Vad innebär inställningarna för Arkivera automatiskt?

Med Arkivera automatiskt kan du hantera utrymmet i postlådan eller på e-postservern som du använder genom att automatiskt flytta objekt till en arkivplats. Beroende på alternativen utförs en av eller båda följande åtgärder:

  • Objekt flyttas från sin ursprungliga plats, normalt en av de aktiva mapparna, till en arkivmapp.

VisaVart flyttas mina objekt?

Arkivfilen är en typ av Outlook-datafil (.pst). Första gången Arkivera automatiskt körs skapas arkivfilen automatiskt. Var filen skapas beror på vilket operativsystem som körs på datorn.

  • Windows 7     C:\Användare\DittAnvändarnamn\Dokument\Outlook-filer\archive.pst
  • Windows Vista     C:\Användare\DittAnvändarnamn\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst
  • Windows XP     C:\Documents and Settings\DittAnvändarnamn \Lokala inställningar\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

VisaJag hittar inte mapparna som finns med i listan i den här artikeln

Vissa av mapparna kan vara dolda mappar. Om du vill visa dolda mappar i Windows gör du följande:

  • Klicka på knappen Start och sedan på Kontrollpanelen.
  • Klicka på Mappalternativ.

Om du vill söka efter Mappalternativ i sökrutan överst i fönstret anger du Mappalternativ. I Kontrollpanelen för Windows XP anger du Mappalternativ i rutan Adress.

  • På fliken Visa går du till listan Avancerat, som finns under Filer och mappar, under Dolda filer och mappar, och väljer Visa dolda filer, mappar och enheter.

  • Objekt som har blivit för gamla tas bort permanent.

 Obs!   Om du väljer att ta bort objekt arkiveras de inte. Om du väljer att arkivera objekt kan de inte tas bort med Arkivera automatiskt. När objekt har arkiverats kan de bara tas bort manuellt.

Mer information om funktionen Arkivera automatiskt finns i Säkerhetskopiera och ta bort objekt med Arkivera automatiskt.

Livslängd för Outlook-objekt

Alla Outlook-objekt som har överskridit sin livslängd tas med i nästa session av Arkivera automatiskt, om du inte har angett särskilt att objektet inte ska tas med. Standardlivslängden för varje Outlook-mapp är som följer:

Mapp Livslängd
Inkorgen och Utkast 6 månader
Skickat och Borttaget 2 månader
Utkorgen 3 månader
Kalender 6 månader
Uppgifter 6 månader
Anteckningar 6 månader
Journal 6 månader

 Obs!   De mappar du skapar som innehåller samma typer av objekt som Inkorgen, Kalender, Uppgifter, Anteckningar och Journal har samma standardlivslängd på sex månader, till exempel en e-postmapp som du skapar för statusrapporter från en kollega eller en kontaktmapp som du skapar för personliga kontakter.

Avgöra hur gammalt ett objekt är

Objekttyp När livslängden börjar
E-postmeddelande Datumet/tiden när meddelandet togs emot eller när du senast ändrade och sparade meddelandet (beroende på vilket som är senast).
Möte, händelse eller avtalad tid i Kalender Datumet när du senast ändrade och sparade objektet (beroende på vilket som är senast). Återkommande objekt arkiveras inte automatiskt.
Uppgift Datumet då uppgiften slutfördes eller när du senast ändrade och sparade uppgiften. Uppgifter som inte har markerats som slutförda arkiveras inte automatiskt. Uppgifter som har tilldelats andra arkiveras endast om de markerats som slutförda.
Anteckning När du senast ändrade och sparade anteckningen.
Journalpost Datumet när journalposten skapades eller när du senast ändrade och sparade posten.
Kontakt Kontakter arkiveras inte som standard, men du kan arkivera dem manuellt.

Inställningar och alternativ för Arkivera automatiskt

Nedan följer beskrivningar av de inställningar och alternativ som du kan använda när du anpassar Arkivera automatiskt.

Rutan Inställningar för Arkivera automatiskt

Arkivera automatiskt var n dag    Välj hur ofta Arkivera automatiskt ska köras. Om du arkiverar många objekt samtidigt kan datorn gå långsammare. Det är därför bättre att använda Arkivera automatiskt oftare för att minska antalet objekt som bearbetas.

Om du vill inaktivera funktionen Arkivera automatiskt avmarkerar du kryssrutan Arkivera automatiskt var n dag.

Fråga före automatisk arkivering    Välj om du vill att ett meddelande ska visas innan Outlook-objekten bearbetas i Arkivera automatiskt. När frågorna visas kan du klicka på Nej i meddelandet om du vill avbryta arkiveringen.

Ta bort inaktuella objekt (endast e-postmappar)    Det här alternativet är inaktiverat som standard. Markera den här kryssrutan om du vill ta bort meddelanden när deras livslängd har överskridits.

Arkivera eller ta bort gamla objekt    Välj det här alternativet om du vill ange eller ändra inställningarna som följer. Om den här kryssrutan är avmarkerad körs Arkivera automatiskt med standardinställningarna.

Visa arkivmapp i mapplista    Markera den här kryssrutan om du vill att arkivmappen ska visas i en lista tillsammans med andra arbetsmappar i navigeringsfönstret. Om du inte använder det här alternativet kan du ändå öppna arkivmappen – klicka på fliken Arkiv och gå till fliken Öppna där du klickar på Öppna Outlook-datafil.

Ta bort Outlook-objekt äldre än    Ange efter hur lång tid du vill att objekt ska arkiveras, i dagar, veckor eller månader. Du kan konfigurera perioder som är mellan en dag och maximalt 60 månader långa.

Flytta gamla objekt till    Markera den här kryssrutan om du vill arkivera gamla objekt i stället för att automatiskt ta bort dem. Standardmappen visas i rutan. Om du vill använda en annan mapp anger du mappsökvägen i rutan eller klickar på Bläddra. Om du väljer det här alternativet tas valet av alternativet Ta bort gamla objekt permanent bort.

Ta bort gamla objekt permanent    Med det här alternativet tas alla gamla objekt bort. De flyttas inte och ingen arkiveringskopia sparas. Om du väljer det här alternativet tas valet av alternativet Flytta gamla objekt till bort.

Tillämpa inställningarna på alla mappar nu    Med det här alternativet tillämpas inställningarna för Arkivera automatiskt, inklusive dina ändringar, i alla mappar. Om du vill ange unika inställningar för en eller flera mappar ska du inte använda det här alternativet. Högerklicka i stället på mappen, klicka på Egenskaper och gå sedan till fliken Arkivera automatiskt när du vill ändra inställningarna för de mappar som du vill ändra.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Outlook 2010