Dela information med hjälp av gemensamma mappar

Gemensamma mappar är en Microsoft Exchange Server-funktion som du kan använda för att samla in, ordna och dela information inom företaget. Gemensamma mappar används vanligtvis i projektgrupper eller användargrupper för att sprida information om gemensamma intresseområden. När du är ansluten till Exchange-servern visas mapparna med beteckningen "Gemensamma mappar" i mapplistan (Mapplista: Visar vilka mappar som är tillgängliga i din postlåda. Klicka på plustecknet (+) bredvid mappen om du vill visa undermappar. Om mapplistan inte är synlig klickar du på Mapplista på Gå till-menyn.) i navigeringsfönstret (Navigeringsfönster: En kolumn som ger åtkomst till mappar som används för att organisera informationen. Klicka på en mapp om du vill se vilka objekt den innehåller. Fönstret innehåller också avsnittet Favoritmappar och knappar för att växla mellan E-post, Kalender, Uppgifter och andra vyer.) i Microsoft Outlook. Du kan hantera dessa mappar från Outlook. Gemensamma mappar kan innehålla alla slags Outlook-mappobjekt, till exempel meddelanden, avtalade tider, kontakter, uppgifter, journalposter, anteckningar, formulär, filer och diskussionsgruppsmeddelanden. Du kan även lägga till en genväg för valfria gemensamma mappar i mappen Favoriter eller Gemensamma mappar.

De funktioner som finns i gemensamma mappar är följande:

Anslå information på en elektronisk anslagstavla

  • Med hjälp av en anslagstavla kan du delta i onlinediskussioner. Varje ämne kan sparas i en egen mapp, med en egen åtkomstbehörighet.
  • En anslagstavla kan vara okontrollerad och likna diskussionsgrupp på Internet där alla är behöriga att läsa och anslå information.
  • En anslagstavla kan även vara kontrollerad av en person som har tilldelats ansvaret att ta emot objekt och avgöra vilka som ska anslås.
  • Du kan arbeta med anslagen information på följande sätt:
    • När onlinediskussionen har påbörjats kan du anslå ett svar i den gemensamma mappen som gruppen kan läsa.
    • Om du inte vill att hela gruppen ska kunna läsa ditt svar kan du svara direkt till den som anslog informationen eller vidarebefordra den anslagna informationen till ett antal utvalda mottagare.
    • Om du vill använda den gemensamma mappen som anslagstavla måste mappen kunna spara e-postmeddelanden.

Du kan dela Outlook-objekt i en kalender, kontaktlista eller uppgiftslista

  • Du kan dela kalendrar för att hålla ordning på möten, händelser, semesterdagar, andra ledigheter och leveransdatum för de projekt som gruppen är inblandad i.
  • Du kan dela kontaktlistor för att göra namn, titlar, adresser och telefonnummer tillgängliga för hela gruppen.
  • Du kan dela uppgiftslistor för att hålla ordning på varje medlems arbete inom gruppens projekt.

Dela filer

  • Öppna en fil i en gemensam mapp om du vill läsa eller uppdatera filen eller snabbt bläddra igenom flera filer.
  • Använd Windows Explorer för att kopiera en redan existerande fil från ett annat program till en gemensam mapp utan att behöva öppna filprogrammet.
  • Anslå en fil i en gemensam mapp utan att behöva lämna det program där du skapade filen. Du kanske till exempel vill anslå en kvartalsrapport som du just har uppdaterat i en arbetsbok i Microsoft Office Excel så att gruppen snabbt kan ta del av de senaste uppgifterna.

Om du vill dela filer som ofta blir lästa eller uppdaterade av andra måste du ha det program som filen sparades i installerat på din dator. När du kopierar en fil från Windows Explorer eller anslår en fil från ett annat Microsoft Office-program som är öppet för en gemensam mapp, ligger originalfilen kvar där den sparades. Ändringar i den kopierade eller anslagna filen i den gemensamma mappen påverkar inte originalfilen.

Bestäm mappåtkomst genom att tilldela behörighet

  • Behörighet till gemensamma mappar avgörs vanligtvis av en administratör eller av någon på ditt företag som äger en mapp för ett visst projekt eller ämne.
  • I de mappar där du har åtkomstbehörighet kan du vanligtvis läsa och lägga till objekt men inte ta bort objekt, förutom de som du själv har lagt till.
  • Om du har behörighet kan du skapa egna gemensamma mappar och ge andra personer behörighet att använda dem.
  • Om du äger en gemensam mapp kan du tillämpa egna anpassade vyer, formulär, anpassade fält och regler i dina gemensamma mappar. Du vill kanske ange en bestämd vy som visas allra först när andra personer öppnar mappen.
  • Trots att du inte har behörighet att göra ändringar i mappen kan du ändå spara en personlig vy av en gemensam mapp som passar dig. När du har sparat en personlig vy av en gemensam mapp är denna vy alltid tillgänglig för dig.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Outlook 2007