obs!    Organisationens lagringsprinciper och MRM (Messaging Records Management) kan gälla för postlådan. När de tillämpas för Microsoft Exchange-konton har principerna högre prioritet än inställningar för Arkivera automatiskt. Funktionen för automatisk arkivering tas bort från alla Outlook-profiler som innehåller ett Microsoft Exchange-konto med lagringsprinciper .

Granska eller ändra standardinställningarna för Arkivera automatiskt

Med Arkivera automatiskt flyttas objekt från sin ursprungliga plats i Outlook till en arkivmapp när de blir inaktuella, det vill säga när de har blivit för gamla. Du kan även ställa in alternativ för objekt som ska tas bort när de blir inaktuella.

Objekt lagras på sina arkivplatser om du inte ändrar en eller fler inställningar för Arkivera automatiskt eller väljer att objekt ska tas bort automatiskt när de blir inaktuella. Om inställningen Ta bort inaktuella objekt är aktiverad arkiveras inte dessa objekt, utan tas bort permanent. Objekt kan endast tas bort automatiskt innan de flyttas till sin arkivplats. Objekt som redan är arkiverade kan endast tas bort manuellt.

VisaJag vill veta mer om när specifika Outlook-objekt blir inaktuella

De olika typerna av Outlook-objekt, till exempel meddelanden, avtalade tider och uppgifter, blir inaktuella efter olika lång tid. De här standardvärdena ändras inte om du inte ändrar inställningarna manuellt. Standardlivslängden för Outlook-objekt är följande:

Mapp Livslängd
Inkorgen och Utkast 6 månader
Skickat och Borttaget 2 månader
Utkorgen 3 månader
Kalender 6 månader
Uppgifter 6 månader
Anteckningar 6 månader
Journal 6 månader
Kontakter Blir inte inaktuella

 Obs!    De mappar som du skapar som innehåller samma typ av Outlook-objekt som Inkorgen, Kalender, Uppgifter, Anteckningar eller Journal har samma standardlivslängd på sex månader.

Tidpunkten för när ett objekt blir inaktuellt bestäms utifrån dess typ:

Objekttyp När livslängden börjar
E-postmeddelande Datumet/tiden när meddelandet togs emot eller när du senast ändrade och sparade meddelandet (beroende på vilket som är senast).
Möte, händelse eller avtalad tid Datumet när du senast ändrade och sparade objektet (beroende på vilket som är senast). Återkommande objekt arkiveras inte automatiskt.
Uppgift Datumet då uppgiften slutfördes eller när du senast ändrade och sparade uppgiften. Uppgifter som inte har markerats som slutförda arkiveras inte automatiskt. Uppgifter som har tilldelats andra arkiveras endast om de markerats som slutförda.
Anteckning När du senast ändrade och sparade anteckningen.
Journalpost Datumet när journalposten skapades eller när du senast ändrade och sparade posten.
Kontakt Kontakter arkiveras inte som standard, men du kan arkivera dem manuellt.

Första gången du startar Outlook aktiveras Arkivera automatiskt som standard och körs var fjortonde dag. Du kan ändra hur ofta du vill att Arkivera automatiskt ska köras, ange Outlook-datafilen (PST) som används för att spara arkiverade objekt och välja när objekt i Outlook-mapparna ska arkiveras.

  1. Klicka på fliken Arkiv.
  2. Klicka på Alternativ.
  3. Klicka på Avancerat.
  4. Under Arkivera automatiskt klickar du på Inställningar för Arkivera automatiskt.
  5. Markera kryssrutan Arkivera automatiskt var n dag och ange sedan hur ofta Arkivera automatiskt ska köras.
  6. Gör övriga inställningar. Du kan välja om gamla objekt ska tas bort automatiskt med automatisk arkivering.

 Obs! 

  • Om du ändrar arkivfilen som finns under Flytta gamla Outlook-objekt till används den nya filen varje gång Arkivera automatiskt körs.
  • Ange inställningarna för standardmappen först och anpassa sedan inställningarna för enskilda mappar. Annars kan du ändra standardinställningarna oavsiktligt.
  • Mer information om inställningarna för automatisk arkivering finns i Beskrivning av inställningarna för Arkivera automatiskt.

Överst på sidan Överst på sidan

Ändra inställningarna för Arkivera automatiskt för en enskild mapp

  1. I mapplistan i navigeringsfönstret (Navigeringsfönster: En kolumn som ger åtkomst till mappar som används för att organisera informationen. Klicka på en mapp om du vill se vilka objekt den innehåller. Fönstret innehåller också avsnittet Favoritmappar och knappar för att växla mellan E-post, Kalender, Uppgifter och andra vyer.) högerklickar du på den mapp som du vill ändra och klickar sedan på Egenskaper i snabbmenyn.
  2. Markera önskade alternativ på fliken Arkivera automatiskt.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Outlook 2010