Flytta en Outlook-datafil från en dator till en annan

Om du köpte en ny dator nyligen, eller om du har bestämt dig för storstädning och vill installera om alla dina program på en ny, omformaterad hårddisk, måste du installera om Microsoft Office Outlook 2007. En ny Outlook-installation betyder inte att du förlorar alla dina e-postmeddelanden. I den här artikeln beskrivs hur du kan visa dina gamla e-postmeddelanden i din nya installation.

Artikelinnehåll


 Varning!   Den här artikeln utgår från att du vet hur du säkerhetskopierar dina datafiler och att du redan har gjort det. Formatera inte en hårddisk som innehåller dina Outlook-datafiler förrän du har säkerhetskopierat dem till en annan hårddisk, nätverksenhet eller ett flyttbart medium. Om du formaterar din hårddisk tas data på den disken bort permanent. Förutom dina datafiler finns det andra konfigurationsfiler som du bör säkerhetskopiera. Mer information om Outlook-filers plats finns i avsnittet Se även.

 Obs!   I den här artikeln beskrivs hur du flyttar dina befintliga Outlook-data och konfigurerar Outlook att spara nya objekt i din gamla datafil. Information om att kopiera annan konfigurationsinformation, till exempel regler, grupper för Skicka och ta emot, kontoinställningar och autoavsluta-förslag finns inte i artikeln.

Överst på sidan Överst på sidan

Var sparas dina e-postmeddelanden?

Var sparas dina e-postmeddelanden? Sparas meddelanden på e-postservern eller lokalt på datorn i en Outlook-datafil? Svaret beror på den typ av e-postkonto du har, och hur du har konfigurerat kontot i Outlook. Platsen där dina nya meddelanden sparas kallas standardleveransplatsen.

  • Microsoft Exchange-konto    

Om du använder ett Exchange-konto brukar e-postmeddelanden, kalender, kontakter och andra objekt levereras till din postlåda (postlåda: Plats på en Microsoft Exchange-server där din e-post levereras. Administratören anger en postlåda för varje användare. Om du anger en personlig mappfil som e-postplats, överförs meddelandena från postlådan till mappen.) på Exchange-servern och lagras där. När du installerar Outlook på en ny dator och konfigurerar ett Exchange-konto är alla objekt på servern tillgängliga för dig igen. Resten av informationen i den här artikeln gäller inte för dig, om du inte antingen har skapat arkivfiler eller lokala datafiler eller har angett att dina Exchange-meddelanden ska levereras till en lokal datafil.

Med Exchange-konton kan du även arbeta offline eller använda cachelagrat Exchange-läge. Om du använder någon av de här funktionerna sparas lokala kopior av dina objekt i en offlinemappfil (OST) (offlinemappfil: Filen på hårddisken som innehåller offlinemappar. Offlinemappfilen har filtillägget .ost. Du kan skapa den automatisk när du ställer in Outlook eller när du först gör en mapp tillgänglig offline.). OST-filen synkroniseras regelbundet med objekten på Exchange-servern. Eftersom dina data finns kvar på Exchange-servern kan du återskapa den här OST-filen på en ny dator utan att behöva säkerhetskopiera den.

  • Avgör om cachelagrat Exchange-läge är aktivt    
    1. Klicka på E-postkonto i Verktyg-menyn.
    2. Markera Exchange-kontot och klicka på Ändra.
    3. Om kryssrutan Använd cachelagrat Exchange-läge under Microsoft Exchange Server är markerad är cachelagrat Exchange-läge aktivt.

Du kan även flytta eller arkivera dina Exchange-kontoobjekt i en Personlig mappfil (.pst) (Personlig mappfil (.pst): En datafil som lagrar meddelanden och andra objekt på datorn. Du kan tilldela en PST-fil som standardleveransplats för e-post. Du kan använda en PST-fil för att ordna och säkerhetskopiera objekt.). Du kan också konfigurera Outlook för att leverera nya objekt till en PST-fil i stället för att förvara objekten på servern. Du måste säkerhetskopiera PST-filerna samt återansluta dem till din nya Outlook-installation.

  • Avgör om standardleveransplatsen är en PST-fil    
  1. Klicka på E-postkonto i Verktyg-menyn.
  2. Verifiera den standardleveransplats som finns under Det valda e-postkontot skickar e-postmeddelanden till följande plats:.

