Använda Konversationsrensning för att ta bort överflödiga meddelanden

Med den nya funktionen Konversationsrensning i Microsoft Outlook 2010 kan du minska antalet meddelanden i dina e-postmappar. Överflödiga meddelanden i en konversation flyttas till mappen Borttaget.

Vad är en konversation?

Du kanske säger e-posttråd i stället för konversation, men vad som avses är hela kedjan med e-postmeddelanden, från det första till det sista meddelandet inklusive alla svar. Meddelanden i en konversation har samma ämne.

Om du till exempel skickar ett meddelande till någon som sedan svarar, skapas en konversation. En konversation kan innehålla många meddelanden som skickas fram och tillbaka mellan deltagarna, och dessutom kan flera personer vara inblandade i olika delar av konversationen.

Vad gör Konversationsrensning?

Konversationsrensning utvärderar innehållet i varje meddelande i en konversation. Om ett svar innehåller hela det ursprungliga meddelandet tas det ursprungliga meddelandet bort. Tänk dig följande situation.

Jonas skickar ett meddelande till Marianne och Andreas. Marianne svarar till både Jonas och Andreas och i meddelandetexten ingår hela det ursprungliga meddelandet från Jonas. Nu ser Andreas svaret från Marianne och svarar till både Jonas och Marianne. Andreas svar innehåller all text som redan har skickats i konversationen. Konversationsrensning kan då ta bort alla meddelanden utom det sista från Andreas, eftersom det innehåller en kopia av de båda tidigare meddelandena.

Konversationsrensning är mest användbart i konversationer med många svar och särskilt om konversationen har många deltagare.

Ta bort överflödiga meddelanden

  1. Klicka på Rensa i gruppen Ta bort på fliken Start.

Kommandot Rensa i menyfliksområdet

  1. Klicka på ett av följande alternativ:
  • Rensa konversation    Den aktuella konversationen kontrolleras och överflödiga meddelanden tas bort.
  • Rensa mapp    Alla konversationer i den markerade mappen kontrolleras och överflödiga meddelanden tas bort.
  • Rensa mapp och undermappar    Alla konversationer i den markerade mappen och i alla undermappar kontrolleras och överflödiga meddelanden tas bort.

Överst på sidan Överst på sidan

Ändra alternativ för Konversationsrensning

Du kan ange vilka meddelanden som ska undantas från rensningen och vart meddelanden flyttas när de tas bort.

  1. Klicka på fliken Arkiv.
  2. Klicka på Alternativ.
  3. Klicka på E-post.
  4. Gör något av följande under Konversationsrensning:
  • Om du vill ange i Rensade objekt skickas till den här mappen vart objekt flyttas när de tas bort klickar du på Bläddra och väljer sedan en Outlook-mapp. Som standard flyttas meddelanden till mappen Borttaget. Om du har flera e-postkonton i din Outlook-profil har varje konto en egen Borttaget-mapp. Meddelanden flyttas till den Borttaget-mapp som motsvarar det aktuella e-postkontot.
  • Om du vill replikera mappstrukturen för de objekt som tas bort med Rensa (när kommandot Rensa mapp och undermappar används) markerar du När du rensar undermappar kan du återskapa mapphierarkin i målmappen.
  • Du kan välja om du alltid ska behålla meddelanden som du inte har läst genom att markera eller avmarkera kryssrutan Flytta inte olästa meddelanden. Vi rekommenderar att du inte markerar det här alternativet eftersom de återstående konversationsmeddelandena innehåller de meddelanden som tas bort, inklusive de som du eventuellt inte har läst.
  • Du kan välja om du alltid ska behålla meddelanden som är kategoriserade genom att markera eller avmarkera kryssrutan Flytta inte kategoriserade meddelanden. Vi rekommenderar att du markerar det här alternativet eftersom kategorier gäller för specifika meddelanden och när du tar bort ett kategoriserat meddelande går det förlorat.
  • Du kan välja om du alltid ska behålla meddelanden som är flaggade genom att markera eller avmarkera kryssrutan Flytta inte flaggade meddelanden. Vi rekommenderar att du markerar det här alternativet eftersom flaggor gäller för specifika meddelanden och när du tar bort ett flaggat meddelande går det förlorat.
  • Du kan välja om du alltid ska behålla meddelanden som är digitalt signerade genom att markera eller avmarkera kryssrutan Flytta inte digitalt signerade meddelanden. Vi rekommenderar att du markerar det här alternativet.
  • Du kan välja om du alltid ska behålla det ursprungliga meddelandet om någon ändrar meddelandetexten när den tas med i svar, genom att markera eller avmarkera kryssrutan Flytta inte originalet när ett meddelande ändras av ett svar. Vi rekommenderar att du markerar det här alternativet eftersom det garanterar att du har en komplett konversation, även om någon ändrar meddelandetexten i ett svar.

Överst på sidan Överst på sidan

 
 
Gäller:
Outlook 2010