Använda Outlook-kontakter som datakälla för en dokumentkoppling

Du kan använda kontakter från Microsoft Outlook som datakälla för dokumentkoppling i Microsoft Word.

 Obs!    Eftersom Koppla dokument är en funktion i Word 2010 går det inte att starta den från Outlook. Mer information om dokumentkoppling, inklusive utskrift av etiketter och kuvert, finns i hjälpen för Word.

  1. Öppna Word. Klicka på Starta koppling av dokument i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick och klicka på dokument du vill skapa. Det aktiva dokumentet blir huvuddokument (huvuddokument: Vid kopplad utskrift i Word är detta det dokument som innehåller texten och grafiken som är densamma för alla versioner av det kopplade dokumentet, t ex avsändaradressen eller hälsningsfrasen. kopplingsinstruktion).
  2. Klicka på Välj mottagare i gruppen Starta koppling av dokument och klicka sedan på Välj från Outlook-kontakter.

 Obs!    Om du vill ha ytterligare hjälp med att koppla dokument klickar du på Starta koppling av dokument i gruppen Starta koppling av dokument på fliken Utskick, och klickar sedan på Steg för steg-guiden Koppla dokument. Läs informationen i den här artikeln när du kommer till steg 3 i Guiden Koppla dokument, Välj mottagare.

  1. Klicka på den kontaktmapp som du vill använda för dokumentkopplingen i dialogrutan Markera kontakter och klicka på OK.

Listan med mottagare visas i dialogrutan Koppla dokument för mottagare där du kan göra eventuella ändringar i listan. Du kanske exempelvis bara vill skicka ett brev till kunder som har ett visst postnummer i kundregistret.

VisaHur förfinar jag listan med mottagare?

Gör något av följande:

VisaAnvänd kryssrutorna för att välja mottagare

Den här metoden fungerar bäst om listan är kort.

  • Markera kryssrutorna bredvid de mottagare som ska tas med och avmarkera kryssrutorna bredvid de mottagare som ska uteslutas.

 Tips!    Om du vill använda större delen av listan i dokumentkopplingen börjar du med att klicka på Markera alla och avmarkerar sedan de poster som inte ska tas med. Om du bara vill använda ett fåtal poster i listan börjar du med att klicka på Avmarkera alla och markerar sedan de poster som ska tas med.

VisaSortera objekt i listan

Den här metoden fungerar bäst för att visa objekt i alfabetisk eller numerisk ordning.

  • Klicka på kolumnrubriken för det objekt som du vill sortera efter. Om du t.ex. vill visa listan i alfabetisk ordning efter efternamn, klickar du på kolumnrubriken Efternamn.

VisaFiltrera objekt i listan

Det här fungerar bäst om listan innehåller poster som du inte vill visa eller ta med i dokumentkopplingen. När du har filtrerat listan kan du använda kryssrutorna för att ta med eller utesluta poster (se anvisningarna ovan).

  1. Klicka på pilen bredvid kolumnrubriken för det objekt som du vill filtrera efter.
  2. Klicka på något av följande:
    • (Tomma) Alla poster där motsvarande fält är tomt.
    • (Ifyllda) Alla poster där motsvarande fält är ifyllt.
    • (Avancerat) Används för avancerad sortering och filtrering. Använd flikarna Filtrera poster och Sortera poster om du vill skapa en sorterings- eller filtreringsfråga. Om det till exempel finns flera adresser med Australien som land/region kan du filtrera baserat på Australien.

I dialogrutan Koppla dokument för mottagare visas de filtrerade posterna. Om du vill visa alla poster klickar du på (Alla).


  1. Klicka på OK eller, om du använder Steg för steg-guiden Koppla dokument, klicka på Nästa: Skriv dokumenttyp.

Skriv klart dokumentet och slutför sedan dokumentkopplingen.

 Tips!    Spara huvuddokumentet. Då sparas även kopplingen mellan dokumentet och datakällan. Nästa gång du vill göra en liknande dokumentkoppling öppnar du huvuddokumentet och sedan kan du snabbt slutföra kopplingen eller koppla till en annan källa.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Outlook 2010