 Obs!   Leverans av ny e-post till en Exchange-postlåda visas normalt som Postlåda – <användarnamn> eller bara ditt användarnamn. Leverans av ny e-post till en PST-fil visas som Personliga mappar eller som ett anpassat visningsnamn som du har angett för PST-filen.

  • POP3-, IMAP- och HTTP-konton    

Om du använder ett POP3 (POP3: En vanligt protokoll som används för att hämta e-postmeddelanden från en e-postserver på Internet.)-e-postkonto, som är en av de vanligaste typerna av personliga e-postkonton, hämtas dina e-postmeddelanden från en POP3-e-postserver hos din Internetleverantör till din dator och levereras till och lagras i den personliga mappfilen (.pst). Outlook.pst är standardnamnet för datafilen. Filen lagras i mappen enhet:\Documents and Settings\användare\Lokala inställningar\Programdata\Microsoft\Outlook.

IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol): Till skillnad från e-postprotokoll som POP3, som endast tillhandahåller en servermapp för Inkorgen, kan IMAP skapa flera servermappar för att lagra och ordna meddelanden som kan nås från flera datorer.)- och HTTP-konton sparar dina e-postmeddelanden på en server, liksom Exchange-konton. Som vid alla typer av e-postkonton i Outlook kan du välja att arkivera eller flytta objekt från servern till en lokal PST-fil. Om du har arkiverat eller flyttat objekt från servern till en lokal PST-fil måste du säkerhetskopiera PST-filen och sedan ansluta den igen till din nya Outlook-installation. Om du har förvarat allt på servern kommer alla meddelanden på e-postservern vara tillgängliga för dig igen i Outlook efter att du ställt in ditt IMAP- eller HTTP-konto med guiden E-postkonto.

Överst på sidan Överst på sidan

Steg 1: Flytta dina gamla datafiler

Du har installerat Outlook på en ny dator eller en ny hårddisk och är klar att börja använda dina gamla data.

  • Använd Utforskaren i Windows för att kopiera varje PST-fil (personlig mappfil) från platsen för säkerhetskopiering (nätverksenhet eller flyttbart medium, till exempel CD, DVD eller en bärbar hårddisk) till mappen enhet:\Documents and Settings\användare;\Lokala inställningar\Programdata\Microsoft\Outlook.

Även om du kan arkivera datafiler i valfri mapp är det här standardplatsen för Outlook när PST-filer skapas.

 Obs!   Det här är en dold mapp. Om du vill navigera till mappen i Utforskaren måste du först aktivera visning av dolda mappar. Klicka på MappalternativVerktyg-menyn i Utforskaren. Välj Visa dolda filer och mappar på fliken Visa, under Avancerade inställningar, under Filer och mappar, under Dolda filer och mappar. Om du vill visa alla filnamnstillägg avmarkerar du kryssrutan Dölj filnamnstillägg för kända filtyper. Dolda mappar visas som inaktiva för att du snabbt ska se att de inte är vanliga mappar.

Överst på sidan Överst på sidan

Steg 2: Konfigurera kontot när du startar Outlook

När du först startar Outlook får du ange din e-postkontoinformation. Beroende på vilken typ av konto du använder kan Outlook skapa en ny datafil som en personlig mappfil (.pst). Det är bra om du är en ny användare, men förmodligen inte vad du vill ha om du redan använder Outlook och om du har fått dina e-postmeddelanden till en PST-fil som du vill fortsätta använda. Du kan fortfarande komma åt dina ursprungsdata, men slutför först Outlook-installationen genom att svara på frågorna. När du är i Outlook finns det några viktiga anvisningar för hur du får tillbaka gamla data och ser till att nya e-postmeddelanden levereras till samma PST-fil som du använt tidigare.

Överst på sidan Överst på sidan

Steg 3: Använda den gamla Outlook-datafilen

Om du använder ett POP3-konto, eller om du ställer in ditt Exchange-konto på att leverera till en PST-fil (personlig mappfil) måste du ställa in att Outlook ska öppna filen.

  1. Peka på ÖppnaArkiv-menyn och klicka sedan på Outlook-datafil.
  2. Klicka på den PST-fil som du vill öppna och sedan på OK

Namnet på mappen som är kopplad till datafilen visas i mapplistan i navigeringsfönstret. Om du inte har ändrat visningsnamnet är det fortfarande Personliga mappar som standard.

Nu är du halvvägs. Du har förmodligen två personliga mappfiler i navigeringsfönstret. Den första skapades av Outlook när du startade programmet med information om kontot. Den andra mappen är din gamla information. Du kan kontrollera att dina ursprungsdata är tillbaka i Outlook genom att titta på Inkorgen eller i undermapparna under något av objekten. Du bör kunna se alla dina gamla objekt.

Om du ser två objekt med namnet Personliga mappar i navigeringsfönstret rekommenderas du att följa de snabba stegen i avsnittet "Anpassa visningsnamnet för datafilen" för att göra nästa steg lättare. Om bara den översta mappen med namnet Personliga mappar visas hoppar du till avsnittet "Leverera meddelanden till den PST-fil som användes förut".

Överst på sidan Överst på sidan

Steg 4: Anpassa visningsnamnet för datafilen

Om du behöll standardinställningarna och fick två uppsättningar Personliga mappar kan det vara förvirrande. Du har två datafiler  – den fil som Outlook skapade när du först startade Outlook och din gamla datafil som just lades till. Vi rekommenderar att du anpassar visningsnamnet nu så att det inte blir några förväxlingar.

  1. Högerklicka på Personliga mappar i navigeringsfönstret, och klicka sedan på Egenskaper för Personliga mappar.
  2. Klicka på Avancerat.
  3. Ange ett beskrivande namn i textrutan Namn, till exempel Mina meddelanden.
  4. Klicka två gånger på OK.

Nu visas en mapp på översta nivån med namnet Mina meddelanden i navigeringsfönstret. Du kan alltid snabbt hitta vilken som är din datafil.

 Tips!   Det är också bra att anpassa filnamnen om du har flera PST-filarkiv. Om du till exempel skapar en PST-fil varje månad och lagrar alla dina skickade filer för månaden där, kan du ändra visningsnamnet från Personliga mappar till något tydligare, t.ex. Arkiv för skickad e-post – december 2007.

Överst på sidan Överst på sidan

Steg 5: Få meddelanden levererade till PST-filen du använde tidigare

Du kan använda en eller fler PST-filer, men nya meddelanden kan bara levereras till en fil.

Nu när dina gamla objekt finns tillgängliga i Outlook måste du ange vilken datafil som är primär och att alla nya objekt ska gå till Inkorgen i den PST-filen. Filen eller postlådan som dina nya meddelanden levereras till definieras som standardleveransplatsen.

  1. Klicka på KontoinställningarVerktyg-menyn.
  2. Markera det nya e-postkontot på fliken E-post och klicka sedan på Byt mapp.
  3. Markera Inkorgen för den gamla PST-filen i dialogrutan Ny leveransplats för e-post.
  4. Klicka på Slutför.
  5. Avsluta och starta om Outlook.

Överst på sidan Överst på sidan

Steg 6: Ta bort oönskade datafiler

Du kanske vill kasta den personliga mappfil som skapades när du installerade Outlook. Innan du fortsätter är det mycket viktigt att du först klickar i Inkorgen för den personliga mappfilen och ser till att inga nya objekt har placerats i Inkorgen. Du kan klicka och dra objekt från Inkorgen i den nya PST-filen till den gamla PST-filen. Högerklicka på den personliga mappfil som du vill kasta och klicka sedan på Stäng Personliga mappar. Om alternativet Stäng Personliga mappar inte finns tillgängligt kan det antingen vara så att du försöker ta bort den PST-fil som Outlook skapade när du först startade programmet, eller så pekar standardleveransplatsen fortfarande på fel fil. Se till att du försöker ta bort den personliga mappfil som inte innehåller något av dina objekt, eller upprepa stegen i avsnittet "Få meddelanden levererade till PST-filen du använde tidigare" för att ändra standardleveransplatsen.

PST-filen och dess innehåll försvinner inte när du stänger den. Filen visas inte längre i navigeringsfönstret. Du kan alltid visa en PST-fil igen:

  1. Peka på ÖppnaArkiv-menyn och klicka sedan på Outlook-datafil.
  2. Klicka på den PST-fil som du vill öppna och sedan på OK.
 
 
Gäller:
Outlook 2007